Особенности формирования учетной политики бухгалтерского учета при использовании компьютерных программ Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

УДК 657.1.011.56

Особенности формирования учетной политики бухгалтерского учета при использовании компьютерных программ

Нетёсова Ольга Юрьевна, кандидат экономических наук, доцент кафедры бухгалтерского учета и финансов

e-mail: [email protected]

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Вологодская государственная молочнохозяйственная академия имени Н.В. Верещагина»

Аннотация. В статье рассмотрены особенности формирования учетной политики бухгалтерского учета при использовании бухгалтерских компьютерных программ. По результатам исследования на примере популярной программы для ведения бухгалтерского учета элементы учетной политики и способы учета разделены на группы: реализованные в программе, нереализованные в программе (до ввода в программу информацию необходимо обрабатывать вручную), реализованные в программе (но в документах, а не в учетной политике), способы учета, которые в программе реализовать невозможно. Предложена методика формирования учетной политики с точки зрения возможностей применяемой для бухгалтерского учета компьютерной программы и исключения несоответствий между учетной политикой предприятия и практикой фактического применения методов и способов ведения учета.

Ключевые слова: бухгалтерский учет, учетная политика, рабочий план счетов, элемент учетной политики, компьютерная программа для ведения учета.

В соответствии с ФЗ №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», предприятия и организации должны иметь утвержденную руководителем учетную политику [1]. Учетная политика - это совокупность способов ведения бухгалтерского учета. В учетной политике необходимо указывать те способы и положения, которые законодательство допускает выбирать из нескольких или устанавливать самостоятельно. Учетная политика формируется и применяется последовательно из года в год.

Состав учетной политики определен п. 4 ПБУ 1/2008:

• рабочий план счетов бухгалтерского учета;

• форма бухгалтерского учета;

• формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета;

• порядок проведения инвентаризации;

• способы оценки активов и обязательств;

• правила документооборота и технологии обработки учетной информации;

• порядок контроля за хозяйственными операциями;

• другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета [2].

Учетная политика оказывает влияние на моделирование учетного процесса.

В научных работах часто рассматриваются методологические и организационные основы формирования учетной политики организации. Среди факторов, оказывающих влияние на формирование учетной политики, некоторые авторы называют, например, «уровень информационной системы» [3] или «материальную базу» [4], но не рассматривают при этом ограничения в формировании учетной политики, исходящие от используемой бухгалтерской программы. При этом для небольших предприятий, использующих типовые тиражные программные продукты, такие ограничения могут оказаться существенными. Замена или доработка используемого программного продукта может быть экономически невыгодна, так как требует значительных финансовых и трудовых затрат.

Целью исследования является разработка методики формирования учетной политики бухгалтерского учета при использовании компьютерной бухгалтерской программы для исключения несоответствий между учетной политикой предприятия и практикой фактического применения методов и способов ведения учета.

Задачи исследования:

• изучить особенности формировании учетной политики бухгалтерского учета в условиях использования компьютерных бухгалтерских программ;

• выявить ограничения при формировании учетной политики;

• разработать порядок обеспечения соответствия между учетной политикой предприятия и фактической ее реализацией при использовании компьютерной программы.

Для создания бухгалтерских компьютерных программ нет стандартов, хотя, конечно, все они должны соответствовать законодательству, как бухгалтерскому, так и налоговому. Но при наличии выбора способов ведения бухгалтерского учета компьютерная программа может не предоставить пользователю все варианты способов ведения бухгалтерского учета, ограничиваясь наиболее простыми или популярными. Тогда при разработке учетной политики на предприятии нужно учитывать не только законодательство и пожелания бухгалтера, но и возможности определенной компьютерной программы. Встречаются ситуации, когда практика ведения учета на предприятии с применением компьютерной программы не соответствует утвержденной учетной политике, что, конечно, является нарушением порядка ведения учета.

Проанализируем возможности в части формирования учетной политики для предприятия на примере популярных компьютерных программ.

Для ведения бухгалтерского учета предназначены многие программы, но наиболее часто предприятия используют конфигурации на платформе «1С:Предприятие 8». Популярны «1С:Бухгалтерия предприятия 8» (1С:БП), «1С:Управление производственным предприятием 8» (1С:УПП), «1С:Комплексная автоматизация» и другие. На форумах пользователей и программистов у фирм, обслуживающих программы и обучающих пользователей часто возникают вопросы по реализации учетной политики бухгалтерского учета в той или иной конкретной программе (конфигурации). В каждой бухгалтерской программе и в каждой конфигурации встречаются свои особенности по настройке учетной политики и при основной системе налогообложения, и при упрощенной.

В соответствии с Федеральным законом №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» учетная политика формируется и применяется последовательно из года в год. При необходимости к ней могут приниматься изменения или дополнения. Но при работе с компьютерными программами записи в регистр «Учетная политика» разработчики рекомендуют вносить каждый год. Это необходимо, потому что программа постоянно дорабатывается, в том числе с учетом изменений законодательства и пожеланий пользователей. Программа может по-иному обрабатывать введенную информацию за последние учетные периоды. Конечно, само по себе дублирование записей об учетной политике в программе не вызывает необходимость переписывания и утверждения на предприятии приказа об учетной политике. Но начало применения потенциально возможных в программе новых способов ведения бухучета может вызвать такую необходимость.

Как правило, прямо из бухгалтерской программы сформировать печатный документ «Учетная политика» не представляется возможным. Хотя два года назад это было реализовано разработчиками в конфигурации «1С:Бухгалтерия предприятия 8», но предназначено, в основном, для предприятий малого бизнеса. Даже если все настройки в программе сделаны грамотно, необходимо предлагаемую программой печатную учетную политику дорабатывать. Разработчики программы сознательно не пошли по пути создания конструктора учетной политики, требующего от пользователя больших временных затрат и высокой квалификации в области бухгалтерского и налогового учета. Добавим, что такие конструкторы можно найти, например, в справочных системах (1С:ИТС, Консультант Плюс).

Вопросы вызывает составление приложения к учетной политике - рабочего плана счетов. Практически всегда бухгалтеры, ведущие учет в какой-либо компьютерной программе, в качестве рабочего плана счетов распечатывают план счетов из своей программы. И правовые консультанты считают, что такой план счетов, утвержденный руководителем, может заменить Рабочий план счетов [5]. С этим мнением можно не согласиться. Во-первых, многие счета и субсчета из такого плана счетов, как правило, на предприятии не используются, например, если нет соответствующих объектов учета (доходные вложения в материальные ценности, нематериальные активы и тому подобное). Удалять неиспользуемые счета и субсчета из программы нельзя - это нарушит саму конфигурацию программы. С большой осторожностью следует добавлять новые счета и субсчета. Кроме того, план счетов в информационной базе программы один, единый для всех организаций, которых в информационной базе может быть несколько. Поэтому распечатанный план счетов не будет являться рабочим планом счетов организации. Максимум, что

предлагают разработчики - это выгрузить план счетов в текстовый или таблич-

и I и V/ |—к

ный файл и перед распечаткой приложения к учетной политике «Рабочий план счетов» вручную его откорректировать. Причем, я предлагаю откорректировать и названия документа, и граф таблицы, которые также автоматически переносятся из программы: «Вал», «Кол», «Заб», «Акт», «Субконто 1» и др. не очень уместны в приказе об учетной политике. Бухгалтер, использующий компьютерную программу, ограничен в своих возможностях самостоятельно формировать рабочий план счетов и не может использовать рекомендации по его составлению, кроме как от разработчиков программы. Рабочий план счетов в учетной политике предприятия, не соответствующий счетам и субчетам, используемым в компьютерной программе (что встречается на предприятиях), является нарушением при проверке ведения учета.

Такие рекомендации Минфина по ведению бухгалтерского учета, как применение упрощенного плана счетов, учет без двойной записи [6] невозможны для реализации в типовых компьютерных программах.

По вопросам оценки материально-производственных запасов может быть много вариантов учетной политики, они реализуются в каждой конкретной программе по-своему. Но практически никто из разработчиков бухгалтерских программ не реализовал порядок учета стоимости материалов по учетным ценам, учета транс-портно-заготовительных расходов по приобретению материалов на отдельном субсчете к счету «Материалы» или применение бухгалтерских счетов 15 и 16. Хотя, как правило, счета 15 и 16 присутствуют в плане счетов, но при их использовании придется вести расчет и ввод отклонений в стоимости материалов полностью вручную.

В «1С:БП», также как и в «1С:УПП» и в «1С:Комплексная автоматизация», невозможно выбрать разные способы списания материально-производственных запасов как по разным их группам, так и в бухгалтерском и в налоговом учете, хотя это допускается законодательством. Метод списания может быть только один для всех видов и товаров, и материалов, и продукции. Способ оценки по стоимости каждой единицы запасов если и поддается реализации в компьютерных программах, то каждый такой объект надо учитывать как отдельный номенклатурный номер.

Порядок оценки готовой продукции при принятии ее к учету в компьютерных программах реализован только по учетной (нормативной, плановой) цене (с применением счета 40 или без применения этого счета). При этом в предлагаемой в «1С:БП» печатной учетной политике записано утверждение: «По фактической стоимости». Да, фактическая производственная себестоимость будет рассчитана при закрытии месяца, и на складе готовая продукция будет учитываться по фактической себестоимости, но приходуется готовая продукция по установленной учетной цене.

Транспортно-заготовительные расходы по товарам могут учитываться и на счете 41 «Товары» в стоимости товаров, и на счете 44 «Расходы на продажу». Но списываться они в конце месяца со счета 44 будут в «1С:БП» при общей системе налогообложения только по среднему проценту, а при УСН - полностью на финансовый результат.

Некоторые положения, необходимые для закрепления в учетной политике, могут не содержаться в настройках программы, и их соблюдение нужно учитывать и контролировать вручную. Например, способ начисления амортизации и применение амортизационной премии указываются отдельно для каждого принимаемого

к учету основного средства или нематериального актива. Соответствие этих документов своей учетной политике нужно контролировать при вводе каждого такого документа.

Результаты исследования вариантов реализации способов учета в конфигурации «1С:Бухгалтерия предприятия 8» показаны в таблице. При составлении таблицы частично использованы материалы вэбинара ООО «ПРОФБУХ» Учетная политика на 2016 г. в 1С:Бухгалтерия 8.3 [7].

Таблица Реализация способов учета в «1С:БП 8»

Элемент учетной политики, способ учета Возможные способы учета

Реализованные в программе Не реализованные в программе, до ввода в программу информацию необходимо обрабатывать вручную Невозможно реализовать при использовании программы Реализованы в программе, но не в качестве элемента учетной политики (нужно указывать при вводе документа)

Формирование печатной учетной политики для целей бухгалтерского учета Для печати предлагается вариант учетной политики для целей бухгалтерского учета Предлагаемая для печати учетная политика требует существенной доработки

Рабочий план счетов План счетов имеется в программе, его можно распечатать При распечатке приложения к учетной политике «Рабочий план счетов» можно взять за основу план счетов из программы и отредактировать его, но только для печати Счета и субсчета пользователь, как правило, изменять не может

Использование упрощенного плана счетов Невозможно реализовать в программе

Ведение учета без двойной записи Невозможно реализовать в программе

Формы первичных учетных документов Можно сформировать и распечатать из программы

Формы бухгалтерских регистров Можно сформировать и распечатать из программы

Элемент учетной политики, способ учета Возможные способы учета

Реализованные в программе Не реализованные в программе, до ввода в программу информацию необходимо обрабатывать вручную Невозможно реализовать при использовании программы Реализованы в программе, но не в качестве элемента учетной политики (нужно указывать при вводе документа)

Порядок учета стоимости материалов По фактической себестоимости с отражением в учете на счете 10 «Материалы» По учетным ценам с применением счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонения в стоимости материалов»

Способ оценки материалов и товаров при их выбытии(для ОСНО и УСН «Доходы») По средней себестоимости По себестоимости первых по времени поступления материалов (ФИФО) По себестоимости каждой единицы Возможность выбора разных способов оценки материалов, товаров по разным группам материалов, товаров

Способ оценки материалов, товаров при их выбытии (для УСН «Доходы минус расходы») По себестоимости первых по времени поступления материалов (ФИФО) По себестоимости каждой единицы По средней себестоимости Возможность выбора разных способов оценки материалов по разным группам материалов

Порядок учета транспортно-за-готовительных расходов (ТЗР) при приобретении материалов Включение ТЗР в фактическую стоимость материала Отнесение ТЗР на счет 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» Отнесение ТЗР на отдельный субсчет к счету «Матери -алы»

Порядок учета стоимости товаров По фактической себестоимости с отражением на счете «41» Товары По учетным ценам с применением счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонения в стоимости матери-адов»

Элемент учетной политики, способ учета Возможные способы учета

Реализованные в программе Не реализованные в программе, до ввода в программу информацию необходимо обрабатывать вручную Невозможно реализовать при использовании программы Реализованы в программе, но не в качестве элемента учетной политики (нужно указывать при вводе документа)

Порядок учета транспортно-за-готовительных расходов (ТЗР) при приобретении товаров (ОСНО) Включение ТЗР в фактическую стоимость товара Учитываются на счете 44 «Расходы на продажу» и списываются на финансовый результат в конце месяца по среднему % Учитываются на счете 44 «Расходы на продажу» и списываются на финансовый результат с расчетом по другим формулам

Порядок учета транспортно-за-готовительных расходов (ТЗР) при приобретении товаров (УСН) Включение ТЗР в фактическую стоимость товара Учитываются на счете 44 «Расходы на продажу» и полностью списываются на финансовый результат в конце месяца Учитываются на счете 44 «Расходы на продажу» и списываются на финансовый результат с расчетом по другим формулам

Порядок определения учетной цены готовой продукции По нормативно-плановой (учетной, и др.) стоимости По фактической производственной себестоимости

Порядок учета готовой продукции на складе По фактической производственной себестоимости По нормативно-плановой (учетной, и др.) стоимости

Начисление амортизации по основным средствам Линейный способ Способ уменьшаемого остатка Способ списания стоимости по сумме чисел лет срока полезного использования Способ списания стоимости пропорционально объему продукции(работ) Способ начисления амортизации указывается для каждого основного средства отдельно в документе при вводе в эксплуатацию

Начисление амортизации по нематериальным активам Линейный способ Способ уменьшаемого остатка Способ списания стоимости пропорционально объему продукции(работ) Способ начисления амортизации указывается для каждого объекта нематериальных активов отдельно в документе при вводе в эксплуатацию

Еще больше ограничений имеется при формировании учетной политики для налогового учета. Например, для целей начисления налога на прибыль в «1С:Бухгалтерия предприятия» не реализован кассовый метод признания доходов и расходов.

По таким составляющим учетной политики, как формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, порядок проведения инвентаризации в предлагаемой для печати учетной политике программой «1С:Бухгалтерия предприятия» предусмотрен минимум, соответствующий Федеральному закону №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Приказу Минфина России от 13.06.1995 № 49. Присутствует в печатной учетной политике также порядок учета незавершённого производства, применение положений по бухгалтерскому учету, хотя в программе это не автоматизировано. Остались за рамками предлагаемой фирмой «1С:» учетной политики и должны быть дописаны пользователем самостоятельно правила документооборота и технологии обработки учетной информации; порядок контроля за хозяйственными операциями.

Для исключения несоответствия между учетной политикой, утверждаемой приказом руководителя, и фактическим применением методов и способов ведения учета необходимо проанализировать применяемые положения учетной политики и исследовать возможности бухгалтерской программы. Такое исследование необходимо проводить как при выборе или разработке компьютерной программы, так и при разработке или изменении учетной политики. При выявленных несоответствиях нужно в каждом конкретном случае проанализировать возможности приведения их в соответствие путем:

• изменения компьютерной программы;

• учетной политики;

• формы ведения учета (выполнение некоторых учетных операций частично или полностью вручную).

При оценке и выборе наиболее оптимального решения рекомендуется:

• оценить целесообразность доработки или замены компьютерной программы. При этом следует учесть возможность получения обновлений программы и их «стыковку» с внесенными при доработке изменениями;

• рассчитать денежные затраты при доработке или замене компьютерной программы;

• оценить затраты рабочего времени учетных работников (при ведении учета вручную или при переходе на другую компьютерную программу);

• при необходимости предусмотреть обучение учетных работников;

• оценить эффективность проекта или изменить учетную политику и использовать «штатные» реализованные в программе способы учета.

Практика ведения учета на предприятии, в том числе с применением компьютерной программы, обязательно должна соответствовать утвержденной приказом руководителя учетной политике.

Список литературных источников:

1. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ [Электронный ресурс] // КонсультантПлюс : офиц. сайт компании «Кон-сультантПлюс» . - Режим доступа: http://www.consultant.ru/cons/cgi/online. cgi?req=doc&base=LAW&n = 198265&dst=0&rnd=0.3903635450512514&#0

2. Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ

1/2008) [Электронный ресурс] // КонсультантПлюс. - Режим доступа: http:// www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_81164/2d52707f5a4d5314b9e4 70a9bf59cb826ec848dd/

3. Наговицина О. В. Формирование и анализ учетной политики коммерческой организации: автореферат дис. ... канд. экон. наук: 08.00.12 / Наговицина Ольга Владимировна. - Москва, 2013. - 26 с.

4. Осипова Анна Игоревна. Развитие методики формирования учетной политики в сельскохозяйственных организациях: автореферат дис. ... канд. экон. наук: 08.00.12 / Осипова Анна Игоревна. - Ростов н/Д, 2012. - 28 с.

5. Царева, А. Обязательно ли разрабатывать и прикладывать как приложение к учетной политике рабочий план счетов, если организация использует план счетов в программе 1С [Электронный ресурс] / А. Царева, Е. Королева. - Режим доступа: http://garant-krs.ru/vopros-otvet/vo280213/

6. Об упрощенной системе бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности: информация Минфина России N ПЗ-3/2015 [Электронный ресурс] // КонсультантПлюс. - Режим доступа: http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cg i?req=doc&base=LAW&n = 180499&dst=0&profile=0&mb = LAW&div=LAW&BAS EN0DE = &S0RTTYPE = 0&rnd = 242442.109705736&ts=1589861687068805586 44291169&SEARCHPLUS = %CF%C7-3%2F2015&SRD=true#0

7. Шерст, О.В. Видеокурс: Учетная политика на 2016 г. в 1С:Бухгалтерия 8.3 [Электронный ресурс] / О.В. Шерст; официальный сайт ООО «ПРОФБУХ». -Режим доступа: https://profbuh8.ru/2016/05/videokurs-uchyotnaya-politika-na-2016-g-v-1s-buhgalteriya-8/

References:

1. Federal law "On accounting" of 06.12.2011 No. 402-FZ. Available at: http:// www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req = doc&base=LAW&n = 198265&dst=0&r nd=0.3903635450512514&#0 (accessed 12.03. 2017)

2. The provision on accounting "Accounting policy of organization". Available at: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_81164/2d52707f5a4d5314b9e47 0a9bf59cb826ec848dd/(accessed 12.03. 2017)

3. Nagovitsina O. V. Formirovanie i analiz uchetnoj politiki kommercheskoj organizacii. Kand. Diss. [Formation and analysis of accounting policy at a commercial organization. Cand. Diss.] Moscow. 2013. 26 p.

4.Osipova A.I. Razvitie metodikiformirovanija uchetnojpolitikivsel'skohozjajstvennyh organizacijah . Kand. Diss. [The development of a technique of formation of accounting policy of agricultural organizations. Cand. Diss.]. Rostov-on-Don, 2012. 28 p.

5. Tsarev A., Koroleva E.Do you have to develop and attach as an Annex to the accounting policy, working chart of accounts if your organization uses the chart of accounts in 1С program? Available at: http://garant-krs.ru/vopros-otvet/vo280213/

6. Information of Russia Finance Ministry no. PZ-3/2015 "About the simplified system of accounting and financial statements" Available at: http://www.consultant. ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc&base=LAW&n = 180499&dst=0&profile=0&mb=LAW&d iv=LAW&BASEN0DE=&S0RTTYPE=0&rnd = 242442.109705736&ts=158986168706880 558644291169&SEARCHPLUS = %CF%C7-3%2F2015&SRD=true#0

7. Sherst O. V. Video course: Accounting policy for 2016 in 1C:Accounting 8.3. Available at: https://profbuh8.ru/2016/05/videokurs-uchyotnaya-politika-na-2016-g-v-1s-buhgalteriya-8/

Peculiarities of accounting policy formation by using computer programs

Netyosova OTga Yur'yevna, Candidate of Science (Economics), Associate Professor of the Accounting and Finance Chair

e-mail: [email protected]

The Federal State Budgetary Educational Institution of Higher Education the Vereshchagin State Dairy Farming Academy of Vologda

Abstract. The article describes some peculiarities of accounting policy formation by using computer software for accounting. The results obtained from the study by the example of the popular computer program for bookkeeping have shown that the accounting policy elements and methods of accounting are divided into some groups: realized in the program, unrealized in the program (before entering the program the information needs to be processed by hand), realized in the program (but in documents and not in the accounting policy) and accounting methods which cannot be realized in the program. The author offers the method of accounting policy formation, taking into account the ability to apply computer software for accounting and prevent discrepancies between the enterprise's accounting policies and real practices using the methods and techniques of accounting.

Keywords: accounting, accounting policy, working chart of accounts, accounting policy element, computer software for accounting.