CC BY
128
УДК 651
ОСОБЕННОСТИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
В МАЛОЙ ОРГАНИЗАЦИИ
Т.Н. Яворская, Е.В. Замиралова
Сибирский государственный университет науки и технологий имени академика М. Ф. Решетнева
Российская Федерация, 660037, г. Красноярск, просп. им. газ. «Красноярский рабочий», 31 E-mail: yavorskaya-tati@mai.ru, zamiralova@mai.ru
Рассмотрены основные проблемы делопроизводства в малых организациях. Предложены мероприятия по улучшению работы с документами. Определен ожидаемый экономический эффект в результате улучшения системы делопроизводственного процесса.
Ключевые слова: документационное обеспечение управления, делопроизводство, документооборот, документ, секретарь, дилерский центр.
FEATURES OF DOCUMENT MANAGEMENT IN SMALL ORGANIZATIONS
T.N. Jaworski, E.V. Zamiralov
Reshetnev Siberian State University of Science and Technology 31, Krasnoyarsky Rabochy Av., Krasnoyarsk, 660037, Russian Federation E-mail: yavorskaya-tati@mai.ru, zamiralova@mai.ru
The main problems of office work in small organizations are considered. Measures to improve the work with documents are proposed. The expected economic effect as a result of improving the system of the office process is determined.
Keywords: management documentation, office work, document flow, document, secretary, dealership.
Документационное обеспечение управления (далее ДОУ) важная отрасль в каждой организации обеспечивающая документирование и организацию работы с документами, которые являются носителями информации и имеют немаловажное значение, на их основе принимаются управленческие решения. В каждой организации система ДОУ имеет свои особенности. Правильная организация делопроизводства позволяет предприятию эффективно функционировать и развивать организацией в целом. ДОУ - вид обеспечения управления организацией, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии организации и управляющих воздействий по изменению ее состояния. Служба ДОУ в малой организации отличается от службы ДОУ крупной организации намного меньшим объемом документооборота. Работа с документами в малой организации организуется централизованно.
О значении документирования заверяет тот факт, что его проблемам посвящено немало научных работ специалистов, например, в научных работах Байковой И.Ю., Басакова М.И., Галахова В.В., Панасенко Ю.А. представлены материалы по делопроизводству, а также организация и технология работы с образцами, документами. Основной целью совершенствования ДОУ является создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки, движения, анализа информации, порядка работы с документами, начиная с их создания/получения и до сдачи в архив (уничтожения) [1]. Для решения этой задачи необходимо руководствоваться нормативными документами, положениями ГОСТов и рекомендациями специалистов.
Актуальные проблемы авиации и космонавтики - 2019. Том 3
Рассмотрим особенности делопроизводства на примере малой коммерческой организации одного из дилерских центров, где численность работников составляет 65 человек, соответственно документооборот в данной организации небольшой. Функции, связанные с делопроизводством, выполняет секретарь; он же ведёт: контроль за единым порядком прохождения документов; обработку поступающих и отправляемых документов в системе электронного документооборота (далее - СЭД); регистрацию и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов в СЭД; подготовку проектов внутренних документов, входящей корреспонденции, а также проектов ответных документов; систематизацию и подготовку документов и записей к их архивному хранению.
Секретарь в силу своей профессии сталкивается с необходимостью исправления ошибок в документах. Основными причинами возникновения таких ошибок являются: низкая квалификация секретаря и малый опыт его работы; форс - мажорные ситуации, обусловленные большим объемом работы одновременно; нагрузка смежными функциями, которые не относятся к основной работе секретаря. Следовательно, секретарь должен быть не только внимателен при оформлении документации, но и обязан хорошо знать правила составления и оформления основных видов управленческих документов и основные правила порядка работы с документами.
Основными принципами организации документооборота в дилерском центре должны быть: безотлагательное прохождение документов; оправданное перемещение каждого документа, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов; единый порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов.
Как было установлено, в дилерском центре имеется ряд недостатков в делопроизводстве. Документы часто теряются, 10% рабочего времени тратится на их поиск, допускаются ошибки при оформлении документов, документы отправляются с опозданием, перед отправкой документов правильность их проверяется не всегда. Такая ситуация объясняется тем, что ответственность за четкое и правильное ведение делопроизводства никто не несет, отсутствуют важные документы по организации делопроизводства, а именно: инструкция по делопроизводству, номенклатура дел, должностная инструкция секретаря. Существующий в организации процесс делопроизводства не является приемлемым для сотрудников, не побуждает их к продуктивной работе и не создает перспектив. Руководителю необходимо устранить ошибки и усилить контроль в этом направлении. Все существующие несовершенства необходимо ликвидировать, только упорядоченный документооборот позволяет получать своевременную и полноценную информацию для принятия верных решений и исключает возможность потери документов и информации.
В целях совершенствования ДОУ в дилерском центре предлагается ввести ряд изменений и дополнений (см. таблица).
Мероприятия по совершенствованию ДОУ дилерского центра
Мероприятия по совершенствованию Обоснование
1. Разработка должностной инструкции секретаря Для регламентации работы секретаря
2. Разработка инструкции по делопроизводству Для организации ДОУ
3. Разработка графика документооборота Для установления рационального документооборота
4. Проектирование номенклатуры дел центра Для учета и систематизации, на основе которой организуется упорядоченное хранение и перемещение информации
С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме. Практически все работники сферы управления в учреждениях, организациях, на предприятиях и фирмах используют в своей работе компьютеры, но далеко не все имеют полное представление о возможностях современных компьютерных технологий, умеют максимально их использовать [2]. В дилерском центре около 30 % документации ведётся в электронном виде. Уникальность электронного хранения заключается в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними, что позволит обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, опе-
ративный поиск и распределенный доступ к документам с помощью локальной сети и с использованием удаленного доступа. Немалая часть делопроизводственных операций выполняется секретарем, который может внести огромный вклад в совершенствование работы с документами. Поэтому для успешной организации ДОУ важно комплексное решение вопросов, необходимо реализовать рекомендации, автоматизировать работу с документами и организацию управления.
В результате вводимых мероприятия по улучшения системы ДОУ в дилерском центре будет возможно достигать определенный экономический эффект за счет: 1) снижения трудоемкости выполнения функций управления в результате избавления от излишних, несвойственных и дублируемых функций, связей, документаций; 2) экономии излишних затрат в результате выбора наиболее рациональных способов выполнения функции сотрудников; 3) снижения трудоемкости затрат управленческого персонала на передачу информации (документов) по ходу процесса ее обработки в подразделениях; 4) повышения производительности труда управленческого персонала, достигаемого в результате ликвидации потерь рабочего времени на непроизводительную работу; 5) сокращения общей длительности цикла обработки всей совокупности циркулирующих в процессе управления документов в результате минимизации общего времени [3].
Таким образом, внедрение предложений приведет к усовершенствованию системы работы с документами не только в малых, но и в крупных организациях, а также повысит качество всего процесса и эффективность делопроизводства на всех уровнях их управления.
Библиографические ссылки
1. Фионова Л.Р. Организация и технология документационного обеспечения управления: Конспект лекций. - Пенза: Изд-во Пенз. гос. ун-та, 2008.- 159 с.
2. Васильцова Л. И. Расчет экономической эффективности : метод. рекомендации / Л. И. Ва-сильцова, Н. А. Александрова. - Екатеринбург : УрГУПС, 2017. - 43 с.
3. Кузнецов С. Л. Делопроизводство на компьютере: (Компьютер. технологии в делопроизводстве) / С. Л. Кузнецов. - 3. изд., перераб. и доп. - М. : Бизнес-шк. «Интел-Синтез», 2000. -231 с.
© Яворская Т.Н, Замиралова Е.В. 2019
