CC BY
21
ОСОБЕННОСТИ АВТОМАТИЗАЦИИ УЧЕТА СУБЪЕКТОВ МАЛОГО
ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА
Ладыгина А.А., Шепталин А. Г. ®
Студентка, кафедра информационных технологий в экономике; старший преподаватель, кафедра информационных технологий в экономике, ЮжноУральский Государственный университет
Аннотация
В статье определены основные вопросы, возникающие перед малым бизнесом при реализации проектов автоматизации его деятельности. Приведены рекомендации по выбору процессов, являющиеся приоритетными при проведении автоматизации, рекомендации по выбору типа программного обеспечения и размещению информационной системы.
Ключевые слова: малый бизнес, автоматизация, информационные системы и технологии Keywords: small business, automation, information system and technology
Со временем в работе предприятия любого профиля возникает необходимостьавтоматизации бизнес-процессов, поскольку по мере роста производства, увеличивается количество действий, информации, документов, подвергаемых учету, контролю и обработке. Для обеспечения слаженной работы с максимальным эффектом требуется автоматизация всего предприятия.
В условиях острейшей конкуренции на рынке даже незначительная ошибка может свести к нулю перспективы развития компании. По данным ФНС на апрель 2015 года в ЕГРИП зарегистрировано 3,5 млн индивидуальных предпринимателей, а прекратили свою деятельность за все время 7,7 млн человек, и лишь 3,4% предприятий проживают более трех лет [8].С одной стороны, это обуславливает необходимость использования современных технологий для повышения управляемости и гибкости компании,но, с другой стороны,Стоит отметить, что нередко встречаются случаи неудачной автоматизации предприятий. Поэтому, прежде, чем приступить к этому трудоемкому и дорогостоящему мероприятию, желательно понять, зачем нужна автоматизация, какие проблемы предполагается решить с ее помощью и какие особенности стоит учитывать при подготовке к процессу.
Подавтоматизацией бизнеса будем понимать переход предприятия с объемных и продолжительных ручных операций на использование современных информационных технологий в оперативной работе[1]. Рассматривая особенности автоматизации учета субъектов малых предприятий, необходимо определить, при каких условиях предприятие будет иметь статус малого предприятия. Согласно ст. 3 Федерального закона «О государственной поддержке малого предпринимательства в Российской Федерации» субъектами малого предпринимательства принято считатькоммерческие организации,в уставном капитале которых доля участия Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, общественных и религиозных организаций (объединений), благотворительных и иных фондов не превышает 25%, доля, принадлежащая одному или нескольким юридическим лицам, не являющимся субъектами малого предпринимательства, не превышает 25%;и в которых средняя численность работников за отчетный период не превышает следующих предельных уровней:
® Ладыгина А. А., Шепталин А. Г., 2018
- промышленность, строительство, транспорт - 100 человек;
- сельское хозяйство, научно-техническая сфера - 60 человек;
- оптовая торговля и другие отрасли - 50 человек;
- розничная торговля и бытовое обслуживание населения - 30 человек.
Доход малого предприятия не превышает 800 млн. руб. в год.
Под субъектами малого предпринимательства понимаются также физические лица, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, т.е.индивидуальные предприниматели [2].
Если автоматизация крупного предприятия имеет определенные трудности из-за масштабности и низкого уровня мобильности организации, то процесс перехода малого предприятия на автоматизированные информационные системы (АИС) имеет свои значительно отличающиеся проблемы и особенности.Существуют три основных вопроса, на которые нужно ответить организации, перед началом автоматизации процессов:
1. Какие сферы деятельности следует автоматизировать?
2. Какие программные продукты выбрать?
3. Какой вариант размещения информационной системы (облачный или локальный) выбрать?
Бесполезно тратить время и средства на автоматизацию хаоса. Автоматизации поддаются только структурированные, грамотно выстроенные и формализованные процессы. Поэтому, при выборе сферы автоматизации малого бизнеса необходимо определить устойчивость и управляемость его процессов. Данные показатели определяются уровнем зрелости управления организацией, представленном в методике CMMI[6].
Данная методика разработана на так называемых «bestpractices» и «worstpractices» -лучших практиках и типичных ошибках прошедших десятилетий. Согласно этой методике, организации, в которых протекают процессы первого уровня, добиваются успешных результатов не за счет отлаженности и устойчивости деятельности, а благодаря усилиям отдельных работников. Автоматизация управления процессами в таких случаях не поможет компании добиться желаемых успехов. Для эффективной автоматизации процессы должны находиться, как минимум, в категории повторяемых (второй уровень зрелости). Такие процессы управляемы, они планируются, выполняются, измеряются и контролируются, однако все же имеют некоторую долю реактивности в своей сущности.
Учет в организации можно разделить на две категории: регламентированный и управленческий. К регламентированному учету относится учет, который ведется в соответствии с требованиями нормативно-правовых актов. Для малого бизнеса это обычно бухгалтерский, налоговый и кадровый учет. К управленческому учету относится учет, который ведется для представления руководителям и специалистам организации и структурных подразделений плановой, фактической и прогнозной информации о деятельности организации и внешнем окружении для обеспечения возможности принятия обоснованных управленческих решений.Как правило, у молодой организации в первую очередь на второй уровень переходят процессы регламентированного учета, так как правила его ведения четко регулируются законодательством РФ[7].
Говоря об отчетности малых компаний, стоит отметить тот факт, что в ее состав обязательным порядком входят только две основные формы: бухгалтерский баланс и отчет о финансовых результатах. Кроме того, компании могут заполнять не общие бланки отчетности, а сокращенные. Они приведены в приложении №5 к приказу Минфина России от 02.07.2010 № 66н [2, 3]. Данные упрощения облегчают задачу с подбором недорогой, но функционально подходящей автоматизированной бухгалтерской программы.
Сложнее дела обстоят с управленческим учетом. Он не имеет фиксированных норм и требований, а его содержание определяется самим руководством компании. Это может
повлиять на цели автоматизации, которые также будут зависеть от уровня зрелости автоматизируемого процесса.
Опыт показывает, что при автоматизации бизнеса лучше начинать с задач, которые вручную выполнять трудоемко или вообще невозможно (учет розничного товарооборота, планирование денежных потоков и рабочего времени, анализ движения товаров и т.п.). Затем можно автоматизировать работу сотрудников, выполняющих стандартные операции (телемаркетологи, менеджеры по продажам, логисты и т.д.) или вообще снять определенные работы с сотрудников (настроить автоматическую синхронизацию данных о наличии товаров на складе и на витрине интернет-магазина). И в заключение можно обратить внимание на автоматизацию контроля дебиторской задолженности, складских запасов, занятость сотрудников, выполнение ими нормативов по звонкам и встречам с клиентами и т.д. [1].
Следующий этап подготовки к автоматизации заключается в выборе программного продукта. При этом следует учитывать мобильность малого бизнеса, его сравнительно легкую адаптацию к нововведениям. Так как ресурсы таких компаний значительно ограничены их относительно небольшое вложение должно приносить максимальный эффект. Для того, чтобы верно определиться с продуктом, необходимо оценить процесс с точки зрения его уникальности и уровня зрелости.
Для автоматизации стандартных процессов 2-го уровня зрелости достаточно приобрести коробочные варианты АИС (рис.1, сектор 1). Отличительной чертой таких продуктов является относительная легкость в освоении, что в сочетании с низкой ценой, соответствием российскому законодательству и возможностью подбора системы под свои нужды приносит им широкую популярность. К тому же, процессы, находящиеся на данном уровне зрелости, еще недостаточно проработаны и регламентированы, поэтому реализованные в программном продукте «лучшие практики» могут помочь организовать деятельности более эффективно.
Для процессов того же уровня, но не являющихся типичными (рис. 1, сектор 2), подойдет коробочный вариант с возможностью адаптации, что позволит максимально эффективно автоматизировать процесс за счет доработки ПО, согласно требованиям предприятия. Но также может потребоваться частичная адаптация процесса под то, что уже заложено в программе. Данное решение так же подойдет и для стандартных процессов более высоких уровней(3, 4 и 5) зрелости (рис. 1, сектор 3) . Такие процессы хоть и не уникальны, но в организации могут быть приняты свои бизнес-правила и методики выполнения данных процессов, которые потребуют доработки программного обеспечения.
Для уникальных процессов 3 - 5 уровней зрелости целесообразна разработка нового программного продукта (рис. 1, сектор 4). Они создаются на основе требований уже существующего процесса, не нуждаются в адаптации, но срок внедрения данной ИС и его стоимость достаточно велики.
Рис. 1. Выбор программного продукта
Третий вопрос, на который необходимо ответить при автоматизации процессов -вариант размещения АИС. Классическим вариантом являются локальные АИС, элементы которых размещены в самой организации. Второй вариант - облачные технологии, которыепредполагают наличие в организации рабочих мест с доступом к облачным сервисам, когда компоненты информационной системынаходятся вне организации [4]. Более подробно сравнительные характеристики локальных и облачных информационных систем представлены в таблице 1.
Таблица 1
_Характеристика вариантов размещения информационной системы_
Критерии
Локальные
Облачные
Комментарии
Затраты
Сервер, программное обеспечение, рабочие места,
администрирование сервера._
Аренда сервиса; рабочие места.
Аренда облака является достаточно дешевым решением относительно локального размещения
Надежность и ответственность
Информация хранится на сервере внутри предприятия. За их сохранность и работоспособность сервисов отвечают штатные 1Т-специалисты, ответственность которых
зафиксирована в трудовом договоре
Данные хранятся в облаке. Компания доверяет свои данные известным на рынке, дорожащим своей репутацией компаниям -поставщикам облачных сервисов._
Уровень информационной безопасности при локальном размещении зависит от физического лица, обслуживающего сервер. Данные компании, использующей облачные технологии, защищены гораздо сильнее, так как обычно юридическое лицо несет большую юридическую_
ответственность перед
своими контрагентами, чем
сотрудник перед работодателем.
Доступность Данные доступны на Данные доступны Мобильность компании
рабочем месте в сотрудникам повышается за счет
рабочее время 99,9% времени в год из любой точки, где есть подключение к Интернету постоянной доступности информации при использовании облачных технологий
Занимаемая Необходимо Никаких Обуславливает поиск,
площадь помещение для дополнительных выбор и аренду
серверной потребностей помещений. В случае использования облачных технологий, трудностей с поиском помещения меньше.
Мобильность Неспособность Данные всегда Копания, использующая
функционировать во доступны, локальные технологии,
время переездов сотрудники могут работать с других рабочих мест теряет работу во время переезда, так как требуется перевозка оборудования и установка его на новом месте.
При выборе варианта размещения информационной системы следует определить, какие из представленных выше аспектов наиболее важны для компании в данный момент. При этом, исходя из приведенной сравнительной характеристики, можно сделать вывод о том, что облачные технологии являются конкурентоспособным решением для малого предприятия, так как позволяют сэкономить средства и время, а также уменьшают влияние рисков, связанных с сохранностью информации.
Успех автоматизации предприятия напрямую зависит от уровня подготовленности компании и ее руководства к данному процессу. Несмотря на большое количество малых предприятий на рынке нашей страны, управление ими по сей день является делом уникальным и, лишь отчасти, шаблонным. Поэтому, перед тем как подвергать организацию возможным рискам, возникающим при переходе на автоматизированную деятельность, необходимо всесторонне изучить особенности протекающих процессов, оценить возможности предприятия и разработать план автоматизации с учетом зрелости бизнеса.
Литература:
1. Автоматизация систем управления организацией.[Электронный ресурс] - Режим доступа: https://studopedia.ru/2_13653_avtomatizatsiya-sistem-upravleniya-organizatsiey.html
2. Федеральный закон.// Статья 4. Категории субъектов малого и среднего предпринимательства. [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_52144/08b3ecbcdc9a360ad1dc314150a632 8886703356/
3. Бухгалтериям// Упрощенные правила учета бухгалтерии для малого бизнеса. [Электронный ресурс] - Режим доступа:
http://www.buhgalteria.ru/search/index.php?q=3.%09%D3%EF%F0%EE%F9%E5%ED%ED% ЕБ%Е5+%ЕЕ%Е0%Е0%Е2%Е8%ЕБ%Е0+%Е3%Е7%Е5%Е2%Е0+%Е1%Е3%Е5%Е3%Е0% EB%F2%E5%F0%E8%E8+%E4%EB%FF+%EC%E0%EB%EE%E3%EE
4. Программные продукты, системы и алгоритмы.// Облачные технологии: основные понятия, задачи и тенденции развития. [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://swsys-web.ru/cloud-computing-basic-concepts-problems.html
5. Международный банковский институт.//Предметно-ориентированные экономические информационные системы. // Бухгалтерские информационные системы [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://eos.ibi.spb.ru
6. Модель СММ1.[Электронный ресурс] - Режим доступа: https://habrahabr.ru/post/79130/
7. Три эксперта: ИТдля бизнеса.// Автоматизация различных видов учета и их взаимосвязь. // Финансовый управленческий учет. Три основных формы отчетности [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://3experts.com.ua/automation/automation-fin-manage
8. Информационно-аналитические сетевое издание ПРОВЭД.// Малый бизнес в России: цифры и факты[Электронный ресурс] - Режим доступа:http://xn--b1ae2adf4f.xn--p1ai/economics/business/26003-kak-zhivet-malyy-biznes-v-kpizis-tsifpy-i-fakty.html
