ОСНОВЫ РАЗРАБОТКИ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ДЛЯ ТРАНСПОРТНОЙ КОМПАНИИ Текст научной статьи по специальности «Компьютерные и информационные науки»

УДК 656

Попов Д. А. студент магистратуры 1 курса факультет информатики и вычислительной техники научный руководитель: Нестерова Н.С., к. техн. н.

доцент

Академия маркетинга и социально-информационных технологий -

ИМСИТ

Российская Федерация, г. Краснодар ОСНОВЫ РАЗРАБОТКИ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ДЛЯ ТРАНСПОРТНОЙ КОМПАНИИ

Аннотация: В статье рассматриваются вопросы создания собственной информационной системы учета заказов для транспортной компании без использования платного программного обеспечения.

Ключевые слова: Интернет, бизнес-процесс, информационная система, база данных.

Popov D.A. graduate student

1 year, Faculty of Informatics and Computer Science Academy of Marketing and Social Information Technologies IMSIT

Russia, Krasnodar Scientific adviser: Nesterova N.S.

Candidate of Technical Sciences, Associate Professor Academy of Marketing and Social Information Technologies (IMSIT)

Krasnodar city, Russian Federation DEVELOPMENT BASIS OF INFORMATION SYSTEM FOR A TRANSPORT COMPANY

Abstract: The article discusses the issues of creating your own information system for accounting orders for a transport company without using paid software.

Keywords: Internet, business process, information system, database.

В наше время транспортные компании обрабатывают множество заказов клиентов на перевозку различных товаров. Вся эта информация должна обрабатываться как можно быстрее.

В этой ситуации, когда в небольшой транспортной компании весь процесс регистрации осуществляется вручную, использование информационной системы для учета заказов значительно ускорит процессы упорядочения и использования данных.

Программные продукты для решения этих задач уже существуют на рынке (например, 1С:Предприятие), однако, для маленьких и молодых предприятий с маленьким штатом серьезным препятствием для их использования является их высокая стоимость. [2]

Для грузовой компании важны данные о грузе, транспортных средствах

для транспортировки, стоимости доставки и т. Д. Из этого сделан необходимый набор данных.

Заказ осуществляется специалистом по заказу (ответственным за распределение транспортного средства, определяющим даты и место доставки), бухгалтером (рассчитывает стоимость и заполняет данные заказа в базе клиентов) и работником, который заполняет необходимые документы (это может бухгалтером).

Грузовая компания имеет следующие ключевые информационные объекты:

• клиенты;

• груз и их заказ от поставщиков;

• автомобили и водители;

• данные о местах доставки;

• расчетные операции.

В настоящее время большая часть операций выполняется вручную, за исключением шаблонов необходимых документов, записанных на компьютерах. Тем не менее, шаблоны документов по-прежнему заполняются вручную, только с помощью калькулятора для расчета стоимости и времени доставки.

С помощью ручного заполнения клиентской базы и потока документов очень сложно добиться обработки заказов, обобщить, подготовить данные для эффективного управления и обеспечить постоянную актуальность и доступность данных.

Поток документов при обработке заказов клиентов в компании начинается с того, что заказчик разместил заказ, затем форма заказа (в письменной форме, по шаблону или по электронной почте) передается специалисту по дизайну, он идентифицирует бесплатный автомобиль и драйвер, если таковые имеются, являются бесплатными. Если нет, время назначается, когда заказ будет возможен. Кроме того, после успешного выбора транспортного средства, подходящего для требований размера / мощности, заказ передается в бухгалтерию для расчета стоимости в зависимости от веса груза, времени движения и расстояния до места доставки. После этого бухгалтер может лично заполнить накладные и накладные на грузовике, используя все данные, но также может передать их другим сотрудникам компании, чтобы они заполнили все документы.

Все это занимает довольно много времени, и есть вероятность, что что-то будет замешано или ошибочно с данными, в частности, при передаче данных заказа для заполнения другим сотрудникам.

Вышеуказанные операции являются стандартными для небольших грузовых компаний, их можно суммировать по схеме бухгалтерских заказов предприятия. [3]

Блок-схема процесса проверки показана на рисунке 1. Это простая блок-схема процесса оформления заказа.

4

ИГРЕДЛЧЛ (Ч^А 0 3011У ОГГРУЗНИ ПОГРУЗИЛ ГПднОГиЖА

ОТЪЕЗД ГРУЗОВЫХ МАШИН К МЕСТУ НАЗНАЧЕНИЯ "ЗАНЕГЕНЛЕ ЗСЕЯ ОПсРДЫИ^ Б ВАЗУ ДЛИНЫ*

Рис.1 - Схема процесса оформления заказа в малой транспортной

компании.

Бизнес-процессы крупных и малых транспортных компаний отличаются в первую очередь процессами автоматизации, большим количеством текущих операций (например, одновременное выполнение нескольких операций или обслуживание нескольких клиентов).

Однако, информационная система собственной разработки может быть адаптирована для решения более узких задач крупных компаний, например, изменений в базе данных, а также работ по заполнению печатных форм и т. д. Таким образом, она может быть в какой-то мере универсальна для всех компаний и с некоторыми изменениями может использоваться на предприятиях другого профиля.

Бизнес-процессы организации характеризуются следующими проблемами:

• скорость обработки не очень высокого порядка;

• неэффективное использование рабочего времени;

• постоянный поток «бумажных» работ;

• усталость сотрудников;

• возможная путаница с данными;

Исходя из этих проблем, делается вывод о необходимости повышения эффективности работы персонала в области рабочего процесса.

Во время процедур документооборота вы можете сделать много пометки и ошибок, поскольку данные заполняются вручную, а документы и данные передаются несколько раз различным людям.

В этой ситуации внедрение автоматизированной системы учета заказов может значительно ускорить процесс обработки и записи данных в необходимых документах.

Преимущества, которые могут быть введены путем внедрения автоматизированной системы учета заказов:

• сокращение времени, затрачиваемого на различные рутинные операции;

• оптимизация рабочего процесса с документами;

• повысить производительность труда персонала.

Реализация может сократить время составления документов более чем в два раза, при условии, что персонал хорошо выполняет служебные обязанности. [4]

1С: Предприятие имеет широкую функциональность в создании и обслуживании баз данных для учета не только заказов, но и многое другое. Однако серьезным препятствием является его модель распределения с различными платными расширениями лицензии. Вам нужно будет приобрести лицензию хотя бы на один компьютер, а также лицензионные ключи для подключения к серверу. Для компании с небольшим числом рабочих это будет серьезным препятствием.

Сам MySQL не имеет графического интерфейса, например, 1С, но вы можете использовать программную среду для создания базы данных SQL Server Management Studio, которая бесплатно распространяется с официального сайта MySQL. Однако, чтобы полностью реализовать и использовать систему учета заказов, необходимо будет создать программное обеспечение на языке С# с компонентами Windows Form для управления этими сотрудниками организации. В то же время в будущем создаваемая информационная система может быть легко изменена по желанию клиента для более удобного использования данных. [1]

Полное и развернутое техническое задание со всей сопутствующей документацией для данного проекта не требуется ввиду малого «размера» транспортного предприятия. Описание необходимого проекта даётся заказчиком (транспортная компания) схематично (см. рис. 1), так как в данный момент предприятие не располагает огромными ресурсами на разработку собственного программного обеспечения, максимально интегрированного в бизнес-процессы компании, а необходима лишь информационная система для автоматизации процессов оформления заказов.

Для работы с данной информационной системой пользователю не нужны будут глубокие познания в сфере программирования и баз данных, интерфейс будет реализован максимально понятно и удобно для любого работника.

Рабочему персоналу необходимо соблюдать правила техники

безопасности при работе с компьютером. В их число относятся:

• проверка проводки перед работой;

• вход в информационную систему под своими логином и паролем;

• удобная организация рабочего места;

• связь с администратором при возникновении неполадок в программном обеспечении.

Внедрение данной информационной системы в небольшую транспортную компанию может существенно повысить скорость работы персонала по обслуживанию заказов и экономическую эффективность предприятия.

Использованные источники:

1. Дейт К.Дж. Введение в системы баз данных. [Текст] / К.Дж. Дейт — М.: ООО «И.Д. Вильямс», 2015. — 848 с.

2. Крёнке Д. Теория и практика построения баз данных. [Текст] / Д. Крёнке — СПб.: Питер, 2015. — 800 с.

3. Основы эффективного менеджмента, - М: .НИЦ ИНФРА-М, 2015. - 322 с.

4. Кузнецова Н.В, Методы принятия управленческих решений - М.: ИНФРА-М, 2018. - 222 с.