CC BY
203
♦-
УДК 005:004
Сергей Александрович Овчинников ,
♦
fiaw Kafedra_ddou@ssea.runnet.ru
директор научно-образовательного центра «Инфо-ЭПР»,
доктор исторических наук, профессор,
СГСЭУ
Елена Петровна Болдырева,
кандидат политических наук,
СГСЭУ
Максим Дмитриевич Земсков,
аспирант кафедры философии и политологии,
СГСЭУ
ОСНОВНЫЕ ПРОБЛЕМЫ СОХРАНЕНИЯ ЦИФРОВЫХ ЗАПИСЕЙ ПРИ ВНЕДРЕНИИ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ И ЮРИДИЧЕСКИ ЗНАЧИМОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В РОССИИ
В статье рассматриваются основные проблемы, связанные с использованием электронной подписи, ведением юридически значимого электронного документооборота в России. Анализируются вопросы, от решения которых зависит успешное внедрение электронной подписи и юридически значимого электронного документооборота, обеспечение надежной сохранности цифровых записей: разногласия при решении споров и ведении судебных процессов по документам, заверенным электронной подписью; проблема адаптации персонала к работе с электронной подписью; отсутствие достаточного количества компетентных специалистов, специализирующихся на технологиях электронного документооборота; проблемы организации криптографической защиты информации; внедрение нового стандарта ISO 14533 и т.д. Рассматриваются возможные пути решения указанных проблем.
Особое внимание следует уделить обучению будущих специалистов, документоведов-архивистов, для обеспечения решения текущих задач и перспективных потребностей рынка. Конкретное содержание программ обучения должно быть связано с культурой, к которой студенты принадлежат, но ядром ее должно быть архивоведение, в дополнение к организации, описанию, индексированию и поиску методов отбора и комплектования, справочных документов и материалов государственной службы, информационно-пропагандистской работы, профессиональной этики и т.д.
Ключевые слова: цифровые записи, электронная подпись, юридически значимый электронный документооборот.
MAJOR CHALLENGES OF PRESERVATION OF DIGITAL RECORDS IN VIEW OF INTRODUCING ELECTRONIC SIGNATURES AND LEGALLY VALID DIGITAL RECORD-KEEPING IN RUSSIA
The paper examines the main issues related to the use of electronic signatures and introducing digital legally valid record-keeping in Russia. The author analyzes solutions that will help successful implementation of the electronic signature and digital legally valid record-keeping and ensure reliable preservation of digital records. The challenges of digital recordkeeping are: legal disputes regarding the validity of the documents certified by the electronic signature, training staff to work with the electronic signature, shortage of experts in electronic document management technologies, problems in organizing cryptographic protection, the introduction of the new standard ISO 14533 and etc. Some possible solutions to these problems are examined.
Particular attention should be paid to training documentologists and archivists for providing solutions to the current challenges and future needs of the market. The curriculum should be linked to the culture to which the students belong to but archives management should be the core of it in addition to organizing, describing, indexing and data searching methods, managing reference documents and public records as well as professional ethics, etc.
Keywords: digital records, electronic signature, legally valid electronic documents.
S.A. Ovchinnikov,
Ye.P. Boldyreva, M.D. Zemskov
♦
♦
Внедрение электронной подписи и юридически значимого электронного документооборота в России - актуальная и непростая задача. При детальном рассмотрении обозначенной проблемы возникает ряд принципиальных вопросов. Условно эти вопросы можно сгруппировать и представить варианты их решения следующим образом:
1. Какова должна быть роль государства как регулятора правоотношений, формирующего нормативно-законодательную базу в данной области? Не должно быть разногласий при решении споров и ведении судебных процессов по документам, заверенным электронной подписью. На данный момент такие разногласия в законодательстве существуют. Необходимо решить, какие вопросы должны быть урегулированы законодательно для усовершенствования действующих норм обеспечения юридически значимого электронного документооборота. В этом вопросе также имеются правовые лакуны [2].
2. Следует осуществить научную разработку, а затем внедрение и поддержку нового бизнес-процесса, условно обозначенного «обмен электронными документами», развивающегося параллельно существующему традиционному бумажному документообороту. Необходимо подготовить и издать учебник «Организационное проектирование систем электронного документооборота».
3. С учетом того что в рассматриваемой сфере существенную проблему создает человеческий фактор, необходимо учитывать его важность и особенности, а также консервативность людей в отношении нововведений, которые вызывают определенный дискомфорт, несут некоторую сложность и трудность понимания новых процессов. Все это обусловливает необходимость строить работу по организации юридически значимого электронного документооборота с учетом всего комплекса психолого-личностных факторов сотрудников, участвующих в этом процессе. Необходимо разработать на научной основе и рекомендовать для реализации программу адаптации персонала к работе с электронной подписью. В программе адаптации необходимо учитывать вопросы обеспечения безопасности носителя электронной подписи, что напрямую связано с влиянием человеческого фактора, поскольку проявленные халатность, недисциплинированность, несоблюдение установленных регламентов могут привести к значительным финансовым потерям, материальным и временным затратам на восстановление работоспособности всей информационной системы, поэтому дисциплина исполнителя при работе с электронной подписью представляет весьма серьезную проблему. Кроме того, следует учитывать возможность и опасность инсайдерской угрозы.
4. Необходимо решение проблемы отсутствия достаточного количества компетентных специалистов, специализирующихся на технологиях электронного документооборота и, в частности, юридически значимого электронного документооборота, которые смогли бы грамотно организовать процесс перехода и совмещения традиционного документооборота и электронного, подготовить необходимую документацию и т.д. Следует предложить систему реальных действий по внедрению культуры электронного документооборота, формированию навыков использования электронной подписи и юридически значимого электронного документооборота как в госструктурах, так и в бизнесе [5].
5. Следует устранить проблемы организации криптографической защиты информации при электронном документообороте, осуществления взаимодействия с удостоверяющим центром, регистрации пользователей системы, а также обеспечения безопасности криптосистем. Этот аспект, как и названный выше, напрямую связан с отсутствием широкой подготовки в вузах экс-пертов-документоведов, способных выполнять функции доверенных лиц - исполнителей при работе с электронной подписью, что также сопряжено с вопросами безопасности ее использования.
6. В российском законодательстве недостаточно урегулированы вопросы обеспечения долгосрочного хранения электронных документов, заверенных электронной подписью. Это один из самых актуальных вопросов в области управления документами и информацией, предназначенной для архивного хранения в электронном виде. На сегодняшний день законодательство главным образом ориентировано на учет и хранение традиционных бумажных документов. В законодательстве не определены место и способ хранения электронных документов, не приводятся требования к обеспечению необходимого уровня безопасности для работы с электронными документами, требуемому уровню надежности системы, технологические решения по конвертации данных, которые хранятся и передаются во множестве разнообразных форматов, в единый формат, пригодный для хранения документа в архиве с электронной подписью.
7. Отсутствуют нормативно-правовые требования для возможного извлечения и использования электронного документа без потери юридической силы через длительное время после окончания действия электронной подписи. Сложившиеся в архивах ряда зарубежных стран подходы и решения, позволяющие полноценно использовать архивные документы в юридически значимом электронном документообороте, пока не получили широкого распространения в нашей стране. Поэтому следует законодательно урегулировать эти вопросы с целью усовершенствования действующих норм обеспечения юридически значимого электронного документооборота [1].
8. Необходимо совершенствовать законодательную область, регламентирующую сферу предоставления государственных услуг с использованием системы межведомственного электронного документооборота. Вопросы взаимодействия граждан и государства при этом должны быть урегулированы не на уровне правил, принятых Минкомсвязи, а на уровне федерального закона.
9. Требуется устранить еще одно препятствие для широкого внедрения юридически значимого электронного документооборота в виде распространенной в российских условиях практики оформления документов прошедшей («вчерашней») календарной датой.
10. Необходимо работать над решением главной проблемы при длительном хранении электронных документов, связанной с обеспечением их юридической значимости, что достигается использованием электронной подписи. Отношения в этой области урегулированы Федеральным законом РФ «Об электронной подписи» № бЗ-ФЗ от 6 апреля 2011 г., согласно которому различают два вида электронной подписи - простую и усиленную. К сожалению, существуют некоторые ограничения
♦
♦
в использовании каждого вида подписи при обеспечении юридической значимости документов.
Усовершенствованная электронная подпись, в формат которой добавлены признаки доказательств подлинности: штамп времени, данные об отзыве сертификата и другие, - обеспечивает подтверждение момента создания подписи, а также действительности сертификата ключа электронной подписи на момент ее создания; позволяет успешно обеспечить архивное хранение юридически значимых электронных документов.
11. Следует осуществить прогнозные оценки вопросов архивного хранения юридически значимых электронных документов с учетом быстрого развития техники и технологий (например, переход на облачные технологии). Должны существовать гарантии того, что спустя десятилетия можно произвести проверку электронной подписи хранимых документов, «прочитать» формат текстового редактора, в котором был создан электронный документ. Ускоренная разработка и принятие закона «Об электронных архивах» будет способствовать устранению инцидентов в этой недостаточно изученной области .
12. Важно работать над широким внедрением разработанного техническим комитетом ISO/TC 154 «Документы и информация в правлении, торговле и промышленности» нового стандарта ISO 14533. Этот стандарт позволит представителям государственных органов и бизнеса гарантировать долгосрочную подлинность электронной подписи, обеспечить совместимость электронных подписей при проверке подлинности документов, передаваемых и обрабатываемых с помощью различных информационных систем. Новый стандарт состоит из двух частей:
1) ISO 14533-1:2012 «Процессы, элементы данных и документы в торговле, промышленности и управлении. Долгосрочные профили подписей. Часть 1. Долгосрочные профили подписей для усовершенствованных электронных подписей CMS (CAdES)»;
2) ISO 14533-2:2012 «Процессы, элементы данных и документы в торговле, промышленности и управлении. Долгосрочные профили подписей. Часть 2. Долгосрочные профили подписей для усовершенствованных электронных подписей XML (XAdES)».
Благодаря гарантии подлинности электронная подпись создает условия для использования электронных договоров и документов в государственных и коммерческих организациях. До сих пор проблема заключалась в том, что законодательно закрепленный период хранения подписанного с помощью электронной подписи документа может быть дольше, чем реальный электронный срок жизни документа. ISO 14533 поможет решить эту проблему, обеспечивая основу для развития систем и услуг, которые могут гарантировать подлинность электронных документов в течение более длительного периода времени, чем это обеспечивают доступные сегодня технологии.
ISO 14533-1:2012 и ISO 14533-2:2012 установят новые принципы, соответствующие требованиям мандата Европейской комиссии M/460, а также помогут упрощению процедур торговли и электронных деловых операций, обеспечат совместимость и читаемость сообщений независимо от платформы получателя. Новые стандарты гарантируют долгосрочную защиту документов этих форматов, что в настоящее время невозможно [3].
Особое внимание следует уделить обучению будущих специалистов, документоведов-архивистов, для обеспечения решения текущих задач и перспективных потребностей рынка. При этом необходимо акцентировать внимание на теории записи, потому что в цифровой среде самыми сложными являются выявление и контроль во времени отдельной записи. Кроме того, студенты должны знать обо всех исследованиях, которые ведутся в мире, и, возможно, принимать непосредственное участие в научно-исследовательских проектах, потому что, как профессионалы, они должны тщательно исследовать происходящие изменения, обусловленные цифровыми технологиями, для того чтобы быть готовыми к решению задач, с которыми им придется столкнуться [4]. Конкретное содержание программ обучения должно быть связано с культурой, к которой студенты принадлежат, но ядром ее должно быть архивоведение, в дополнение к организации, описанию, индексированию и поиску методов отбора и комплектования, справочных документов и материалов государственной службы, информационно-пропагандистской работы, профессиональной этики и т.д. Содержание программ должно включать управление записями с классификацией, регистрацией, планированием, проектированием баз данных, сохранением цифровых записей и т.д. Кроме того, каждая программа должна содержать общие подходы, актуальные во всем мире, и специальные вопросы, которые касаются только создания цифровых записей и поддержания конкретного места их нахождения, истории и законов своей страны и которые являются необходимыми для архивов (помимо архивных законов, законов об авторском праве, свободе информации о частной жизни и т.д.), истории создания записи и учета, истории архивов и архивной литературы, управления архивными учреждениями, управления цифровыми записями, методологии исследований и т. д.
Цифровая среда все чаще демонстрирует, что только полноценное архивное образование может обеспечить адекватное взаимодействие с этой средой. Архивное знание уже не национальное, оно носит глобальный характер и становится все более зависимым от направлений развития технологий и требований рынка. Таким образом, необходимо знать наши собственные архивы, архивные традиции, архивные теории даже лучше, чем раньше, потому что таким образом можно приблизить технологии и рынок к современным потребностям и не потерять свою идентичность.
1. Овчинников С .А., Гришин С.Е. Причины и условия неудач внедрения электронного правительства // Вестник СГСЭУ. 2011. № 4 (38).
2. Овчинников С.А., Коробов А.А. Информационно-политические риски и устойчивость политической системы в условиях демократического транзита // Информационная безопасность регионов. 2012. № 1.
3. Овчинников С.А., Семенов В.П. Проблемы стандартизации, совместимости и взаимодействия власти, бизнес-процессов и граждан в условиях широкого внедрения информационных технологий // Вестник СГСЭУ. 2011. № 2 (36).
4. Овчинников С.А., Тагиев К.Д. Концепции электронного правительства: критический взгляд на идеологию нового государственного управления // Вестник СГСЭУ. 2012. № 3 (42).
5. Овчинников С.А., Трофименко А.В. Зарубежный опыт построения электронного правительства и роль информационной экспертизы в этом процессе // Вестник СГСЭУ. 2011. № 2 (36).
