CC BY
50Решетневскуе чтения. 201S
УДК 004.04
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ НА ПРЕДПРИЯТИИ РАКЕТНО-КОСМИЧЕСКОЙ ОТРАСЛИ
И. С. Филимонов*, Д. В. Егорова, К. А. Желтова
АО «Красноярский машиностроительный завод» Российская Федерация, 660037, г. Красноярск, просп. им. газ. «Красноярский рабочий», 29
*Б-шаЛ; difficultphil@ya.ru
Раскрываются вопросы обеспечения управления документами на предприятии. Рассматривается основная цель делопроизводства и его важные задачи.
Ключевые слова: система электронного документооборота (СЭД), делопроизводство, управление документами.
STRATEGIES FOR THE IMPLEMENTATION OF THE ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM IN THE ORGANIZATION OF THE ROCKET AND SPACE INDUSTRY
I. S. Filimonov*, D. V. Egorova, K. A. Zheltova
АО "Krasnoyarsky Ma^ne-building plant" 29, Krasnoyarsky Rabochy Av., Krasnoyarsk, 660037, Russian Federation E-mail: difficultphil@ya.ru
The article is devoted to the problems of the document management in the organization. The main purpose and important tasks are considered.
Keywords: system of electronic document management, record keeping, document management.
Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых зафиксирована деятельность организации [1].
Под техническим аспектом реализации делопроизводства понимается продуманная политика эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютерными системами обработки информации и средствами связи.
Юридический аспект предусматривает решение правовых вопросов деятельности самой службы, т. е. установления в соответствующих документах её статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами. Этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной нормативной базы, стандартов в части контроля за качеством создаваемых в организации документов.
Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчинёнными и соподчинёнными структурными подразделениями, т. е. создание условий для разделения труда и его специализации, что поможет избавиться от дублирования операций и установить ответственность за выделенные участки работы [2].
Основной целью службы делопроизводства, независимо от её названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению [3]. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач;
1. Постоянное совершенствование форм и методов работы с документами.
2. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами.
3. Сокращение документооборота.
4. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию докумен-тационного обеспечения в организации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства [4].
Информационно-управляющие системы
Схема движения входящих документов
Функции современной службы делопроизводства на предприятии определяются из целей и задач её деятельности и включают полный объём работы, которая выполняется службой. Типовой состав функций следующий:
1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации; внесение в них изменений.
2. Разработка и проектирование бланков документов.
3. Осуществление экспедиционной обработки поступающих и отправляемых документов.
4. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов и выполнение информационно-справочной работы по документам.
5. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.
6. Организация машинописного (компьютерного) изготовления текстов документов, их копирования и оперативного размножения.
7. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.
8. Контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях организации.
9. Повышение квалификации работников службы делопроизводства и архива, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы делопроизводства.
10. Организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы делопроизводства.
По отношению к управленческому объекту:
Документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов [5]. Объем документооборота рассчитывается по формуле:
Уд = 8БХ. + исх. + вх. за определенный период времени (обычно за год).
При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их заверенные копии.
Схема движения входящих документов (см. рисунок) состоит из следующих элементов и этапов: I - руководитель (директор), II - исполнитель (струк-
турное подразделение), a - экспедиционная обработка, b - предварительное рассмотрение, сортировка, c -регистрация, d - распределение (разметка), e - перераспределение (переметка), 1 - корреспонденция, 2 -документы, регистрируемые службой канцелярии, 3 -документы, нерегистрируемые службой канцелярии.
Библиографические ссылки
1. Рогожин М. Ю. Офис-мастер // Приложение к журналу «Справочник секретаря и офис-менеджера». М. : МЦФЭР, 2006. 325 с.
2. Делопроизводство (Организация и технологии до-кументационного обеспечения управления) : учебник для вузов / Т. В. Кузнецова, Л. В. Санкина, Т. А. Быкова и др. ; под ред. проф. Т. В. Кузнецовой. М. : ЮНИТИ-Дана, 2003. 359 с.
3. Демидова А. К., Смирнов Э. Л. Русская коммерческая корреспонденция. М. : Русский язык, 1985.
4. Ларин М. В. Управление документацией и новые информационные технологии. М., 1998.
5. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М. : Госстандарт России, 1998.
References
1. Rogozhin M. Yu. [Office-master]. Spravochnik sek-retarya i ofis-menedzhera. 2006. (In Russ.)
2. Kuznetsova T. V., Sankina L.V., Bykova T.A. Deloproizvodstvo (organizatsiya I tekhnologii dokumen-tatsionnogo obespecheniya upravleniyem) [Record keeping (organization and technologies of documentation support for the management)]. YUNITI-Dana Publ., 2003. 359 p.
3. Demidova A. K., Smirnov E. L. Russkaya kommer-cheskaya korrespondentsiya [Russian commercial correspondence]. Russkiy yazik Publ., 1985.
4. Larin M. V. Upravlenie dokumentatsiyey i novyye informatsionnyye tekhnologii [Documentation management and new information technologies]. 1998.
5. GOST R 51141-98. Deloproizvodstvo i arkhivnoe delo. Terminy i opredeleniya [Record keeping and archival work. Terms and definitions]. Gosstandart Rossii Publ., 1998.
© Филимонов И. С., Егорова Д. В., Желтова К. А., 2018
