CC BY
196Организация празднично-развлекательных мероприятий: технология разработки программы мероприятия
Садохов Андрей Вячеславович,
продюсер, Продюсерский центр "Сатья дас", dmin@satya.com.ua
Статья посвящена рассмотрению особенностей и ключевых составляющих технологии разработки программы мероприятия. В процессе исследования установлено, что успех любого празднично-развлекательного мероприятия зависит от последовательной его организации и соблюдения четкого алгоритма действий. Кроме того, особый акцент сделан на порядке составления тактического рисунка мероприятия и его обязательных элементах. Отдельное внимание уделено часовым рамкам процессов, реализуемых в ходе разработки программы. Также в статье формализована схема-алгоритм составления программы мероприятия, включающая в себя четыре взаимосвязанных элемента. Помимо этого, выделены ключевые вопросы, которые должны быть решены на каждом конкретном этапе разработки программы и ограничения, сопровождающие процесс разработки концепции мероприятия. Кроме того, очерчены ожидаемые результаты, финализирующие завершение этапа разработки программы мероприятия. Ключевые слова: программа, технологии, мероприятие, план, организация.
Особенно важной роль досуга является на современном этапе развития общества из-за того, что оно находится в сложных условиях ломки старых ценностей и формирования новых социальных отношений. Системный кризис, затронувший социальную структуру общества, закономерно привел к изменению социальных ориентиров, переоценке традиционных ценностей, появлению конкуренции на уровне массового сознания [1].
Соответственно в данном контексте особую значимость приобретают процессы организации досуга. Культура проведения массовых мероприятий различна, технические приемы и методы также существенно отличаются. Кроме того, реализуя каждый новый ивент необходимо разрабатывать практически все с нуля. Проведение мероприятия, независимо от продолжительности, количества участников, изменения локации - сложный скрупулезный процесс, который требует тщательного планирования и соблюдения определенной последовательности действий. В то же время, необходимо синхронизировать работу огромной системы, которая состоит из большого количества элементов [2]. Это - ведущие, артисты, гости, хостес, техники, музыканты, охрана, кей-теринг, пиротехники, спонсоры водители, органы государственной власти, и многие другие. При этом, необходимо принимать во внимание тот факт, что элементами этой системы являются люди. А спрогнозировать поведение индивидуума достаточно затруднительно, особенно когда человек находится под влиянием неблагоприятных обстоятельств и в условиях повышенной ответственности.
Итак, успех любого празднично-развлекательного мероприятия в большинстве случаев определяется правильно выбранной технологией и соблюдением алгоритма его разработки, продуманным позиционированием, убедительным месседжем, точным прицеливанием и определением целевой аудитории, а также строгим выполнением реалистичного плана работы по проведению мероприятия.
Само понятие технология разработки программы мероприятия появилось в 60-70-х годах прошлого века, когда большие и малые европейские города подвергались экономическим и демографическим изменениям, что положило начало попыткам интегрировать досуг, развлечения и искусство в различные аспекты культуры.
Сегодня технологии разработки программы мероприятия постоянно развиваются, совершенствуются, вкусы людей меняются, к тому же, как отмечают практики ивент индустрии, нельзя встретить ни одного одинакового задания для проведения события [3].
Учитывая указанное, исследование особенностей технологии разработки программы мероприятия, определение условий ее эффективного использования, а
X X
о
го А с.
X
го т
о
м о
о
см
О Ш
т
X
<
т о х
X
также смыслового содержания обусловливает актуальность темы исследования, которая вызывает большой интерес не только в экспертных кругах, а также среди широких слоев многих других заинтересованных лиц.
Всесторонний анализ проблема организации празднично-развлекательных мероприятий был проведен в трудах В. П. Андрущенко, В. Г. Воронковой, Е. И. Голо-вахи, А. Г. Злобина, С. А. Макеева, В. Л. Оссовского, А. А. Ручки и др.
Изучением вопросов, связанных с развитием и осуществлением ивент-менеджмента, занимались такие отечественные и зарубежные ученые, как: Н.М. Пономарева, Л. Тульчинский, А.Н. Романцов, П.А. Шагайда и др.
Вместе с тем, поскольку организация ивент-меро-приятий становится все более распространенной практикой в разных странах мира, обостряется необходимость обеспечения эффективного их проведения для достижения ожидаемого результата. В случае плохой организации мероприятия могут возникнуть непредвиденные обстоятельства, которые, в свою очередь, негативно повлияют на общие впечатления от события, имидж, репутацию участников и организаторов.
Учитывая указанное, цель статьи заключается в исследовании современных технологий разработки программы мероприятия, определении их содержания и особенностей применения.
Разработка мероприятия представляет собой работу по формированию последовательного алгоритма действий, в результате чего можно решить поставленную задачу. Конечный продукт разработанной программы мероприятия - это режиссерский сценарий и полный пакет документов, который необходим для проведения мероприятия [4].
По сути, технология разработки программы мероприятия предполагает определенный набор инструментов, методов и приемов, которые позволяют наиболее эффективно распределить имеющиеся ресурсы между составляющими (направлениям мероприятия) и по времени (этапы мероприятия). Основа такого распределения задается тактическим рисунком мероприятия, который включает:
- разбиение мероприятия на перечень более детальных событий;
- выбор наиболее значимого направления, которое требует сосредоточения основной массы усилий и ресурсов;
- обоснование этапов проведения мероприятия.
При этом следует отметить, что тактический рисунок
программы мероприятия зависит от трех факторов: масштаб мероприятия и его характер; цели заказчика мероприятия; объем и характер ресурсов, которыми располагает заказчик.
Несмотря на кажущуюся сложность и разнообразие действий при подготовке и реализации ивентов, общие этапы работы все-таки существуют. По мнению автора, можно формализовать определенную схему-алгоритм разработки программы мероприятия, которая состоит из четырех взаимосвязанных элементов.
1. Базовая часть - это этап, на котором формулируются составляющие общей концепции и видения события, в соответствии с целями и исходными ресурсами, имеющимися в наличии. Этот этап - основа дальнейших действий.
2. Планирование и организация мероприятия - это непосредственно комплекс действий, которые будут
направлены на реализацию утвержденного концепта.
3. Проведение мероприятия, которое предусматривает операционную работу организаторов по поддержке желаемого уровня события и реагирования на определенные ситуативные моменты, которые возникают во время него. Следует отметить, что на развлекательно-досуговые мероприятия оказывает очень существенное влияние человеческий фактор. Это, с одной стороны, позволяет лучше приспосабливаться к любой ситуации, которая возникает в процессе работы, однако - с другой, человек сам является катализатором появления таких ситуаций [5].
Для удобства понимания технологии разработки программы мероприятия представляется целесообразным разбить деятельность на определенные временные блоки, а именно: процессы за 14-10 дней до начала события, за несколько дней и накануне (см. рис. 1).
рнрабопш: разработки: ратработн!;
Рис. 1 Схема разработки программы мероприятия
В рамках технологии разработки программы мероприятия 90% времени тратится в сложном переплетении процессов (проектов). Выражениями этой иерархии могут быть: проект (совокупность задач и сумма всех задач, которые могут быть разработаны как проект); процесс (ряд действий с общей направленностью и целью); рабочий пакет (ряд действий, которые могут быть выполнены определенной группой людей); решение задач по частям, конкретные действия.
Так, приведем лишь некоторые составляющие наиболее емкого этапа разработки программы мероприятия:
1. Анализ входной информации и факторов, которые имеют (будут иметь) существенное влияние на проведение мероприятия.
2. Проведение социологических исследований на предмет определения предпочтений потребителей, реального и желаемого наполнения программы мероприятия.
3. SWОT-анализ основных участников мероприятия.
4. Анализ конкурентного окружения, ресурсной и имиджевой базы конкурентов, оценка их динамики.
5. Создание стратегического замысла (сценария) мероприятия и определение его ключевой идеи.
6. Разработка стратегического плана мероприятия, сетевых план-графиков: организационного, масс-медий-ного и полевого.
7. Формулировка основных месседжей и направлений деятельности, разработка плана тактических мероприятий по этапам проведения мероприятия.
8. Создание «скелетных» конструктов под основные составляющие мероприятия.
9. Создание целостной конструкции имиджа мероприятия с учетом проекции желательных черт (преференций потребителей).
10. Тестирование реального и проективного имиджа в фокус-группах и методом углубленного экспертного опроса.
11. Анализ реакции целевой аудитории потенциальных участников мероприятия через инструменты медиа-мониторинга и социологии.
Около 2% времени должно быть отведено на напоминание о событии ключевым участникам, проверку необходимой информации, техники.
8% времени целесообразно потратить на закрытие оплат, информирование приглашенных, печать сопутствующих материалов.
Технология разработки программы мероприятия предусматривает нахождение ответов на следующие вопросы: какой вид мероприятия выбрать?, где лучше провести мероприятие ?, какую аудиторию желательно пригласить?
Ответ на вопрос «С какой целью вы планируется мероприятие?» напрямую связан с мотивами заказчика. Это точка отсчета, которая влияет на основные сообщения, способы коммуникации, выбор локации и тому подобное. На этом этапе разработки программы важнейшая задача -сформулировать цель, максимально четко, понять, какими индикаторами может быть измерено ее достижение. Выбранная цель мероприятия будет иметь непосредственное влияние на все другие аспекты планирования.
Также критически важно представить, кто входит в целевую аудиторию запланированного мероприятия. Необходимо детализировать характеристики каждой из аудиторий. Четкое понимание своей аудитории поможет определить локацию и место проведения, будет способствовать адаптации составляющих мероприятия ожиданиям участников.
Определение даты и локации мероприятия имеет большое значение, ведь, если будет избрано неудобное время или место, ожидаемое количество тех, кто придет, может существенно уменьшиться.
Не менее важным этапом при разработке программы мероприятия является выбор и обоснование концепции мероприятия - это определение главных идей мероприятий и построение всей концепции проведения предстоящего события. При разработке концепции необходимо учитывать ряд ограничений, налагаемых реальностью. Это такие ограничения, как:
- общая выполнимость проекта. Необходимо трезво оценить, возможно ли воплотить все предложенные идеи;
- соответствие ограничениям бюджета. Целесообразно ориентироваться на то, чтобы затраты на проект окупились, или как минимум не превысили выделенный на него бюджет;
- достаточная численность персонала и его квалификация. Необходимо провести оценку достаточности персонала для воплощения идей, проанализировать насколько загруженными являются работники, можно ли их мобилизовать?
- правильный расчет времени. Хватит ли времени на подготовку мероприятия и реализацию всех креативных идей? Время - тоже ограниченный ресурс со своей стоимостью.
Лучше всего, если впоследствии разработанная концепция станет документом, где изложено видение, то, каким должно стать событие.
И, в завершение, представляется целесообразным отметить, что должно быть результатом успешного применения технологии разработки программы мероприятия: определение цели мероприятия; наличие сформированного понимания измеримых показателей, которых
желательно достичь; описание целевой аудитории; наработанные рекомендации по выбору времени и места проведения мероприятия; проведение аудита ресурсов (финансовых, человеческих и т.д.); выбор типа мероприятия; разработка видения; определение кто будет главными участниками, а кто дополнительными.
В целом, если программа мероприятия составлена успешно, есть финансирование и поддержка и оно гипотетически может быть интересным для аудитории, значит необходимо переходить к следующим этапам, которые сосредоточены на технической подготовке.
Литература
1. Key Concepts in Event Management / Bernadette Quinn. Los Angeles: SAGE, 2013. - 287 р.
2. Research methods for arts and event management / A.J. Veal and Christine Burton. arlow, United Kingdom: Pearson, 2014. - 520 р.
3. Шеншина Т.И. Ивент-менеджмент как средство продвижения культурно-досуговых услуг // Теория и практика современной науки. 2018. №8. С. 93-95.
4. Балакина Ю.Ю. Организация и проведение специального мероприятия «встреча с интересным человеком» как пример ивент-мероприятия // Экономика и предпринимательство. 2018. №11(100). С. 629-632.
5. International event management: bridging the gap between theory and practice / Hugues Seraphin and Maximiliano Korstanje, editors. New York: Nova Science Publishers, 2018 - 263 р.
Organization of festive and entertainment events: technology
for developing an event program Sadokhov A.V.
Production company "Satya das"
The article is devoted to the consideration of the features and key components of the technology for developing the program of the event. The study found that the success of any holiday entertainment depends on its consistent organization and compliance with a clear algorithm of actions. In addition, special emphasis is placed on the procedure for compiling a tactical drawing of the event and its mandatory elements. Special attention is paid to the hourly framework of the processes implemented during the development of the program. The article also formalizes the scheme-algorithm for compiling the program of the event, which includes four interrelated elements. In addition, key issues that should be resolved at each specific stage of program development and the limitations that accompany the process of developing the concept of the event are highlighted. In addition, expected results finalizing the completion of the event development phase are outlined. Keywords: program, technology, event, plan, organization.
References
1. Key Concepts in Event Management / Bernadette Quinn. Los
Angeles: SAGE, 2013 .-- 287 p.
2. Research methods for arts and event management / A.J. Veal
and Christine Burton. arlow, United Kingdom: Pearson, 2014 .-- 520 p.
3. Shenshina T.I. Event management as a means of promoting
cultural and leisure services // Theory and practice of modern science. 2018. No8. S. 93-95.
4. Balakina Yu.Yu. Organization and holding of a special event
"meeting with an interesting person" as an example of an event event // Economics and Entrepreneurship. 2018. No. 11 (100). S. 629-632.
5. International event management: bridging the gap between theory
and practice / Hugues Seraphin and Maximiliano Korstanje, editors. New York: Nova Science Publishers, 2018 - 263 p.
X X О го А С.
X
го m
о
м о
to
