Организация контроля исполнительной документации на объектах строительства Текст научной статьи по специальности «Строительство и архитектура»

УДК 69.009

ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ НА ОБЪЕКТАХ СТРОИТЕЛЬСТВА

Неровная Юлия Александровна, магистрант;

ФГБОУ ВО «Национальный исследовательский Московский государственный строительный университет», Москва, Российская Федерация

Аннотация: В данной статье освещаются основные особенности введения исполнительной документации Сдача качественно выполненной исполнительной документации в срок на сегодняшний день продолжает оставаться одним из самых проблематичных аспектов для подрядной строительной организации Как правило, сложности появляются в очередной отчётный период перед закрытием выполнения и подписанием контрольных смет у технического заказчика. В связи с этим возникает необходимость введения мер по организации контроля исполнительной документации, основной задачей которых является разработка вариантов форм учётных документов. В статье представлен перечень первичных документов, на основе которых создаётся исполнительная документация. Также акцентированно внимание на процедуре ведения контроля данных и устранению ошибочных отклонений по наиболее распространённым в практике инженеров случаям. Для достижения поставленной цели приведено прецедентное моделирование контролируемых событий с наглядной иллюстрацией некоторых случаев, а также примерами мер по устранению возникших отклонений. Данные операции, выполняемые на начальных стадиях ведения исполнительной документации, позволяют значительно упростить инженерно-техническому работнику процессы подготовки, учёта и как следствие дальнейшей сдачи

Ключевые слова: строительно-монтажные работы; исполнительная документация; технический заказчик; контрольные сметы; производственно-технический отдел; акты освидетельствования скрытых работ; акты освидетельствования ответственных конструкций; контроллинг.

ORGANIZATION OF CONTROL OF EXECUTIVE DOCUMENTATION

AT CONSTRUCTION SITES

Nerovnaya Yulia Alexandrovna, master's student;

MSUCE, Moscow, Russia

Abstract: This article highlights the main features of the introduction of Executive documentation. Delivery of high-quality Executive documentation on time, today, continues to be one of the most problematic aspects for a construction contractor. As a rule, difficulties appear in the next reporting period before closing the execution and signing control estimates for the technical customer. In this regard, there is a need to introduce measures for the organization of control of Executive documentation, the main task of which is to develop options for forms of accounting documents. The article presents a list of primary documents that are used for creating Executive documentation. It also focuses on the procedure for conducting data control and eliminating erroneous deviations in the most common cases in the practice of engineers. To achieve this goal, a case-based simulation of controlled events is provided with a clear illustration of some cases, as well as examples of measures to eliminate the resulting deviations. These operations performed at the initial stages of maintaining Executive documentation can significantly simplify the processes of

preparation, accounting, and as a result, further delivery to the engineer. Keywords: construction and installation works; Executive documentation; technical customer; control estimates; production and technical Department; acts of inspection of hidden works; acts of inspection of responsible structures; controlling.

Для цитирования: Неровная, Ю. А. Организация контроля исполнительной документации на объектах строительства / Ю. А. Неровная. - Текст : элекстронный // Наука без границ. - 2020. - № 5 (45). - С. 96106. - URL: https://nauka-bez-granic.ru/№-5-45-2020/5-45-2020/

For citation: Nerovnaya Yu.A. Organization of control of executive documentation at construction sites // Scince without borders, 2020, no. 5 (45), pp. 96-106.

Исполнительная документация (ИД) представляет собой пакет документов, оформленных в ходе производства строительно-монтажных работ (СМР) согласно проекту и отражающих юридически: ответственных согласующих лиц, соответствие проведённых работ техническим регламентам, контроль качества и факт выполненных работ.

Это не только рабочие чертежи «как построено» или акты освидетельствования скрытых работ (АОСР) и акты освидетельствования ответственных конструкций (АООК), но и большое количество других бумажных носителей, по которым необходимо вести контроль и учёт, в том числе: строительные журналы, паспорта и сертификаты соответствия, декларации о качестве строительной продукции, протоколы и заключения лабораторных испытаний, геодезические исполнительные схемы и др.

С точки зрения контроллингового проекта в области информационно-организационного сопровождения исполнительной документации, подрядчик не должен допустить критических показателей по проекту, например, таких отклонений, как отклонения по времени At (сроки предоставления ИД, прописанные по договору подряда), а также объёмов выполненных AV СМР (объёмы работ, по актам о приемки работ, подтверждённые предоставленной ИД) [1].

Основные трудности, ведущие к увеличению сроков подготовки ИД и возникновению риска несвоевременной её сдачи генподрядчику, с которыми приходится сталкиваться ответственным исполнителям, как правило, инженерам производственно-технического отдела (ПТО) в подавляющем большинстве строительных организаций:

1) несоблюдение требований по заполнению строительных журналов производителями работ;

2) ошибки в отчётах, пропуск конструкций, заявленных к испытаниям со стороны лаборатории;

3) периодические изменения требований по оформлению к ИД у новых подписантов;

4) включение новых позиций в желаемую КС со стороны заказчика, при том, что данный конструктив может быть физически не выполнен в текущем отчётном периоде и относиться к следующему согласно графику производства работ (ГПР) [2].

Всё это необходимо постоянно отслеживать, контролировать, чтобы не допустить замедление процесса передачи исполнительной документации генподрядчику и предотвратить угрозу срыва выплаты денежных средств в текущем периоде. И это далеко не самый полный перечень случаев, встречаемых в практике инженерно-технических работников, ответственных за введение ИД.

А если техническим заказчиком является не коммерческая организация, а представитель муниципальных органов, то процедура передачи ИД усложняется в разы: это связано с высокими требованиями, предъявляемыми к содержанию и оформлению, а также большим количеством сторон, принимающих участие в подготовке, подписании, сдачи и приёмки ИД.

Таким образом, у ПТО подрядной организации возникает необходимость в создании форм учётных документов, по которым станет возможным осуществлять непрерывный контроль в информационных данных, которые могут вызвать отклонение от проектных сроков и объёмов СМР: документация материально-технического обеспечения, учёт данных журналов производства работ, осуществление запроса на необходимые лабораторные испытания с последующей проверкой на предмет ошибок в заключениях и протоколах от инженеров лаборатории, сравнение объёмов геодезических исполнительных схем с реально выполненными объёмами работ, заявленными генподрядчиком и мн. др. [3-5].

Так в чём же именно заключается суть контроллингового процесса в ведении ИД, в т. ч. АОСР и АООК?

Инженер ПТО в течение всего отчётного периода собирает от всех участников строительства информацию на различных бумажных и электронных носителях, которая необходима ему для составления актов. Приведём приблизительный список первичной документации на основе, которой инженером по ИД собирается комплект АОСР, АООК по общестроительным бетонным работам:

1. Рабочая документация с учётом

изменений проекта.

Является основой для любых данных по актам скрытых работ, в каждом соответствующем разделе прописаны все расходы материалов, дана подробная графическая информация по расположению, монтажу узлов конструкций и устройству любых конструктивных элементов, также прописаны требования к проведению лабораторных испытаний, указаны все ссылки на техническую нормативную документацию и мн. др..

2. График производства работ на текущий периода.

По ГПР, согласованному с генподрядчиком, инженер ИД может осуществить первые намётки по плану сдачи текущего отчётного периода, а также сориентироваться по задуманным срокам и объёмам, подаваемым в КС. Однако более точную информацию он сможет получить к середине отчётного периода, когда уже фактически будет выполнена большая часть СМР.

3. Общий журнал работ (ОЖР).

4. Журнал бетонных работ (ЖБР).

По этим журналам определяются

фактические периоды производства работ, а также прописываются участки (координаты: оси и отметки) возводимых конструкций. Журнал бетонных работ дублирует по датам и координатам данные ОЖР, а также даёт более полную информацию по бетонированию (номера паспортов бетона, объём залитого бетона и др.).

5. Геодезические исполнительные схемы.

Основная задача исполнительных схем - обозначение выполненного участка и затраченного объёма материалов, а также отражение фактического положения отклонений от про-

ектных значений, которые должны быть в нормируемом допуске выполненной конструкции.

6. Журнал входного контроля (ЖВК).

Журнал позволяет по датам поступления на строительную площадку отследить тот или иной документ о качестве строительных материалов, применяемых в работе.

7. Документы о качестве применяемых материалов.

Паспорта и сертификаты должны подтверждать соответствие материалов, доставленных на объект, материалам, прописанным в проектных ведомостях расхода материалов.

8. Лабораторные заключения.

На основе этих документов инженер ПТО производит анализ и сопоставление данных: по соответствию дат и расположению в осях и отметках конструкций проверяет технические характеристики и сроки действия документов о качестве материалов, отслеживает все изменения, вышедшие в рабочей документации. Затем происходит заполнение форм АОСР, АООК внесением в них собранных данных, после чего их необходимо передать на рассмотрение с дальнейшим подпи-

Лабораторные испытания проводятся с целью подтверждения качества выполненных конструкций согласно проекту (по прочности бетона, адгезии гидроизоляции, механических испытаний арматурных изделий, ультразвуковой контроль сварных соединений и др.)

9. Приказы на ответственных лиц.

В приказах прописывается, с какого числа назначается согласующий подписант, и зона его ответственности.

Всю вышеперечисленную первичную документацию инженеру по ИД обязаны предоставить ответственные лица, задействованные в строительстве. (табл.1).

санием всем согласующим сторонам. Далее весь подписанный комплект оформляется и передаётся генподрядчику, который в свою очередь предоставляет документацию заказчику. Таким образом, схема этапов документооборота принимает вид, представленный на рис. [6-8].

Однако зачастую наличие всех предоставленных необходимых источников информации (факт) ввиду человеческого фактора и большого числа участников инвестиционно-строи-

Таблица 1

Лица, ответственные за заполнение и продвижение первичной документации

Лицо, ответственное за ведение и продвижение первичных документов Вид первичной документации

Ведущий прораб, начальник участка от субподрядчика Общий журнал работ, ЖБР, ЖВК

Начальник участка от генподрядчика ГПР, приказы на ответственных лиц

Отдел материально-технического обеспечения, кладовщики Паспорта, сертификаты, документы о качестве

Инженер-геодезист Исполнительные схемы

Лаборанты Заключения лаборатории

тельного процесса совсем не гарантирует их подлинность и соответствие плановым критериям. Именно эти отклонения в ходе контроля должен

выявлять и устранять инженер ПТО как субъект управления, чтобы вовремя составить и сдать ИД (объект управления).

Подписание

Вт -

Передача

Оформление

Рисунок - Этапы введения исполнительной документации

Однако зачастую наличие всех предоставленных необходимых источников информации (факт) ввиду человеческого фактора и большого числа участников инвестиционно-строительного процесса совсем не гарантирует их подлинность и соответствие плановым критериям. Именно эти отклонения в ходе контроля должен выявлять и устранять инженер ПТО как субъект управления, чтобы вовремя составить и сдать ИД (объект управления).

Основные критерии, которые должны совпадать, - это соответствие по срокам, качеству, объёму и наличию данных.

Именно за отклонениями этих показателей должен следить инженер ИД.

Рассмотрим последовательность этапа формирования данных ИД и смоделируем несколько прецедент-

ных случаев, на основе которых будут предложены и проиллюстрированы возможные варианты форм ведения контроля по отклонениям показателей и прописаны необходимые организационные меры по разрешению данных отклонений. Итак, процесс формирования и контроля ИД по бетонным работам воспроизводится в следующем порядке:

1) Изучение общего журнала работ за текущий отчётный период, выяснение разновидности и количества работ, а также дат, в которые данные работы велись. Особенно важно выяснить дату начала и окончания работ, т.к. непосредственно они будут отражены в акте;

2) Затем вынесение количества забетонированных конструкций на отдельный лист (бланк) и нахождение

дат, взятых по общему журналу, в ЖБР. Даты должны совпадать.

Возможные организационные отклонения: Несоответствие дат.

Влияние отклонений на формирование АОСР(АООК): Неопределённость начала или окончания работы.

Мероприятия по устранению организационных отклонений:

• Запрос у производителей работ графических схем бетонирования, где отображены участки и даты заливки.

• При выявлении ошибки назначить исправление записей по данным журналам.

3) Выяснение класса бетона и учёт объёмов заливки бетона, произведённой в конкретный день по ЖБР, сравнение с объёмами и прочностными характеристиками бетона, прописанными в паспортах на бетонную смесь;

Возможные организационные отклонения:

• Несоответствие дат, например, заливка прописана одной датой 12.12.19 г., а по паспортам фактически бетон лился в ночь с 12.12.19 г. на 13.12.19 г.;

• Отклонение по объёмам, прописанным по проекту и реально залитым по данным паспортов;

Влияние отклонений на формирование АОСР(АООК):

• Если отклонение по несоответствию дат выявить не сразу, то на основе ошибочных данных будет сделана заявка на проведение лабораторных испытаний по промежуточному контролю прочности железобетонной конструкции. Таким образом, в заключении от лаборатории будет указан фактический набор прочности на 7 сутки от 12.12.2019 г., а бетон от 13.12.2019 г. учтён не будет, что даст основание для авторского надзора не

принять конструкцию и не подписывать готовый АОСР;

• В свою очередь, отклонения по кубатуре залитого бетона могут стать причиной несовпадения данных в спецификации объёмов, подаваемых геодезистом на основании фактически произведённой тахеометрической съёмки.

Мероприятия по устранению организационных отклонений:

• Своевременная проверка паспортов по дате и объёму перед подачей заявки на лабораторные испытания;

• Суммарная проверка данных паспортов по объёму залитого бетона, сопоставление с геодезической съёмкой с их дальнейшим внесением в реестры ИД;

4) Подача заявки на проведение соответствующих испытаний по каждому виду работ;

Возможные организационные отклонения:

• Несоответствие запрашиваемых координат конструкций (по осям и отметкам), а также дат (например, заливки бетона) с представленными в отчётах, ошибки в изображениях схем мест проведения испытаний.

Влияние отклонений на формирование АОСР(АООК):

• Расхождение фактических данных, представленных в актах с показаниями отчётов, которые должны дублировать и подтверждать эти данные.

Мероприятия по устранению организационных отклонений:

• Оперативный контроллинг данных, полученных от лаборатории, сопоставление планового запроса по заявке и фактических данных, представленных в протоколах и отчётах.

5) Определение актуальных изменений по проекту.

Возможные организационные отклонения:

• Несоответствие проектного изменения периоду, в который производилась работа.

Влияние отклонений на формирование АОСР(АООК):

• Указанное в актах неактуальное изменение рабочей документации может стать основанием для отказа в подписании представителем проектной организации, т.к. данное отклонение является сигналом о несоответствии произведённых работ обновлённым проектным данным, например, увеличения расхода материалов.

Мероприятия по устранению организационных отклонений:

• Определив период производства работы (начало-конец), необходимо открыть рабочую документацию и найти подходящее изменение, в котором дата в печати «в производство» будет соответствовать периоду, обозначенному в акте.

Наглядно проиллюстрируем процедуру контроля по прецедентным отклонениям п. 3 и п. 4:

Контроль данных лабораторных отчётов.

Рассмотрим заполнение возможных форм учёта входной информации на условном примере. Вначале заполняем данные согласно заявке на выезд для проведения испытаний, затем вводим данные, полученные из отчётов, и сравниваем, где были допущены отклонения (табл. 2).

Так, например, по данным табл. 2 видно, что при проведении промежуточного контроля прочности бетона на 7 сутки внутри отчётов от лаборатории были допущены следующие

ошибки:

• Неверно указана отметка плиты перекрытия в отчёте № 12 от 09.12.2019г. Вместо плановой 22.650 указана 22.550, что не соответствует проектным данным и действительности;

• Неверно указаны оси, бетонируемых вертикальных конструкций в отчёте № 13 от 10.12.2019 г. Вместо плановых 4с-6с/А-В указано 4с-5с/А-В, что не соответствует реальным координатам.

Меры по устранению отклонений: необходимо осуществить письменное обращение инженеру-лаборанту с просьбой устранить выявленные в ходе контроллинга замечания.

Контроль объёмов произведённых работ.

Проводится сопоставление планового объёма по графику производства работ и двух фактических значений, которые не могут быть меньше планового, при этом данные, полученные в ходе геодезических измерений должны быть максимально приближены к проектным, в то время как объём бетона, учтенный по паспортам, взятым из ЖБР, может быть значительно больше, чем в исполнительной схеме (табл. 3). Это объясняется тем, что объём по одному паспорту, может уйти в несколько конструкций.

По данным таблицы 3 выявлено следующее заключение:

• В акте № 1ПП-(С2)-ВЛ163 от 15.12.2019 г. все отклонения находятся в допустимых пределах;

• В акте № 2ВК-(С2)-ВЛ163 от 20.12.2019 г. отклонение объёмов по геодезической исполнительной схеме является недопустимым, из чего следует вероятность ошибочных измерительных операций, осуществленных геодезистом.

Контроллинг набора прочности бетона и данных лабораторных заключений

Таблица 2

Декабрь

Контр-мые данные Номер, дата документа Набор прочности Название Координаты конструкции Дата бетонирования Дата проведения ПН ВТ ср чт пт сб ВС ПН ВТ ср

конструкции испытаний 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

7сут. 28 сут. Отметка Оси 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

Данные по заявке (план) от 07.12.2019 + Плита перекрытия 22,650 1с-3с/ А-В 02.12.2019 09.12.2019 Б. 7

Данные отчётов (факт) № 12 от 09.12.2019 + Плита перекрытия 22,550 1с-3с/ А-В 02.12.2019 09.12.2019 Б. 7

Данные по заявке (план) от 08.12.2019 + Вертик.-ые констр.-ии 22,650 4с-6с/ А-В 03.12.2019 10.12.2019 Б. 7

Данные отчётов (факт) № 13 от 10.12.2019 + Вертик.-ые констр.-ии 22,650 4с-5с/ А-В 03.12.2019 10.12.2019 Б. 7

т п

I г п ь

Таблица 3

Контроллинг объемов производимых работ

Номер акта, дата составления Наим. констр., коорд. В осях, отм., секция Декабрь

Vраб. по ГПР (план) Vраб. по исп. сх. (факт) Vраб. по паспортам. (факт)

№ 1 ПП-(С2)-ВЛ163 от 15.12.2019 Плита перекрытия в осях 1с-9с//А-Ж/1 на отм. +22.650, 2секция 75,86 м3 75,9 м3 78 м3

№ 2 ВК-(С2)-ВЛ163 от 20.12.2019 Вертикальные конструкции в осях 1с-9с//А-Ж/1 на отм.+22.650, 2 секция 41,54 м3 38,6 м3 43 м3

№ 3 ПП-(С1)-ВЛ163 от 22.12.2019 Плита перекрытия в осях 1с-9с//А-Ж/1 на отм. +22.650, 1секция 68,3 м3 69,5 м3 65 м3

По данным табл. 3 выявлено следующее заключение:

• В акте № 1ПП-(С2)-ВЛ163 от 15.12.2019 г. все отклонения находятся в допустимых пределах;

• В акте № 2ВК-(С2)-ВЛ163 от 20.12.2019 г. отклонение объёмов по геодезической исполнительной схеме является недопустимым, из чего следует вероятность ошибочных измерительных операций, осуществленных геодезистом.

Меры по устранению отклонений: Повторная съёмка и перепроверка инженером-геодезистом фактического положения конструкций, устранение ошибочных данных.

• В акте № 3ПП-(С1)-ВЛ163 от 22.12.2019 г. отклонение по суммарно-

му объёму паспортов свидетельствует о неучтённом объёме в размере 5м3.

Меры по устранению отклонений: Запрос у отдела материально-технического обеспечения всех паспортов на бетон на дату, соответствующую бетонированию плиты перекрытия, поиск недостающего паспорта, затем приложение его к основному комплекту паспортов.

Таким образом, ведение любых аналогичных процедур по контролю исполнительной документации позволяет инженеру выявлять возникшие отклонения ещё на начальных этапах. Это даёт возможность оперативного вмешательства и предотвращения ряда рисков, способствующих несвоевременной сдаче.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Летчфорд, А. Н. Исполнительная документация в строительстве: справочное пособие / А. Н. Летчфорд, В. А. Шинкевич. - СПб. : ФСК, 2011. - 111 с. - Текст : непосред-

ственный.

2. РД-11-02-2006. Требования к составу и порядку ведения исполнительной документации при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объектов капитального строительства и требования, предъявляемые к актам освидетельствования скрытых работ, конструкций, участков сетей инженерно-технического обеспечения. - Текст : электронный // Электронный фонд правовой и нормативно-технической документации : [сайт]. - 2006. - URL: http://docs.cntd.ru/document/902023790

3. Соколов, Г. К. Технология и организация строительства / Г. К. Соколов - М. : Academia, 2018. - 124 c. - Текст : непосредственный.

4. Герасимова, Л. Н. Роль учетных механизмов в управлении инновационной деятельностью организации / Л. Н. Герасимова. - Текст : непосредственный // Финансовый вестник: финансы, налоги, страхование, бухгалтерский учет. - 2012. - № 12. - С. 11.

5. Герасимова, Л. Н. Интегрированная бухгалтерская отчетность: преимущества и перспективы развития в России / Л. Н. Герасимова. - Текст : непосредственный // Аудит и финансовый анализ. - 2014. - № 4. - С. 33-36.

6. Фольмут, Х. Й. Инструменты контроллинга от А до Я / Х. Й. Фольмут. - М : Наука, 2016. - 288 с. - Текст : непосредственный.

7. Герасимова, Л. Н. Современные тенденции формирования консолидированной отчетности группы компаний / Л. Н. Герасимова. - Текст : непосредственный // Финансовая аналитика: проблемы и решения. - М. : 2014. - № 13(199). - С. 11-12.

8. Герасимова, Л. Н. Совершенствование учета финансовых инструментов как направление развития инфраструктуры экономического роста / Л. Н. Герасимова, Е. А. Середюк. - Текст : непосредственный // Аудит и финансовый анализ. - 2011. -№ 4. - С. 41-47.

REFERENCES

1. Letchford A. N., Shinkevich V. A. Ispolnitelnaya dokumentaciya v stroitelstve: spravochnoe posobie [Executive documentation in construction: reference guide]. Saint Petersburg, FSK, 2011, 111 p.

2. RD-11-02-2006. Trebovaniya k sostavu i poryadku vedeniya ispolnitelnoj dokumentacii pri stroitelstve, rekonstrukcii, kapitalnom remonte obektov kapitalnogo stroitelstva i trebovaniya, predyavlyaemye k aktam osvidetelstvovaniya skrytyh rabot, konstrukcij, uchastkov setej inzhenerno-tekhnicheskogo obespecheniya [ RD-11-02-2006. Requirements for the composition and procedure for maintaining Executive documentation for construction, reconstruction, and major repairs of capital construction projects, and requirements for certificates of inspection of hidden works, structures, and sections of engineering and technical support networks].

3. Sokolov G.K. Tekhnologiya i organizaciya stroitelstva [Technology and organization of construction]. Moscow, Academia, 2018, 124 p.

4. Gerasimova L.N. Rol uchetnyh mekhanizmov v upravlenii innovacionnoj deyatelnostyu organizacii [The role of accounting mechanisms in the management of innovative activities of the organization]. Finansovyj vestnik: finansy, nalogi, strahovanie, buhgalterskij uchet, 2012. no. 12, p. 11.

5. Gerasimova L.N. Integrirovannaya buhgalterskaya otchetnost: preimushchestva i perspektivy razvitiya v Rossii [Integrated accounting: advantages and prospects of development in Russia]. Audit i finansovyj analiz, 2014. no. 4. pp. 33-36

6. Falmouth H.Y. Instrumenty kontrollinga ot A do YA [Controlling instruments from A to Z]. Moscow, Nauka, 2016, 288 p.

7. Gerasimova L.N. Sovremennye tendencii formirovaniya konsolidirovannoj otchetnosti

gruppy kompanij [Modern trends in the formation of consolidated financial statements of the group of companies]. Finansovaya analitika: problemy i resheniya, 2014. no. 13(199). pp. 11-12.

8. Gerasimova L.N., Seredyuk E.A. Sovershenstvovanie ucheta finansovyh instrumentov kak napravlenie razvitiya infrastruktury ekonomicheskogo rosta [Improving accounting of financial instruments as a direction of development of economic growth infrastructure]. Audit i finansovyj analiz, 2011. no. 4. pp. 41-47.

Материал поступил в редакцию 07.05.2020

© Неровная Ю.А., 2020