CC BY
6УДК 338.24
Морозов Олег Анатольевич, канд. экон. наук, доцент. (e-mail: elion2004@ya.ru)
Высшая школа технологии и энергетики СПбГУПТД, г.Санкт-Петербург, Российская Федерация
ОРГАНИЗАЦИЯ И ВЕДЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА В КОМПАНИИ
Аннотация. В данной статье рассматриваются общие подходы к ведению, цель и задачи управленческого учета в компаниях. Анализируются вопросы внедрения и развития системы, выбора сервиса и автоматизации всех процессов управленческого учета. Представлены преимущества и недостатки использования в целях ведения учета Google-таблиц и программ 1С. Приведены другие программы для автоматизации управленческого учета.
Ключевые слова: учет, отчет, автоматизация, бизнес-процесс, Google-таблица, программа 1С.
Минимизация затрат и повышение прибыльности - ключевая задача любого бизнеса, так как инвестиции в убыточное предприятие - дело неблагодарное. Более того, работа каждого структурного подразделения компании, как правило, направлена на повышение эффективности и минимизацию расходов. При этом далеко не всегда руководитель, который обычно неплохо разбирается в бизнес-процессах своей компании, имеет экономическое образование и потому ему подчас не до конца бывает понятно:
- все ли в порядке с бизнесом с точки зрения его финансового состояния;
- имеется ли реальная прибыль и сколько в проекте собственных средств;
- правильно ли бухгалтерия ведет учет и количество сотрудников достаточно для осуществления необходимых функций.
Обращаясь к бухгалтеру, руководитель желает получить исчерпывающие ответы на вопросы о фактических, плановых или прогнозных данных о деятельности в разрезе всех его структурных единиц, ведь именно он владеет информацией, готовит и сдает отчеты. Но на самом деле отчетные данные бухгалтера могут ничего не сказать о реальном состоянии бизнеса. Бухгалтерские отчеты отражают данные, ориентированные на прошлое, так как бухгалтерия работает с событиями, которые уж случились (оприходованы материалы от поставщика, отгрузили товар клиенту, взяли кредит, выплатили зарплату сотрудникам и т.д.). [1,с.48]
Бухгалтеры в силу своих профессиональных обязанностей вынуждены больше заниматься налоговым и финансовым учетом, а потому они вряд ли способны предсказать даже объем выручки в следующем месяце, пото-
му что эта информация зависит от многих факторов о которых этот специалист не знает. [2,с.235]
Чтобы контролировать все активные процессы и принимать оптимальные решения, бизнес внедряет систему управленческого учёта, который иначе называется внутренним учетом. Главная задача, которая стоит перед учётом — дать управленцам полные и объективные знания о том, как обстоят дела в организации. Он представляет собой процесс сбора, оформления, распределения и анализа сведений о деятельности компании с целью нивелирования предпринимательских рисков и принятия оптимальных управленческих решений. [3]
Говоря иначе, цель управленческого учёта - видение реального состояния бизнеса на определённый момент и предоставление руководству исчерпывающей информации о причинах убытков и «слабых мест» организации, оптимизации расходов и контроле происходящих бизнес-процессов. Благодаря тому, что этот учет в средних и крупных компаниях ведут специалисты финансовых отделов систематически, регулярно так, как удобно менеджерам (в любой программе, в разных форматах данных), то собственники и руководители всегда в курсе реального состояния дел в компании и это помогает им сосредоточиться на главных проблемах.
При этом учитываются все показатели деятельности в статике или динамике, анализируются ключевые факторы, влияющие на компанию, текущие или завершенные финансово-хозяйственные процессы: от прибылей/убытков, финансовых потоков, товарно-материальных ценностей до текучести кадров, направлений развития компании и уровня удовлетворённости клиентов продуктами, услугами и заботой о них.
Рисунок 1. Задачи управленческого учета [4]
В управленческом учете как инструменте принятия эффективных решений в бизнесе, задачи которого проиллюстрированы на рис.1, существуют три базовых управленческих отчёта:
■ отчёт о движении денежных средств,
■ о финансовых результатах,
■ баланс.
Работать с этими отчётами можно в разных программах. Одним достаточно будет ведение учета в таблицах Excel, другим потребуется специальная программа. [5,с.19]
Если процессы в управленческом учете не выстроены надлежащим образом, то не стоит торопиться с выбором сервиса и автоматизации всех процессов учета. Дело в том, что настройка программы, доработка под конкретные бизнес-процессы, обучение сотрудников работе в этой программе часто отнимает много времени и средств, а поспешное решение приводит к бесконечным переходам из одной программы в другую, на что уйдет ещё больше трат времени, средств и сил.
Для начинающих специалистов финотдела подойдет не покупка программы по управленческому чету, а бесплатный и простой интерфейс Google-таблиц. Кроме того, в свободном доступе в сети можно найти готовые шаблоны основных отчётов. Преимуществом выбора данной формы ведения управленческого учета является факт одновременного использования в работе одних и тех же документов несколькими сотрудниками отдела, наличие возможности связать несколько документов, поиска и исправления ошибок, автоматического обновления данных.
Однако таблицы не всегда подходят даже на начальном этапе. Например, если у компании коммерческая сфера деятельности, где большая номенклатура товаров, то лучше сразу приобрести и подключить программу, например, «1С: Мой склад», а весь остальной учёт можно по-прежнему ввести в таблицах. Если говорить о подходящем спектре программ по ведению управленческого учета, то у 1С довольно их несколько. Так, для малого бизнеса чаще всего подходит «1С: Управление нашей фирмой» («1С: УНФ»), для торгового предприятия - «1С: Комплексная автоматизация», более крупный бизнес часто используют «1С: ERP Управление предприятием».
Кроме линейки продуктов 1С, которые охватывают несколько десятков отраслей деятельности, существуют и другие программы, наиболее известные из которых План-Факт, Финтабло, Адеск, БитФинанс. Все они облачные простые в использовании и включают графики и диаграммы, что очень удобно для анализа. Некоторые из них умеют взаимодействовать с другими сервисами, например, из 1С: Мой склад данные автоматически попадают в Финтабло. [6]
В таблице 1 представлена сравнительная характеристика Google-таблиц и программ 1 С.
Таблица 1 - Сравнение использования Google-таблиц и программ 1С _в целях ведения управленческого учета_
Хар актерис шка Go о г1е-таблиц Хар актерис шка программ 1С
Пр е имуще ства Недостатки Преимущества Недостатки
Использование облачного пространства для хр анения данных и организации документооборота Google Габлпдыне раб отают над до б явлением функций р асшир енного анализа данных в инструмент В сжатые сроки можно адаптировать и доработать программу7 под себя, используя конфигуратор Недостаточный уровень безопасности, необходимость плаппъ за обновления, сложность внедрения.
Пр остой и понятный инструмент, способный организовать учет под специфические особенности бизнеса Необходимость знаний формул, чтобы грамотно работать в Таблицах и случайно не удалить в них ф ормупы Доступ к нормативно-прав оеым документам, кас ающимся учета и утр авления предприятием Программа 1С требует внимание и ресурсы, а значит уменьшение количества потенциальных пользователей, поскольку7 лишние затраты не всегда подходят малому7 бизнесу
Данные хранятся на сервер as Go ogle, что надежнее, чем хр анение данным на ПЕС с возможностью ограничения доступа Сложность в объемом данных, так как информации может быть очень много. Возможность получения консультаций у7 ау7диторов и специалистов-практиков по поводу7 внедрения и эксплуатации 1С Для формирования отчетов требуется выгружать данные е таблицы, считать и создавать отчеты. Уменьшение количества по генцпальных пользов ателей 1С_ поскольку7 лишние затраты не
Таблицы созданы для расчетов и анализа данных. Зная не сколько формул, можно легко произвести объединения массивов н преобразование данных в понятую боому Предо статочное количе ство встр о енных механизмов для формироЕ анпя интерактивных документов Постоянная доработка 1С -не о бр ап1мьш пр оцесс. тр е буется иметь постоянные с подрядчиками для совершенствования и "рошясапа системы
Таким образом, несмотря на преимущества и недостатки использования Google-таблиц, которые можно адаптировать под свой учет, программ 1С и прочих программ для ведения управленческого учёта, для минимизации недостатков каждой из них, работе в удобной информационной среде и достижения финансового роста рекомендуется использование комбинации данных сервисов. В конечном счете, это поможет руководителям выстроить оптимальную стратегию развития компании, основываясь на объективных данных.
Список литературы
1. Котельникова Н.В., Морозов О.А. Параметры сравнения российских федеральных стандартов бухгалтерского учета и международных стандартов финансовой отчетности. // Вестник Санкт-Петербургского государственного университета технологии и дизайна. Серия 3: Экономические, гуманитарные и общественные науки. 2021. № 2. С. 47-51.
2. Морозов О.А., Луппиан М.Н. Оценка профессиональных качеств бухгалтера при приеме на работу// Бухгалтерский учет, анализ и аудит: история, современность и перспективы развития. материалы XVII международной научной конференции. Санкт-Петербург, 2023. С. 233-239.
3. Управленческий учёт: организация, методы ведения и основные задачи. [Электронный ресурс]. Режим доступа: https://clck.ru/34jtAS (дата обращения 18.06.2023).
4. Управленческий учёт: организация, методы ведения и основные задачи. [Электронный ресурс]. Режим доступа: https://clck.ru/34jwb2 (дата обращения 18.06.2023).
5. Учет и анализ. Морозов О. А., Шмулевич Т.В. Учебно-методическое пособие для самостоятельной работы студентов / Санкт-Петербург, 2018.
6. Какой сервис управленческого учета выбрать. [Электронный ресурс]. Режим доступа: https://journal.tinkoff.ru/choose-uchet/ (дата обращения 18.06.2023).
Morozov Oleg Anatolievich, Ph.D, associate professor. (e-mail: elion2004@ya.ru)
Higher School of Technology and Energy SPbGUPTD, St. Petersburg, Russian Federation
ORGANIZATION AND MAINTENANCE OF MANAGEMENT ACCOUNTS IN THE COMPANY
Abstract: This article discusses the general approaches to maintaining, the purpose and objectives of management accounting in companies. The issues of implementation and development of the system, choice of service and automation of all management accounting processes are analyzed. The advantages and disadvantages of using Google tables and ¡C programs for accounting purposes are presented. Other programs for automating management accounting are given.
Keywords: accounting, report, automation, business process, Google spreadsheet, ¡C program.
