СОЦИОЛОГИЧЕСКИЕ НАУКИ
ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (НА ПРИМЕРЕ БЕЛГОРОДСКОЙ ТАМОЖНИ) Курочкина Д.А.
Курочкина Дария Александровна - студент, специальность таможенное дело, кафедра социальных технологий, Институт управления
Белгородский государственный национальный исследовательский университет, г. Белгород
Аннотация: в статье анализируется практика организации работы Белгородской таможни по обеспечению документооборота. В статье обозначены проблемы такой организации и предложены основные направления совершенствования организации работы таможенных органов по обеспечению документооборота. В заключение по результатам проведенного исследования сформулированы рекомендации в адрес Белгородской таможни.
Ключевые слова: таможенный орган, документооборот, организация документооборота, входящая корреспонденция, исходящая корреспонденция, внутренняя документация.
Организация системы документооборота подразумевает управление документами. В целом, организация документооборота заключается в управлении всеми возможными перемещениями документов: с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки в целях обеспечения информацией процесса принятия управленческих решений [1, с. 15].
Для управления документооборотом задачи обеспечения подлинности и сохранения контекста документов не являются первоочередными, поэтому управление документооборотом является информационной системой, а не системой ведения учета документов.
При организации документооборота таможенного органа выделяют три группы документопотоков: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация [2, с. 25].
Среди задач, решаемых при работе с документами в таможенных органах, выделяют: документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов); организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов).
Организация документооборота в таможенном органе осуществляется с учетом следующих принципов: централизация операций по приему и отправке документов; распределение документов на документопотоки; организация предварительного рассмотрения поступающих документов; исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью; однократность регистрации документов [3, с. 2].
Организация документооборота в таможенных органах выстраивается в рамках действия Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации, разработанной в целях установления единых требований по использованию документов.
Управление документооборотом в таможенных органах основывается на обработке поступающих официальных элементов независимо от способов их пересылки (получения) и видов носителей, а также на производстве документальной
информации и официальных документов, предназначенных как для внутреннего, так и для внешнего использования [4, с. 21].
Отдел документационного обеспечения Белгородской таможни имеет свой порядок организации документооборота, который соответствует определенным нормам и правилам делопроизводства, но, не смотря на это, имеет ряд недостатков, а именно:
1. Недостаточность повышения общей квалификации должностных лиц и работников бюджетной сферы структурного подразделения [5, с. 7].
Одним из направлений повышения качества и результативности документооборота в таможне можно отметить необходимость постоянного и непрерывного повышения качества профессиональной подготовки, ведь поскольку от качества работы таможенных служащих и их компетентности зависит эффективность таможенной службы в целом.
В связи с этим, особую важность приобретают вопросы организации повышения квалификации на основе индивидуальных планов профессионального развития государственных гражданских служащих, которые позволяют: автоматизировать формирование плана обучения на текущий, трехлетний и более периоды; повысит достоверность и автоматизировать формирование установленных форм отчетности; проведение аналитических исследований по эффективности развития кадрового потенциала; исключить обмен информации на бумажных носителях при организации и проведения обучения кадрового потенциала; оптимизировать процесс планирования служебной деятельности кадров.
2. Низкий уровень навыков и отсутствие регламентов по работе с претензиями граждан и участников ВЭД [6, с. 28].
Рассмотрев отдельные особенности работы с жалобами в практике таможенных органов, можно утверждать, что качественная реализация возможна только в условиях системного взаимодействия структурных подразделений, задействованных в этом процессе. Прежде всего, следует обратить внимание на особенности и значение ведомственного контроля.
Поэтому первостепенной задачей для правовых подразделений таможенных органов остается принятие мер, которые будут направлены, прежде всего, на повышение «авторитета» ведомственного обжалования, сокращение числа обоснованных жалоб.
С этой целью необходимо публиковать больше популярных и понятных широкому кругу населения разъяснений о работе Белгородской таможни (листовки, флайеры, рекламные плакаты и т.д.). Граждане и участники внешнеэкономической деятельности должны знакомиться с содержанием нормативных правовых актов о таможенном деле в различных общественных местах (в библиотеках, в школах, на почте и т.п.). При этом информация нормативно-правового характера должна быть представлена в понятной для рядового жителя форме.
3. Недостаточная защита электронного документооборота [1, с. 17].
Для решения данной проблемы необходимо: расширить спектр шифрования электронной документации в таможенных органах, путем создания специальных программных обеспечений, которые будут содержать идентификационные данные получателя и код дешифрации; улучшить систему придания документу юридической силы и сделать это доступным не только для ведущих таможенных управлений, но и распространить на муниципальном уровне; развить инфраструктуру доверенных сервисов на базе открытых ключей.
Таким образом, для упорядочивания, модернизации и повышения эффективности делопроизводства необходимо устранить имеющиеся недостатки.
Список литературы
1. Антропова М.А. Принцип гласности в организации и деятельности таможенных органов Российской Федерации. М.: РТА, 2016. 223 с.
2. Барамзин С.В. Управление качеством таможенной деятельности. М.: Изд-во Российской таможенной академии, 2015. 142 с.
3. Владыка А.Е. Документооборот как механизм рационализации деятельности органов государственного управления: межд. конф. (Орел, 25 мая - 27 мая 2016). Орел: Изд-во Среднерусского института управления - филиал РАНХиГС, 2016. С. 83-85.
4. Ермакова В.В. Нормативное правовое регулирование информационного обмена и взаимодействия таможенных служб в рамках интеграционных объединений на пространстве СНГ. М.: Изд-во Государственный университет Минфина России, 2015. 91 с.
5. Кусов В.К. Документооборот в органах государственной власти, как вид управленческой деятельности. М.: РТА, 2015. 143 с.
6. Черныш А.Я. Исследование проблемных вопросов управления качеством таможенных услуг. М.: Изд-во Российской таможенной академии, 2015. 140 с.