CC BY
96
Экономические и гуманитарные науки
УДК 005.336.3 (075.8)
ОРГАНИЗАЦИОННАЯ ОЦЕНКА СТРАТЕГИЧЕСКИХ ЗАТРАТ В СИСТЕМЕ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА ОРГАНИЗАЦИИ Н.В. Злобина
Кафедра «Экономический анализ и качество», ФГБОУВПО «ТГТУ»;
zlobinanv@bk.ru
Представлена членом редколлегии профессором В.И. Коноваловым
Ключевые слова и фразы: затраты; организационная оценка; развитие; система менеджмента качества.
Аннотация: Представлены концептуальные основы осуществления организационной оценки стратегических затрат в системе менеджмента качества организации.
В настоящее время системы менеджмента качества (СМК) организаций могут выступать инструментом развития организации в случае, если сами будут нацелены на совершенствование. Однако немаловажное значение имеет экономическое обеспечение развития СМК организации. В этой связи «фундаментом» управления стратегическими затратами в СМК организации выступает организационная оценка данного процесса.
Система организационной оценки и менеджмента стратегических затрат представляет собой систематическую проверку: насколько затраты соответствуют запланированным оптимальным показателям. Такая самостоятельная управляющая подсистема охватывает организационную структуру, документацию, основные процессы и ресурсы, используемые для достижения поставленной цели [2].
Методология осуществления организационной оценки и менеджмента стратегических затрат должна включать следующие этапы:
а) идентификацию работ в рамках процесса, которая предполагает выявление видов деятельности внутри процесса СМК;
б) ведение мониторинга стратегических затрат. Данные о затратах могут быть извлечены из существующей системы управления финансами и дополнены собранными оперативными данными;
в) подготовку отчета о стратегических затратах на процесс СМК с подведением всех итогов и сравнения с выручкой от продаж;
г) идентификацию факторов экономии, мониторинга и подготовку отчета об удовлетворенности потребителя с определением тенденций и т. д.
Руководство организации должно быть заинтересовано в эффективном управлении стратегическими затратами и в развитии СМК. В этой связи необходимо обращать внимание на ситуацию для того, чтобы определить, есть ли возможности для коррекции и предупреждения несоответствий, непрерывного улучшения внутри проектируемой системы организационной оценки и менеджмента затрат.
Разрабатываемая система организационной оценки и менеджмента стратегических затрат обязательно должна предполагать управление улучшениями, что достигается проведением анализа «затраты-прибыль» [2]. При проведении анализа «затраты-прибыль» в подсистеме СМК по организационной оценке и менеджменту стратегических затрат необходимо убедиться, что меры по улучшению спланированы и затраты на них согласуются с главной целью организации, что позволит оценить рост доходов, благодаря повышению удовлетворенности потребителя.
При проведении такого анализа необходимо оценить изменения в затратах на соответствие и несоответствие процессов и сопоставить суммарное финансовое воздействие предложенных мер по улучшению на систему менеджмента качества и дальнейшие финансовые возможности системы организационной оценки стратегических затрат.
Сравнив суммарные выгоды от инвестиций в мероприятия по улучшению, руководство решает, продолжать их или нет.
Система организационной оценки и менеджмента стратегических затрат в структуре СМК организации подразумевает на начальном этапе сбора данных о стратегических затратах и процессы СМК, построение схемы взаимодействия типичной структуры процессов организации (рис. 1) [1].
Такая схема позволит наглядно определить, где искать данные о стоимости качества и какие процессы в СМК наиболее затратные и требуют в своем отношении оптимальных управленческих решений [2].
В организации необходимо разрабатывать мероприятия по улучшению, в первую очередь, наиболее проблемных и затратных процессов, дающих наибольший эффект. На уровне руководства организации считается целесообразным анализировать причины несоответствий, выявленных в процессах СМК, определять наиболее характерные и значимые причины, принимать меры профилактического характера на уровне организации, предупреждающие возникновение несоответствий и обеспечивающие снижение общих потерь.
Такой подход к организации процесса учета и анализа стратегических затрат должен обеспечить информацией для разработки результативного и эффективного плана предупреждения потерь и определения приоритетов, касающихся каждого процесса и продукции, чтобы удовлетворять потребности и ожидания заинтересованных сторон.
Для практической реализации изложенного подхода предлагается в рамках СМК ввести дополнительно процесс организационной оценки стратегических затрат в СМК организации (рис. 2). Каждый процесс имеет свои входы и выходы. На процесс оказывают влияние управляющие воздействия. Для обеспечения нормального процесса необходимы ресурсы.
В ходе разработки процесса организационной оценки стратегических затрат необходимо определить его характеристики:
1) вход процесса - первичная отчетная информация системы бухгалтерского учета и отчетности (информация о ситуации на производстве);
2) выход процесса - мероприятия по снижению непроизводительных потерь и издержек производства; отчеты о затратах на процессы;
Рис. 1. Типичная структура процесса организации
Управляющие воздействия Вход
1 1
Вход Организационная оценка стратегических затрат Выход
А V і
Ресурсы
Рис. 2. Схема (модель) процесса организационной оценки стратегических затрат
3) управляющие воздействия - стандарты предприятия и методики по учету и анализу затрат; нормативы по труду, заработной плате, расходу материалов, амортизации оборудования и т.д.;
4) ресурсы - подготовленный персонал; компьютерная и другая оргтехника; программное обеспечение (1С: Предприятие, 1С: Бухгалтерия, 1С: Склад, Парус и др.); формы и бланки.
Процесс должен находиться в управляемых условиях, в рамках которых должен быть реализован полный управленческий цикл (планирование - организация - мотивация - контроль - координация).
Основными целями при планировании процесса являются разработка регламентирующих организационно-технических документов, определение структурной схемы и участников процесса.
Работы по планированию процесса рекомендуется осуществлять в следующей последовательности:
— создание рабочей группы из представителей службы качества, плановоэкономического отдела (ПЭО), бухгалтерии, отдела стратегического развития для разработки организационно-методических документов;
— постановка задачи;
— анализ действующей системы бухгалтерского учета и отчетности;
— доработка действующих или, в случае необходимости, разработка новых форм сбора первичной информации и отчетности;
— разработка процедурных и методических документов;
— утверждение и введение разработанных документов.
Основная цель организации процесса - внедрение и практическая реализация требований организационно-методических документов.
Основными задачами организации процесса являются: распределение и закрепление ответственности за выполняемые работы; обеспечение необходимыми ресурсами; организация рабочих мест; организация сбора и обработки информации; установление взаимодействия между подразделениями.
Нельзя забывать о создании системы стимулирования, обеспечивающей внутреннюю заинтересованность персонала и руководства в проведении данных работ. Можно рекомендовать установить определенный процент от экономии средств вследствие снижения непроизводительных расходов и потерь по процессам для поощрения участников процесса. Другая часть экономии должна направляться в прибыль организации.
Основными задачами проведения внутренних проверок функционирования процесса являются: установление контроля за соблюдением требований разработанных стандартов и методик; проверка правильности и объективности представляемой информации; контроль выполнения плановых показателей по оптимизации затрат.
Необходимо четко организовать сравнительный анализ плановых и фактических затрат, выявленных отклонений и несоответствий в функционировании процесса, установление причин выявленных несоответствий.
Основными задачами регулирования процесса являются разработка корректирующих и предупреждающих действий по устранению выявленных и потенциальных несоответствий в рамках процесса, разработка мероприятий по улучшению процесса.
Паспорт процесса организационной оценки стратегических затрат представлен в табл. 1.
Таблица 1
Паспорт процесса организационной оценки стратегических затрат
Наименование процесса Организационная оценка стратегических затрат
Вид процесса Управляющий
Цель процесса Оптимизация затрат на развитие СМК; повышение эффективности функционирования процессов СМК
Задачи процесса Сбор и обработка первичной информации о затратах; систематизация, калькуляция и оценка затрат; составление отчетов и их доведение до персонала; анализ и разработка мероприятий по снижению затрат
Владелец процесса Заместитель руководителя по экономике и финансам (либо по качеству)
Менеджер процесса Руководитель экономической службы или службы качества
Входы процесса Первичная отчетная информация системы бухгалтерского учета и отчетности (информация об экономической ситуации на производстве)
Выходы процесса Мероприятия по снижению непроизводительных расходов и потерь; мероприятия по повышению эффективности функционирования процессов
Поставщики процесса Все подразделения организации
Потребители процесса Высшее руководство организации; владельцы процессов СМК
Ресурсы процесса Подготовленный персонал; компьютеры и другая оргтехника; формы и бланки; программное обеспечение
Управляющие воздействия и нормативы процесса Стандарты (методики) организации по учету и анализу затрат; нормативы
Измеряемые параметры процесса Затраты на соответствие по каждому процессу СМК; затраты, связанные с несоответствиями по каждому процессу СМК; затраты по видам продукции (с разбивкой по видам затрат); затраты по выполняемым контрактам (с разбивкой по видам затрат)
Критерии результативности / эффективности процесса Снижение общих издержек производства и потерь; снижение издержек производства и потерь по процессам СМК; снижение издержек производства и потерь по видам продукции
Показатели результативности Выполнение плановых показателей по развитию СМК
Периодичность оценки результативности Ежегодно
Схема реализации и основные исполнители операций процесса организационной оценки стратегических затрат представлены в табл. 2.
Таблица 2
Реализация и основные исполнители операций процесса
Наименование операции Ответственный за исполнение операции Выход из операции Ссылки и дополнительные указания
Сбор и обработка первичной информации бухгалтерского учета и отчетности Бухгалтерия Систематизированная информация бухгалтерского учета В соответствии с действующими документами по бухучету и отчетности
Систематизация, калькуляция, анализ информации о затратах на качество Экономическая служба Отчеты по затратам, в том числе: - на процессы; - по видам продукции; - по контрактам
Анализ стратегических затрат на качество процессов и выполнения планов по их оптимизации, исследование причин, разработка мероприятий по оптимизации затрат на процессы Владельцы процессов Отчеты по видам затрат на качество процессов; оценка выполнения планов по оптимизации затрат; оценка эффективности процессов; мероприятия по оптимизации затрат на процессы В соответствии с методикой (модель РЛР)
Анализ затрат и потерь по предприятию в целом, исследование причин, разработка рекомендаций по оптимизации затрат Экономическая служба с участием службы качества Отчет с рекомендациями по снижению потерь
Анализ со стороны руководства, принятие мер по оптимизации затрат организации Высшее руководство Оценка эффективности СМК; мероприятия по оптимизации затрат
Изложенный подход к управлению стратегическими затратами в СМК позволит:
— в полной мере реализовать требования нормативно-правовых и распорядительных документов;
— распределить стратегические затраты по всем процессам СМК;
— определить стратегические затраты по каждому процессу СМК, выявить наиболее затратные и проблемные процессы;
— осуществлять эффективное управление данными затратами с целью их оптимизации и снижения непроизводительных расходов и потерь;
— вводить управление затратами поэтапно, рассматривая первоначально наиболее затратные и проблемные процессы СМК, где возможен наибольший эффект;
— осуществлять оценку эффективности процессов СМК;
— повысить персональную ответственность владельцев процессов за эффективное расходование выделяемых ресурсов и обеспечение эффективного функционирования закрепленных процессов.
Список литературы
1. Злобина, Н.В. Управление затратами на качество продукции: отечественный и зарубежный опыт : монография / Н.В. Злобина, Б.И. Герасимов, Т.Н. Харламова. - Тамбов : Изд-во Тамб. гос. техн. ун-та, 2006. - 80 с.
2. Серёгин, В.Э. Экономический анализ процедур управления затратами на качество продукции промышленного предприятия : монография / В. Э. Серёгин, Е.Б. Герасимова ; под науч. ред. д-ра экон. наук, проф. Б.И. Герасимова. -Тамбов : Изд-во Тамб. гос. техн. ун-та, 2009. - 80 с.
3. Злобина, Н.В. Жизненный цикл управления стратегическими затратами в системе менеджмента качества организации / Н.В. Злобина // Вопр. соврем. науки и практики. Ун-т им. В.И. Вернадского. - 2011. - № 3(34). - С. 201-207.
Organizational Assessment of Strategic Costs in the Quality Management System of the Organization
N.V. Zlobina
Department “Economic Analysis and Quality”, TSTU; zlobinanv@bk.ru
Key words and phrases: costs; development; organizational assessment; quality management system.
Abstract: The article presents the conceptual foundations of realization of an organizational assessment of strategic costs in the system of quality management of the organization.
Organisationseinschatzung der strategischen Aufwande im System des Qualitatsmanagementes der Organisation
Zusammenfassung: Es sind die konzeptuelen Grunde der Verwirklichung der Organisationseinschatzung der strategischen Aufwande im System des Qualitatsmanagementes der Organisation vorgelegt.
Estimation organisationnelle des depenses strategiques dans le systeme du management de la qualite de l’organisation
Resume: Sont presentees les bases conceptuelles de la realisation de l’estimation organisationnelle des depenses strategiques dans le systeme du management de la qualite de l’organisation.
Автор: Злобина Наталья Васильевна - кандидат экономических наук, доцент, и.о. заведующего кафедрой «Экономический анализ и качество», ФГБОУ ВПО «ТГТУ».
Рецензент: Герасимов Борис Иванович - доктор технических наук, доктор экономических наук, профессор кафедры «Экономический анализ и качество», декан экономического факультета, ФГБОУ ВПО «ТГТУ».
