CC BY
20
ПЕДАГОГИЧЕСКИЕ НАУКИ
ОПЫТНОЕ ВНЕДРЕНИЕ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ПЕРИОД ПРОХОЖДЕНИЯ УЧЕБНОЙ ПРАКТИКИ Поляков Е.А.1, Быков И.В.2 Email: Polyakov1136@scientifictext.ru
'Поляков Евгений Артурович — кандидат педагогических наук, доцент, кафедра информационных, математических и гуманитарных дисциплин; 2Быков Иван Валентинович - студент, факультет управления и экономики, Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации
Дзержинский филиал, г. Дзержинск
Аннотация: рассматриваются особенности организации учебной практики в вузе, разработки и опытного внедрения системы электронного документооборота студентами на основе облачного сервиса. Проведены обзор, обобщение и анализ технологических параметров, сравнительные характеристики облачных сервисов, предоставляющих услуги разделяемого доступа, защиты и совместной работы с документами. Выполнена работа по проектированию, внедрению, первичному обучению персонала. Сделан сравнительный анализ типовых операций персонала до и после внедрения. Подведены итоги учебной практики, сделаны выводы о целесообразности привлечения студентов к практической работе по проектированию прикладной информационной системы.
Ключевые слова: учебная практика, система электронного документооборота, облачное хранилище данных, методология IDEFO.
EXPERT IMPLEMENTATION OF ELECTRONIC DOCUMENT DURING PRHOZHDENIYA EDUCATIONAL PRACTICE Polyakov E.A.1, Bykov I.V.2
'Polyakov Evgeny Arturovich - Candidate of Pedagogical Sciences, Associate Professor, DEPARTMENT OF INFORMATION, MATHEMATICAL AND HUMANITARIAN DISCIPLINES; 2Bykov Ivan Valentinovich - Student, FACULTY OF MANAGEMENT AND ECONOMICS, RUSSIAN ACADEMY OF PEOPLE AND STATE SERVICE UNDER PRESIDENT OF THE RUSSIAN FEDERATION
DZERZHINSKY BRANCH, DZERZHINSK
Abstract: the peculiarities of the organization of the training practice in the university, the development and the pilot implementation of the electronic document management system by students on the basis of cloud services are considered.
The review, generalization and analysis of technological parameters, comparative characteristics of cloud services providing shared access services, protection and collaboration with documents. The work on designing, implementation, initial training of personnel was carried out. A comparative analysis of typical operations of personnel before and after implementation was made. Summarized the results of the training practice. Conclusions were drawn about the advisability of involving students in practical work on designing an applied information system.
Keywords: educational practice, electronic document management system, cloud data storage, methodology IDEFO.
УДК 378147.88+004.912+004.75
В период прохождения учебной практики по направлению подготовки 38.03.05 Бизнес-информатика студентами был разработан проект использования системы электронного документооборота. Для приобретения ими практического опыта внедрения было выбрано одно из подразделений Академии.
Что такое система электронного документооборота (СЭД)? Это организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации [1. с. 809]. Главное назначение СЭД - это организация хранения электронных документов, а также работы с ними [2].
Тема опытного внедрения СЭД актуальна, поскольку организация учебной практики по направлению подготовки «Бизнес-информатика» предполагает подготовку студентов к производственной и преддипломной практике, позволяет получить первоначальные навыки по самостоятельной работе в выбранной специальности. Кроме того, сама система ЭД влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. Это позволяет студентам на раннем этапе обучения понять назначение этой системы, практически опробовать ее функции, поучаствовать в опытном внедрении, наладке, обучении персонала и т.д.
Во время практики студентами были выявлены проблемы:
• отсутствуют механизмы контроля доступа, движения, обмена, совместной работы и внесения изменений в документы;
• поиск нужных версий документов осуществляется только на локальном рабочем месте;
• отсутствуют механизмы защиты, восстановления утраченной информации.
Для решения этих проблем был проведен сбор информации и анализ функций существующих облачных сервисов.
Google Диск - это файловый хостинг, созданный и поддерживаемый компанией Google. Его функции включают хранение файлов в Интернете, общий доступ к ним и совместное редактирование [3, с. 123].
4Sync - онлайн-сервис для синхронизации рабочих файлов с мобильными и настольными клиентами. Умеет подключать дополнительные папки и ограничивать доступ к ним с других устройств.
CloudMe - облачная служба хранения файлов, предлагающая синхронизацию файлов и клиентские программы [4].
Были выявлены преимущества и недостатки каждого (см. Таблица 1).
Таблица 1. Сравнительные характеристики облачных сервисов
Характеристики облачных сервисов Google Диск 4Sync CloudMe
Управление доступом + + -
Поиск и фильтры + - +
Максимальный объем диска, ГБ 1024 1024 500
Двухэтапная аутентификация + + +
Встроенный офис с возможностью совместного редактирования + - -
Максимальный объем файла, ГБ 5 20 2
Шифрование соединения + + +
Автозагрузка файлов камеры в хранилище при установке клиентского приложения + + +
Бесплатный объем, ГБ 15 1 3
Доступ по протоколу HTTPS + - +
Многофакторная аутентификация + - -
Индивидуальные и групповые политики доступа к папкам/файлам + - -
Для проектирования СЭД был выбран Google Диск, так как он больше подходил для решения перечисленных проблем документооборота подразделения.
Во время работы в подразделении в качестве практиканта студентами проведен анализ информационных потоков, операций, проведен хронометраж действий пользователя [6, с. 148]. Все операции, на которые приходится большая часть рабочего времени, были сгруппированы в группы:
• отправка документа;
• получение документа;
• редактирование полученного документа.
Кроме того, было выяснено, что значительная часть рабочего времени тратится на поиск нужного для работы документа, нужной копии этого документа, фиксировались ошибки в редактировании дубликатов, отправки не тех копий и т.д.
Для визуализации потоков информации, связей пользователей была использована методология IDEFO. на основе которой составлены диаграммы, характеризующие деятельность в подразделении. Этот стандарт IDEF0 содержит набор процедур, позволяющих разрабатывать и согласовывать модель группой студентов, рассматривающих разные области деятельности моделируемой системы [6]. В результате студенты создавали roEFO-диаграммы деятельности подразделения, которые должны были ответить на следующие вопросы:
1. Что поступает в подразделение «на входе»?
2. Какие функции и в какой последовательности выполняются в рамках подразделения?
3. Кто является ответственным за выполнение каждой из функций?
4. Чем руководствуется исполнитель при выполнении каждой из функций?
5. Что является результатом работы подразделения (на выходе)?
Таким образом, была получена трансформируемая модель «Как есть» и соответствующее представление «Как должно быть».
Для целей опытного внедрения были дополнительно проинструктированы сотрудники подразделения по особенностям работы с системой, использующей облачный сервис, проведена пробная эксплуатация в течение времени, достаточного для усвоения простых операций. После инструктажа всех сотрудников весь внутренний и внешний документооборот подразделения был переведен на облачную СЭД.
После внедрения СЭД была проведена опытная эксплуатация, проведена фиксация и анализ информационных потоков и действий сотрудников по той же методике.
Данные до и после внедрения системы сведены в таблицу (см. Таблица 2).
Таблица 2. Сравнительный хронометраж и число типовых операций до и после внедрения СЭД
Затраты рабочего при отсутствии СЭД Операции при работе с СЭД
1. Открыть браузер (4 с.) 1. Зайти в рабочий каталог (5 с.)
2. Открыть ссылку на почту (6 с.) 2. Открыть папку получателя (12 с.)
3. Зайти на электронную почту (4 с.) 3. Добавить документ (3 с.)
4. Ввести почту адресата (10 с.)
5. Ввести тему письма (15 с.)
6. Найти на диске и прикрепить документ (25 с.)
7. Написать необходимую информацию в теле письма (34 с.)
8. Отправить письмо (3 с.)
Итог: 101 с., 8 операций Итог: 20 с., 3 операции
При сравнении количества действий и времени, затрачиваемого на их совершение до и после внедрения СЭД, видно, что количество действий существенно уменьшилось и время на их выполнение сократилось в 6 раз.
По итогам проведённого анализа можно утверждать, что внедрение в организацию СЭД при помощи синхронизируемого облачного сервиса Google Диска позволило повысить производительность сотрудников подразделения, обеспечить мгновенный доступ к актуализированной информации, быстрый поиск документов во всем информационном пространстве сотрудника и в доступной ему части общего информационного пространства. Прошедшая опытное внедрение система электронного документооборота значительно сократила число рутинных операций, уменьшила время на их выполнение, позволила использовать новые возможности по совместному редактированию, поиску, восстановлению редактированных и удаленных документов. В то же время, сервис берет на себя функции безопасности по хранению, разграничению доступа и обработке служебной информации.
Таким образом, цели учебной практики, состоящие в закреплении и углублении знаний, полученных студентами в процессе теоретического обучения, были выполнены. Студенты приобрели навыки и опыт практической работы по проектированию прикладной информационной системы, опытного внедрения, пробной эксплуатации и первичного инструктажа по работе с ней.
Список литературы / References
1. Мащенко И.С. Российский рынок СЭД: проблемы и перспективы развития / И.С. Мащенко, Н.В. Чернышева // Электронный вестник ростовского социально-экономического института. № 34.
2. Кленина В.И. Назначение системы электронного документооборота / В.И. Кленина, Е.Н. Софинская // М: Человеческий капитал, 2015. С. 88-91.
3. Фатьянова А.Н. Технологический путеводитель Google / А.Н. Фатьянова, Л.Н. Старкова // Использование информационно-коммуникационных технологий в образовании, 2014. С. 121-125.
4. Startpack. [Электронный ресурс]. Режим доступа: https://startpack.ru/application/4sync-storage/ (дата обращения: 03.06.2017).
5. Богданова М.А., Быков И.В. Проектирование системы корпоративного документооборота на примере факультета СПО / М.А. Богданова, И.В. Быков // Сборник научных работ, выполненных учащимися вузов и средних общеобразовательных школ в рамках «Дней науки» в Дзержинском филиале РАНХиГС // Дзержинск: ДФ РАНХ и ГС, 2017. 208 с.
6. Верников Г. Основные методологии обследования организаций. Стандарт IDEF0. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.cfm.ru/vernikov/idef/idef0.shtml/ (дата обращения: 03.06.2017).
ОСОБЕННОСТИ МЕЖЛИЧНОСТНЫХ ОТНОШЕНИЙ ДЕТЕЙ С ЗПР СТАРШЕГО ДОШКОЛЬНОГО ВОЗРАСТА Свечникова Н.С.1, Калинина А.А.2 Email: Svechnikova1136@scientifictext.ru
'Свечникова Нина Сергеевна — студент, специальность: специальная педагогика и психология,
факультет педагогики и психологии; 2Калинина Анна Андреевна - старший преподаватель, кафедра технологий психолого-педагогического и специального образования, Орловский государственный университет им. И.С. Тургенева, г. Орёл
Аннотация: в статье анализируются: значение межличностных отношений у детей старшего дошкольного возраста, особенности межличностных отношений детей старшего дошкольного возраста, специфика межличностных отношений детей старшего дошкольного возраста с ЗПР, последствия проблем в межличностных отношениях у детей с ЗПР старшего дошкольного возраста. Так же рассматривается, чем определяется разнообразие проявлений ЗПР в старшем дошкольном возрасте. Обращается внимание на деятельность детей старшего дошкольного возраста с задержкой психического развития, в которой преобладает игровая мотивация. Наряду с этим рассматривается отсутствие умения сопоставлять причины возникновения своих эмоциональных состояний с похожими проявлениями у сверстников.
Ключевые слова: межличностные отношения, дети с ЗПР, специфика межличностных отношений, дети старшего дошкольного возраста, особенности межличностных отношений, характеристика.
CHARACTERISTICS OF INTERPERSONAL RELATIONS IN CHILDREN WITH MENTAL RETARDATION PRESCHOOL AGE Svechnikova N.S.1, Kalinina A.A.2
'Svechnikova Nina Sergeevna — Student, SPECIALTY: SPECIAL PEDAGOGY AND PSYCHOLOGY, FACULTY OF PEDAGOGY AND PSYCHOLOGY; 2Kalinina Anna Andreevna - Senior Lecturer, DEPARTMENT OF TECHNOLOGIES OF PSYCHO-PEDAGOGICAL AND SPECIAL EDUCATION, OREL STATE UNIVERSITY THEM. I.S. TURGENEV, OREL
Abstract: the article examines: the importance of interpersonal relations in children of preschool age, characteristics of interpersonal relations in children ofpreschool age, the specifics of interpersonal relations of preschool children with mental retardation, the consequences of problems in interpersonal relations in children with mental retardation preschool age. Also discusses what determines the variety of manifestations of mental retardation in preschool age. Attention is drawn to the activity of the senior preschool age children with delay of mental development, which is dominated by gaming motivation. Along with this is considered the lack of ability to map the causes of the emotional conditions with similar manifestations among peers. Keywords: interpersonal relationships, children with mental retardation, the specificity of interpersonal relations, preschool children, characteristics of interpersonal relations, feature.
УДК 376
А.С. Выготский выделял значение совместной деятельности для развития психики человека, указав на то, что «внутренние» психические процессы являются преобразованными формами «внешней» совместной деятельности людей, итогом их сотрудничества [3].
