CC BY
19
© A.C. Чаадаев, И.В. Зырянов, E.B. Питенко, 2013
УДК 658.518.3
А.С. Чаадаев, И.В. Зырянов, Е.В. Питенко
ОПЫТ ВНЕДРЕНИЯ И ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА В ИНСТИТУТЕ «ЯКУТНИПРОАЛМАЗ»
На основе изученного опыта отечественных предприятий представлены различные способы реализации процессного подхода, причины низкой эффективности от внедрения СМК и предлагаются пути решения проблемы за счет правильного распределения ответственностей и полномочий. Описаны основные этапы разработки, деятельность по документированию и структура управления системой менеджмента качества в институте.
Ключевые слова: система менеджмента качества, показатели результативности, критерии результативности, политика в области качества, процессный подход, мониторинг, день качества, аудит, сертификация.
Акционерная Компания «АЛ-РОСА» является второй по величине алмазодобывающей компанией мира. В состав АК «АЛРОСА» на правах структурного подразделения входит институт «Якутнипроал-маз», с 1961 года осуществляющий проектирование по всем объектам строительства Компании и научные разработки в области горного дела, обогащения и социально — экономической сфере (табл. 1).
Отмена лицензирования деятельности, связанной с проектированием и инженерными изысканиями, вступление института в саморегулируемые организации, проектирование горнорудных предприятий в Анголе предопределили необходимость формирования новых методов управления институтом, направленных на повышение качества оказываемых услуг.
Одним из методов решения данного вопроса является создание процессного подхода при управлении организацией посредством внедрения системы менеджмента качества на ос-
нове требований стандарта ISO 9001 (далее - Стандарт). Поэтому в сентябре 2007 года институт приступил к реализации проекта по разработке документированной системы менеджмента качества.
Как известно, существует несколько способов реализации процессного подхода при внедрении СМК. Первый - реинжиниринг или радикальное перепроектирование существующих процессов. Его отличительной особенностью является централизация и масштабность изменений, происходящих в организации, внедряющей процессный подход.
Второй — постепенное совершенствование процессов. Данный подход основан на том, что процессы выделяют, классифицируют и описывают в рамках существующей организационной структуры.
Третий — оптимизация локальных процессов. Для его реализации не требуется полного преобразования системы управления, а оптимизация деятельности организации
происходит только на локальном уровне.
Институт является подразделением Компании с исторически сформировавшейся корпоративной культурой и структурой управления. Поэтому основной задачей при внедрении СМК являлось, не меняя функциональный менеджмент, определить и формализовать в соответствии с требованиями Стандарта процессы создания научной и проектной продукции, а также повысить эффективность их взаимодействия. В связи с этим для реализации процессного подхода в институте «Якутнипроалмаз» был выбран второй способ - совершенствование процессов в рамках существующей организационной структуры.
На этапе подготовки работ при участии консалтинговой организации проведен диагностический аудит с целью оценки степени соответствия действующей системы управления институтом требованиям Стандарта. На основании данных, полученных в ходе аудита, а также в целях эффективного управления процессом разработан План внедрения СМК, который включал этапы и график внедрения, точки контроля, а также установленный критерий результативности выполнения плана.
На начальном этапе внедрения системы менеджмента качества выделены основные, управляющие и вспомогательные (поддерживающие) процессы. К основным процессам отнесены:
— «Проектно-изыскательские работы» (ПИР), специалисты которого осуществляют услуги по проектированию, инженерным изысканиям и авторскому надзору за строительством;
— «Технико-экономическое обоснование» (ТЭО), в рамках которого
осуществляется оказание услуг по технико- экономическому обоснованию кондиций и инвестиций;
— «Научно-исследовательские работы» (НИР), включающий в себя оказание инженерно-технических услуг (ИТУ) и выполнение научно-исследовательских и опытно - конструкторских работ (НИОКР) в области обогащения и горного дела, проведение социально-экономических исследований, а также выполнение химического анализа объектов окружающей среды и промышленных воздействий;
— «Мерзлотный надзор», оказывающий услуги по мерзлотному надзору за состоянием зданий и сооружений, в том числе гидротехнических.
Управление институтом осуществляется в рамках процессов «Менеджмент организации», «Финансово-экономическая деятельность» и «Подготовка договоров». Вспомогательными (поддерживающими) являются процессы управления хозяйственной, информационной инфраструктурой и персоналом.
Изучение опыта внедрения процессного подхода в совокупности с функциональным менеджментом на отечественных предприятиях показало, что фактически такая модель представляет собой матричный способ управления: процесс пронизывает несколько функциональных подразделений и имеет «владельца», который как правило не является их руководителем. В таком случае почти всегда возникает конфликт между владельцем процесса и руководителем структурного подразделения, обусловленный противоречиями, связанными с нечетким распределением ответственности и ресурсов.
Избежать подобных ошибок при внедрении системы менеджмента качества
Таблица 1
Основные показатели деятельности института «Якутнипроалмаз» за 2000—2009 г.
2000 г 2001 г 2002 г 2003 г 2004 г 2005 г 2006 г 2007 г 2008 г 2009 г
Объём работ института, 308 247 708 264 631 518 761 047 915 348 928 199 896 407 1 528 647 1 579 499 709 162
тыс. руб:
проектно- изыскательские работы 214 644 572 055 402 881 530 392 586 938 527 862 565 707 740114 858 211 552 447
собственные силы 117 883 182 302 168 128 244 568 302 166 250 489 247 256 267 626 344 148 383 933
субподряд 96 761 389 753 234 753 285 824 284 772 277 373 318 451 472 488 514 063 168 513
научно-исследовательские работы 85 634 124 142 212 726 220 479 316 766 386195 316 240 773 284 703 571 156 715
собственные силы 57 160 88 561 126 911 152 999 191 090 217 840 206 912 250 668 263 450 148 882
субподряд 28474 35 491 85 815 67 480 125 676 168 355 109 328 522 616 440 121 7 833
Среднесписочная численность 659 678 665 659 659 640 640 638 649 591
института
Количество полученных 6 9 6 11 9 12 10 13 8 7
патентов
120% п
100,0%
100,0%
I 90%
78,6%
факт 69,9%
100%
80%
60%
40%
20%
0% -I-,-,-,-,-,
4 кв 2008 г. 1 кв 2009 г. 2 кв 2009 г. 3 кв 2009 г 4 кв 2009 г
Рис. 1. Показатель результативности процесса «Научно-исследовательские работы» (отношение валового количества работ, сданных в срок до 25 числа отчетного месяца, к плановому количеству работ)
98%
Рис. 2. Показатель результативности процесса «Проектно-изыскательские работы» (выполнение тематического плана ПИР в денежном выражении)
97%
4 кв 2008 г
4 кв 2009 г
в институте «Якутнипроалмаз» удалось путем назначения владельцами процессов функциональных руководителей, обладающих необходимыми полномочиями и ресурсами для эффективного управления ими.
В целях обеспечения координации деятельности в области повышения качественных показателей работы ин-
ститута, а также повышения эффективности работы по внедрению, развитию и совершенствованию системы менеджмента качества создан Совет по качеству, в состав которого входят владельцы процессов, а также руководители подразделений, влияющих на качество управления институтом. Возглавляет Совет директор институ-
та, который является его председателем. Деятельность Совета осуществляется в соответствии с Планом работы Совета по качеству на год.
Методическое руководство процессом развития СМК осуществляет представитель руководства по качеству в лице заместителя директора по научной работе. Для обеспечения функционирования системы менеджмента качества в институте создана группа сопровождения СМК, входящая в состав отдела системы качества.
Следующим этапом внедрения СМК стала разработка документов, определяющих стратегические цели института и описывающих управление процессами. В числе первых документов разработаны Политика и Цели в области качества. В «Политике» определена главная цель - укрепить позиции института «Якутнипроалмаз», как мирового лидера в области исследований технологии добычи и переработки алмазосодержащего сырья, а также одной из ведущих отечественных проектных организаций объектов горнодобывающей промышленности и социального назначения.
Реализация стратегической цели обеспечивается путем:
— обеспечения научной конкурентоспособности предоставляемых услуг, содержащих инновационные решения;
— выполнения работ с привлечением высококвалифицированных специалистов и использования как имеющегося научного и проектного потенциала сотрудников, так и ранее выполненных исследований;
— соблюдения принципов рентабельного, рационального и экологически безопасного использования ресурсов;
— выполнения требований заказчика в соответствии с действующими российскими и международными нормами;
— непрерывного совершенствования всех сфер деятельности института.
Как известно, Стандарт требует, чтобы организация, внедряющая систему менеджмента качества, разработала только 6 обязательных документированных процедур. Это: «Управление документами», «Управление записями», «Внутренние аудиты», «Корректирующие действия», «Предупреждающие действия», «Управление несоответствующей продукцией».
Объем и степень детализации остальной документации СМК зависят от размера организации и вида её деятельности, сложности процессов и их взаимодействия, а также от компетентности персонала.
Тем не менее, при внедрении системы менеджмента качества Советом по качеству принято решение формализовать деятельность каждого процесса, и проведена работа по их описанию. Целью документирования являлось определение «входов» и «выходов» в процесс, установление точек контроля, ответственных за выполнение тех или иных этапов, а также требований к записям.
При этом деятельность процессов подвергалась анализу с точки зрения требований Стандарта, и выявлялись так называемые «узкие места», в которых существовал риск потери качества продукции. Это позволило уже на этапе внедрения СМК провести работу по их оптимизации.
Всего с момента утверждения Плана внедрения СМК до издания приказа о внедрении системы было разработано около 40 документов
СМК общим объёмом более 450 страниц формата А4. Необходимо отметить, что в это число не вошли ранее разработанные действующие документы, такие как положения об отделах, должностные инструкции и инструкции по технике безопасности, которые в процессе внедрения подвергались пересмотру и актуализации.
В соответствии с требованием Стандарта, организация, внедряющая систему менеджмента качества, должна не только определить процессы, необходимые для функционирования системы, но и также критерии, необходимые для обеспечения результативности при управлении этими процессами.
Поэтому один из вопросов, с которым столкнулась служба качества при внедрении системы менеджмента качества - это определение показателей и критериев результативности процессов СМК. Это связано с тем, что Стандарт требует четкого контроля за процессом производства и оценкой качества конечной продукции или услуг. Анализ деятельности вспомогательных и большинства основных процессов позволил выработать показатели результативности, характеризующие их работу. Однако, рассматривая научный процесс как результат мыслительной деятельности, дать оценку его результативности достаточно сложно.
В настоящее время проектные институты внедряют и сертифицируют СМК. Данные о научных организациях, проводящих исследования в области горного дела и внедривших систему менеджмента качества, в открытой печати практически не встречаются.
Научная деятельность, осуществляемая в институте «Якутнипроал-
маз», носит отраслевой характер и направлена на повышение эффективности производства. Поэтому анализ деятельности научных подразделений основан на том, что выполняемые работы разделены на этапы, совпадающие с принятой в институте квартальной отчетностью. Это позволило специалистам института определить показатели их результативности (табл. 2).
Мониторинг процессов по установленным показателям и критериям, данные полученные в ходе внутренних и внешних аудитов, итоги анкетирования заказчиков и потребителей позволяют оценить результативность всей системы (рис. 1, 2). Основанием для переоценки показателей результативности может являться изменение целевых задач, а также влияние внешних факторов, оказывающих воздействие на деятельность института.
Одним из инструментов системы менеджмента качества, позволяющим оценить её соответствие требованиям Стандарта, являются внутренние аудиты. Задача аудита заключается в проверке подразделений и процессов института и получении объективной информации о соответствии их деятельности требованиям Стандарта, а также разработанных документов СМК, описывающих последовательность и содержание действий, необходимых для выполнения установленных требований.
В институте проведение аудитов было начато еще на этапе внедрения СМК. С этой целью сформирована группа внутренних аудиторов в составе 10 человек из числа специалистов проектной и научной части, которая при участии консультанта консалтинговой фирмы на базе института
Таблица 2
Показатели и критерии результативности процессов системы менеджмента качества института «Якутнипроалмаз»
Процесс Показатель Способ измерения Критерий результативности
Менеджмент организации Результативность СМК Доля достигнутых целей в области качества от общего количества поставленных целей. 80%
Своевременность выполнения корректирующих действий по карточкам несоответствий Доля несоответствий, устраненных в запланированные сроки от общего количества несоответствий. 80%
Ритмичность проведения внутренних аудитов Доля аудитов, проведенных своевременно (в сроки, утвержденные планом). 80%
Финансово- экономическая деятельность Адекватность бюджетного планирования Сопоставление фактических и планируемых в бюджете показателей Отклонение не более 20 % (кроме причин, не зависящих от деятельности института)
Превышение плановых затрат Сопоставление фактических и планируемых в бюджете показателей 0 (кроме причин, не зависящих от деятельности института)
Подготовка договоров Своевременность заключения договоров НИР Доля заключенных договоров с даты утверждения тематического плана НИР (или издания распорядительного документа по институту) в течение 70 календарных шей 80%
Своевременность заключения договоров ПИР Доля заключенных подрядных договоров (при нали чии полного объёма исходных данных) по утвержден ному тематическому плану до 01.06 текущего год (без учета дополнительно включаемых работ заказчи ками и переходящих на следующий год работ) 75%
Технико-экономи-ческое обоснование Количество времени, потраченного на корректировку расчетов Доля времени, потраченного на внесение изменений от общего рабочего времени на разработку ТЭО 30%
Своевременность сдачи работ ИТУ Количество завершенных работ ИТУ, сданных в срок 100 %
Проектно-изыска-тельские работы Выполнение тематического плана ПИР Выполнение тематического плана ПИР в денежном выражении 100 %
Научно-исследователь-ские работы Выполнение тематического плана НИР Доля завершенных работ, сданных в срок до 15 числа отчетного месяца, от общего количества завершенных работ 80%
Доля валового количества работ, сданных в срок до 25 числа отчетного месяца от общего количества работ 90%
Мерзлотный надзор Выполнение объема работ Количество выполненных замеров за отчетный период 100 %
Полнота выполненных замеров. Доля фактически действующих термометрических скважин от общего количества скважин по проекту Для объектов промышленного назначения — 76%
Для объектов жилфонда — 36%
Управление информационной инфраструктурой Коэффициент простоя общеинститутских ресурсов Доля фактического времени текущего квартала в часах (24 часа) и времени простоя в часах, включающего в себя как аварийные, так и плановые остановки общеинститутских ресурсов, от общего времени текущего квартала в часах 98%
Своевременность реагирования на заявки пользователей Доля заявок, выполненных в течение суток с момента поступления 70%
Управление хозяйственной инфраструктурой Выполнение плана технического перевооружения за отчетный период Количество выполненных пунктов плана технического перевооружения (по номенклатуре) 100 %
Выполнение плана поставок материалов Доля выполненных поставок от запланированного 90%
Отклонение уровня нормативных остатков Доля распределенных товаров от общего количества поступивших товаров за отчетный период 99%
Соблюдение правил дорожного движения водителями служебного автотранспорта Института Количество нарушений П.Л.Л 0
Процесс Показатель Способ измерения Критерий результативности
Управление хозяйственной инфраструктурой Обеспечение потребности подразделений Института в автомобильном транспорте. Доля выполненных заявок на автотранспорт от общего числа заявок 80%
Коэффициент выхода на линию Доля единиц автотранспорта на линии от общего количества автотранспорта, находящегося в эксплуатации 75%
Управление персоналом Степень укомплектованности Института кадрами. Доля фактической численности сотрудников института от количества единиц по штатному расписанию 95%
Выполнение плана мероприятий по охране труда Доля выполненных пунктов плана мероприятий по охране труда 90%
Выполнение требований пожарной, промышленной безопасности и охраны труда Количество аварий, инцидентов, несчастных случаев на предприятии 0
* НИР - научно-исследовательские работы
* ПИР - проектно-изыскательские работы
* ТЭО - технико-экономическое обоснование
* ИТУ - инженерно-технические услуги
* ПЛ.Л- правила дорожного движения
«Якутнипроалмаз» прошла обучение требованиям Стандарта.
Создание продукции (отчетов о НИР, проектов) в институте, как правило, не ограничивается рамками одного процесса. В ходе выполнения работы (как научных, так и проектных), происходит тесное взаимодействие процессов НИР, ПИР и ТЭО. Практика показала, что от того, насколько налажено это взаимодействие, зависит в том числе и качество конечной продукции.
Для обеспечения эффективного взаимодействия основных процессов в институте проводится «День качества», имеющий 3-х уровневую систему.
Первый уровень - в подразделениях (отделах, лабораториях) проводится при участии специалистов смежных отделов, ГИПов, руководителей комплексных отделов по данному направлению, владельцев процессов.
С целью своевременной корректировки технических решений на всех этапах строительства специалисты проектных отделов и авторского надзора посещают строящиеся объекты.
Второй уровень - по процессам — проводится с участием всех руководителей подразделений данного процесса, его владельца, а также с приглашением руководителей отделов и лабораторий по другим направлениям деятельности с целью оптимизации их взаимодействия.
Третий уровень - подведение итогов деятельности всех процессов, проведение оценки и планирование мероприятий, направленных на снижение рисков, которые могут быть направлены на ухудшение качества выпускаемой продукции.
«День качества» в институте «Якут-нипроалмаз» — это элемент системы вовлечения всех сотрудников дея-
тельность по повышению результативности СМК, направленный на определение персональных целей и задач, связанных с повышением качества оказываемых услуг. Его проведение позволяет своевременно устанавливать причины некачественного выполнения и несвоевременной сдачи работ тематического плана, а также осуществлять выработку корректирующих и предупреждающих действий.
Сертификационный аудит, проведенный в ноябре 2008 года представителями независимых органов по сертификации, «AFNOR International» (Франция) и ООО «Международная Служба Сертификации» (г. Москва) подтвердил, что внедренная система менеджмента качества соответствует требованиям международного стандарта ISO 9001:2000 и российского ГОСТ Р ИСО 9001:2001.
Как известно, в ноябре 2008 года вступила в действие новая версия международного стандарта ISO 9001:2008, а в ноябре 2009 года — российского ГОСТ Р ИСО 9001— 2008. Не смотря на то, что срок действия сертификатов, полученных институтом, заканчивается в 2011 году, руководством института было принято решение о приведении системы менеджмента качества и прохождении первого инспекционного (надзорного) аудита в соответствии с требованиями новой версии стандарта.
С этой целью в течение 2009 года проводилась работа, направленная на актуализацию действующих документов СМК, а также разработку новых, учитывающих требования стандарта версии 2008 года. Всего за указанный период были внесены изменения более чем в 40 % ранее
разработанных документов, введено в действие 10 новых документированных процедур.
Дальнейшее развитие системы менеджмента качества в институте осуществляется в соответствии с утвержденным планом развития СМК и планом работы Совета по качеству на текущий год, а также перспективным планом развития СМК до 2012 года.
В 2010 году в рамках развития СМК институт планирует:
— внедрение системы управления проектными работами «ПЛАН-Про». Это позволит обеспечить непрерывность и корректность текущего управления разработкой проектной документации, а также обеспечить руководство необходимой информацией для принятия конкретных управлен-
ческих решений, как оперативного характера, так и на перспективу.
— разработку системы экологического менеджмента, направленной на идентификацию экологических аспектов деятельности, которыми институт может управлять при выполнении научных и изыскательских работ.
— проведение самооценки по критериям европейской модели совершенствования БРРМ (Европейского фонда менеджмента качества). Это позволит не только системно оценить деятельность института, но также на фоне текущих изменений обеспечить постоянство целей, направленных на реализацию стратегии, и достигать сбалансированных результатов, ориентированных на потребности и ожидания всех стейкхолдеров. ДИВ
КОРОТКО ОБ АВТОРАХ -
Зырянов Игорь Владимирович — доктор технических наук, заместитель директора по науке, Чаадаев Александр Сергеевич — кандидат экономических наук, директор, Питенко Е.В. —
Институт Якутнипроалмаз, АК «АЛРОСА», institut@yna.alrosa-mir.ru
ГОРНАЯ КНИГА
Практический курс геомеханики подземной и комбинированной разработки руд
Казикаев Д.М., Савич Г.В. 2013 г. 224 с.
ISBN: 978-5-98672-342-6 UDK: 622.272:622.83
Рассмотрены наиболее характерные задачи геомеханики подземной и комбинированной разработки рудных месторождений. В каждой главе изложена методика решения одной или нескольких однотипных задача также содержится информация об их месте и значимости в общем про-
цессе освоения рудного месторождения.
