CC BY
118
>
A.B. ПОЛИКАРПОВ,
к.м.н., зав. отделом статистики ФГБУ «ЦНИИОИЗ» Минздрава России, г. Москва, Россия,
polikarpov@mednet.ru
H.A. ГОЛУБЕВ,
к.м.н., зам. зав. отделом статистики ФГБУ «ЦНИИОИЗ» Минздрава России, г. Москва, Россия, golubev@mednet.ru Е.В. ОГРЫЗКО,
д.м.н., зав. отделением медицинской статистики ФГБУ «ЦНИИОИЗ» Минздрава России, г. Москва, Россия, stat@mednet.ru
ОПТИМИЗАЦИЯ СЛУЖБЫ МЕДИЦИНСКОЙ СТАТИСТИКИ НА РАЗЛИЧНЫХ УРОВНЯХ В СОВРЕМЕННЫХ УСЛОВИЯХ
УДК 61.001.12/.18
Поликарпов А.В., Голубев Н.А., Огрызко Е.В. Оптимизация службы медицинской статистики на различных уровнях в современных условиях (ФГБУ «ЦНИИОИЗ» Минздрава России, г. Москва, Россия) Аннотация. Представлен анализ новой технологии процесса сбора, приема и обработки медицинской статистической отчетности, предложены мероприятия по совершенствованию информационного обеспечения медицинской статистики.
Ключевые слова: медицинская статистика, система «Медстат», годовые отчеты по медицинской статистике. UDC 61.001.12/.18
Polikarpov A.V., Golubev N.A., Ogryzko E.V. Optimization of the service medical statistics on the different levels in contemporary conditions (Federal Research Institute for Health Organization and Informatics of Ministry of Health of the Russian Federation, Moscow, Russia)
Abstract. The analysis of the new technology of gathering, receiving and processing of annual reports on medical statistics is presented. The measures for the improvement of the informative providing of medical statistics are offered. Keywords: medical statistics, system «Medstat», annual reports of medical statistics.
Актуальность темы
□ сновным назначением региональной политики в здравоохранении является обеспечение всех групп населения медицинской помощью и нахождение определенного баланса между государственным управлением и реалиями экономического положения территории. Изменения в системе отечественного здравоохранения, последовавшие вслед за принятием ряда определяющих законов, направленных на его модернизацию, требуют применения доказательного менеджмента или научно обоснованных подходов к планированию как на уровне страны в целом, так и на региональном уровне.
Реорганизация отрасли здравоохранения невозможна без оптимизации всех составляющих систем и, в частности, медицинской статистики. Реформирование данной службы ведется в двух направлениях — оптимизация структуры и ресурсов службы медицинской статистики и актуализация учетной и отчетной документа-
А.В. Поликарпов, H.A. Голубев, Е.В. Огрызко, 2015 г.
гол г, № г
ции. Широкое внедрение информационных технологий во все сферы деятельности человека требует адаптации устоявшихся взаимоотношений и в части работы службы медицинской статистики. Появляется продиктованная временем необходимость осуществления взаимодействия в плоскости информационных технологий.
Цель исследования
Проведение оптимизации службы медицинской статистики на различных уровнях в рамках сбора данных федерального (отраслевого) статистического наблюдения.
Материалы и методы
Работа проводилась в ФГБУ «ЦНИИОИЗ» Минздрава России, одном из уникальных учреждений в Российской Федерации, где одна из основных функций его структурного подразделения «Отдела статистики» — это организация сбора, приема и обработки годовых отчетов федерального (отраслевого) статистического наблюдения.
Результаты и обсуждение
Медико-статистическая информация является основой для подготовки управленческих решений по определению стратегии развития отрасли здравоохранения. Прием и обработка годовых отчетов федерального (отраслевого) статистического наблюдения от субъектов Российской Федерации производятся Отделом статистики ФГБУ «ЦНИИОИЗ» Минздрава России. Широкое внедрение информационных технологий во всех сферах деятельности определяет вектор развития и в данном направлении.
Одним из ключевых этапов при реализации любой задачи является подготовительный этап, так как именно тогда закладывается база для осуществления намеченных планов.
В рамках подготовительных мероприятий приема форм годового отчета за 2014 год Министерством здравоохранения Российской
Федерации на базе ФГБУ «ЦНИИОИЗ» Минздрава России был организован цикл web-се-минаров, охватывающих все формы годового отчета. Во время указанных семинаров специалистами, курирующими формы статистического наблюдения, были даны пояснения и рекомендации по заполнению отчетов. Широко использовался презентационный материал. Было проведено 6 web-семинаров, онлайн-трансляция которых осуществлялась на все 85 субъектов Российской Федерации и позволила оперативно и наглядно донести информацию до специалистов медицинских информационно-аналитических центров, осуществляющих первичный сбор и формирование статистических отчетов. На семинарах проводилось обсуждение порядка 40 форм, а именно: 1-Дети (здрав), 1-РБ, 7, 7-ТБ, 7-трав-матизм и приложение, 8, 8-ТБ, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 14-ДС, 15, 16, 16-ВН, 17, 19, 30, 31, 32 и вкладыш к ф.32, 33, 34, 35, 36, 36-ПЛ, 37, 41, 47, 53, 54, 55, 56, 57, 61, 70. Материалы web-семинаров также были доступны для специалистов медицинских организаций, поскольку после завершения трансляции каждого из web-семинаров видеозапись и презентационный материал размещались в открытом доступе на портале ФГБУ «ЦНИИОИЗ» Минздрава России (www.mednet.ru).
Также в рамках информационного взаимодействия с субъектами Российской Федерации существенно возросла роль web-портала «Всероссийский форум организаторов здравоохранения» (www.zdravmanager.ru). На указанном форуме был создан специализированный раздел для обсуждения вопросов, связанных со сбором форм годового отчета за 2014 год. Специалисты субъектов Российской Федерации имели возможность обсудить наиболее актуальные вопросы в рамках годового отчета и получить комментарии специалистов, курирующих сбор форм. Кроме того, на форуме в оперативном прядке размещалась вся нормативная и справочная информация по сбору форм федерального (отра-
>
>
800 600 400 200 0
74
Годовой отчет 2010
7 77
Годовой отчет 2011
181
»и
Годовой отчет 2012
64
Годовой отчет 2013
723
Годовой отчет 2014
Рис. 1. Количество созданных сообщений в разделе «Годовой отчет»
слевого) статистического наблюдения, а также обновлению программного обеспечения.
Информация, размещенная на Всероссийском форуме организаторов здравоохранения в части сбора форм федерального (отраслевого) статистического наблюдения за 2014 год, была достаточно востребована специалистами в субъектах Российской Федерации. Так, к концу 2014 года было более 720 зарегистрированных пользователей, принимавших участие в конференции на форуме в части сбора годового отчета. Обращает внимание, что из числа зарегистрированных более 120 пользователей присоединились к конференции на форуме в период сбора годового отчета за 2014 год. Достаточно показательна динамика количества тем и сообщений разделов, касающихся сбора годовых отчетов. Так, в сравнении с 2013 годом количество созданных тем увеличилось на 57% (с 14 до 22 тем), а количество сообщений в разделе увеличилось более чем в 10 раз (с 64 до 723 сообщений) (рис. 1).
Грамотное администрирование форума позволило поднять информационное наполнение ресурса на новый уровень. В разделе были созданы отдельные темы по каждой из форм статистического наблюдения за 2014 год, где была размещена и регулярно актуализи-
ровалась нормативная документация по форме. Кроме того, на форуме были зарегистрированы специалисты, ответственные за сбор годовой отчетности, и являлись кураторами темы в рамках своей компетенции. Специалисты по каждой из форм статистического наблюдения за 2014 год имели доступ к конференции на форуме и возможность в оперативном порядке отвечать на возникающие вопросы и давать разъяснения по порядку заполнения форм статистической отчетности.
Одним из важных показателей активности пользователей на форуме является количество просмотров опубликованных сообщений. Данный показатель может характеризовать актуальность и востребованность размещенной информации. Так, в 2014 году суммарное количество просмотров тем форума составило 29 827, что в 6,8 раза больше чем, в 2013 году (рис. 2).
В соответствии с увеличившейся активностью пользователей также увеличилось максимальное количество просмотров темы и составило в 2014 году 6429, что в 4,3 раза больше, чем в 2013 году (рис. 3).
Кроме того, важным аспектом подготовки к такому мероприятию, как прием годовых форм федерального (отраслевого) статисти-
30 ООО 25 ООО 20 ООО 15 000 10 000 5000 0
3114
4644
I?
11774
■
4334
¡1
гол г, № г
/Э
2982/
Годовой Годовой Годовой Годовой Годовой
отчет 2010 отчет 2011 отчет 2012 отчет 2013 отчет 2014
Рис. 2. Суммарное количество просмотров тем в разделе «Годовой отчет»
2010 2011 2012 2013 2014
Рис. 3. Максимальное количество просмотров темы в разделе «Годовой отчет»
ческого наблюдения, является соответствующая подготовка нормативно-правовой базы. Так, в целях организации процесса сбора отчета за 2014 год был разработан приказ ФГБУ «ЦНИИОИЗ» Минздрава России, в котором было произведено четкое распределение зон ответственности как между службами, обеспечивающими процесс приема отчета, так и специалистами, курирующими отдельные формы. Отдельным приложением к приказу был сформирован перечень материалов по анализу данных годового отчета и сроки их предоставления.
В последнее время остро стоит вопрос о необходимости модернизации системы сбора,
обработки, хранения и распространения медико-статистической информации на основе применения современных информационно-телекоммуникационных технологий [1-5].
Так, согласно опыту предыдущих лет, одним из наиболее затратных по времени и ресурсам процессов было проведение считывания отчетов на бумажных носителях с информацией в базе данных. В целях оптимизации данного процесса специалистами группы сопровождения и модернизации системы «Медстат» ФГБУ «ЦНИИОИЗ» Минздрава России была проведена доработка программы. Так, при формировании в программе «Медстат» службой медицинской статистики печатного вари-
>
анта формы после завершения процесса заполнения данными в верхнем колонтитуле проставлялись дата и время формирования документа, а файл автоматически блокировался от внесения изменений. Это позволяло исключить возможность внесения исправлений непосредственно в печатный вариант формы, минуя корректировку базы данных. Параллельно с формированием печатного варианта формы происходили формирование и распечатка протокола контрольных сумм с указанием даты и времени его создания. Данный протокол содержал математическую сумму значений по графам таблиц и общую сумму значений по таблицам. При сдаче отчетов службе медицинской статистики субъекта было рекомендовано предоставлять специалистам ФГБУ «ЦНИИОИЗ» Минздрава России отчетную форму на бумажном носителе и протокол контрольных сумм по этой форме. Специалист проводил сверку представленного протокола контрольных сумм с аналогичным протоколом, сформированным на основании базы данных субъекта Российской Федерации. Наличие расхождений свидетельствовало о несовпадении информации в представленном бумажном носителе и направленной базе данных и требовало согласования и внесения необходимых корректировок. В связи с тем, что программное обеспечение «Медстат» является бесплатным и свободно распространяемым, описанный механизм считывания отчетов при помощи протокола контрольных сумм мог быть использован и службой медицинской статистики субъектов Российской Федерации в процессе сбора информации от подведомственных медицинских организаций.
Внедрение данной технологии позволило снизить нагрузку как на специалистов службы медицинской статистики субъектов Российской Федерации при сборе форм статистического наблюдения по субъекту, так и специалистов ФГБУ «ЦНИИОИЗ» Минздрава России при формировании отчетности по Россий-
ской Федерации, и, поскольку в эпоху информационных технологий данные в электронном виде являются наиболее удобной формой для проведения анализа и обработки информации, обеспечивало требуемую идентичность значений на бумажном носителе и в электронном виде.
В целях оптимизации процесса сбора форм федерального (отраслевого) статистического наблюдения за 2014 год была переработана методология обработки предоставляемых баз данных. Для координации, организации и оперативного мониторинга процесса предоставления информации специалистами ФГБУ «ЦНИИОИЗ» Минздрава России в короткие сроки была разработана система МедСтатWEB. В системе МедСтатWEB был организован персонифицированный доступ по уникальному логину и паролю для каждого из субъектов Российской Федерации и предоставлялся на основании письма органа управления здравоохранением субъекта. Система была реализована по «облачной» технологии и состоит из нескольких блоков.
Первый блок «Региональная учетная карточка исполнителей, ответственных за подготовку годовой отчетности» предоставлял возможность субъектам Российской Федерации внести контактные данные лиц, ответственных за предоставление статистической информации от имени субъекта Российской Федерации, а также лиц, ответственных за координацию предоставления статистической информации (исполнителей) (рис. 4). Региональная учетная карточка исполнителей, ответственных за подготовку годовой отчетности, была заполнена субъектами Российской Федерации практически по всем формам федерального (отраслевого) статистического наблюдения, что позволило оптимизировать взаимодействие служб медицинской статистики на различных уровнях. Наличие контактной информации существенно упростило и ускорило процесс решения возникающих вопросов и согласования предоставляемых данных
www.idmz.ru ,_
гол г, № г 1
43
Рис. 4. Региональная учетная карточка исполнителей, ответственных за подготовку
годовой отчетности
при сдаче годового отчета за 2014 год, особенно в части специализированных служб.
Второй блок «Переписка с субъектами РФ — прием файлов DBF» позволил оптимизировать процесс приема от служб медицинской статистики субъектов Российской Федерации баз данных форм годового отчета за 2014 год (рис. 5). Взаимодействие по передаче баз данных в рамках электронного сервиса системы MедCтатWEB позволило практически отказаться от использования канала передачи данных по электронной почте и получать информацию персонифицированно и более оперативно. Кроме того, электронный сервис позволяет оперативно проводить мониторинг своевременности и полноты предоставления информации в рамках годового отчета, а так-
же в режиме реального времени отслеживать объем и частоту направления корректировок к исходным данным.
При сборе годовых отчетов за 2014 год была существенно оптимизирована логистика обработки предоставляемых баз данных. Информация проходила несколько уровней контроля: форматный контроль, логический контроль и смысловой контроль. Первый уровень контроля осуществлялся на этапе получения специалистами ФГБУ «ЦНИИОИЗ» Минздрава России данных в электронном виде по системе МедCтатWEB от службы статистики субъекта Российской Федерации и заключался в проведении форматного контроля предоставленной базы данных на наличие ошибок выгрузки базы, таких как задво-
Рис. 5. Переписка с субъектами РФ — прием файлов DBF
ение строк либо отсутствие необходимых форм в базе данных. В случае успешного прохождения форматного контроля направленному письму присваивался статус «Акцептовано», и база данных направлялась на следующий этап обработки. В случае выявления существенных замечаний, требующих корректировки либо пояснения со стороны субъекта, письму присваивался статус «Отклонено» и направлялось ответное письмо с указанием выявленных замечаний. Проведение форматного контроля на этапе обработки базы данных позволило сократить объем корректировок на последующих этапах приема отчета.
После проведения форматного контроля осуществлялся логический контроль средствами программного комплекса «Медстат». Результаты логического контроля передава-
лись специалистам, осуществляющим прием форм годового отчета за 2014 год. Смысловой контроль проводился специалистами непосредственно в процессе приема форм федерального (отраслевого) статистического наблюдения.
В целях оптимизации процесса внесения корректировок в процессе проведения логического и смыслового контролей каждый специалист, осуществляющий прием форм федерального (отраслевого) статистического наблюдения за 2014 год, был обеспечен автоматизированным рабочим местом на базе персонального компьютера либо ноутбука с установленной программой «Мед-стат». Так, при необходимости внесения изменений в отчетную информацию субъекта специалист осуществлял требуемую корректи-
гол г, № г
ровку в базе данных программы «Медстат» на своем рабочем месте и имел возможность повторно запустить алгоритм логического контроля в программе, получив результат на экране в on-line-режиме. Реализация данных мероприятий позволила существенно сократить бумажный документооборот и, следовательно, уменьшить объем расходов на материальное обеспечение сбора отчета.
Во избежание конфликтов совместного доступа к таблицам, а также возникновения технических ошибок в процессе внесения корректировок был применен принцип распределенной базы данных. Информация от субъектов Российской Федерации, прошедшая форматный контроль, загружалась в базы данных специалистов и при необходимости подвергалась корректировке в ходе приема отчета. После окончательного согласования данных специалистом производилась выгрузка откорректированной информации в части своей ответственности в центральную базу данных. В целях исключения дублирования данных в программе «Медстат» были разработаны дополнительные алгоритмы выгрузки, позволяющие производить выгрузку не только отдельных форм, но и требуемых наборов таблиц из одной формы. Это стало необходимо в связи с существенным расширением объема информации в форме федерального статистического наблюдения № 30 «Сведения о медицинской организации» за счет включения разделов в части деятельности службы скорой медицинской помощи, пато-лого-анатомической службы и службы медицины катастроф. Каждый из перечисленных разделов формы № 30 курировал специалист соответствующей службы и при выгрузке информации в центральную базу данных, экспорт производился исключительно в части таблиц в рамках ответственности специалиста. Этим достигалась возможность оперативного обмена информацией в режиме on-line и сохранялась целостность данных.
Выполненная оптимизация позволила не только автоматизировать процесс и сокра-
тить временные затраты на внесение корректировок, но также уменьшить объем финансовых расходов на междугороднюю телефонную связь, поскольку согласование и необходимые корректировки производились совместно с представителями субъектов Российской Федерации непосредственно во время сдачи отчетов.
Выводы и предложения
Проведенные мероприятия в части оптимизации взаимодействия службы медицинской статистики на различных уровнях в рамках сбора данных федерального (отраслевого) статистического наблюдения за 2014 год позволили добиться следующих результатов:
— структурировать и персонифицировать процесс получения информации в электронном виде;
— выявлять дефекты на начальном этапе, сокращая объем корректировок;
— формализовать и структурировать процесс получения информации в электронном виде;
— защитить формы статистической отчетности от внесения случайных исправлений;
— существенно оптимизировать трудоемкий процесс сверки информации на бумажном носителе и в базе данных;
— автоматизировать процесс внесения корректировок при приеме годового отчета;
— сократить объем материальных затрат в рамках сбора годового отчета путем уменьшения объема печатных материалов и количества междугородных телефонных переговоров.
В рамках подготовки к приему форм федерального (отраслевого) статистического наблюдения в последующий период предполагается продолжить мероприятия по оптимизации взаимодействия службы медицинской статистики в плоскости информационных технологий:
— переход на юридически значимый электронный документооборот;
— уход от необходимости предоставления отчетов на бумажных носителях;
>
— расширение функционала системы Мед-CтатWEB;
— переход на формат удаленного внесения данных и работы по «облачным» технологиям;
— возможность web-удаленного взаимодействия со специалистами службы медицинской статистики в субъектах Российской Федерации посредством телекоммуникационного программного обеспечения.
Заключение
Таким образом были разработаны и проведены мероприятия по оптимизации службы медицинской статистики на этапе подготовительных мероприятий по приему годовых отчетов за 2014 год:
— впервые Минздравом России на базе ФГБУ «ЦНИИОИЗ» был организован цикл web-семинаров, онлайн-трансляция которых осуществлялась на 85 субъектах Российской Федерации;
— существенно возросла роль web-порта-ла «Всероссийский форум организаторов
здравоохранения». На новый уровень поднялось информационное наполнение ресурса;
— в новой редакции был разработан приказ ФГБУ «ЦНИИОИЗ» Минздрава России, в котором впервые было произведено четкое распределение зон ответственности между службами, отвечающими за процесс приема отчетов.
На этапе сбора, приема и обработки годовых отчетов по медицинской статистике были проведены следующие мероприятия по оптимизации этого технологического процесса:
— впервые разработана новая технология, которая позволила оптимизировать рутинный процесс считывания отчетов на бумажных носителях с информацией в базе данных;
— впервые разработана система Мед-CтатWEB, реализованная по «облачной» технологии;
— существенно оптимизирована логистика обработки предоставляемых баз данных;
Проведенная оптимизация службы медицинской статистики позволила существенно автоматизировать процесс и сократить время обработки отчетов.
ЛИТЕРАТУРА
1. Гасников В.К. Информатизация здравоохранения как объект управления на различных иерархических уровнях//Социальные аспекты здоровья населения [Электронный научный журнал]. — 2009. — Т. 10. — №2. — URL: http://vestnik.med-net.ru/content/view/116/30/lang,ru [Дата обращения: 15 марта 2015 г.].
2. Дубровина Е.В. Проблемы кадрового обеспечения информационной поддержки деятельности учреждений здравоохранения в современных условиях//Социальные аспекты здоровья населения [Электронный научный журнал]. — 2012. — Т. 28. — №6. — URL: http://vestnik.mednet.ru/content/view/451/30/lang,ru [Дата обращения: 9 апреля 2015 г.].
3. Огрызко Е.В. Состояние и основные направления реформирования медицинской статистики в Российской Федерации//Автореф. дисс. ... докт. мед. наук. — М, 2011. — 446 с.
4. Современное состояние и пути развития отечественной медицинской статистики (Специальное приложение к сборнику научных трудов «Новые технологии в современном здравоохранении»). — М.: РИО ЦНИИОИЗ, 2007 — 36с.
5. Утка В.Г. Состояние здоровья населения и информационное обеспечение системы здравоохранения на региональном уровне//Автореф. дисс. ... канд. мед. наук. — М, 2008. — 26 с.
