CC BY
159
УДК 004.9
Оптимизация документооборота на предприятии при помощи облачных технологий и перспективы их развития
Читчян Р. К.
Российский экономический университет имени Г.В. Плеханова (филиал в г. Пятигорске Ставропольского края)
Аннотация. Работа с документами - аксиома, не требующая сомнений в существовании и развитии современного бизнеса. Часто она осложняется тем, что часть сотрудников подобных компаний (например, бухгалтер) находятся "на удаленке", и в офисе рабочих мест у них нет. Бывает, что и офиса как такового не существует, и все сотрудники работают из дома. Изучив подобные нюансы, можно сделать вывод, что на современном этапе многим компаниям, в частности, малому и среднему бизнесу приходилось довольствоваться работой с документами с помощью обычных офисных редакторов и электронной почты. Однако пересылка, совместная разработка и согласование документов не только не помогают решить основные задачи малого бизнеса, но и значительно усложняют их. У руководителя нет четкого понимания, где и в каком состоянии находится нужная редакция документа, когда и какие правки в нее были внесены. Все это порождает хаос и заставляет тратить лишнее время на упорядочивание и контроль. Решить данную проблему частично позволили развитие облачных технологий.
Ключевые слова: документооборот, документоведение, облачные технологии, облако, ИТ-инфраструктура, защита документооборота, облачные сервисы, предложения.
Optimization of the document of a turn at the enterprise by means of a cloud computing and prospect of their development
Chitchyan R. K.
Plekhanov Russian Academy of Economics (branch in Pyatigorsk of Stavropol Krai)
Abstract. Work with documents - the axiom which isn't demanding doubts in existence and development of modern business. Often it is complicated by the fact that part of employees of the similar companies (for example, the accountant) are "on an udalenka", and at office of workplaces at them isn't present.
Happens, as the office per se doesn't exist, and all employees work from the house. Having studied similar nuances, it is possible to draw a conclusion that at the present stage many companies, in particular, to small and medium business had to be content with work with documents by means of ordinary office editors and e-mail. However transfer, joint development and coordination of documents not only don't help to solve the main objectives of small business, but also considerably complicate them. The head has no clear understanding where and in what state there is the necessary edition of the document when and what changes in it have been made. All this generates chaos and forces to spend excess time for ordering and control. Have allowed to solve this problem partially development of a cloud computing.
Keywords: document flow, document science, cloud computing, cloud, IT infrastructure, protection of document flow, cloud services, offers.
Любая деятельность компании отражается в документах, и для улучшения качества рабочих бизнес процессов необходимо улучшать до-кументопоток, т. е. оптимизировать его. Под оптимизацией понимается комплекс мероприятий организационного, технического, программно-технического характера, которые выполняются организацией [4].
Оптимизация документооборота позволяет:
- определить состав ценных бумаг (видов, форм документов), используемых в процессе деятельности организации (т. е. при реализации функций, задач, административных и бизнес процессов);
- определить состав документопотоков предприятия и их внутреннюю структуру;
- регламентировать маршруты движения документации в рамках документопотока, отдельных групп (комплексов) документов, участвующих в реализации функций, задач, административного и бизнес процесса;
- установить при необходимости временные параметры прохождения документации в целом по установленному для него маршруту и (или) временные параметры выполнения отдельных операций в процессе доку-ментопотока
К организационным мерам по оптимизации относится разработка нормативных правовых актов предприятия и методических деловых бумаг, устанавливающих требования, правила, рекомендации по организации документоведения, как в целом по производству, так и на отдельных участках работы с документами или по отдельным видам документации [2].
Например, при работе с бумагами, содержащими конфиденциальную информацию, как правило, на предприятии разрабатывается система защищенного документооборота, имеющая вполне специфические осо-
бенности в сравнении с открытым делопроизводством (документооборотом) и регламентируемая отдельной инструкцией по конфиденциальному документопотоку. Аналогичным образом в некоторых компаниях решается вопрос регламентации документоведения в процессе рассмотрения обращений граждан или в договорной работе, где весь процесс от заключения договора до его исполнения, включая ценные бумаги, которые сопровождают этот процесс, может быть регламентирован отдельным нормативным актом, например, положением о ведении договорной работы [1, с. 14-18].
Учитывая, что объективной тенденцией является постоянный рост объемов документопотока, обеспечить оптимальную организацию документооборота невозможно только мерами организационного характера, потому что пришлось бы постоянно увеличивать численность персонала [5]. Помочь в этом могут меры технического характера и оргпроектные работы по совершенствованию обработки информации [14].
Поскольку документоведение - это сложный технологический процесс перемещения ценных бумаг по пунктам (инстанциям), на которых осуществляются творческая работа с документацией (подготовка проектов документов, согласование документов, подписание (утверждение) и др.) и их техническая обработка (сортировка документов, обработка для пересылки по почте, сканирование, регистрация, копирование, предварительное рассмотрение, передача из одной инстанции в другую и др.), организовать движение документации оптимальным образом можно только при помощи технических средств [15].
В современных условиях применение технических средств возможно не только на этапах, где с ценными бумагами совершаются так называемые рутинные (нетворческие) операции, но и там, где ведется творческая работа с документацией.
К техническим средствам относятся средства оргтехники (копировально-множительная техника, фальцевальные, маркировальные аппараты и др.) и средства компьютерной техники, предоставляющие широкие возможности для подготовки документов, проведения электронного согласования, обеспечения документооборота, организации оперативного хранения документов (применяя компьютерную технику, организации могут использовать системы электронного документооборота, текстовые и табличные редакторы (Word, Excel и др.), электронную почту, факс и другие приложения).
Многие предприятия в последнее время стали использовать облачные вычисления. Данная технология позволяет предприятию обеспечивать повсеместную и удобную работу с прикладными решениями на различных клиентских устройствах с различными операционными системами.
Облачные технологии - это технологии обработки данных, в которых компьютерные ресурсы предоставляются Интернет-пользователю как онлайн-сервис. Облачные технологии развиваются стремительно. На сегодняшний день имеются промышленные технологии по работе с документами, построенные на этих принципах. Пользователь имеет доступ к собственным данным, но не может управлять и не должен заботиться об инфраструктуре, операционной системе и собственно программном обеспечении, с которым он работает [8].
Термин «Облако» используется как метафора, основанная на изображении Интернета на диаграмме компьютерной сети, или как образ сложной инфраструктуры, скрывающей все технические детали. Согласно документу IEEE, опубликованному в 2008 году, «Облачная обработка данных — это парадигма, в рамках которой информация постоянно хранится на серверах в интернет и временно кэшируется на клиентской стороне, например, на персональных компьютерах, игровых приставках, ноутбуках, смартфонах и т. д.».
Внедрение облачных технологий будет для компании предпочтительным, если [7]:
• тонкий клиент является привычным для ваших сотрудников;
• большинство сотрудников имеет разъездной характер работы;
• высокая текучка кадров [12, c. 111];
• решаются типовые отраслевые или административные задачи компании;
• только что начался бизнес и нет возможности инвестировать заметные средства в собственную ИТ-инфраструктуру.
Вы, скорее всего, откажетесь от облачных технологий, если:
• не уверены в надежности вашего провайдера облачного сервиса, способности регулярно резервировать и восстанавливать информацию;
• предприятие долго присутствует на рынке и пользователям необходима постоянная настройка их приложений на изменяющиеся условия рынка и требования регуляторов;
• компания понимает, что в перспективе эксплуатация облачных технологий окажется более дорогим удовольствием, чем собственное ИТ-подразделение с необходимым оборудованием.
Проанализировав все выше сказанное, можно сделать вывод том, что действительно, облачные технологии предоставляют практически безграничные возможности благодаря своим сервисам, начиная с простого хранения информации и заканчивая предоставлением сложных безопасных ИТ-инфраструктур [8]. Кроме предоставления конечным пользователям вычислительных мощностей, облачные вычисления предоставляют новые рабочие места для ИТ-специалистов, которые способны настраивать и сопровождать «облака» [10, c.10-11]. И так как сами технологии достаточно молоды, продолжаются исследования возможности их
применения в различных областях жизни. Облачные системы берут верх, в то время как ИТ-рынок стоит на месте. Потребители не боятся ввязываться в новые информационные технологии.
Российский рынок облачных сервисов - один из немногих секторов ИТ-рынка, который даже в условиях кризиса продолжает переживать бурный рост [11]. По данным международной исследовательской компании IDC, по итогам прошлого года его объемы увеличились более чем на 50%, приблизившись к отметке в полмиллиарда долларов. И в ближайшие годы рынок облачных услуг будет продолжать рост минимум в 30% в год.
Некоторые эксперты прогнозируют, что к 2020 году этот показатель достигнет $240 млрд. Россия по внедрению cloud computing в бизнес занимает 34-е место с показателем $250 млн.
Облака — это путь создания ИС, где покупатель употребляет ИТ-ресурс в виде интернет-услуг от внешних поставщиков. Приобретение облачных решений становится для фирм доходной кандидатурой собственной ИТ-инфраструктуре, так как облака дают возможность сэкономить средства на закупке железа и его поддержке, а также помогают корректировать количество применяемых ресурсов в режиме настоящего времени, оплачивая лишь действительно потребляемые мощности. Помимо этого, такой аспект дает возможность облегчить бизнес-процессы внутри фирмы, так как большая часть проблем, относящихся ИТ, отдаются на привлечение внешнему провайдеру [9].
Специалисты убеждены, что подобная модель со временем вытеснит классические методы пользования ИТ-ресурсов. Аналитики европейского учреждения Ovum предсказывают, что к 2016 г. 80% крупных фирм по всему миру будут арендовать инфраструктуру согласно модификации IaaS, а представители фирмы IDC заверяют, что к 2017 г. 35% всех приложений будут развиваться в облаке [13].
Сегодня облака - это единственный из наиболее динамично развивающихся частей в области информативных технологий. Согласно сведениям IDC, прибыль с общественных облачных сервисов достаточно увеличивается в 22,8% в год в течение ближайших многих лет, что в 6 раз выше темпов увеличения классических ИТ-товаров [9].
Облачные вычисления - это модель предоставления удобного сетевого доступа в режиме «по требованию» к коллективно используемому набору настраиваемых вычислительных ресурсов (например, сетей, серверов, хранилищ данных, приложений и сервисов), которые пользователь может оперативно задействовать под свои задачи и высвобождать при сведении к минимуму числа взаимодействий с поставщиком услуги или собственных управленческих усилий [3].
Различают 3 важнейших категории облачных услуг, которые могут быть предоставлены клиенту:
- IaaS - вычислительная инфраструктура (серверы, хранилища данных, операционные системы), которая предоставляется пользователям для расширения и запуска собственных программных решений;
- PaaS - набор инструментов и услуг, упрощающий разработку и создание облачных приложений;
- SaaS приложения, работающие в облаке, доступ к которым конечные пользователи получают через веб.
Значительный спрос имеют продукты SaaS, на которые в 2014 г. было потрачено около $39,8 млрд. Как предполагают аналитики IDC в 2018 г. спрос на облачные услуги может превысить $82,7 млрд. Объем рынка IaaS увеличится с $8,7 млрд. в 2014 г. до предположительно $24,6 млрд. в 2018 г. Схожи показатели и для PaaS, т.е. ожидается рост с $8,1 млрд. до $20,3 млрд. [13]. Раскручивать облака можно некоторыми методами. Небольшие компании применяют зарубежные средства, путем аренды вычислительных мощностей и приложений во внешнем облаке. Крупные фирмы первоначально сделали ставку в построение своих вычислительных центров, средство которых все подразделения компании удаленно используют согласно облачной типу [4].
Тем не менее, в последние годы в секторе наикрупнейших компаний случился прогресс от частных облаков в сторону гибридных моделей, когда часть информационных технологий потребляется с собственных дата-центров, а часть принимается в аренду у внешних сервис-провайдеров [6].
В соответствии с данными опроса IDG Connect, проделанного согласно заказу Oracle, частные облака раскручены только в 32% компаний, в то время как по гибридной модели работают 36% фирм, рисунок 1.
Рис. 1 - Облачная инфраструктура в корпоративном сегменте.
На первом этапе облачные технологии были направлены на «маркетинг»: поставщики решений во время многочисленных опросов прояснили клиентам как функционируют такие решения, и в чем их привилегия. Весомыми явились задачи о безопасности, так как клиенты боялись
Частные
Нет облаков
15%
32%
Гибридные
36%
Публичные
17%
хранить данные удаленно на стороне производителя. С истечением времени, после того как появились успешные кейсы и провайдеры зарекомендовали себя с хорошей стороны, все сомнения развеялись.
«Что касается страха, то мы замечаем, что накал из года в год снижается, - комментирует Павел Ершов, вице-президент на развивающихся рынках компании Odin. - Например, когда мы исследовали рынок IaaS-сервисов и задавали компаниям наш традиционный вопрос - почему вы не идете в облака, то лишь 42% назвали причиной беспокойство о безопасности данных. Еще 3 года назад этот ответ давали более 60% респондентов».
На данный момент облака на 2-м этапе своего развития, которому характерен резкий подъем. Производители хорошо осведомлены о плюсах технологии, однако внедрение облаков все еще мало, это позволяет рынку развиваться в двойне. При подведении итогов было выявлено то, что хотя облаками пользуются около 94% крупнейших предприятий, 2/3 компаний размещают в облаке не более 1/5 всех бизнес-приложений.
Для РФ в целом характерны те же тенденции, что и для других регионов. Потребность облачных технологий растет с каждым мгновением, при этом внедрение облаков пока еще не очень высока. В 2014 г. выгода от внедрения облачных сервисов в РФ явилась €12,9 млрд., что почти в два раза выше, чем в предыдущем году. Большая доля расходов была ориентирована на SaaS-услуги (89%), на IaaS пришлось 9%, а на PaaS - 2%. Как предвещают аналитики, среднегодовые темпы роста до 2018 г. составят около 30%, рисунок 2 [4].
2018 г. 2017 г. 2016 г. 2015 г. 2014 г. 2013 г.
Рис. 2 - Потребность облачных технологий с 2013-2018, в %
Стоит отметить, что, несмотря на непростую внутриэкономиче-скую ситуацию, российский рынок облачных услуг не теряет свой статус, продолжая расти. Как сообщает первый заместитель генерального директора «Data Line» Алексей Севастьянов - «Ситуация на рынке изменчива больше года, и за это время особый спад спроса не был замечен [4]. Это
говорит о том, что на данном этапе бизнесу удается приспосабливаться к возникшим ситуациям на рынке».
Выделим несколько причин, поясняющий этот факт. Во-первых, Россия заимствовала тенденции у западного рынка. Российский рынок повторяет развитие более развитых рынков, хотя он отстает на несколько лет, то есть уровень проникновения облаков еще низок. В последние годы это отставание увеличилось в разы. Во-вторых, облака дают сэкономить затраты на приобретение оборудования и поддержке, вследствие чего кризис направляет на миграцию в облако. В-третьих, существуют ограничения на внедрение зарубежного облака, что положительно влияет на внутренний рынок.
Таким образом, можно сделать вывод о том, что облачные услуги и технологии, оказывают огромное влияние, как на развитие рынка, так и экономики в целом.
Библиографический список:
1. Бешкорева В. Ю. Совершенствование инвестиционной политики в территориальной социально-экономической системе: автореф. дис. канд. эконом. наук / Бешкорева В. Ю. Ставропольский государственный университет. Ставрополь, 2008. - c.26
2. Бычкова М. М. Моделирование инвестирования в инновационные технологии в условиях неопределенности и конкуренции. Диссертация на соискание ученой степени кандидата экономических наук / Пятигорск, 2007.
3. Гибридные облака: скрещение преимуществ двух технологий. «Expert Online». http://expert.ru/2015/07/28/gibridnyie-oblaka-skreschenie-preimuschestv-dvuh-tehnologij/
4. Ильяева Ю. М. К вопросу об управленческом консультировании малого бизнеса. - Современные проблемы науки и образования. 2014. № 5. С. 730.
5. Ильяева Ю. М. Приоритеты развития инфраструктуры поддержки малого бизнеса в Северо-Кавказском федеральном округе. - Вестник экспертного совета. - 2015. № 1. С. 109-114.
6. Ильяева Ю. М. Развитие малого предпринимательства в турист-ско-рекреационном комплексе Северо-Кавказского федерального округа. Фундаментальные исследования. - 2014. № 11-2. С. 444-449.
7. Камынина В. Ю. Институциональные аспекты повышения эффективности региональной инвестиционной политики // Вестник СКФУ №4: СКФУ (Ставрополь). - 2008. - с. 132-135. - ISSN: 2307-907X
8. Камынина В. Ю., Романенко А. Ф. Моделирование устойчивости развития территориальных социально-экономических систем // Terra Economicus Том: 6: Южный федеральный университет (Ростов-на-Дону). - 2008. - с. 306-309. - ISSN: 2073-6606
9. Лебедев П. Облака растут, пока ИТ-рынок стагнирует. http://www.cnews.ru/reviews/cloud2015/articles/oblaka_rastut_poka_itrynok _stagniruet
10. Михайлец А. В. Безработица современной молодёжи // Economics № 1 (10): Олимп. Иваново. - 2016. - с. 10-11. ISSN: 2410-289X
11. Михайлец А. В. Методика оценки проекта информационной технологии в стартап для компаний среднего звена // Наука, Техника и Образование № 1 (7): Олимп (Иваново). - 2015. - с.28-31. - ISSN: 2312-8267.
12. Михайлец А. В. Миграция - популярный способ трудоустройства у молодёжи // Научные открытия в эпоху глобализации. - Уфа: Омега Сайнс. - 2016. - с. 110-112.
13. Облачный рост российского ИТ-рынка 2016. http://www.vmgu.ru/events/11 -02-2016/cloud-expansion-2016
14. Романенко Е. В. Оптимальные инвестиционные стратегии фирмы в стохастических условиях. - Terra Economicus. 2007. Т. 5. № 1-2. С. 258261.
15. Романенко Е. В. Оптимизация корпоративных инвестиционных стратегий в условиях структурных изменений экономической среды. -Проблемы экономики. - 2007. № 1. С. 114-117.
Bibliography:
1. Beshkoreva V. Yu. Improvement of investment policy in territorial social and economic system: автореф. yew. edging. house-keeper. Sciences / Beshkoreva V. Yu. Stavropol state university. Stavropol, 2008. - c.26
2. Bychkova M. M. Modeling of investment into innovative technologies in the conditions of uncertainty and the competition. The thesis for scientific degree competition Candidate of Economic Sciences / Pyatigorsk, 2007.
3. Hybrid clouds: skreshcheniye of advantages of two technologies. "Expert Online". http://expert.ru/2015/07/28/gibridnyie-oblaka-skreschenie-pre-imuschestv-dvuh-tehnologij/
4. Ilyaeva Yu. M. To a question of administrative consultation of small business. - Modern problems of science and education. 2014. No. 5. Page 730.
5. Ilyaeva Yu. M. Priorities of development of infrastructure of support of small business in North Caucasus federal district. - Bulletin of advisory council. - 2015. No. 1. Page 109-114.
6. Ilyaeva Yu. M. Development of small business in a tourist and recreational complex of North Caucasus federal district. Basic researches. - 2014. No. 11-2. Page 444-449.
7. Kamynina V. Yu. Institutional aspects of increase of efficiency of regional investment policy//SKFU Bulletin No. 4: SKFU (Stavropol). - 2008. -page 132-135. - ISSN: 2307-907X
8. Kamynina V. Yu., Romanenko A. F. Modeling of stability of development of territorial social and economic systems//Terra Economicus Volume: 6: Southern federal university (Rostov-on-Don). - 2008. - c. 306-309. - ISSN: 2073-6606
9. Lebedev P. Clouds grow while the IT market stagnates. http://www.cnews.ru/reviews/cloud2015/arti-cles/oblaka_rastut_poka_itrynok_stagniruet
10. Mikhaylets A. V. Unemployment of modern youth//Economics No. 1 (10): Olympus. Ivanovo. - 2016. - page 10-11. ISSN: 2410-289X
11. Mikhaylets A. V. A technique of an assessment of the project of information technology in a startup for the companies of an average link/Science, Equipment and Education No. 1 (7): Olympus (Ivanovo). - 2015. - page 2831. - ISSN: 2312-8267.
12. Mikhaylets A. V. Migration - a popular way of employment at youth//Discoveries during a globalization era. - Ufa: Omega of Sayns. - 2016. - page 110-112.
13. Cloudy growth of the Russian IT market of 2016. http://www.vmgu.ru/events/11 -02-2016/cloud-expansion-2016
14. Romanenko E. V. Optimum investment strategy of firm in stochastic conditions. - Terra Economicus. 2007. T. 5. No. 1-2. Page 258-261.
15. Romanenko E. V. Optimization of corporate investment strategy in the conditions of structural changes of the economic environment. - Economy problems. - 2007. No. 1. Page 114-117.
Об авторе
Читчян Рузанна Камоевна (mihasja_77@list.ru) Российский экономический университет имени Г. В. Плеханова (филиал в г. Пятигорске Ставропольского края) Документовед кафедры естественнонаучных и гуманитарных дисциплин, студентка экономического факультета
About the author
Chitchyan Ruzanna Kamoyevna (mihasja_77@list.ru) Plekhanov Russian Academy of Economics (branch in Pyatigorsk of Stavropol Krai)
Document specialist of department of natural-science and humanitarian disciplines, student of economics department
