CC BY
42
Актуальные проблемы авиации и космонавтики - 2018. Том 3
УДК 004.01
ОПТИМИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ ПРИ ВНЕДРЕНИИ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СИСТЕМ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
УПРАВЛЕНИЯ (АСДОУ)
А. А. Жданов, Д. Д. Найдюк, Л. А. Жереб
Сибирский государственный университет науки и технологий имени академика М. Ф. Решетнева Российская Федерация, 660037, г. Красноярск, просп. им. газ. «Красноярский рабочий», 31
Е-mail: alex1998zhdanov@mail.ru
Рассмотрены актуальные вопросы внедрения автоматизированных систем документаци-онного обеспечения управления (АСДОУ) в делопроизводство современных российских предприятий.
Ключевые слова: документ, автоматизированные системы документационного обеспечения управления (АСДОУ), управленческая деятельность.
OPTIMIZATION OF THE ACTIVITIES OF ENTERPRISES IN THE IMPLEMENTATION OF AUTOMATED SYSTEMS OF DOCUMENT MANAGEMENT SUPPORT
A. A. Zhdanov, D. D. Naydyuk, L. A. Zhereb
Reshetnev Siberian State University of Science and Technology 31, Krasnoyarsky Rabochy Av., Krasnoyarsk, 660037, Russian Federation Е-mail: alex1998zhdanov@mail.ru
The topical issues of the implementation of automated systems of document management support in the management of modern Russian enterprises are considered.
Keywords: document, automated systems of documentary management support. administrative activity.
В повседневных реальностях актуальной задачей промышленных предприятий, имеющих подчас сложную организационную структуру, становится решение проблем управления деятельностью этих предприятий. Наиболее популярными и проверенными подходами к решению этих проблем являются внедрение автоматизированных систем документационного обеспечения управления (АСДОУ) в делопроизводство этих предприятий.
Основу традиционного документооборота составляют так называемые «бумажные» технологии, предполагающие обращение бумажных документов. На многих российских предприятиях, особенно малых и средних, документы создаются и перемещаются в пространстве при помощи печатных устройств, множительных аппаратов и обычной почтовой доставкой.
Также следует выделить ряд общих проблем, для тех организаций, где работа с документами ведется традиционным способом:
- документы теряются;
- накапливается множество документов, назначение и источники которых неясны;
- документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;
- тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;
- создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;
- на подготовку и согласование документов тратится много времени.
Секция «Управление современными предприятиями, отраслями, комплексами»
Однако традиционное документационное обеспечение управления (ДОУ) стало постепенно уступать место электронному документообороту. Его основу составляют автоматизированные системы документационного обеспечения управления (АСДОУ). Эти системы позволяют создавать и передавать управленческую документацию от пользователя к пользователю при помощи электронных технологий, основанных на использовании компьютерной офисной техники, безбумажных (машинных, магнитных и прочих) носителей, беспроводных (электронно-сетевых) средств связи, современных полиграфических и расходных материалов.
В настоящее время в делопроизводстве российских предприятий сохраняется сочетание обоих видов документационного обеспечения управления с определенным преобладанием АС-ДОУ в крупных административно-промышленных центрах.
Введение автоматизированных систем обеспечивает более эффективное документационное обеспечение в сфере управления, которое является одной из важных составляющих процесса управления бизнес-процессами организации.
Внедрение АСДОУ позволяет решать следующие задачи [2; 5]:
- обеспечить слаженную работу всех подразделений;
- упростить работу с документами, повысит ее эффективность за счет снижения удельной стоимости распространения и хранения электронных документов;
- повысить производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;
- повысить оперативность доступа к информации;
- перевести взаимодействие как между сотрудниками одной организации, так и между различными организациями на качественно новый уровень за счет современных офисных технологий;
- позволить разграничить права доступа сотрудников к информации.
Основным объектом АСДОУ является информационный поток, связанный с регистрационными и контрольными функциями делопроизводства. При изучении деятельности компании установлено, что основной единицей хранения в базе данных системы является регистрационная карточка документа - электронный аналог традиционной регистрационно-контрольной карточки, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля. Сама база данных, хранящая регистрационные карточки документов, по аналогии с традиционным документооборотом носит название «картотеки» [1; 3].
АСДОУ обеспечивает выполнение следующих основных функций:
- подготовку и редактирование документов, процедуру их согласования и утверждения;
- регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов;
- передачу документов исполнителям;
- контроль исполнения поручений;
- формирование дел и передачу их в архив, ведение архива;
- поиск документов по любому сочетанию параметров запроса;
- выдачу различных сводок и отчетов.
Предприятия, использующие АСДОУ, имеют не только существенное упрощение повседневных операций делопроизводства, но и получают некоторые дополнительные возможности:
- более полное и точное обоснование принимаемых решений;
- оперативное отслеживание движения документов;
- повышение исполнительской дисциплины сотрудников;
- уменьшение потерь документов и др.
АСДОУ предприятия характеризуется процессом внедрения.
Процесс внедрения системы электронного документооборота состоит из нескольких этапов
[2; 4]:
- обследование организационной структуры предприятия, выявление основных бизнес-процессов, потоков работ и формальное описание схемы движения документов;
- составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление инструкций;
- адаптация системы на основе информации, полученной на этапе обследования;
- установка и настройка программного обеспечения и опытная эксплуатация;
Актуальные проблемы авиации и космонавтики - 2018. Том 3
- окончательная настройка системы с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации;
- обучение персонала организации.
Таким образом, существующие этапы внедрения электронного документооборота сопровождаются рядом проблем, которые в свою очередь не носят неразрешимого характера, а, напротив, в ряде литературы освещены конкретные рекомендации, позволяющие автоматизировать делопроизводство грамотно и с наименьшими потерями. Несмотря на существующие трудности, электронный документооборот находит все более широкое применение именно потому что, эффект от него измеряется не прямой экономией ресурсов, а повышением качества работы организации. Для коммерческих предприятий это - фактор выживания, для ведомств и государственных структур - возможность более эффективно решать государственные задачи, реализовать возможность оперативного взаимодействия с различными субъектами и между ведомствами.
На сегодняшний день внедрение АСДОУ является важнейшей задачей в управленческой деятельности предприятий. Она позволяет достичь особого экономического эффекта. Наличие успешно действующей АСДОУ свидетельствует о благополучии компании и эффективности ее управленческой деятельности.
Библиографические ссылки
1. Куперштейн В. Современные информационные технологии в делопроизводстве и управленческой деятельности. СПб. : БХВ-Санкт Питербург, 2004. 256 с.
2. Корнеев И. К., Машурцев В. А. Информационные технологии в управлении. М. : Инфра-М, 2001. 158 с.
3. Внедрение электронного документооборота [Электронный ресурс]. URL: https://ecm-journal.ru/card.aspx?ContentID=1627233 (дата обращения: 25.03.2018).
4. Понятие и сущность документооборота, виды документопотоков [Электронный ресурс]. URL: http://manager.bobrodobro.ru/19470 (дата обращения: 26.03.2018).
© Жданов А. А., Найдюк Д. Д., Жереб Л. А., 2018
