CC BY
214
Оптимизациябизнес-процессовтаможенногопредставителя
The optimization of business processes of the customs representative
ПавленкоГалинаФедоровна Pavlenko Galina Fedorovna доцент кафедры бизнес-информатики Дальневосточный федеральный университет
galina. pvl@gmail. com Попова Татьяна Николаевна доцент кафедры мировой экономики Дальневосточный федеральный университет
tpopova5 5 @mail .ru Воробьева Лариса Геннадьевна доцент кафедры экономики предприятия Дальневосточный федеральный университет
vlara2000@mail.ru Утин Артем
магистрант кафедры бизнес-информатики Дальневосточный федеральный университет
artemutin@yandex.ru
Аннотация:
В бизнес-процессах таможенных представителей - важных участников внешнеэкономической деятельности - имеется ряд типичных недостатков, приводящих к росту временных и финансовых издержек самих таможенных представителей и их клиентов. В статье приведен анализ бизнес-процессов, предложен вариант их оптимизации за счет использования информационной системы.
Abstract:
In the business processes of customs representatives- important participants
1
in foreign economic activity - there are a number of typical shortcomings that lead to an increase in the time and financial costs of customs representativesthemselves and their customers. In the article the analysis of business processes is resulted, the variant of their optimization due to use of information system is offered.
Ключевые слова:таможенныйпредставитель, бизнес-процесс, моделирование, функциональные диаграммы, Таможенный кодекс, декларация, матрица ранжирования бизнес-процессов.
Key words:customs representative, business process, the simulationfunctional diagrams,Customs code, declaration, the matrix of ranking business processes.
В настоящий момент, в Приморском крае реализуется такой масштабный проект, как Свободный Порт Владивосток и создается ряд территорий опережающего развития (ТОР), предназначенных для трансграничного взаимодействия в азиатско-тихоокеанском регионе (АТР), что влечет за собой увеличение трансграничного грузооборота. При этом, в бизнес-процессах (БП) таможенных представителей - важных участников внешнеэкономической деятельности - имеется ряд типичных недостатков, приводящих к росту временных и финансовых издержек самих таможенных представителей и их клиентов. Сюда относятся такие проблемы, как высокая степень человеческого фактора при выполнении рутинных операций по оформлению таможенных документов, а также неэффективное управление имеющимися в распоряжении таможенных представителей складскими мощностями.
Российский участник внешнеэкономической деятельности заключает контракт на поставку груза с иностранным контрагентом, оформляет в банке паспорт импортной сделки, согласовывает с контрагентом счета - инвойсы, документы, которые поставляются с грузом, получает сертификаты соответствия и другие разрешения на ввоз, оплачивает пошлины и налоги [1].
Все эти действия применяются для того, чтобы груз был доставлен в таможню назначения и был оформлен. Инвойсы, сертификаты, лицензии можно рассматривать как примечания. По прибытию груза российский участник внешнеэкономической деятельности (ВЭД) составляет сам, либо с помощью фирмы-посредника таможенного представителя, декларацию на товары и подает ее в таможенный орган. Участник ВЭД, либо по его поручению таможенный представитель, также предоставляет в таможню и другие необходимые документы. Инспектор таможни проверяет декларацию с помощью программных средств, т. е. производит форматно-логический контроль (ФЛК) декларации. В случае выявления ошибок, инспектор возвращает декларацию участнику ВЭД для их исправления, и участник ВЭД снова подает декларацию. После «успешного» ФЛК инспектор присваивает номер декларации и производит дальнейшую проверку документов.
Могут возникнуть два пути: в процессе проверки инспектор либо обнаружит «рисковую» ситуацию (например, разница между весом брутто и нетто больше 20%), либо такой ситуации не возникнет. В первом случае таможня может провести досмотр и составить акт таможенного досмотра, которым прикладывается к декларации, а во втором просто продолжить оформление. В обоих случаях инспектор проводит проверку таможенной стоимости груза. Если цена товара не ниже контрольных показателей, то при успешной проверке всех документов инспектор выпускает груз в свободное обращение. Если есть основания усомниться в указании достоверной стоимости товара, то инспектор составляет запрос участнику ВЭД о представлении дополнительных документов - прайс-листов изготовителя, экспортной декларации, каталогов фирмы и т. д. На их основании принимается решение о принятии заявленной таможенной стоимости, либо решение о ее корректировке и доначисления платежей. После этого груз выпускается согласно заявленной таможенной процедуре.
Рисунок 1. Контекстная диаграмма, описывающая абстрактную модель
деятельности компании
Обследование предприятия позволило описать бизнес-процессы с помощью функциональных диаграмм на основе метода ГОЕБО [4], которые позволяют визуализировать деятельность компании, применяя принцип «сверху-вниз». Контекстная диаграмма(модель верхнего уровня) на рисунке 1абстрагирует деятельность компании в виде «черного ящика», со входами выходами, ресурсами функции и ее управлением. На рисунке 2выполнена декомпозиция модели верхнего уровня, и выделено две основные функции предприятия, на рисунках 3 и 4 произведена декомпозиция этих функций. На этом, фактически третьем, уровне декомпозиции, целесообразно остановиться, так какполученные функции атомарны в смысле отсутствия возможности их разложения на более мелкие составляющие.
Однако эти функции, как и в целом, вся иерархия, может быть представлена с помощью другого, динамического, то есть учитывающего последовательность функций и обрабатываемых ими данных. Для этого
существуют другие варианты диаграмм, как в рамках IDEF0, так и в рамках других стандартов или нотаций
Рисунок 2. Декомпозированная модель ГОЕБО
Рисунок З.Декомпозированная функция А1
Рисунок 4.Декомпозированная функция А2 Представим описанные выше основные бизнес-процессы в табличной форме.
Блок Склад Временного Хранения (СВХ): 1. Функция А11:
Название Прием груза на хранение
Код СВХ Прием
Тип Основной
Определение Процесс приемки и размещения на складе нерастаможенного груза
Цель Прием и размещение груза
Нормативы Таможенный кодекс
Входы Груз из-за границы (под таможенным контролем), инвойс и другие документы (заграничные)
Выходы Документ ДО1, размещенный груз
Ресурсы Место на СВХ, сотрудники
Кол-во, вес товара; объем занимаемых ячеек;
Параметры срок хранения
Показатели результата Потраченные чел/час
Недостатки данного бизнес-процесса: • распределение груза по местам на СВХ происходит вручную;
• перенос и сверка данных с иностранных документов тоже производится сотрудниками вручную.
Длительность Качество результата Частота сбоев Прочие недостатки
Есть Среднее 0,15 Отсутствуют
2. Функция А12:
Название Хранение груза
Код СВХ Хран
Тип Основной
Определение Хранение груза на СВХ
Хранение груза на СВХ, уточнение
Цель характеристик груза
Нормативы Таможенный кодекс Договор
Входы Груз на хранение (под таможенным контролем), ДО1
Выходы Груз на выдачу, дополнения к ДО1 Место на СВХ, сотрудники
Ресурсы Место на СВХ, сотрудники
Кол-во, вес товара; объем занимаемых ячеек;
Параметры срок хранения
Показатели результата Сохранность груза
Недостатки бизнес-процесса: • Из-за неоптимального размещения груза на предыдущем этапе возникает потребность в перемещении грузов по СВХ
Длительность Качество результата Частота сбоев Прочие недостатки
- Отличное 0.05 -
3. Функция А13:
Название Выдача груза
Код СВХ Выд
Тип Основной
Определение Выдача груза со СВХ клиенту
Хранение груза на СВХ, уточнение
Цель характеристик груза
Нормативы Таможенный кодекс. Договор
Входы Груз на хранение (под таможенным контролем), ДО1, ДТ
Выходы Груз на выдачу, ДО2
Ресурсы Место на СВХ
Параметры Кол-во, вес товара;срок хранения
Показатели результата Сохранность груза, Время
Недостатки бизнес-процесса:
• Сверка сведений ДТ и ДО2 производится вручную сотрудниками при
выдаче товара. При наличии несовпадений, выдача откладывается.
Длительность Качество результата Частота сбоев Прочие недостатки
+ Хорошее 0.05 -
Блок Таможенное оформление:
1. Функция А21:
Название Составление декларации (ДТ)
Код ТАМ_СОСТ
Тип Основной
Определение Составление декларации для подачи в ФТС
Цель -
Таможенный кодекс.Правила заполнения
Нормативы деклараций
Груз на хранение (под таможенным контролем),
Входы инвойс и др. документы
Выходы Декларация
Ресурсы Сотрудники
Параметры Количество, номенклатура товара
Показатели результата Время: кол-во и срок проверки, число отказов в ФТС
Недостатки бизнес-процесса:
• В случае предоставления клиентом неполного пакета документов или возникновения потребности в дополнительных документах менеджеры вынуждены индивидуально работать по каждому клиенту, то есть отсутствует унифицированный (хотя бы частично) для всех клиентов механизм взаимодействия.
• Взаимодействие менеджера, отвечающего за работу по оформлению
декларации с сотрудниками склада недостаточно прозрачно. (Пример:
8
Для уточнения фактической номенклатуры товара производится звонок(е-тай) на СВХ и оставляется заявка. При этом иногда происходят «зависания»(забыли, не успели, человек ушел) без конкретного ответственного лица.
• Отсутствие согласованности складских документов и ДТ, в силу ошибок при оформлении (внутри компании) и неточностей и недостатка в документах(предоставляемых клиентами), а также их несвоевременного предоставления.
Длительность Качество результата Частота сбоев Прочие недостатки
+ Среднее 0.1 -
2. Функция А22
Название Проверка декларации (ДТ)
Код ТАМ ПРОВ
Тип Основной
Определение Проверка декларации сотрудниками ФТС
Цель -
Таможенный кодекс. Правила заполнения
Нормативы деклараций
Груз на хранение (под таможенным контролем),
Входы инвойс и другие документы
Выходы Утвержденная декларация
Ресурсы Сотрудники, Таможенные инспектора
Параметры Количество, номенклатура товара
Время: количество и срок проверки, число
Показатели результата дополнительных проверок
Недостатки бизнес-процесса:
Длительность Качество результата Частота сбоев Прочие недостатки
Высокая Высокое 0.05 -
3. Функция А23
Название Уплата пошлин(ДТ)
Код ТАМ ПОШ
Тип Вспомогательный
Определение Уплата пошлин и сборов по ввозимым товарам
Цель -
Нормативы Таможенный, налоговый кодекс, и др.
Входы Декларация, пошлины
Выходы ДО2, прочие док-ты и сертификаты
Ресурсы Сотрудники, Таможенные инспектора
Параметры Сумма, количество платежей
Показатели результата Время, полнота оплаты (число претензий ФТС и ФНС)
Недостатки бизнес-процесса:
Длительность Качество результата Частота Сбоев Прочие недостатки
Высокая Высокое 0.05 -
Как уже было отмечено выше, функциональных диаграмм для описания бизнес-процессов компании зачастую недостаточно, в силу того, что функциональный подход является достаточно высокоуровневым и не включает в себя временную и причинно-следственную последовательность работ. Для подобного, так называемого «Workflow» -моделирования, применяются различные схемы и стандарты, одним которых является нотацияBPMN.
Поскольку конфигурации графа моделей фактически остаются неизменными для схем AS-IS и TO-BE, в этом разделе приводится по одной схеме на каждый процесс, в них зеленым выделены те функции, которые будут подвергаться изменениям при автоматизации.
По Таможенному Кодексу[5], в случае подачи декларации в течение трех часов после прибытия груза, прибытия груза, его не нужно размещать на СВХ. Далее процесс разбивается на две параллельные ветки -непосредственно прием и размещение груза, а также оформление документов (рисунок 5). При загрузке на склад, процесс определения места для груза должна выполнять ИС, учитывая все недостатки, присущие ручному распределению загрузки. Для набора сопроводительных документов, предполагается наличие в ИС шаблона для автоматического заполнения
документов внутреннего учета, а также ДО-1 для таможни. Если подходящий шаблон в системе не найден, то его можно и нужно создать, для дальнейшего использования. После чего, ИС используя шаблон в полуавтоматическом (диалоговом) режиме должна произвести заполнение документов. После регистрации ДО1 в ТС, процесс завершается.
Рисунок 5. BPMN-диаграмма процесса СВХ_ПРИЕМ В процессе хранения груза возможны две ситуации - характеристики груза изменились процессе хранения(например, он испортился), или же клиент, пытаясь оптимизировать таможенные выплаты, хочет изменить номенклатуру товара, проходящую в отчетности. В этом случае, требуется составить документ дополнения к ДО-1 и зарегистрировать его в ТС. Все трифункции данного процесса будут затронуты ИС, для их реализации должны использоваться модули ЭД и CRM (рисунок 6).
Процесс выдачи груза начинается по истечении срока хранения на СВХ (в пределе, по закону, это 4 месяца) или по запросу клиента. Груз может быть
выдан со склада только в том случае, если он «чист» по таможенным процедурам - на него выдана декларация, уплачены пошлины и сборы. Если это не так, то процесс прерывается. Если груз чист, то с клиента берется оплата по договору, после чего выдаем документы и груз. Под воздействие автоматизации попадают операции проверки таможенного статуса груза (с помощью интерфейса к СЭД и электронным ресурсам ФТС), а также передача документов клиенту(рисунок 7).
Рисунок 6. ВРМЫ-диаграмма процесса СВХ_ХРАН Поскольку клиент может выполнить декларирование самостоятельно, в начале процесса имеется соответствующая развилка. Если декларирует груз наша компания, то у клиента запрашиваются все необходимые документы (инвойсы, сертификаты) на груз, на их основе, с учетом пожеланий клиента составляется декларация. Далее декларация отправляется на ФормальноЛогический Контроль (сродни синтаксической, формальной проверки на правила заполнения) в ФТС. После чего из таможни приходит ответ,
содержащий список претензий к оформлению. Если замечания имеются, то
12
осуществляется возврат к операции составления(изменения) декларации, иначе проект декларации утверждается ФТС и процесс завершается. В данном процессе автоматизациимогут подвергнуться операции, связанные с документооборотом и общением между клиентом и компанией. Унификация этих процессов и пользовательский интерфейс будут являться важной составляющей информационной системы(рисунок 8).
Рисунок 7. ВРМЫ-диаграмма процесса СВХ_ВЫД Особенностью данного процесса является то, что инициатива здесь целиком на стороне ФТС. Вначале, ФТС проверяет декларацию на риск (например, контрабанды, при большой разнице в весе нетто и брутто), если возникают подозрения, то назначается проверка груза на хранении, по итогам которой, если претензий у ТС возникнут претензии, происходит переоформление декларации. Далее таможня сравнивает задекларированную стоимость товара с ожидаемой средней стоимостью по своей статистике. Если цена кажется ей заниженной, то инспекторы требуют дополнительный прайс-листы и сертификаты в подтверждение данных декларации. Если документы не удовлетворят таможню, то она повысит таможенную стоимость до средних значений. После этого декларация окончательно
утверждается и передается клиенту для ознакомления и уплаты всех начисленных сборов. С точки зрения автоматизации, здесь опять будут использоваться возможности ИС по документообороту и взаимодействию с клиентами и таможней (рисунок 9).
j44^) Message
Решить, кто составляет деклара! 1ию
f [^1 Message
Инеойс. и др. ' док-ты
Запросить необходи№1е док-ты
Составить декларацию
Отправить декларацию на ФЛК
! Список
Проект замечание
ДТ ■..ФЛК..]
Получить _у _
заключение ТС
Рисунок 8. BPMN-диаграмма процессаТАМ_СОСТ
f^ Message
Истребовать
ые док-ты дсж-ты
Дкт 1 м.зоужен1 недостатки
Выполнить
проверку--♦
ФУ за .
Проверить задек лари ров; иную стоимость
а
L.
v. Истребовать
X —* дополнительн I--Иг|--»
\У ые док-ты W
Т ^^_:
Рисунок 9. ВРМЫ-диаграмма процессаТАМ_ПРОВ Заполним матрицу ранжирования бизнес-процессов, в которой оценим степень проблемности рассмотренных БП (рисунок 10). Наиболее проблемные БП находятся в красной зоне.
КФУ/Проб лемность 1 2 3 4 5
5 ТАМ_ПРОВ ТАМ_СОСТ
4 СВХ_ПРИЕМ
3 СВХ_ХРАН СВХ_ВЫД
2 ТАМ_ПОШ
1
Рисунок 10. Матрица ранжирования бизнес-процессов
Рисунок 11 - иМЬ-диаграмма прецедентов На основании матрицы ранжирования бизнес-процессов и отмеченных недостатков, текущих БП компании, предлагается их оптимизация за счет
внедрения информационной системы, которая должна автоматизировать следующие функции:
• оптимально распределять места на СВХ с учетом загруженности, и типа(артикулов) размещаемых грузов;
• поддерживать (полу)автоматическое формирование внутренних складских документов на основании электронных и бумажных документов иностранной стороны.
Сценарий функциональности информационной системы представим в виде диаграммы прецедентов в соответствии со стандартом ЦМЪ 2.0 (рисунок 11), которую дополняет текстовая спецификация [3].
Описательная спецификация прецедентов
Хранение товара на складе (СВХ)
Краткое описание На время прохождения таможенных процедур, груз клиентов размещается на охраняемой площадке(складе).
Субъекты Клиент, Оператор склада, Таможенная Служба
Предусловия Клиент заключил контракт с компанией на поставку и не имеется претензий по оплате текущего/предыдущих контрактов. Груз доставлен и принят на СВХ
Основной поток Поставка прибывает на сортировку, прилагающиеся к поставке документы передаются на обработку. На основании сопроводительных документов, заполняется документ о принятии на ответственное хранение груза (ДО1), копия передается Клиенту В то же время, совместно с Клиентом (согласно его поручению) производится составление таможенной декларации(ДТ), включая определение декларируемой таможенной стоимости перевозимых товаров. После внесения оплаты начисленных таможенных сборов и других платежей (акцизов и т.д.) ДТ передается в Таможенную Службу для проверки. После получения положительного заключения Таможенной Службы, груз подготавливается к выдаче Клиенту согласно сроку хранения по договору, вместе с грузом Клиенту передается ДТ, документ о выдаче груза с СВХ (ДО2) и другие сопроводительные документы
Альтернативный поток При возникновении претензий по расчету стоимости груза, предоставляются подтверждающие документы из числа сопроводительных документов, при отсутствии необходимых требование перенаправляется Клиенту. При возникновении необходимости в таможенной
проверке груза уполномоченному представителю ТС предоставляется доступ на склад к грузам, входящим в поставку, при проведении проверки обязательно ведется видеофиксация Предписания (документы результатах проверки передаются Клиенту Если затруднения при оформлении, по вине Клиента и/или ТС привели к превышению сроков хранения товара по контракту дополнительные издержки взимаются с Клиента в установленном Контрактом порядке
Постусловия Груз выдан со склада в полном объеме, Клиентом подписан акт о приеме, в выданный груз прошел все таможенный процедуры("чист"), оплата за услуги внесена Клиентом в полном объеме в соответствии с контрактом
Формирование документов таможенного учета
Краткое описание Груз, размещенный на складе компании, должен пройти процедуру таможенной очистки (декларирования, уплаты пошлин, сборов). Компания берет на себя основные вопросы оформления документов и взаимодействия с ТС.
Субъекты Клиент, Оператор склада, Таможенная Служба
Предусловия Груз, размещенный на складе компании, должен пройти процедуру таможенной очистки (декларирования, уплаты пошлин, сборов). Компания берет на себя основные вопросы оформления документов и взаимодействия с ТС
Основной поток Поставка прибывает на сортировку, прилагающиеся к поставке документы передаются на обработку, для грузов, входящих в поставку ИС определяет подходящие места на складе (свободные подходящие по типу груза, оптимально расположенные с учетом загрузки, графика поставок и прочих факторов. Оператор подтверждает расположение груза на складе, выдаются на руки (оформляются в электронном виде) Клиенту документ о приемке ДО. По окончании срока хранения груза (окончания таможенного оформления или окончания контракта) груз извлекается со склада, передается Клиенту, вместе с таможенной декларацией и ДО
Альтернативный поток При возникновении необходимости в таможенной проверке груза, уполномоченному представителю ТС предоставляется доступ на склад к грузам, входящим в поставку, при проведении проверки обязательно ведется видео фиксация. Предписания (документы) результатах проверки передаются Клиенту.
Постусловия Груз выдан со склада в полном объеме, Клиентом подписан акт о приеме, в выданный груз прошел все таможенный процедуры(«чист»), оплата за услуги
внесена Клиентом в полном объеме в соответствии с
контрактом.
Таким образом, автоматизация улучшенных версий бизнес-процессов,
обеспечивающих извлечение информации о поставках, заполнение таможенных документов и эффективное управление складскими ресурсами, позволит оптимизировать деятельность участников внешнеторговой деятельности и исключитьвлияние человеческого фактора при выполнении рутинных операций таможенными представителями.
Литература
1. Гуреева М.А. Внешнеэкономическая деятельность: Учебное пособие/М.А.Гуреева.- М.: ИД Форум, НИЦ, Инфра -М, 2016 - 288с.
2. Бакаева О.Ю.Таможенное право: учебное пособие/ отв.ред. О.Ю Бакаева - 2-е изд., пересмотр. - М.: Норма: Инфра - М, 2016 -512с.
3. The A.V. LeonenkoTutorial UML 2/A. V. Leonenko - Ciscopress, 2nd edition, 2007 - 576.Марка Дэвид А., МакГоуэн К. Методология структурного анализа и проектирования SADT/ Дэвид А. Марка, К. МакГоуэн - М.:Мета Технология. - 1993 - 85 с.
4. Таможенный кодекс Таможенного Союза (ТК ТС) 2017 [Электронный документ]. Режим доступа: http://tktsrf.ru/ (дата обращения 20.03.2017)
Literature
1. Gureeva M. A. Foreign economic activity: tutorial/M. A. Gureeva .- M.: ID Forum, SIC Infra-M, 2016 - 288p.
2. Bakaeva O. Y. Customs law: textbook/ Bakaeva O. Y - 2nd ed. review. M.: Norma, Infra - M, 2016-512 p.
3. Mark David A., McGowan K., a Methodology of structural analysis and design SADT/ David A. Mark, K. McGowan, M.:Meta Technology. -1993 - 85 p.
4. Leonenkov A.V. Tutorial UML 2/A. V. Leonenko - Cisco press, 2nd edition, 2007 - 576 p.
5. Customs code of the customs Union (CC CU) 2017 [Electronic document]. Mode of access: http://tktsrf.ru/ (accessed 20.03.2017)
