CC BY
17
25. https://yandex.ru/images/seach7img_url....
УДК 004.046
Плевако А.В. студент 4 курса
Институт инженерных технологий и естественных наук
Белгородский Государственный национальный исследовательский университет
Россия, г.Белгород ОПИСАНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ И ПРОЦЕССОВ В
БИБЛИОТЕКЕ
Аннотация: в статье описываются информационные потоки и процессы, происходящие в библиотеках. С помощью программного продукта Aris Express разработаны алгоритмы протекающих в библиотеках процессов, а именно: «Регистрация читателей», «Обслуживание читателя» и «Заказ литературы». Также, после каждого рисунка дано словесное описание каждого этапа разработанных процессов. Данные процессы универсальны практически для любой библиотеки, но, следует отметить, что процессы, описанные в данной статье, протекают в библиотеке малого размера.
Ключевые слова: информационный поток, процесс, библиотека, алгоритм процесса, регистрация.
Plevako A. V. student
4 year,Institute of Engineering Technology and Natural Sciences BELGOROD NATIONAL RESEARCH UNIVERSITY
BELGOROD
DESCRIPTION OF INFORMATION FLOWS AND PROCESSES IN
THE LIBRARY
Abstract: Information flows and processes occurring in libraries are described in the article. With the help of the software product Aris Express, algorithms for the processes in the libraries are developed, namely: "Reader registration", "Reader service" and "Literature ordering". Also, after each figure, a verbal description of each stage of the developed processes is given. These processes are universal for almost any library, but it should be noted that the processes described in this article take place in a small library.
Key words: information flow, process, library, process algorithm, registration.
В библиотеке протекают различные процессы, связанные с обслуживанием читателей, получением новой литературы, актуализацией каталога и прочим. Основным, конечно, является процесс обслуживания читателей. Процесс «Обслуживание читателей» разработан в виде схемы с
помощью программного продукта Aris Express (рисунок 1.1).
Рисунок 1.1 - Алгоритм процесса «Обслуживание читателя»
Рисунок 1.2 - Алгоритм процесса «Обслуживание читателя»
(продолжение)
В процессе «Обслуживание читателя» принимают участие два персонажа: пользователь и библиотекарь.
Описание этапов процесса «Обслуживание читателей»:
1) «Обращение к библиотекарю». Пользователь обращается к работнику библиотеки с тем, какая литература ему нужна.
2) «Поиск пользователя в системе». Библиотекарь производит поиск читателя в базе данных. Если пользователь найден - переход к этапу «Поиск книги по каталогу», а если пользователь не найден - переход к этапу «Регистрация нового пользователя».
3) «Регистрация нового пользователя». Если читателя в базе данных не обнаружено, то библиотекарь регистрирует в базе данных нового читателя, требуя информацию о ФИО, телефон и адрес.
4) «Поиск книги по каталогам». В библиотеке существует некоторое количество каталогов, таких как алфавитный, каталог по жанрам и
другие. Если в каком-либо каталоге найдена книга, требуемая читателем -переход к шагу «Выдача пользователю», а если не найдена - переход к шагу «Поиск в филиалах».
5) «Поиск в филиалах». Книга не найдена в каталогах библиотеки и работник библиотеки, с использованием межбиблиотечного абонемента производит поиск требуемой литературы в других библиотеках-филиалах. Если книга найдена и находится в одной из городских библиотек, то библиотекарь направляет читателя в эту библиотеку, а если книга найдена в библиотеке другого населенного пункта - переход к шагу «Заказ на поставку». Если же книга не найдена - переход к шагу «Поиск в других библиотеках с использованием системы Opac-Global».
6) «Поиск в других библиотеках с использованием Opac-Global». Так как книга не найдена в каталогах библиотеки и библиотек Валуйского района, работник библиотеки через систему Opac-Global производит поиск данной литературы по всем библиотекам Белгородской области. Если книга найдена в какой-либо библиотеке Белгородской области - переход к шагу «Заказ на поставку», но если книга не найдена, то пользователь получает отказ.
7) «Заказ на поставку». Библиотекарь через систему Opac-Global отправляет запрос на поставку требуемой литературы в данную библиотеку, сообщает пользователю время, когда будет доставлен экземпляр и оповещает пользователя, как только книга поступает в библиотеку.
8) «Получение книги». Библиотекарь получает книгу, которую заказал в другой библиотеке и вносит запись в журнал.
9) «Выдача пользователю». Библиотекарь выдает читателю книгу на руки, с учетом возврата через тридцать дней, однако читатель может позвонить в библиотеку и продлить книгу два раза. Также библиотекарь вносит в карточку читателя запись о выдаче книги, с указанием срока возврата.
10) «Возврат книги». Пользователь возвращает книгу в библиотеку, и библиотекарь вычеркивает запись из карточки читателя.
Были описаны все этапы, которые включает процесс «Обслуживание читателя». Если пользователь зарегистрирован в библиотеке и интересующая его литература найдена в каталоге, то процесс обслуживания протекает в пять этапов. При возникновении некоторых сложностей (например, пользователь не найден) процесс может занимать гораздо больше этапов и гораздо длительное количество времени.
Бизнес-процесс «Регистрация читателя» является одним из основных процессов, протекающих в библиотеках. Алгоритм данного процесса также разработан с помощью программного продукта Aris Express и изображен на рисунке 1.3.
Рисунок 1.3 - Алгоритм процесса «Регистрация читателей»
Рисунок 1.4 - Алгоритм процесса «Регистрация читателей»
(продолжение)
Бизнес-процесс «Регистрация читателей» состоит из восьми этапов:
- «Обращение к библиотекарю». Читатель обращается к библиотекарю с просьбой зарегистрироваться в библиотеке для получения литературы.
- «Проверка возраста». В ходе данного этапа библиотекарь определяет в каком абонементе зарегистрировать читателя - младшем или старшем. Если читатель младше десяти лет, то библиотекарь заводит карточку младшего абонемента. Если читатель старше десяти лет - в
старшем.
- «Заведение карточки». Библиотекарь заводит новую карточку читателя либо в старшем, либо в младшем абонементе.
- «Внесение необходимых данных в карточку читателя». Библиотекарь вносит в карточку данные о читателе (№ читательского билета, фамилия, имя, отчество, пол, дата рождения, телефон, адрес, абонемент (младший или старший)). Если читатель старше четырнадцати лет, то библиотекарь обязан ввести его паспортные данные.
- «Уведомление читателя об успешной регистрации». Библиотекарь уведомляет читателя об успешной регистрации в библиотеке, объясняет правила пользования книгами, объясняет правила выдачи и возврата книг.
- «Запись в журнале зарегистрированных читателей». Библиотекарь вносит запись в журнале зарегистрированных читателей.
В библиотеке существует структурное подразделение - отдел комплектования. Данное подразделение решает вопросы, связанные с заказом книг, покупкой литературы, обработкой поступивших изданий, распределением литературы по библиотечной системе и прочим.
Чтобы описать процесс заказа новой литературы, был разработан алгоритм данного процесса, изображенный на рисунке 1.5.
Рисунок 1.5 - Алгоритм процесса «Заказ литературы»
Отп раек а л ите ратуры по помте
Рисунок 1.6 - Алгоритм процесса «Заказ литературы» (продолжение)
Описание процесса «Заказ литературы»:
1) «Установка связи с поставщиком». Отдел комплектования устанавливает связь с поставщиком. В роли поставщика может быть книжный фонд, книжный магазин, издательство и другие организации.
2) «Заявка на список доступной литературы и его получение». Работник отдела комплектования отправляет поставщику электронное письмо с запросом на список доступной литературы. Данный список содержит каталог наименований литературы, количество единиц и стоимость. В Ответ на данное письмо поставщик отправляет данный прайс-лист.
3) «Выбор литературы и создание контракта». Отдел комплектования выбирает из списка литературы необходимые экземпляры и создает контракт в электронном виде. После чего отправляет по электронной почте отправляет поставщику данный контракт.
4) «Рассмотрение контракта». Поставщик производит рассмотрение условий, предложенных отделом комплектования. Если поставщик согласен с условиями - переход к этапу «Оформление контракта», а если поставщик не согласен с условиями - переход к этапу «Предложение своих условий».
5) «Предложение своих условий». Так как поставщик не согласен с условиями, предложенными отделом комплектования библиотеки, он вносит свои корректировки в контракт и отправляет его обратно на электронную почту библиотеки.
6) «Рассмотрение юристом условий, предложенных поставщиком». Юрист, находящийся в составе рабочего персонала отдела комплектования, рассматривает откорректированный поставщиком контракт. Если он согласен с условиями поставщика - переход к этапу «Оформление контракта», а если нет - переход к этапу «Создание нового контракта с учетом условий обеих сторон».
7) «Создание нового контракта с учетом условий обеих сторон». Юрист отдела комплектования создает новый контракт, в котором учтены все требования обеих сторон и отправляет его поставщику. Если поставщик согласен с условиями - переход к шагу «Оформление контракта», а если не согласен - возвращение к этапу «Создание нового контракта с учетом условий обеих сторон». При этом изменения в контракте происходят до тех пор, пока не будет достигнут компромисс.
8) «Оформление контракта». Данный этап включает в себя: подпись оригинального контракта библиотекой, оплату приложенной к электронному письму квитанции, отправку бумажной версии контракта по почте.
9) «Отправка литературы по почте». Получив контракт от библиотеки и проверив поступление платежа, поставщик отправляет литературу заказчику.
10) «Обработка литературы». Это заключительный этап, в ходе которого происходит получение литературы отделом комплектования,
регистрация изданий, распределение по библиотекам центральной библиотечной системы.
Использованные источники:
1. Елиферов В.Г. Бизнес-процессы Регламентация и управление, 2007. 319 с.
УДК 004.031.4
Плевако А.В. студент 4 курса
Институт инженерных технологий и естественных наук
Белгородский Государственный национальный исследовательский университет
Россия, г.Белгород
ПРОЕКТИРОВАНИЕ ИНТЕРФЕЙСА ИНФОРМАЦИОННОЙ
СИСТЕМЫ БИБЛИОТЕКИ
Аннотация: в статье описаны особенности интерфейса для проектируемой автоматизированной библиотечной информационной системы. Производится описание логической структуры информационной системы (карты), описываются макеты интерфейса для автоматизированных рабочих мест «Книговыдача» и «Библиограф». Также, описаны макеты интерфейса для добавления информации в базу данных, а именно: «Регистрация литературы», «Регистрация читателя» и «Выдача литературы».
Ключевые слова: проектирование, интерфейс, автоматизированное рабочее место, книговыдача, информационная система.
Plevako A. V. student
4 year,Institute of Engineering Technology and Natural Sciences BELGOROD NATIONAL RESEARCH UNIVERSITY
BELGOROD
DESIGNING THE INTERFACE OF THE INFORMATION SYSTEM
OF THE LIBRARY
Abstract: The article describes the interface features for the projected automated library information system. The logical structure of the information system (map) is described, interface layouts for the workstations "Knigovydacha" and "Bibliographer" are described. Also, interface layouts for adding information to the database are described, namely: "Registration of literature", "Registration of the reader" and "Issuance of literature".
Keywords: design, interface, automated workplace, book issue, information system.
Доступ к автоматизированной библиотечной информационной системе представлен в виде web-интерфейса. На рисунке 1.1 представлена логическая структура интерфейса информационной системы.
