CC BY
406
Вестник Омского университета. Серия «Экономика». 2013. № 4. С. 142-145.
УДК 338.23:336
ОПЕРАТИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ДЕНЕЖНЫМИ ПОТОКАМИ OPERATIONAL MANAGEMENT OF CASH FLOW Ю.И. Растова U.I. Rastova
Санкт-Петербургский государственный экономический университет
Т.Н. Сысо T.N. Syso
Омский государственный университет им. Ф.М. Достоевского
Рассматриваются вопросы оперативного управления денежными средствами, описаны основные документы управления (бюджет движения денежных средств, заявка, реестр платежей, платежный календарь) и процесс согласования платежей с бюджетом денежных средств. Определены приоритеты платежей. Рассмотрено назначение и основные разделы документа «регламент платежей», а также методы оперативного управления денежными потоками - выравнивание и синхронизация.
In article discusses questions of operational cash management. There are described the main documents of management (the cash flow budget, the demand, the register of payments, a payment calendar) and the coordination process of payments with the budget. There are defined the priorities of payments. There is considered the purpose and basic sections of a document «regulations of payments», as well as methods for rapid cash management -alignment and synchronization.
Ключевые слова: управление денежными потоками, бюджет движения денежных средств, платежный календарь, реестр платежей, регламент платежей.
Key words: management of cash flows, cash flow budget, payment calendar, register of payments, regulations of payments.
Финансовое благополучие предприятия во многом зависит от притока денежных средств, обеспечивающих покрытие обязательств. Отсутствие минимально необходимого запаса денежных средств может указывать на финансовые затруднения. Избыток денежных средств может быть знаком того, что предприятие терпит убытки.
Основной проблемой для многих предприятий является поиск денежных ресурсов для финансирования текущей деятельности. Предприятие может иметь прибыль, но не иметь достаточных денежных средств для расчетов с поставщиками, персоналом, бюджетом. Как дефицит, так и избыток денежных средств оказывают отрицательное влияние на деятельность предприятия. Потому одной из важных задач финансовой службы предприятия является планирование денежных потоков, их синхронизация.
В планировании денежных потоков можно выделить два этапа: бюджетирование и оперативное планирование. На этапе бюджетирования с использованием информации операционных и инвестиционного бюджетов состав-
ляется бюджет движения денежных средств (БДДС) на год, полугодие, квартал. При планировании могут возникнуть кассовые разрывы, которые необходимо откорректировать, перенося платежи на последующие периоды, либо планируя мероприятия по стимулированию поступлений от продаж или привлекая внешнее финансирование.
Не сложно запланировать платежи предприятия поставщикам, персоналу, бюджету. Есть расчетные суммы в соответствующих бюджетах и сроки исполнения обязательств. Самым сложным в планировании является оценка поступления денежных средств. Сегодня с помощью компьютерных программах можно без труда прогнозировать приток денег. Зная отсрочку платежа и дату выписки счета, программа сгруппирует все поступления по дням месяца. Сложность управления заключается в том, что в реальной действительности план и факт часто не совпадают. Но, тем не менее, планирование дает представление о будущих денежных потоках [1].
Использование бюджетирования движений денежных средств помогает ответить на
© Ю.И. Растова, Т.Н. Сысо, 2013
вопросы: кто, когда, на какие цели и сколько сможет потратить денежных средств.
Бюджеты расходов денежных средств могут также нести функцию ограничения «аппетитов» подразделений. Платежи должны планироваться таким образом, чтобы вписываться в рамки существующих бюджетов. Если подразделение израсходовало все лимиты по данной статье ДДС, обычный пользователь не может оформить «Заявку на расходование денежных средств» и платежный документ.
Необходимость планирования денежных потоков обусловлена также их особенностями: несинхронностью платежей, несопоставимостью поступлений с потребностью в платежах, нерегулярностью поступлений денежных средств и проблематичностью их прогнозирования.
Основными задачами оперативного планирования денежных потоков являются:
• синхронизация поступлений и выплат денежных средств, устранение кассовых разрывов;
• контроль расходования денежных средств в рамках установленных лимитов;
• обеспечение платежеспособности компании.
Недостаточное внимание к планированию и управлению денежными потоками приводит к нехватке ликвидности, нарушениям в сроках оплаты, ухудшению взаимоотношений с контрагентами, необоснованному использованию дополнительных заемных средств и т. п. Даже наличие полноценной системы бюджетирования не может гарантировать отсутствие кассовых разрывов. Необходима система оперативного внесения изменений в планы и инструменты для регулярного отслеживания их исполнения и отклонений «план - факт».
Оперативное планирование денежных потоков позволяет определить текущие потребности и прогнозировать поступления денежных средств в разрезе месяца, декады, недели, одного рабочего дня. БДДС месяца разбивается по рабочим дням, и платежи планируются с учетом конкретных дат - таких, как даты оплаты налогов, арендной платы или платы с учетом условий договоров и отсрочек платежа от поставщиков и отсрочек для покупателей, а также расчетных сумм. По окончании реализации плана месяца, рассчитываются отклонения по статьям БДДС и отчета ДДС, выясняются причины, разрабатываются мероприятия по устранению негативных явлений и учитываются тенденции в будущем.
К числу документов оперативного планирования кроме БДДС относятся платежный календарь, заявка и реестр платежей.
Основная цель платежного календаря -формирование графика денежных потоков на ближайший период (от нескольких рабочих дней до одного месяца) таким образом, чтобы гарантировать оплату всех необходимых платежей, минимизировать излишки денежных средств на счетах и избежать кассовых разрывов.
Платежный календарь основывается на информации от служб о необходимых платежах, ожидаемых поступлениях и отличается от плана денежных потоков интервалом планирования - один месяц с шагом в один рабочий день или неделя. В нем возможны кассовые разрывы и необходима корректировка, которая проводится ежедневно - это либо использование банковских овердрафтов, либо перенос части платежей на другую дату.
В платежном календаре отображаются планируемые остатки денежных средств на начало и конец периода по каждому банковскому счету. Однако этих данных может быть недостаточно для анализа причин кассовых разрывов. Поэтому почти всегда используется дополнительная детализация по статьям ДДС, а иногда и по контрагентам, договорам и др. [2].
Платежный календарь позволяет управлять кредиторской и дебиторской задолжено-стями. Особенно это актуально при возрастании числа покупателей либо поставщиков, поскольку появляется возможность четко определить даты выплат для своевременного получения сырья, услуг, обеспечения эффективности деятельности предприятия, предупреждения возникновения штрафных санкций.
При дефиците «живых» денег возникает задача определения первоочередных платежей, расстановки приоритетов, в соответствии с которыми будут оплачиваться выставленные счета. Их целесообразно утверждать каждый месяц.
Можно выделить три группы приоритетов платежей. Первоочередные платежи - те, несвоевременное проведение которых приведет к ощутимым финансовым потерям: расчеты с налоговыми органами и банками, заработная плата, договоры с поставщиками, где предусмотрены высокие штрафные санкции. Платежи второй очереди - это платежи контрагентам, поставляющим ресурсы для основного производства. Платежи третьей очереди - это платежи, пропуск срока по которым может отрицательно отразиться на производственной деятельности и нанести ущерб репутации предприятия в перспективе.
Принимая решение по очередности оплаты счетов с одинаковым приоритетом плате-
жа, нужно руководствоваться датой исполнения платежа по договору. В первую очередь оплачиваются те счета, просрочка оплаты которых ведет к наибольшим штрафным санкциям (например, штрафы за просрочку исполнения финансовых обязательств по договорам, заключенным с контрагентами).
Основными документами в системе управления платежами являются счет и заявки на оплату. Руководитель подразделения визирует счет, определяет его приоритет, а также указывает крайний срок исполнения в соответствии с договором (критичную дату платежа). Иногда долгосрочное сотрудничество с поставщиком позволяет просрочить платеж без начисления пеней компании.
Утвержденная заявка включается финансовым менеджером в реестр платежей на день, затем суммы и направления расходов сравниваются с БДДС и утверждаются финансовым директором. Реестр платежей служит основанием для оформления платежных поручений.
В реестре платежей присутствуют не только такие стандартные колонки, как дата составления заявки на платеж, номера счета и договора, наименование контрагента и сумма к оплате, но и ряд дополнительных полей, которые помогут финансовому директору сформировать платежный календарь:
• наименование статьи бюджета, в рамках которой будет осуществлен платеж: проверка на соответствие бюджету - одна из классических процедур, выполняемых при согласовании заявок на платеж; такую проверку будет намного проще проводить не по отдельной заявке, а по реестру платежей - для этого по каждому заявленному платежу будет оправдано указать наименование статьи бюджета;
• источник оплаты - указывается, с какого расчетного счета (из какой кассы) планируется выплатить деньги по заявке: без этого при составлении платежного календаря сложно будет спланировать остатки на начало и конец дня в разрезе расчетных счетов компании;
• авторизация - дополнительный признак, отражающий состояние заявки: согласована или нет; это поле можно разбить на несколько составляющих (например, по должностям ответственных лиц, принимающих участие в согласовании) - в итоге финансовый директор, получивший на подпись в начале недели реестр платежей, будет четко видеть, какие заявки получили одобрение на предыдущих этапах, а какие еще лежат на согласовании и у кого;
• факт исполнения заявки - поле, которое будет содержать пометку о том, оплачена заяв-
ка или нет, а также дату платежа; в случае необходимости инициатор сможет быстро получить информацию о состоянии своей заявки, а финансовый директор - быстро актуализировать платежный календарь, внеся в него те оплаты, которые уже прошли на текущей неделе [3].
Ежедневный контроль оплат проводит финансовый контролер. Он проверяет визы, наличие договора, правильность указания кодов затрат, соответствие месячному бюджету.
Составить платежный календарь возможно, если в компании есть регламент платежей.
Он содержит порядок и требования к действиям сотрудников компании при осуществлении тех или иных оплат (платежей). Регламент платежей определяет правила заполнения заявок, порядок согласования, сроки, в которые может быть подана заявка, и время, когда она будет исполнена, а также устанавливаются ответственные и сроки принятия решений по акцепту поступающих счетов, последовательность действий при обработке данных по принятым счетам, порядок согласования платежей на день.
Основные разделы регламента платежей приведены ниже:
1) формирование запроса на платеж;
2) проверка возможности осуществления платежа (проверка заявленных расходов в счете с расходами в БДДС);
3) согласование внебюджетных платежей (связано с принятием решения о возможности проведения внебюджетного платежа; при необходимости решение согласовывается с генеральным директором компании);
4) формирование реестра платежей на следующий день (включает все акцептованные заявки на платеж, в том числе и заявки на внебюджетные платежи, утвержденные финансовым директором; информация по счетам и распоряжениям на оплату заносится в реестр платежей с разбивкой по банкам и назначениям платежей);
5) распределение платежей с учетом приоритетов;
6) проведение платежей по банку;
7) учет проведенных платежей и оповещение руководителей;
8) контроль регламента.
В регламенте обязательно указывается процедура согласования платежей и сроки, определяются действия отдельных участников процесса:
• сотрудники центров финансовой ответственности (ЦФО) формируют заявки на денежные средства;
• руководители ЦФО согласуют заявки в рамках утвержденного бюджета денежных средств;
• руководители функциональных служб устанавливают лимиты в рамках функционального бюджета;
• финансовый менеджер (контролер) проверяет заявки и документы на правильность оформления и соответствие бюджету денежных средств;
• финансовый директор согласует платежи с руководителями ЦФО и при необходимости с генеральным директором, утверждает заявки.
Наличие регламента платежей позволяет компании упорядочить платежи и способствует повышению эффективности использования денежных средств компании.
В оперативном управлении денежными потоками предприятия важное место принадлежит их сбалансированности во времени. Для этого используются два основных метода - выравнивание и синхронизация.
Выравнивание денежных потоков направлено на сглаживание их объемов в разрезе отдельных интервалов времени. Этот метод позволяет устранить в определенной мере сезонные различия в формировании денежных потоков, оптимизируя при этом средние остатки денежных средств и повышая уровень абсолютной ликвидности.
Синхронизация денежного потока по времени и объемам - это сбалансирование поступлений и выплат денежных средств с целью решения текущих задач, выполнения обязательств перед партнерами, устранения дефицита денежных средств, использования свободных денежных средств.
Для синхронизации денежных потоков в условиях дефицита средств используются методы переноса платежей контрагентам на более поздние сроки и стимулирования поступления средств от покупателей. Если же у предприятия имеется превышение поступлений над выплатами денежных средств, т. е. сальдо положительное и существенное, то синхронизация осуществляется за счет более ранних выплат кредитов, кредиторской задолженности и прочих приоритетных платежей более поздних периодов.
Для целей синхронизации обычно используют следующие инструменты:
• анализ исполнения планов;
• сравнение долгосрочного плана (бюджета), оперативного плана и факта;
• определение основных показателей движения денежных средств;
• выявление закономерностей.
Практика показывает, что если в компании более 5 % платежей являются внеплановыми или идут в нарушении внутреннего порядка осуществления платежей, то, скорее всего, это свидетельствует о неотлаженности внутренних бизнес-процессов управления денежными потоками, некорректных внутренних регламентах осуществления платежей, либо проблемах с финансовой дисциплиной [4].
Эффективное управление денежными потоками повышает степень финансовой и производственной гибкости компании, что выражается в следующем:
- улучшении оперативного управления, особенно с точки зрения сбалансированности поступлений и расходования денежных средств;
- увеличении объемов продаж и оптимизации затрат за счет больших возможностей маневрирования ресурсами компании;
- повышении эффективности управления долговыми обязательствами и стоимостью их обслуживания, улучшении условий переговоров с кредиторами и поставщиками;
- создании надежной базы для оценки эффективности работы каждого из подразделений компании, ее финансового состояния в целом.
Управление денежными потоками позволяет обеспечить платежеспособность предприятия и его финансовую устойчивость.
1. Сысо Т. Н. Управление денежными потоками предприятия // Восемнадцатые Апрельские экономические чтения : матер. Между-нар. науч.-практ. конф. (Омск, апрель 2013 г.).
- Омск, 2013. - 298 с.
2. Розов А., Иванов А. Управление денежными потоками // Предприниматель без образования юридического лица. ПБОЮЛ. - 2009.
- № 6.
3. Методы оптимизации денежных потоков предприятия. - URL : http://bbest.ru/mana-gement/osnfmmng/yprdenpot/optdenpotok/.
4. Атавова А. Оперативное управление денежными потоками // Финансовый директор.
- 2006. - № 6.
