CC BY
394
Обзор самых популярных методологий управления проектами на предприятиях Review of the most popular methodologies for project management in enterprises
Казачкова В. И.
Студент 4 курса, факультет экономики,
Российский экономический университет им. Г.В. Плеханова (филиал),
Россия, г. Пятигорск. e-mail: viktoria_vk_9 [email protected]
Kazachkova V.I.
4th year student, faculty of Economics,
Russian University of Economics named after G. V. Plekhanov (branch),
Russia, Pyatigorsk. e-mail: viktoria_vk_9 [email protected]
Аннотация.
Управление проектами является очень важной частью всех бизнес процессов, так как от успеха её осуществления зависит будущее предприятия. Статья рассказывает о преимуществах и недостатках самых популярных методологий проектного менеджмента. Описаны особенности следующих методологий Agile, Scrum, Waterfall, PMBOK, Kanban, Six Sigma. В заключении представлены основные аспекты культуры управления проектами.
Annotation.
Project management is a very important part of all business processes, because the future of the enterprise depends on the success of its implementation. The article tells about the advantages and disadvantages of the most popular project management methodologies. The features of the following methodologies are described: Agile, Scrum, Waterfall, PMBOK, Kanban, Six Sigma. There are the main aspects of the culture of project management in conclusion.
Ключевые слова: проект, управление проектами, методология, Эджайл, Скрам, каскадная модель, PMBOK, Канбан, 6 сигм.
Key words: project, project management, methodology, Agile, Scrum, Waterfall, PMBOK, Kanban, Six
Sigma.
По статистике, из всех организаций, которые были открыты сегодня, через пять лет прогорит 95%. Чтобы не оказаться в их числе, нужно постоянно внедрять новшества. Другими словами, необходимо реализовывать проекты, так как они являются инструментом адаптации и развития. А если генеральные директора и учредители не предпринимают никаких мер по развитию своих предприятий, то резко повышается вероятность банкротства.
Проект направлен на получение уникального результата, ограничен временными рамками. Ответственность за его осуществление возлагается на менеджера проекта и определённую команду. Самыми популярными методологиями по управлению проектами являются следующие: Agile, Scrum, Waterfall, PMBOK, Kanban, Six Sigma (6 сигм).
1. Agile
В современном мире надо принимать решения очень быстро, адаптироваться к состоянию рынка, быть готовым к тому, что мир меняется с невероятной скоростью - с этим помогает справиться Agile [16].
Agile - это философия, представляющая собой очень долгий и трудный процесс изменения мышления сотрудников компании. В основе этой философии лежит 4 ценности, согласно которым люди, взаимодействия,
сотрудничество, работающий продукт и адаптация к изменениям гораздо важнее документации и следованию установленным планам [11].
Agile нельзя внедрить, но есть инструменты, которые помогают компании стать более гибкой, их называют фреймворки - Scrum, Kanban. Компания станет Agile, когда произойдёт перестройка всех бизнес-процессов. Сотрудники начнут брать на себя ответственность, то есть инициатива будет идти от них, а не от руководства.
Минусом гибких методологий является то, что они не дают точного ответа на вопрос: когда будет выполнен проект [12].
Интересный факт:
Чем крупнее проект, тем больше вероятность его провала. Согласно статистике BCG (The Boston Consulting Group), проекты с бюджетом более 10 млн долларов в 93% случаев оказываются неуспешными, в то время как проекты с более скромным бюджетом - менее 75 тыс. долларов, не реализовываются всего лишь в 27% случаев.
Изначально Agile использовали только в IT-сфере. Директор Сбербанка - Греф Г.А. в значительной мере поспособствовал популяризации этой философии в Российской Федерации.
2. Scrum
Известный Agile-коуч - Симонова М.А. считает, что Scrum - это инструмент, который помогает компании стать Agile. Он ускоряет процессы в любой области. По истечении каждой недели или двух надо достигать осязаемого результата, пусть даже и незначительного. После необходимо выявлять ошибки и на их основе вносить коррективы в последующие действия. Это приведёт к созданию постоянно самосовершенствующейся системы работы [10].
Перед внедрением Scrum надо убедиться в том, что этот фреймворк будет приносить результаты конкретно вашему бизнесу, для этого его нужно протестировать на пилотной команде. Её необходимо собрать из 2-9 человек, лучший вариант создать её из работников, которые долгое время не могут выполнить план.
Помните, что нет плохих сотрудников, есть системы, которые работают неправильно, создавая благоприятные условия для выполнения ненужных действий.
В пилотной команде выбирают Product owner и Scrum master. Первый осуществляет связь между командой и клиентом, второй работает с сотрудниками, организует совещания, контролирует эффективность процесса, устраняет препятствия в работе. Команда вместе с Product owner создаёт бэклог - это перечень целей, которые необходимо достичь. Период, в течение которого запланировано выполнение проекта, должен быть разделён на равные промежутки времени - спринты. Бэклог спринта берётся из общего бэклога [17].
Пилотная команда проводит следующие мероприятия:
• Планирование (2 часа) - команда выбирает из бэклога цель на спринт.
• Daily (15 минут каждый день) помогает команде сфокусироваться на работе. Каждый сотрудник говорит, что он сделал вчера для достижения цели спринта, что будет делать завтра и нужна ли ему помощь.
• Demo (1 час) - это обзор спринта: в конце недели команда собирается и показывает компании, чего она добилась. Представление отчёта о достигнутых результатах перед всей организацией мотивирует на более эффективную работу участников пилотной команды, вследствие отсутствия желания «краснеть» перед коллегами.
• Ретроспектива (1 час) - важнейшее из мероприятий, на котором команда думает о том, что ей необходимо сделать, чтобы стать быстрее и эффективнее.
При достижении пилотной командой положительных результатов Scrum следует масштабировать. Самое главное достоинство этой методологии управления проектами состоит в том, что она позволяет увидеть руководству все процессы, которые плохо работают в компании. Она также повышает эффективность сотрудников [18].
Agile - это изменение мышления, это определённые ценности и принципы. Scrum - инструмент, который помогает создать их в компании.
Интересен тот факт, что если организация работает по Scrum, то необязательно мышление сотрудников будет соответствовать основным идеям Agile [13].
3. Waterfall
Методология Waterfall (или каскадная модель) появилась в 70-х годах прошлого столетия. Её сущность заключается в том, что реализация проекта разбивается на определённые этапы, которые необходимо выполнять строго последовательно друг за другом. Рассмотрим их на примере разработки IT-продукта.
На первом этапе определяются технические требования к продукту, на втором - проектируется дизайн. Третий этап характеризуется реализацией поставленных задач, на следующем этапе происходит тестирование с целью выявления допущенных ошибок и их последующего исправления. На предпоследнем этапе программный продукт устанавливается. Наконец, шестой этап - это поддержание нормального функционирования продукта.
Достоинство Waterfall состоит в том, что реализация проекта идёт согласно плану, и мы можем спрогнозировать приблизительную сумму затрат (+ 10-30%), которая понадобится для его осуществления. Недостатком является то, что полученный результат зачастую может не соответствовать ожиданиям заказчика, так как рынок меняется очень быстро, а при данной методологии сложно вносить изменения в большие проекты. В итоге все приложенные усилия могут быть сведены к нулю [14].
Однако каскадная модель отлично подойдёт для небольших проектов с маленьким сроком реализации.
4. PMBOK
«Многие говорят, что PMBOK не работает, причина этого в том, что люди просто не понимают: что это за книга, в чём её ценность и как ей правильно пользоваться. PMBOK рассказывает о том, как структурировать ваш существующий опыт управления и привести его в вид, которым вам было бы удобно пользоваться. PMBOK - это классификатор процессов, который был построен на основе систематизирования практики успешных компаний. Он создаёт чёткое представление о том, как процессы управления проектами классифицированы. В нём содержится 5 групп процессов:
• Инициирование (включает в себя всё, что важно на первом этапе: цели проекта, состав команды, ключевые показатели эффективности, продукт проекта, бюджет проекта и т.д.).
• Планирование - эта группа процессов рассказывает о том, как нужно планировать (разрабатывается календарный план, финансовый план, план коммуникации, план поставок и т.д.).
• Реализация - группа процессов, которая осуществляется на основе разработанного выше плана.
• Контролирование - мы должны проверить, все ли процессы протекают в соответствии с планом. При поступлении запросов на внесение изменений надо проследить за тем, чтобы эти запросы не противоречили целям проекта.
• Завершение - необходимо передать продукт заказчику, подвести итоги и организовать архив. А самое главное - извлечь уроки, что, к сожалению, чаще всего не делается. А зря, ведь самую большую ценность можно получить из отрицательного опыта.
Данные группы процессов необязательно должны идти друг за другом, однако каждой организации необходимо адаптировать их под свою собственную специфику», - утверждает Софонов Михаил -руководитель центра обучения проектному менеджменту [15].
5. КапЬап
Kanban - это мощная система, благодаря которой можно управлять не только проектами, но и текущей деятельностью фирмы. Эта методология делает прозрачными все процессы, протекающие на предприятии. В любой момент времени она позволяет увидеть, чем занимаются сотрудники и что затормаживает рабочий процесс. В этом ей помогает Kanban-доска, простейший вид которой изображён на рисунке 1. Задачи, написанные на стикерах, по мере их выполнения, перемещают из одной колонки в другую.
Доска может быть электронной или пластиковой. Она показывает поток задач в системе, и кто отвечает за их выполнение.
Требования (задачи) В работе Проверка Сделано
Список всех задач, которые необходимо выполнить. Список задач, которые обдумываются. Список задач, которые уже выполняются сотрудниками. Список задач, которые находятся на проверке. Список выполненных задач.
Рисунок 1 - Канбан-доска
Сотрудник берёт задачу только в тот момент, когда действительно может её выполнить. Многозадачность повышает вероятность совершения ошибок, поэтому на один день сотрудник может взять не более 2-3 задач. Также устанавливаются определённые ограничения на количество задач, которое может находиться в колонке. Именно эти ограничения позволяют выявить проблемы в рабочем процессе [19].
Например, если количество задач в колонке «В работе» максимально, тогда в неё не могут попасть задачи из колонки «Очередь», следовательно, можно выявить проблему, связанную с нехваткой специалистов.
Смысл методологии Kanban заключается в том, что, перемещая стикеры по доске, директора не просто наблюдают за реализацией рабочих процессов, а, в первую очередь, отслеживают, какие проблемы есть в деятельности организации.
В Kanban отсутствуют чёткие сроки выполнения задач, более того, возможно, что на каком-либо этапе может произойти замена одной задачи на более приоритетную.
Kanban создан компанией Toyota, которая до сих пор использует эту методологию [20].
6. Six Sigma (6 сигм)
Руководитель и управляющий партнер Strikh Group и агентства Paper Planes Consulting Agency - Илья Балахнин утверждает, что основная идея методологии Six Sigma (6 сигм) заключается в постоянном улучшении процессов, протекающих в организации, и снижении количества существующих ошибок. Задача -удовлетворить потребителя, является одной из самых главных в Six Sigma, потому что именно он определяет качество продукции. Заинтересованность сотрудников в выполнении своей работы на должном уровне также повышает степень удовлетворённости клиента. Процессы, не приносящие пользы покупателю, должны быть устранены.
Термин 6 сигм пришёл из математической статистики и означает стандартное отклонение от средней величины.
Для того чтобы понять, что такое 6 сигм, предположим, что вы владелец компании В, график продаж товара (F) за месяц которой изображён на рисунке 2.
60
50
40
36
5 30
0 а. с
2 20 Ь
си т
1 10
о
-10
I
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
-20
С
53
А 54
Количество цней в месяце
б1 _б2 53- верхняя контрольная граница Шухарта
55 -66 56 - нижняя контрольная граница Шухарта
Рисунок 2 - График продаж компании В
Чтобы построить 6 сигм:
1. Найдите среднее арифметическое продаж. Для этого необходимо сложить число продаж за каждый день и разделить его на количество дней в месяце.
т 14+12 + 17+-----1-20+18+16 549
А =-=-=17,71
31 31
2. Посчитайте размах - это разница между максимальным и минимальным количеством продаж за
месяц.
0
R = 50 - 0 = 50
3. Посчитайте размах, например, за предыдущие 5 месяцев. Предположим, что они равны:
Ri = 19
R2 = 21 R3 = 20
R4 = 24
Rs = 25
4. Найдите среднее арифметическое размахов:
тг 19+21+20+24+25+50 159
R =-=-= 26,5
6 6
5. Посмотрите в контрольной карте Шухарта значение d2 для n равного количеству месяцев (Ссылка на карты Шухарта: http://gostrf.com/normadata/1/4294819/4294819315.htm см. табл. 2).
В нашем случае n = 6, а d2 = 2,534.
6. Разделите средний размах R на d2 , полученное значение и есть сигма 5.
§ = i6l= 10,458 2,534
7. На графике изобразите прямую среднего значения продаж (А), а от неё отложите 3 сигмы вверх и 3 сигмы вниз.
Количество месяцев, которое берётся для расчётов, не должно превышать 18.
Все значения кривой продаж (С), лежащие в пределах 6-ти сигм, являются системными и показывают, как работают механизмы генерации трафика. А значения, которые выходят за пределы 6-ти сигм, говорят о каком-либо сбое. Если значения лежат ниже 56 , то произошли негативные изменения, если - выше 5з , то изменения позитивные.
Таким образом, выход кривой за пределы 6-ти сигм сверху говорит о наличии некоторого внешнего или внутреннего позитивного фактора, который необходимо немедленно выявить и сделать системным. А выход кривой - снизу свидетельствует о наличии негативного фактора, который также надо обнаружить и приложить все усилия для его устранения.
Если кривая выходит за пределы 6 сигм, то абсолютно точно можно утверждать, что случилось нечто, чего ранее ваша компания не совершала. Для того чтобы наиболее оперативно выявить причину этого события, необходимо ежедневно наблюдать за графиком.
Six Sigma (6 сигм) - помогают выявить в работе организации позитивные и негативные отклонения. Они не проливают свет на то, хороши или плохи системные данные, а лишь говорят о том, какие данные статистически воспроизводимы [21].
Заключение
Грамотное управление проектами повышает результативность финансово-хозяйственной деятельности организации.
По мнению Богданова В.В., в каждой компании должна быть культура управления проектами. Она базируется на следующих 5 принципах:
1. Назначение менеджера проекта (желательно одного).
2. Управление проектом должно восприниматься сотрудниками как привилегия, а не дополнительная ноша. К управлению проектом нужно допускать лишь работников, соответствующих определённым критериям.
3. Ограничение количества проектов, которое может вести один менеджер, так как при слишком большой нагрузке качество управления снижается.
4. Лимит проектов на члена команды.
5. Предоставление возможности менеджеру проекта самостоятельно подбирать членов команды проекта [1].
Самый главный вопрос, который интересует заказчиков: когда будет завершён проект, и сколько потребуется средств для его реализации. Scrum и гибкие методики не дают ответа на данные вопросы. Их девиз - «делаем до тех пор, пока не достигнем результата».
Источником исходных данных для проведения расчётов и построения графика в разделе Six Sigma (6 сигм), которые представлены в таблице 1, служит автор.
Таблица 1. Исходные данные для создания рисунка 2
Число месяца Количество продаж Число месяца Количество продаж Число месяца Количество продаж Число месяца Количество продаж
1 14 9 22 17 17 25 18
2 12 10 15 18 15 26 17
3 17 11 16 19 17 27 16
4 16 12 19 20 0 28 15
5 18 13 17 21 13 29 20
6 24 14 18 22 14 30 18
7 23 15 22 23 15 31 16
8 50 16 19 24 16
Список используемой литературы:
1. Богданов В. В. Управление проектами. Корпоративная система — шаг за шагом / Вадим Богданов. — М. : Манн, Иванов и Фербер, 2012. — С. 23-25.
2. Восканян Л.С., Искандарян Д.С. Применение методологии SCRUM в передовых компаниях // Сборник: BI-технологии в оптимизации бизнес-процессов Материалы Международной научно-практической очно-заочной конференции. Российско-Армянский (Славянский) университет, Уральский государственный экономический университет. - 2014. С. 31-35.
3. Горефулина М.Д. Перспективы Agile-методологии в области организации деятельности по управлению человеческими ресурсами // Сборник: Наука и образование: сохраняя прошлое, создаём будущее сборник статей XIII Международной научно-практической конференции: в 3 частях. - 2017. С. 159-162.
4. Каликинская Е.Ю. Проектный менеджмент: учебное пособие — Саратов: Саратовский государственный технический университет имени Ю.А. Гагарина, ЭБС АСВ, 2012. — С. 34-37.
5. Кирюшин С.А. Методика расчета Канбан в производственной деятельности // Экономика и управление: проблемы, решения. - 2016 - № 8 - С. 153-160.
6. Королёв Е.А. "Каскадная" модель информационных процессов в системе управления // Известия Уральского государственного экономического университета. - 2010. - № 4 (30). - С. 5-22.
7. Красных Д.А. Проектное управление в компаниях по PMBOK // Экономика и менеджмент инновационных технологий. -2015 - № 11 (50). - С. 92-98.
8. Лихачева Л.Б., Назина Л.И. Улучшение процессов организации на основе концепции "ШЕСТЬ СИГМ" // Экономика. Инновации. Управление качеством. - 2015 - № 2 (11). - С. 50-53.
9. Шараборова Г.К., Крутицкая Е.В., Софонов М.Ю. Простые инструменты управления программой стратегического развития: опыт управления комплексным социальным проектом по развитию волонтерства в России: методическое пособие / Москва, 2013. С. 90
10. Что такое Agile-маркетинг? [Электронный ресурс]. - Режим доступа :2https://uba.school/blog/chto-takoe-agile marketing, свободный (дата обращения: 01.08.2018). - Загл. с экрана.
11. Agile Marketing Manifeste [Электронный ресурс]. - Режим доступа : https://uba.school/blog/agile-marketing-manifesto, свободный (дата обращения: 01.08.2018). - Загл. с экрана.
12. Agile. Как продавать по-новому? [Электронный ресурс]. - Режим доступа : http://files.runet-id.com/2017/riw/presentations/2nov.riw17-grey.13-30--simonova.pdf, свободный (дата обращения: 03.08.2018). -Загл. с экрана.
13. Инструменты для Scrum-мастера [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://uba.school/blog?category_id=7&author_id=all, свободный (дата обращения: 02.08.2018). - Загл. с экрана.
14. Поточный метод или Waterfall [Электронный ресурс]. - Режим доступа : https://finswin.com/projects/metody/waterfall.html? свободный (дата обращения: 01.08.2018). - Загл. с экрана.
15. Михаил Софонов Управление проектами [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://www.youtube.com/user/sofonov, свободный (дата обращения: 02.08.2018). - Загл. с экрана.
16. Марина Симонова. Agile для всех. [Электронный ресурс]. - Режим доступа:
https://www.youtube.com/watch?v=siwBU1rOhxc, свободный (дата обращения: 22.07.2018). - Загл. с экрана.
17. Scrum: больше, чем метод командной работы [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://www.youtube.com/watch?v=7GLVCh8GZFo, свободный (дата обращения: 27.07.2018). - Загл. с экрана.
18. Марина Симонова, Agile Coach - Agile beyond IT [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://www.youtube.com/watch?v=Hsxiuu1kMz4, свободный (дата обращения: 19.07.2018). - Загл. с экрана.
19. Система Канбан [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://pdcamethod.com/lean/lean-tools/kanban/, свободный (дата обращения: 19.07.2018). - Загл. с экрана.
20. Канбан доска в качестве инструмента контроля. Kanban как система управления проектам [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://www.youtube.com/watch?v=h32V9lVOsfQ, свободный (дата обращения: 10.07.2018). - Загл. с экрана.
21. Илья Балахнин: Шесть сигм в маркетинге, продажах и менеджменте [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://www.youtube.com/watch?v=K3Cc71RfXXo, свободный (дата обращения: 14.07.2018). - Загл. с экрана.
