Научная статья на тему 'Обзор и анализ применения обязательных документированных процедур и записей системы менеджмента качества на примере управления инвестиционными проектами'

Обзор и анализ применения обязательных документированных процедур и записей системы менеджмента качества на примере управления инвестиционными проектами Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

CC BY
1368
217
i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.
i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.
iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.
i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.

Текст научной работы на тему «Обзор и анализ применения обязательных документированных процедур и записей системы менеджмента качества на примере управления инвестиционными проектами»

ОБЗОР И АНАЛИЗ ПРИМЕНЕНИЯ ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТИРОВАННЫХ ПРОЦЕДУР И ЗАПИСЕЙ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА НА ПРИМЕРЕ УПРАВЛЕНИЯ ИНВЕСТИЦИОННЫМИ ПРОЕКТАМИ

М.Н. ВОЛКОВА

Развитие организации и ее долгосрочные перспективы зависят от того, как построен инвестиционный процесс. Речь идет о том, каким будет проект документов и путь их проработки, что будет входить в условия и рамки проекта, с какой степенью детализации будут планироваться проекты, какие работы будут проводиться и как будут осуществляться возникшие изменения, каким образом будут контролироваться проекты.

Для того, чтобы управлять инвестициями организации необходимо определить следующее:

- какие виды и типы проектов разработаны в организации;

- какие особенности у каждого проекта. В качестве таких особенностей могут выступать цели, масштабы, жизненный цикл, участники проекта и так далее;

- кто принимает участие в управлении инвестициями;

- какие полномочия и какая ответственность у участников проекта;

- какова программа действий по эффективному распределению ресурсов организации.

Все зависит от того, как планируется управлять инвестициями - системно или рассматривать каждый проект

в индивидуальном порядке. В процессе формирования инвестиционной программы встречаются следующие

несоответствия:

- несопоставимость проектов (разные подразделения организации по-разному определяют границы проекта);

- несоблюдение бюджета;

- несоблюдение сроков.

При возникновении таких проблем необходимо провести обследование существующей системы управления инвестициями и уточнить ожидания руководства и, исходя из этого, определить границы и цели проекта, а затем приступить к проектированию:

- определить объект управления, описать основные управленческие процессы и организационную структуру;

- сформировать нормативную базу и рабочую документацию.

Решить такие задачи можно с помощью системы менеджмента качества, согласно которой в организации должны быть обязательные документированные процедуры и записи по качеству.

Документированная процедура представляет собой нормативный документ организации, предназначенный для обязательного исполнения.

Согласно стандарту ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Система менеджмента качества. Требования» система менеджмента качества должна предусматривать шесть обязательных документированных процедур, регламентирующих:

1) управление документацией,

2) управление записями,

3) проведение внутренних аудитов по системе менеджмента качества,

4) управление несоответствующей продукцией,

5) проведение корректирующих действий,

6) проведение предупреждающих действий.

1. Управление документацией. Согласно пункту 4.2.3 ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Система менеджмента качества. Требования» документы системы менеджмента качества должны быть управляемыми. С этой целью должна быть разработана документированная процедура, предусматривающая:

а) официальное одобрение документов с точки зрения их достаточности до их выпуска;

б) анализ и актуализацию по мере необходимости и повторное официальное одобрение документов;

в) обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотра документов;

г) обеспечение наличия соответствующих версий документов в местах их применения;

д) обеспечение сохранения документов четкими и легко идентифицируемыми;

е) обеспечение идентификации документов внешнего происхождения и управление их рассылкой;

ж) предотвращение преднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких либо целей [1, с. 3].

Анализируя положения стандарта, можно сказать, что документированная процедура по системе менеджмента качества, направленная на управление документацией, должна содержать следующую информацию: порядок разработки, предоставления руководству, анализа документации, утверждения,

распространения и хранения документации.

2. Управление записями. Для подтверждения результативности функционирования системы менеджмента качества, в организации должна быть разработана документированная процедура по управлению записями. Согласно пункту 4.2.4 ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Система менеджмента качества. Требования» записи должны быть определены и поддерживаться в рабочем состоянии. Они должны оставаться четкими и легко идентифицируемыми и восстанавливаемыми [1, с. 3].

Раскрывая сущность документированной процедуры по управлению записями, необходимо отметить, что она должна предусматривать идентификацию, хранение, защиту, восстановление и распространение записей.

3. Внутренние аудиты. Согласно пункту 8.2.2 ГОСТ Р иСо 9001-2001 «Система менеджмента качества. Требования» в документированной процедуре должны быть определены ответственность и требования к

планированию и проведению аудитов, к отчетности о результатах и поддержанию в рабочем состоянии записей [1, с. 9].

В свою очередь, управление записями предусмотрено установленной документированной процедурой, рассмотренной выше.

4. Управление несоответствующей продукцией. Документированная процедура, предусматривающая управление несоответствующей продукцией должна содержать в себе средства управления, устанавливать соответствующие ответственности и полномочия для работы с несоответствующей продукцией.

5. Корректирующие действия. Согласно пункту 8.5.2 ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Система менеджмента качества. Требования» в организации должна быть разработана документированная процедура для определения требований к:

а) анализу несоответствий (включая жалобы потребителей);

б) установлению причин несоответствий;

в) оцениванию необходимости действий, чтобы избежать повторения несоответствий;

г) определению и осуществлению необходимых действий;

д) записям результатов предпринятых действий;

е) анализу предпринятых корректирующих действий [1, с. 11].

Данная процедура должна устанавливать форму документа, в котором будут фиксироваться несоответствия и все последующие действия. Таким документом, как правило, выступает протокол о несоответствии. Для удобства регистрации несоответствия и всех последующих действий нами разработана форма протокола о несоответствии, представленная на рис. 1.

Формулировка несоответствия Ответственный по несоответствию

Дата Подпись

Причины несоответствия Ответственный по устранению причин несоответствия

Дата Подпись

Корректирующие Эффективность

действия корректирующих

Дата Подпись действий

Рис. 1. Протокол о несоответствии

Необходимо отметить, что протокол о несоответствии относится к записям по качеству и управляется в соответствии с установленной документированной процедурой (п.2)

6. Предупреждающие действия. Согласно пункту 8.5.2 ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Система менеджмента качества. Требования» в организации должна быть разработана документированная процедура для определения требований к:

а) установлению потенциальных несоответствий и их причин;

б) оцениванию необходимости действий с целью предупреждения появления несоответствий;

в) определению и осуществлению необходимых действий;

г) записям результатов предпринятых действий;

д) анализу предпринятых предупреждающих действий [1, с. 11].

Опираясь на данный пункт стандарта, нами разработана форма протокола предупреждающих действий, изображенная на рис. 2.

Обобщая вышеизложенное, необходимо отметить, что документированные процедуры системы менеджмента качества разрабатываются и устанавливаются для регулирования процессов, подтверждающих результативность системы менеджмента качества. Они регламентируют и стандартизируют основные процессы системы управления.

Кроме документированных процедур ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Система менеджмента качества. Требования» предусматривает обязательные записи по качеству:

1) анализ со стороны руководства;

2) обучение персонала;

3) анализ требований к продукции;

4) входные данные проектирования и разработки;

5) анализ проекта и разработки;

6) проверка проекта и разработки;

7) утверждение проекта и разработки;

8) управление изменениями проекта и разработки;

9) анализ поставщиков;

10) идентификация и прослеживаемость;

11) происшествия с собственностью потребителя;

12) управление контрольными и измерительными приборами;

13) результаты внутренних аудитов;

14) мониторинг и измерение процессов;

15) управление несоответствующей продукцией;

16) результаты корректирующих действий;

17) предупреждающие действия.

2____________________________________________________________________________________________________

Формулировка потенциального несоответствия Ответственный по несоответствию

Дата Подпись

Причины несоответствия Ответственный по устранению причин несоответствия

Дата Подпись

Предупреждающие Эффективность

действия предупреждающих

Дата Подпись действий

Рис. 2. Протокол предупреждающих действий

1. Анализ со стороны руководства. Согласно пункту 5.6.1 ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Система менеджмента качества. Требования» в организации должны вестись записи о результатах анализа и любых необходимых действиях. Записи со стороны руководства могут быть занесены в протокол собрания по результатам анализа. Кроме того, это может быть отдельный документ, содержащий недочеты. По результатам анализа могут составляться распоряжения и приказы по устранению выявленных в ходе анализа несоответствий.

2. Обучение персонала. Согласно пункту 6.2.2 ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Система менеджмента качества. Требования» в организации должны вестись записи о результатах проверки процесса обучения. В качестве таких записей могут выступать: анкеты сотрудников; квалификационные листы; протоколы обучения; протоколы тестирования; сертификаты; свидетельства.

3. Анализ требований к продукции. Согласно пункту 7.2.2 ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Система менеджмента качества. Требования» в организации должны вестись записи по результатам анализа и сопутствующим анализу действиям. К таким записям относятся отчеты по анализу, протоколы собраний и приложения к ним, опросные листы клиентов и договоры.

4. Входные данные проектирования и разработки. Согласно пункту 7.3.2 ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Система менеджмента качества. Требования» в организации должны быть входные данные, относящиеся к требованиям к продукту, должны быть определены, а записи должны поддерживаться в рабочем состоянии [1, с. 6]. Такие требования должны быть отражены в договорах, технических заданиях и графиках работ.

5. Анализ проекта и разработки. Согласно пункту 7.3.4 ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Система менеджмента качества. Требования» в организации должны вестись записи о результатах анализа и любых необходимых действиях. Такой записью является подпись в вышерассмотренных договорах, технических заданиях и графиков работ.

6. Проверка проекта и разработки. Согласно пункту 7.3.5 ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Система менеджмента качества. Требования» в организации должны вестись записи о результатах проверки и любых необходимых действиях. Такими записями являются протоколы тестирования.

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

7. Утверждение проекта и разработки. Согласно пункту 7.3.6 ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Система менеджмента качества. Требования» в организации должны вестись записи о результатах утверждения и любых необходимых действиях. Такими записями являются подписи в актах выполненных работ или оказанных услуг и протоколах тестирования.

8. Управление изменениями проекта и разработки. Согласно пункту 7.3.7 ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Система менеджмента качества. Требования» в организации должны вестись записи о результатах анализа изменений и любых необходимых действиях. Такими записями являются дополнительные соглашения к договорам.

9. Анализ поставщиков. Согласно пункту 7.4.7 ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Система менеджмента качества. Требования» в организации должны вестись записи о результатах оценки и любых необходимых действиях, сопутствующих оценке. Для реализации данного пункта стандарта в организации необходимо утвердить список поставщиков и критерии их оценки.

10. Идентификация и прослеживаемость. Согласно пункту 7.5.3 ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Система менеджмента качества. Требования», если прослеживаемость является требованием, то организация должна управлять обеспечивающей реализацию данной цели идентификацией продукции и регистрировать ее [1, с. 8]. Уникальной идентификацией продукта может быть серийный номер продукта.

11. Происшествия с собственностью потребителя. Согласно пункту 7.5.4 ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Система менеджмента качества. Требования», если собственность потребителя утеряна, повреждена или признана непригодной для использования, потребитель должен быть об этом извещен, а записи должны поддерживаться в рабочем состоянии [1, с. 8]. Такими записями могут выступать протоколы, в которых отмечаются ответственные за собственность потребителя, условия, при которых собственность потребителя пострадала, участники процесса, при котором собственность потребителя пострадала и подписи сторон.

12. Управление контрольными и измерительными приборами. Согласно пункту 7.6 ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Система менеджмента качества. Требования» в организации должны вестись записи о результатах калибровки и проверки. Такие записи ведутся, если в организации в процессе деятельности предусматривается использование контрольных и измерительных приборов.

13. Результаты внутренних аудитов. Согласно пункту 8.2.2 ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Система менеджмента качества. Требования» в организации должна быть установлена документированная процедура, определяющая ответственность и требования к планированию и руководству аудитами, предоставлению отчетов о результатах

аудитов и ведению записей [1, с. 9]. Такими записями могут быть протоколы аудитов, отчеты по результатам проведенного аудита.

14. Мониторинг и измерение процессов. Согласно пункту 8.2.4 ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Система менеджмента качества. Требования» в организации должны вестись записи, указывающие лиц, давших разрешение на выпуск продукта. Такими записями являются ФИО ответственных по процессу и их подписи в договорах.

15. Управление несоответствующей продукцией. В пункте 8.3 ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Система менеджмента качества. Требования» сказано: «Записи о характере несоответствий и любых последующих предпринятых действиях, включая полученные разрешения на отклонения, должны поддерживаться в рабочем состоянии» [1, с. 11]. При этом необходимо отметить, что несоответствующая продукция должна быть идентифицирована и хранится в недоступном для общего пользования месте.

16. Результаты корректирующих действий. В пункте 8.5.2 ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Система менеджмента качества. Требования» говориться о том, что в организации должна быть разработана документированная процедура для определения требований к записям результатов предпринятых действий [1, с. 11]. В данном случае записью является протокол о несоответствии (рис. 1).

17. Предупреждающие действия. В пункте 8.5.3 ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Система менеджмента качества. Требования» указано на то, что в организации должна быть разработана документированная процедура для определения требований к записям результатов предпринятых действий [1, с. 11]. Такими записями являются протоколы предупреждающих действий (рис. 2).

Обобщая вышеизложенное, необходимо выделить основные процессы в рамках системы менеджмента качества, по которым предусмотрены документированные процедуры и обязательные записи. К таким процессам относятся:

1) внутренние аудиты;

2) управление несоответствующей продукцией;

3) результаты корректирующих действий;

4) предупреждающие действия (рис. 3).

Опираясь на проанализированные пункты ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Система менеджмента качества. Требования», необходимо отметить, что для внутренних аудитов, управления несоответствующей продукцией, результатов корректирующих действий и предупреждающих действий должны быть составлены документированные процедуры, содержащие в себе бланки записей по системе менеджмента качества, которые могут выступать как приложение к данной процедуре. Это позволит свести весь процесс воедино и поможет наглядно увидеть все этапы процесса и его результативность.

Результатом применения обязательных документированных процедур и записей, предусмотренных системой менеджмента качества, при управлении инвестиционными проектами, являются:

Рис. 3. Процессы, по которым предусмотрены обязательные документированные процедуры и записи

Результатом применения обязательных документированных процедур и записей, предусмотренных системой менеджмента качества, при управлении инвестиционными проектами, являются:

1. Разработанные и внедренные нормативно-методические документы:

- политики и положения;

- правила, рекомендации, методические указания;

- должностные инструкции;

2. Обученный персонал.

Литература:

1. ГОСТ Р ИСО 9001-2001 Система менеджмента качества. Требования [Текст]. - Введ. 2001-08-15. М., 2003.

i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.