CC BY
31
Таким образом, для организаций и предприятий, имеющих дело с юридически важными документами необходима разработка специальной, комплексной системы электронного документооборота. При данной форме документооборота составление документов осуществляется в электронном виде, а распечатываются только конечные продукты работы - конкретные, уже полностью подготовленные бумажные документы и только в одной «правоустанавливающей» копии. Остальной документооборот осуществляется в электронной форме.
4. При внедрении электронного документооборота ограничением может также служить организационная структура организации, а также ее кадровый состав. Системы электронного документооборота имеют некую особенность: система либо должна быть внедрена повсеместно, на всех рабочих местах, связанных с созданием, редактированием и хранением информации, либо эффективность от ее использования будет минимальной. Такая постановка вопроса сразу выявляет одну из основных проблем внедрения: в любой организации найдутся люди, стремящиеся избежать чего-либо нового. Работа с людьми - это всегда политика на уровне всей организации и психология на уровне конкретных людей. Во многих случаях требуется индивидуальный подход к каждому человеку, учет его особенностей — как возрастных, так и профессиональных и личных.
Таким образом, для получения максимальной эффективности от внедрения систем электронного документооборота необходимо учитывать специфику деятельности предприятия, его масштабы, а также реальную необходимость внедрения данных систем документооборота. Полный и комплексный учет данных факторов позволит организации выбрать оптимальную структуру документооборота и повысить эффективность ее деятельности.
УДК 657
М.В. Колмыкова, Е.Д. Саяпина, Ю.В. Кулакова, А.В. Калинина
Новомосковский институт Российского химико-технологического университета им. Д.И. Менделеева, Новомосковск, Россия
ОБУЧЕНИЕ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ФОРМЕ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА СТУДЕНТОВ СПЕЦИАЛЬНОСТИ 080109 «БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ, АНАЛИЗ И АУДИТ»
Automatic accounting is an essential of modern accountant's work. Automatic accounting has got different features. The teaching is conducted on a policy by the teachers of the chair "Economics, finances and accounting". The teaching is conducted in two stages. The first stage is technique teaching. The second stage is teaching in the form of business game that imitates an accounts department's work.
Ведение автоматизированного бухгалтерского учета - неотъемлемая часть работы современного бухгалтера. Автоматизированная форма учета имеет различные особенности. Обучение проводится по методике, предложенной преподавателями кафедры «Бухгалтерский учет, анализ и аудит». Обучение проводится в два этапа. Первый этап - обучение техническим приемам работы с программой. Второй этап - обучение в виде деловой игры, имитирующей работу бухгалтерии.
В современных условиях знание автоматизированной формы ведения бухгалтерского учета, умение работать с различными программными продуктами автоматизации бухгалтерского учета является практически повсеместным требованием к специалисту, работающему бухгалтером, экономистом, аудитором.
Опросы, проведенные на различных предприятиях города Новомосковска, показали, что на большинстве из них для автоматизированного ведения бухгалтерского учета используются программные продукты фирмы «1С».
По этой причине обучение студентов специальности 080109 «Бухгалтерский учет, анализ и аудит» автоматизированной форме ведения бухгалтерского учета производится на примере автоматизированной информационной системы (АИС) «1С:Бухгалтерия». Преподавателями кафедры «Экономика, финансы и бухгалтерский учет» Новомосковского института РХТУ им. Д.И. Менделеева разработана методика обучения. Пока для обучения используется версия «1С: Бухгалтерия 7.7», так как в настоящее время наблюдается переходный период между версией 7.7 и 8.0. В ближайшее время планируется перевести обучение на версию «1С: Бухгалтерия предприятия 8.0». Методика обучения при этом останется неизменной.
Обучение можно разделить на два этапа: 1)обучение техническим приемам работы с АИС: ввод условно-постоянной информации в различные справочники и список констант; формы ввода информации, отражающей факты хозяйственной деятельности предприятия; возможности получения выходной информации; сервисные возможности АИС и т.д.); 2)обучение рациональным методам и приемам ведения бухгалтерского учета в АИС.
Цель первого этапа обучения обучить студентов техническим приемам ведения учета в условиях АИС, а также показать преимущества и недостатки автоматизированной формы ведения бухгалтерского учета. На первом этапе обучения необходимо показать как можно больше возможностей АИС, поэтому целесообразно организовать работу каждого студента в отдельной информационной базе. Таким образом, ему дается возможность исполнить роль бухгалтера на своем предприятии, увидеть все стороны его работы в условиях автоматизированного ведения бухгалтерского учета. Составляющие методики обучения: параллельное изучение объектов, описывающих элементы хозяйственной деятельности предприятия (объектов метаданных); последовательное изучение различных форм ввода информации о хозяйственных операциях при параллельном заполнении справочной информации (объектов аналитического учета); на основе введенных в систему данных создаются формы выходной информации, т.е. различные виды отчетов: оборотно-сальдовая ведомость, шахматная ведомость, бухгалтерский баланс и др.
Цель второго этапа обучения - показать отличия технологий автоматизированного ведения бухгалтерского учета от ручного, которые выражаются в том, что: возможности применения некоторых элементов учетной политики ограничены разработчиками АИС; в АИС существуют различные формы ввода информации, некоторые из них позволяют существенно упростить ввод информации в информационную базу и получение печатных форм первичных документов; некоторые бухгалтерские операции (начисление амортизации, распределение накладных расходов, расчет фактической себестоимости продукции и услуг, закрытие счетов, расчет налоговых отчислений и др.) в АИС могут реализовываться в автоматизированном режиме, что существенно упрощает ведение бухгалтерского учета; для рациональной организации ведения бухгалтерского учет, в том числе для корректной работы автоматизированных режимов обработки данных, необходимо соблюдение определенной технологии ввода текущей информации, предусмотренной разработчиками АИС. Составляющие методики обучения: рассмотрение технологии ввода информации на конкретных примерах, причем для выработки необходимых навыков использования технологии следует отработать несколько учетных циклов, включающих в себя ввод текущей информации в информационную базу, необходимую обработку информации и получение выходной информации в виде отчетов; рассмотрение возможностей сетевой версии АИС организация совместной работы студентов в одной информационной базе; это необходимо, поскольку на предприятиях чаще всего используются сетевые версии АИС, технология работы в которых отличается от работы в локальных версиях.
Следуя указанной методике, целесообразно организовать обучение автоматизированной технологии бухгалтерского учета в форме деловой игры. Деловая игра позволяет имитировать реальную деятельность бухгалтерии предприятия и является сравни-
тельно простым способом получения недостающего опыта. Обучающиеся как бы ставятся в центр ситуации, существует возможность одновременного вовлечения в учебный процесс каждого студента. Игровая обстановка способствует возникновению интереса, сосредоточению внимания студентов на учебном материале. В процессе игры легко контролировать качество полученных знаний, навыков и степень их усвоения.
Можно предложить следующие условия деловой игры. С начала года условное предприятие переходит на автоматизированную форму ведения бухгалтерского учета. Необходимо ввести в АИС начальные остатки по аналитическим и синтетическим счетам бухгалтерского учета и отразить хозяйственные операции, происходящие в течение первых трех месяцев отчетного года. Студенты разделяются на подгруппы. Каждый студент выполняет одну из следующих ролей: главный бухгалтер, бухгалтер по учету капитала и денежных средств, бухгалтер по учету расчетов с персоналом, бухгалтер по учету расчетов с разными дебиторами и кредиторами, бухгалтер по учету товарно-материальных ценностей, заведующий складом. Таким образом, удастся показать возможности сетевой версии: бухгалтер, выполняющий определенную роль, работая в единой информационной базе, имеет свой круг должностных обязанностей и при их выполнении взаимодействует с другими работниками бухгалтерии и заведующим складом (в том числе по сети). Как и на реальном предприятии, главный бухгалтер имеет все права и контролирует работу своих подчиненных. Другие работники в правах ограничены. Такую возможность предоставляет администрирование.
Деловая игра проводится в три этапа. На первом этапе участникам раздаются сведения об условном предприятии и данные бухгалтерского учета на начало отчетного периода. Участникам необходимо создать новую информационную базу на основе конфигурации «1С:Бухгалтерия», заполнить необходимые сведения о предприятии и ввести начальные данные бухгалтерского учета. Итогом выполнения первого этапа деловой игры является составление оборотно-сальдовой ведомости и бухгалтерского баланса за первый месяц отчетного периода. Самостоятельная работа студентов сопровождается консультациями преподавателя по вопросам ввода начальных данных в программу. Второй этап деловой игры предусматривает выполнение действий по ведению бухгалтерского учета в первом месяце отчетного года. В течение второго этапа участникам деловой игры выдаются задания в виде документов-оснований, необходимых для отражения фактов совершения хозяйственных операций в бухгалтерском учете. Участники выполняют задания, обмениваясь первичными документами, если это необходимо. В течение второго этапа самостоятельная работа студентов сопровождается консультациями преподавателя по вопросам ведения автоматизированного бухгалтерского учета. Перед выполнением третьего этапа все участники команды меняются ролями. Третий этап деловой игры предусматривает выполнение действий по ведению бухгалтерского учета во втором и третьем месяцах отчетного года. Выполнение третьего этапа производится аналогично выполнению второго этапа. После завершения хозяйственных операций второго месяца все участники команды меняются ролями.
Основной акцент в деловой игре делается на самостоятельную работу студентов. Задача преподавателя - обратить внимание студентов на наиболее существенные отличия технологий автоматизированной формы ведения бухгалтерского учета от ручной, показать как можно больше возможностей и преимуществ, которые дает автоматизация бухгалтерского учета.
Список литературы
1. Чистов, Д.В. Хозяйственные операции в компьютерной бухгалтерии 7.7. / Д.В. Чистов.- М., 2001.
2. Новый план счетов в системе компьютерного учета «1С:Бухгалтерия 7.7» / Под общей редакцией профессора Д.В. Чистова. М., 2001.
3. 1С:Бухгалтерия 7.7. Руководство по ведению учета (описание типовой конфигурации редакции 4.5). М., 2003.
