CC BY
16
ОБНОВЛЕНИЕ ПОДПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ БАЗОЙ ДАННЫХ ПО
ПЕРСОНАЛУ ОРГАНИЗАЦИИ
Б.Н. Герасимов, д-р экон. наук, профессор Самарский университет государственного управления «Международный институт рынка» (Россия г. Самара)
DOI:10.24412/2411-0450-2022-284-38-43
Аннотация. Подпроцесс управления базой данных по персоналу призван упорядочить информационную систему для повышения эффективности деятельности организации. Исследование данного подпроцесса управления позволило определить назначение и содержание его атрибутов для построения модели его функционирования в рамках процесса управления персоналом организации. Формирование атрибутов подпроцесса создало возможность их технологизациирешения функциональных задач управления и определить необходимые инструменты обеспечения их решения в организации.
Ключевые слова: управление, организация, атрибуты, база данных, документы, задачи управления, технологии решения, инструменты обеспечения.
Успех деятельности любой организации, в первую очередь, зависит от специалистов и управленцев, которые в ней работают. Поэтому сложный и многогранный процесс управления персоналом играет ключевую роль в организации и включает несколько подпроцессов [1, 2]. Один из них - управление базой данных по персоналу играет важную роль в раках данного процесса [3].
Подпроцесс управление базой данных по персоналу организации можно кратко охарактеризовать, как деятельность по ведению учета, обработки и хранению информации в соответствии с требованиями и стандартами [4].
Процесс управления базой данных задает единые правила обращения с информацией и её обработкой, от соблюдения которых во многом зависит эффективность процесса управления персоналом, а также эффективность работы всей организации в целом [12, 13].
Для исследования подпроцесса управления базой данных по персоналу организации необходимо рассмотреть и изучить все атрибуты, которые входят в данный подпроцесс, обеспечивают и реализуют его.
Для понимания сущности, содержания и роли подпроцесса управление базой данных по персоналу в рамках процесса управления персоналом, приведем определение формулировки: «Управление базой данных по персоналу - область деятельности, включающая в себя эффективный и систематический контроль создания, получения, сохранения, использования и отбора (передачи) документов, в т.ч. данные, необходимые для включения в систему и сохранения различных событий и фактов о работниках и информации о деловой и управленческой деятельности организации» [9].
Это определение содержания исследуемого подпроцесса представляется наиболее полным и позволяет перейти к формированию нормативного состояния его основных атрибутов для использования в дальнейшей работе [5].
С целью определения сущности исследуемого подпроцесса и формирования функционально-полного состояния его атрибутов необходимо определить их содержание [7]. Содержание ключевых атрибутов нормативного подпроцесса управления базой данных по персоналу представлено в таблице 1.
Таблица 1. Содержание нормативного состояния атрибутов подпроцесса управления базой данных по персоналу организации_
Наименование атрибута Определение
1. вход потребность в организации управления информационным процессов организации в соответствии со стандартами и нормами, а также установление общих принципов работы с информацией потребность в наличии определенного количества и повышении качества данных потребность в эффективном использовании современных технических средств и технологий сбора, движения, обработки информации
2. преобразования входа в выход организация рационального содержания базы данных, образующегося вследствие перемещения информации по персоналу в организации контроль исполнения документов по персоналу оперативное хранение данных по персоналу, включая их надлежащую подготовку к передаче на хранение в государственный или ведомственный архив, а также в другие инстанции последующее хранение данных по персоналу в базе
3. выход достижение эффективности и оперативности управленческих решений благодаря качественному управлению базой данных повышение главных показателей результативности деятельности организации
4.материальные ресурсы расходные материалы, бумага, канцтовары
5. информационные ресурсы штатное расписание, табель учета рабочего времени, график отпусков, личное дело сотрудника, личная карточка сотрудника, трудовая книжка, протоколы, акты, аттестационные листы, характеристики, отчеты, тесты, анкеты, опросные листы, распоряжения и приказы по личному составу
6. методические ресурсы должностные инструкции, программы повышения квалификации специалистов и менеджеров по персоналу, перечень квалификаций, номенклатура дел и документов, журнал входной и выходной информации
7. трудовые ресурсы менеджеры по персоналу, инспектор по кадрам, табельщик, рекрутер, специалист по кадровому делопроизводству, тренинг-менеджер, экономист по труду, наставники, менеджеры и эксперты по квалификации специалистов и др.
8. технические ресурсы компьютер, ксерокс, принтер, сканер, средства связи и регистрации, видео- и фотоаппаратура, камеры слежения
9. правовые ресурсы устав организации, организационная структура, коллективный договор, трудовой договор, правила внутреннего трудового распорядка, регламент организации, положение о персональных данных, положение об оплате труда, контракты, постановления
10. периодичность выполнения Проведение записей в документации при поступлении, увольнении сотрудника, при изменении фамилии, переводе на другую должность, повышении квалификации и др.
11. критерии качества Оперативность, четкость и полнота изложения документов, своевременность выполнения, достоверность, корректность, адекватность нормативам, методикам, инструкциям
12. критерии эффективности выполнение плановых заданий, производительность труда, скорость и адекватность принятия решений, своевременность передачи данных внутри и вне организации
В результате исследования подпроцесса управления базой данных по персоналу была определена формулировка его назначения, с которой будет производиться сверка всех последующих материалов с содержанием нормативных атрибутов в рамках данного научного исследования. Также были выделены основные атрибуты данного подпроцесса и установлено их назначение и место в рамках процесса управления персоналом организации, что очень актуально для дальнейшего исследования и проектирования подпроцесса, а также для последующего изменения данных при необходимости и внесения изменений для
улучшения деятельности рассматриваемого подпроцесса управления [6].
Каждый подпроцесс управления состоит из нескольких задач, соответствующих его функциональной деятельности. Управление подпроцессом управления осуществляется в ходе решения комплекса функциональных задач управления (ФЗУ) в рамках подпроцесса. Для эффективного управления процессом необходимо использовать известные функции управления для совершения полного управленческого цикла в рамках протекания подпроцесса управления в организации.
Для выделения ФЗУ и связей между ними основополагающей процедурой является построение матрицы «Подпроцесс организации - Функции управления» [6]. В рамках процесса управления базой данных по персоналу организации и на основании
выделенных ФЗУ построим модель подпроцессов управления. Пример модели подпроцесса «Управление базой данных по персоналу организации» представлен на рисунке 1.
Рис. 1. Модель подпроцесса управления базой данных по персоналу организации
Для более глубокого понимания сущности подпроцесса управления и обоснования их существования ФЗУ необходимо выполнить их описание.
Планирование базы данных по персоналу - это деятельность по разработке тактики организации работы с кадровой базой данных, формирование базы данных и заданий по обеспечению условий своевременного и достоверного заполнения, обработки и хранения кадровых документов.
Организация работы с базой данных по персоналу - это деятельность по работе с кадровыми документами и своевременное выполнение всех заданий своевременно, качественно и передача их по назначению или для хранения.
Учет базы данных по персоналу - это
деятельность, фиксирующая информацию о результатах выполнения задач нормирования, планирования, организации операций по кадровых данных.
Элементы подпроцесса управления целесообразно выполнять с помощью технологии решения ФЗУ [8]. Технология решения ФЗУ необходима для более детального представления преобразований в рамках подпроцесса управления, осуществляемых с помощью процедур преобразования входной информации в выходную. Технология решения ФЗУ «Организация работы с базой данных по персоналу» представлена в таблице 2.
Таблица 2. Технология решения ФЗУ «Организация работы с базой данных по персо-
налу»
Входные документы Процедуры решения Выходные документы
Положение о делопроизводстве и кадровом документообороте Положение о ведении базы данных Форма трудового договора График отпусков Годовой план мероприятий по организации внутренней кадровой документации Список сотрудников отдела кадров, ответственных, за выполнение годового плана 1. Подготовка приказов по личному составу (прием, увольнение, перемещение сотрудников) 2. Составление и ведение базы данных сотрудников организации (менеджер по документообороту, инспектор отдела кадров) 3.Формирование личных дел сотрудников (инспектор отдела кадров) 4. Назначение сотрудника, ответственного за ведение учета рабочего времени (начальник отдела кадров) 5. Подготовка приказов о предоставлении отпусков сотрудникам 6. Организация воинского учета 7. Назначение сотрудника, ответственного за ведение воинского учета (начальник отдела кадров) 8. Назначение сотрудника, ответственного за отчетность по базе данных (начальник отдела кадров) Приказы по личному составу (о приеме/ увольнении/ перемещении сотрудников) База данных персонала Личные дела сотрудников Распоряжение о назначении сотрудника, ответственного за учет рабочего времени Приказ об организации и ведении воинского учета Приказы о предоставлении отпусков сотрудникам Приказ о назначении сотрудника, ответственного за ведение воинского учета Приказ о назначении сотрудника, ответственного за отчетность
На основе разработки технологии решения ФЗУ выявлен перечень документов, функционирующих в рамках всех трех выбранных задач подпроцесса управления базой данных.
Формирование модели подпроцесса управления базой данных позволяет иметь организации устойчивую и надежную систему управления данными по процессу управления персоналом в целом, а также систему ее обновления в процессе ее функционирования и развития [10].
Несмотря на значимость технологиза-ции реализации подпроцесса управления базой данных по персоналу организации, не менее важным является определение методологических инструментов и технологических атрибутов, которые позволяют реализовать концепции, замыслы, идеи [11].
Привлечение эффективных инструментов методологического обеспечения осуществляется с целью решения ФЗУ процесса управления базой данных по персоналу организации, а также достичь конечных целей в рамках процесса управления персоналом организации в целом.
В технологии решения ФЗУ функции «Организация работы с базой данных по персоналу организации» необходим использование определенных методов выполнения процедур (МВП), методов принятия управленческих решений (МПУР) и элементов менеджмента (ЭМ).
В соответствии с существующей практикой выбираются МВП для выполнения процедур технологии решения ФЗУ «Организация управления базой данных по персоналу организации», фрагмент которой представлен в таблице 3.
Таблица 3. Каталог МВП для технологии решения ФЗУ «Организация работы с базой данных по персоналу организации» (фрагмент)__
№ Наименование метода Назначение Ожидаемые результаты
1. Метод заполнения карточек и журналов Организация работы с документами с использованием минимальных средств автоматизации Ведение регистрационно-контрольных форм в виде журналов и картотек
2. Автоматизированный метод Использование программ Microsoft Word, Excel; Кадровые программы: «Персонал», «Кадры» Экономия затрат на создание документов, упрощение документооборота. Ускорение корректировки документов и хода деловых процессов
3. Карточный метод Организация справочной работы с документами Эффективное ведение справочной работы по кадровой документации
4. Метод измерения Численная оценка исследуемых процессов Определение фактического состояния процессов
5. Метод классификации и типологии Четкая систематизация свойств, процессов, материалов, методов Установление сущности процессов, элементов целостности, выявление групповых характеристик, исследуемых объектов и формирование требований к ним
В соответствии с практикой были выбраны МПУР и ЭМ для выполнения процедур для технологии решения ФЗУ «Организация управления базой данных по персоналу организации»
Распределение МВП, МПУР, ЭМ по процедурам технологии решения одной
ФЗУ «Организация управления документации по персоналу» производится с заполнением форм в виде таблиц. Состав инструментов для процедур технологии решения ФЗУ «Организация работы с базой данных по персоналу организации», представлен в таблице 4.
Таблица 4. Состав инструментов для процедур технологии решения ФЗУ «Организация
№ п/п Наименование процедуры Наименование МВП Наименование МПУР Наименование ЭМ
1. Подготовка приказов по личному составу (прием, увольнение, перемещение сотрудников) распорядительные методы законная власть
2. Составление и ведение базы данных сотрудников организации карточный метод коллективное решения совещание
3. Формирование личных дел сотрудников автоматизированный метод коллективного решения деловая беседа
4. Назначение сотрудника, ответственного за учет рабочего времени - методы дисциплинарной ответственности демократическое лидерство
5. Подготовка приказов о предоставлении отпусков сотрудникам метод измерения распорядительные методы законная власть
6. Организация воинского учета метод классификации и типологии административные методы законная власть
7. Назначение сотрудника, ответственного за ведение воинского учета - методы дисциплинарной ответственности демократическое лидерство
8. Назначение сотрудника, ответственного за отчетность — методы дисциплинарной ответственности демократическое лидерство
Рассмотрение инструментов технологического обеспечения технологий решения ФЗУ показал их актуальность и необходимость использования в практике управленческой деятельности. Кроме того, совокупность инструментов, востребованных для технологий решения ФЗУ, определяет уровень компетентности специалистов, в т.ч. управленцев, реализующих профессиональные задачи в экономических системах
Модель подпроцесса управления базой данных по персоналу, разработанная в рамках процесса управления персоналом организации позволяет детально рассмотреть технологии решения ФЗУ на уровне операций, выбрать инструменты технологического обеспечения решения профессиональных задач и их реализации в объектах и процессах социальных и экономических сред.
типа «организация» [4].
Библиографический список
1. Анисимов О.С. Методология: функция, сущность и становление. - М.: ЛМА, 1996. -353 с.
2. Адизес И.К. Управляя изменениями. Как эффективно управлять изменениями в обществе, бизнесе и личной жизни / пер. с англ. - М.: Манн, Иванов и Фербер. 2014. - 368 с.
3. Акофф Р., Эмери Ф. О целеустремленных системах / пер. с англ. - М.: Сов. радио, 1974. - 272 с.
4. Васяйчева В.А., Герасимов Б.Н. Развитие процесса инновационной деятельности предприятия // Вестник Самарского государственного экономического университета. - 2018. -№10 (168). - С. 69-76.
5. Герасимов Б.Н. Исследование и определение направления развития стратегии деятельности организации // Менеджмент и бизнес-администрирование. - 2021. - №1. - С. 81-95.
6. Герасимов Б.Н., Герасимов К.Б. Построение систем управления: теория, методология, технологии. - Saarbrucken: LAP LAMBERT Academic Publishing, 2014. - 298 с.
7. Герасимов Б.Н., Герасимов К.Б. Теория управления: онтология, структура, содержание // Проблемы теории и практики управления. - 2021. - №5. - С. 130-144.
8. Герасимов К.Б. Влияние развития бизнес-процессов на организационное поведение // Вестник НГИЭИ. - 2019. - №8 (99). - С. 66-76.
9. Герасимов К.Б. Технология определения результативности деятельности системы управления подпроцессом // Современная экономика: проблемы и решения. - 2014. -№5 (53). - С. 98-109.
10. Мильнер Б.З. Перестройка управленческой деятельности // Экономические системы. - 2009. - №3. - С. 30-40.
11. Холл Р.Х. Организации: структура, процессы, результаты / пер. с англ. - СПб.: Питер, 2001. - 532 с.
12. Aguinis H., Boyd B.K., Pierce C.A., Short J.C. Walking new avenues in management research methods and theories: Bridging micro and macro domains // Journal of Management. -2011. - №2. - P. 395-403.
13. Hammer M., Champy J. Reengineering the corporation: A Manifesto for business revolution. - New York: HarperBusiness, 1993. - 223 р.
REFORMING THE SUBPROCESS OF PERSONNEL DOCUMENTATION MANAGEMENT OF THE ORGANIZATION
B.N. Gerasimov, Doctor of Economic Sciences, Professor Samara State University of Management «International Market Institute» (Russia, Samara)
Abstract. The personnel documentation management subprocess is designed to streamline the information system to improve the efficiency of the organization. The study of this subprocess made it possible to determine the purpose and content of its attributes for constructing a model of the functioning of this subprocess. The formation of attributes of the subprocess created the possibility of their technologization of solving functional management tasks and determining the necessary methodological tools for their solution in the organization.
Keywords: management, organization, attributes, documents, management tasks, solution technologies, methodological tools.
