CC BY
531
Старостенко Игорь Николаевич
кандидат физико-математических наук, доцент, начальник кафедры информатики и математики Краснодарского университета МВД России
Шарпан Мария Владимировна
кандидат физико-математических наук, доцент,
старший преподаватель кафедры информатики и математики
Краснодарского университета МВД России
(тел.: +78612583448)_
Об организации электронного документооборота в органах внутренних дел
В статье рассматриваются особенности применения электронного документооборота на примере подразделений органов внутренних дел. Отдельное внимание уделяется изучению систем защищенного электронного документооборота, являющихся подклассом систем электронного документооборота.
Ключевые слова: автоматизация, информация, информационная безопасность, информационная система, электронный документооборот.
I.N. Starostenko, Master of Physical and Mathematical Sciences, Head of a Chair of Informatics and Mathematics of the Krasnodar University of the Ministry of the Interior of Russia; tel.; +78612583448.
M.V. Sharpen, Master of Physical and Mathematical Sciences, Senior Teacher of a Chair of Informatics and Mathematics of the Krasnodar University of the Ministry of the Interior of Russia; tel.; +78612583448.
About electronic document management systems in the internal affairs
The article discusses the features of the application of electronic document on the example of departments of internal affairs. Special attention is paid to secure electronic document management systems, which are a subclass of electronic document management systems.
Key words: automation, information, information security, information system, electronic document.
В настоящее время вопрос о необходимости автоматизации управления документооборотом уже перешел в практическую плоскость, и все больше российских организаций и государственных учреждений внедряют у себя системы электронного документооборота, позволяя на собственном опыте оценить преимущества новой технологии работы с документами.
Необходимость в автоматизации управления документооборотом разные специалисты сегодня видят по-разному: одни - в повышении эффективности организационно-распорядительного документооборота, другие - в повышении эффективности работы функциональных специалистов, создающих документы и использующих их в повседневной работе, и лишь немногие уделяют внимание обоим аспектам [2]. Такое разделение точек зрения в вопросах документооборота определяется разной ролью и значимостью самих документов в деятельности организации, что зависит от размера организации, стиля управления, общего уровня технологической зрелости и многих других факторов.
Электронный документооборот - это действительность, с которой сегодня сталкивается практически каждый. Информационные системы, сети,
различные электронные службы - это только часть тех средств, с помощью которых происходит электронный обмен данными.
Традиционно общепринятой формой представления результатов различной интеллектуальной деятельности и инструментом информационного взаимодействия являлась бумажная документация. Преобладает данная форма взаимодействия и в настоящее время. По статистике, в большинстве организаций, в том числе и в подразделениях Министерства внутренних дел Российской Федерации, более чем в 80% случаев используются именно бумажные документы [4].
Для подразделений органов внутренних дел, где количество документов и сложность их ведения значительны, становится жизненно важной задача автоматизации документооборота с целью устранения данных недостатков.
По сравнению с бумажным документооборотом, электронный документооборот имеет ряд преимуществ:
многокритериальный поиск документов; контроль исполнения документов; регистрация документов; ввод резолюций к документам; распределенная обработка документов в сети;
60
ВЕСТНИК КРАСНОДАРСКОГО УНИВЕРСИТЕТА МВД РОССИИ • 2013 • № 2 (20)
распределение прав доступа к различным документам и функциям системы;
ведение нескольких картотек документов; работа с проектами документов; распределение находящихся на исполнении документов по «папкам» в зависимости от стадии исполнения документа: поступившие, на исполнении, на контроле и др.;
формирование стандартных отчетов; обмен документами по электронной почте; списание документов в дело; отслеживание перемещений бумажных оригиналов и копий документов, ведение реестров внутренней передачи документов;
ведение пользовательских списков должностных лиц, организаций, тематических рубрик, групп документов;
редактирование шаблонов выходных печатных форм.
В условиях электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на перестройку документооборота при изменении внешних условий, например требований по изменению формы отчетности.
Введение электронного документооборота позволяет снизить количество служб, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников и т. п.). В целях формирования современной информационной и телекоммуникационной инфраструктуры, предоставления на ее основе качественных услуг и обеспечения высокого уровня доступности для населения информации и технологий Министерство внутренних дел Российской Федерации проводит значительную работу по созданию на принципиально новом уровне единой системы информационно-аналитического обеспечения деятельности МВД России. Одной из составляющих такой системы и является электронный обмен данными. Именно внедрение электронного документооборота в деятельность МВД России является весьма актуальной задачей, решение которой позволит в условиях сокращения численности сотрудников органов внут-
1. Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг: федер. закон от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ.
2. Куняев Н.Н. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот / А. С. Демушкин, А. Г. Фабрич-нов. М., 2011.
3. Чернов В.Н. Системы электронного документооборота. М., 2009.
4. URL: http://www.mvd.ru.
5. URL: http://www.npo-echelon.ru.
ренних дел обеспечить повышение эффективности их деятельности.
На сегодняшний день проблема построения документооборота вообще и защищенного документооборота в частности в государственных структурах стоит очень остро. В индустрии обеспечения информационной безопасности занято достаточно большое количество специалистов. При этом лишь небольшая их часть занята решением вопросов, связанных с организацией защищенного электронного документооборота. Повсеместное использование технологий электронного документооборота требует обязательной разработки и реализации комплексной программы обеспечения защищенности систем электронного документооборота. Когда заходит речь о безопасном документообороте и информационной безопасности, то обычно имеются в виду вопросы защиты систем электронного документооборота и соответствующих каналов связи от преступного вмешательства с помощью технических и программных средств. На самом деле проблема защиты информационных ресурсов организации гораздо более сложная и многоплановая, и для ее успешного решения необходимо использовать не только силы и средства, имеющиеся в распоряжении службы информационных технологий, но и возможности и опыт, накопленный другими службами. В стандарте ISO/IEC 17799 по управлению информационной безопасностью принят именно такой подход: должны защищаться все информационные ресурсы организации или, как в нашем случае, государственной структуры, и для достижения требуемого уровня безопасности должны активно применяться кадровая политика, разнообразные организационные меры, обучение и переподготовка сотрудников и т.д. [5].
Таким образом, информационные технологии должны выступать в качестве катализатора, благодаря которому органы внутренних дел перейдут на новый уровень взаимоотношений с населением, когда сотрудники будут напрямую отвечать на запросы граждан и относиться к ним как к клиентам, а не как к докучливым посетителям.
1. About the organization of providing the state and municipal services: fed. law from July 27, 2010. № 210-FL.
2. Kunyaev N.N. Confidential office-work and the protected electronic document flow / A.S. Demushkin, A.G. Fabrichnov. M., 2011.
3. Chernov V.N. Systems of electronic document flow. M., 2009.
4. URL: http://www.mvd.ru.
5. URL: http://www.npo-echelon.ru.
61
