Об одном подходе к архивации знаний в проектах Текст научной статьи по специальности «Компьютерные и информационные науки»

Посилання на статтю_

Рач В.А. Об одном подходе к архивации знаний в проектах/ В.А. Рач, В.А. Запорожченко // Управлшня проектами та розвиток виробництва: Зб.наук.пр. -Луганськ: вид-во СНУ iм. В.Даля, 2003.- № 3(7)-а29-33._

УДК 65.01:001+004.82

В.А. Рач, В.А. Запорожченко

ОБ ОДНОМ ПОДХОДЕ К АРХИВАЦИИ ЗНАНИЙ В ПРОЕКТАХ

Предложена новая концепция в области архивации знаний по проектам, основанная на архивации ошибок, совершенных при реализации проекта. Табл. 1, ист. 12.

Ключевые слова: информация, знания, архивация, ошибка.

В.А. Рач, В.А. Запорожченко

ПРО ОДИН П1ДХ1Д ДО АРХ1ВАЦП ЗНАНЬ У ПРОЕКТАХ

Запропонована нова концеп^я в галузi архiвацií знань за проектами, заснована на архiвацií помилок, яю були зроблен при реалiзацií проекту. Табл.1, дж. 12.

V.A. Rach, V.A. Zaporozhchenko

ABOUT ONE APPROACH TO KNOWLEDGE ARCHIVING IN PROJECTS

New concept, which is based on archiving the mistakes made at project implementation, is developed in the field of projects knowledge archiving.

Постановка проблемы. Как выяснили эксперты Gartner Group в нашем мире знания удваивались каждые 150 лет в XIX веке, каждые 25 лет в конце ХХ века, каждые 5 лет сегодня, каждый год к 2010 году и каждые 72 дня к 2020 году [1].

В настоящее время всеобщей интеграции и глобализации наметилась тенденция интеллектуализации экономики. Знания становятся товаром и ресурсом номер 1. Интеллектуализация экономики непосредственно связана с инновациями, потому как развитие производства возможно только через инновации. В свою очередь любая инновация может быть внедрена только посредством реализации проекта.

Учитывая, что в ближайшем будущем большинство стран будут функционировать в условиях новой экономики, экономики знаний, инноваций [2], задача эффективного управления инновационными проектами приобретает значительную роль.

К сожалению, опыт показывает, что на данный момент практически ни один проект не реализуется в установленные сроки и в рамках запланированных ресурсов [3]. Отсюда приобретает очень важное значение накопление опыта, который связан с:

выявлением причин, которые не были учтены на этапе планирования проекта, но могли быть учтены на этапе разработки концепции;

реализацией проекта с учетом неучтенных факторов.

"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2003, № 3(7)

1

В настоящее время в течение проекта практически не производится фиксация, формализация и архивация новых знаний, что приводит к потере накопленного опыта. Также документация по проекту ведется разрозненно. Это приводит к тому, что специалисты из разных отраслей не могут получить информацию друг от друга. Все вышеперечисленные факты обуславливают острую необходимость в разработке эффективной системной модели фиксации, архивации знаний в проектах, программной реализации модели для накопления, систематизации и использования знаний в последующих проектах.

Сегодня актуально не только накопление опыта, но и возможность дальнейшего использования и передачи знаний [4]. Причем особо актуальна передача знаний. Такой подход является вполне естественным, потому что мы переходим в эпоху новой экономики, где основное богатство - знания.

Целью данной статьи является разработка концепции ошибок для решения проблем архивации знаний по проектам.

Обзор проблемы. Многие исследователи по-разному называют новую стадию развития общества: эра информации, цифровая эра, золотая эра, эра парадоксов, постэкономическая эра [5].

Энциклопедический словарь Webster дает следующее определение: knowledge (знания) - 1) понимание, приобретаемое фактическим опытом (например, знание плотницкого ремесла). 2) А: состояние осведомленности о чем-то или обладание информацией, Б: диапазон информированности или осведомленности. 3) акт понимания: ясное восприятие истины. 4) нечто понятое и хранящееся в уме.

Знания приобретают разные формы и поэтому ими становится сложнее управлять. Часто знания оказываются чем-то большим, чем просто информацией и данными о событиях, продуктах или процедурах. Знания - это:

Таблица 1

Формы знания [6]

Знать - как (Know - how) Протестированные, доказанные процедуры выполнения чего-либо

Знать - кто (Know - who) Люди, обладающие соответствующим опытом или ресурсами

Знать - что (Know - what) Способность различения и выбора ключевых моделей и актуальных действий

Знать - почему (Know - why) Понимание контекста обширного опыта (видение)

Знать - когда (Know - when) Соединение чувств ритма, времени и реализма

Управление знаниями - это распространение и поиск опыта людей и актуальной информации в среде связанных между собой людей или групп людей. Здесь самое главное - это знания людей и взаимодействие между людьми: обмен идеями, решениями и актуальной информацией при попытках создавать новые решения. В анализе фирмы Gartner Group говорится: «При управлении знаниями взаимодействие людей есть фокус сбора, распространения и многократного использования информации. При управлении информацией технология есть фокус сбора, распространения и многократного использования информации» [6].

К процессу "управления знаниями" имеют отношение такие популярные концепции современного менеджмента, как - интеллектуальный капитал;

2

"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2003, № 3(7)

- обучающаяся организация;

- применение информационных технологий;

- бенчмаркинг, использование передового опыта;

- формирование команд и групповая работа [5].

Существенную роль в накоплении и передаче знаний играют информационные технологии. Мировая тенденция в сфере представления и использования данных на основе информационных технологий выглядит примерно так:

- накопление и складирование данных;

- систематизация, визуализация и организация доступа к данным;

- организация совместного использования данных;

- производство знаний для поддержки принятия управленческих решений

[1].

В настоящее время активно ведутся исследования и разработки в области управления знаниями, предлагаются концепции и инструменты архивации знаний (информации) по проектам. Это обусловлено тем, что на любом этапе проекта первой идет фаза инициализации, входящую информацию для которой мы берем из архива. Также на данный момент на фазе закрытия проекта осуществляется процедура архивации данных (знаний) по проекту. Все существующие концепции архивации знаний по проектам сводятся к накоплению всех документов, событий, знаний в специализированных хранилищах. Информация в хранилищах находится на различных носителях: бумага, аудио-, видеокассеты, цифровые носители. Это позволяет восстановить последовательность событий и принятия решений по проекту, но в свою очередь создает «свалку» знаний (данных) характеризующуюся:

- высокой распыленностью мест хранения и разнородностью форматов данных;

- низкой скоростью доступа и быстрым старением данных для принятия решения;

- «приватизацией» данных сотрудниками организации (наличие данных, скорость и качество получения данных зависят от сотрудника, владеющего этими данными и способного препятствовать их распространению);

- отсутствие организационных, технологических и культурных навыков совместной работы с данными [1].

Основная часть. Предлагается новая концепция архивации знаний по проектам - концепция ошибок. В ее основе лежит базовая категория - ошибка.

Прежде всего необходимо четко сформулировать определение понятия «ошибка». Словари Ожегова и Ушакова дают следующее определение: «ошибка» - это неправильность в действиях, мислях [7,8]. На сайте [9] по запросу «ошибка» было получено 16 определений понятия «ошибка» применительно к различным сферам деятельности человека (ошибка бухгалтерской отчетности, ошибка деловой оценки персонала и др.). Кроме того, были даны еще 2 определения ошибки. Ошибка - в узком смысле - отклонение значения измеряемой или теоретически определяемой величины от ее настоящего значения. Ошибка - в широком смысле - непреднамеренное отклонение от истины или правил. Применив метод системных триад дефиниций, описанный в работе [2], были проанализированы полученные формулировки понятия «ошибка». В результате анализа было сформулировано понятие «ошибка» на методологическом уровне. Под ошибкой на методологическом уровне будем понимать непреднамеренное отклонение от истины или правил.

"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2003, № 3(7)

3

В ходе своей практической деятельности мы неизбежно совершаем ошибки по разным причинам и с разными последствиями. Ошибки должны рассматриваться не как конечный результат, а как неизбежное состояние при движении к назначенной цели. По прошествии какого-то этапа, периода времени одними из наиболее запоминающихся событий являются моменты возникновения ошибок и последующее их устранение. Использование накопленного опыта в решении ошибок позволяет экстенсивно двигаться по пути развития, а рассмотрение ранее нерешенных ошибок, их решение новыми методами определяют интенсивный путь развития. Решая возникающие проблемы, мы приобретаем новый опыт, т.е. новые знания. Новые знания мы получаем через уточнение старых либо формулирование новых понятий. Для того чтобы в дальнейшем в подобных проектах не возникали такие же проблемы (ошибки), нам необходимо заформализовать наш полученный опыт (знания) в понятия. Именно через понятия осуществляется передача знаний.

В настоящий момент можно выделить несколько методов формулирования понятий. На методологическом уровне это метод построения дефиниций, разновидностью которого является метод системных триад дефиниций [10]. На методическом уровне - это метод системного, процессно-деятельностного определения дефиниций. На инструментальном уровне - это метод операционных понятий [11] и метод условных понятий [12].

Передача знаний и их распространение с помощью информационных технологий может осуществляться через создание базы данных (базы ЗНАНИЙ). Неизбежность ошибок делает целесообразным создание именно базы ошибок. Исходя из определения ошибки, можно определить структуру базы знаний. При реализации проекта мы имеем:

- истины и правила, по которым планируем деятельность по проекту;

- запланированный результат;

- фактический результат.

Фактический результат при реализации проекта практически всегда отличается от запланированного. Отклонение (отрицательное/ положительное) вызвано влиянием ошибок в ходе реализации проекта на запланированный результат. Исходя из этого, необходимо заносить в базу знаний информацию об ошибках, вызывающих отклонение от запланированного хода реализации проекта выходящее за естественный уровень отклонения, определяемый процессом протекания или спецификой проекта. Также в базу знаний необходимо заносить информацию об уточненных или сформулированных заново понятиях. Пользователь базы знаний может найти в ней информацию об уже реализованных подобных проектах, возникающих ошибках в ходе реализации, возможно, выявит типичные ошибки для данного рода проектов, проверит правильность уточнения или формулировки понятий и т.д.

Выводы и краткосрочные перспективы. В парадигме управления знаниями технология служит для того, чтобы дать людям возможность применить способности понимания, опыт, экспертные оценки и повысить способность генерации решений тех или иных проблем. Поэтому, решив задачи архивации знаний по проектам и создания базы знаний, мы сможем:

- максимально увеличить отдачу всех фондов информации, включая полнотекстовую, структурированную и видеоинформацию;

- предоставить организациям возможность строить свою работу в соответствии с принципами эффективного управления знаниями и получить конкурентные преимущества.

В данной работе представлена и частично рассмотрена концепция ошибок в архивации знаний по проектам. Однако она еще требует уточнения,

4

"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2003, № 3(7)

расшифровки, четкого определения механизмов архивации знаний. Также

требуют разработки и обоснования процедуры оценки ошибок по проекту.

ЛИТЕРАТУРА

1. http://puzzle.pssr.ru/context/it.html. Дата посещения 09.01 2003г.

2. Рач В.А. Стратегический потенциал предприятия в условиях новой экономики. // УправлЫня проектами та розвиток виробництва. Збiрник наукових праць. - 2002. -№1(4). - С. 5-9.

3. «The forgotten phase» Paula K. Martin and Karen Tate PM Network, Volume 14, Number 2, 2000. P. 29.

4. Крыштафович A.M. Управление знаниями - перспективное направление менеджмента. //Менеджмент в России и за рубежом. - 2003. - №1. - С. 43-51.

5. Гапоненко АЛ. Управление знаниями. - М.: ИПК госслужбы, 2001. - 52 с.

6. http://www.vest-meta.ru/tech/knowledge/default.asp. Дата посещения 26.03.2003г.

7. http://mega.km.ru/ojigov/encyclop.asp.

8. http://mega.km.ru/ushakov/encyclop.asp.

9. http://www.glossary.ru.

10. Баранцев Р.Г. Системная триада дефиниций // Международный форум по информации и документации. - 1982. - Т.7. №1. - С. 9-13

11. Нив Г.Р. Пространство доктора Деминга. - Тольятти: Городской общественный фонд «Развитие через качество», 1998. - 336с.

12. Рач ВА, Чугуевец С.С. Интеллектуальная собственность и интеллектуальный капитал: сравнительный анализ понятий / Проблеми подготовки фахiвцiв з штелектуальноУ власност в УкраУш / Mатерiали III ВсеукраТнськоТ науково-практичноТ конференцп. - К.: 1нститут ЫтелектуальноУ власност i права, 2003. - С. 167-171.

Стаття надмшла до редакцп 26.05.2003 р.

"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2003, № 3(7)

5