CC BY
345
No6(12) 2007
И.Б. Егорычев
Об автоматизации учета на бюджетном предприятии
В статье раскрывается понятие «автоматизация учета», приводятся рекомендации, как именно ее стоит проводить. Описываются процессы выбора стратегии, цели и постановки задач. Приводятся сведения о том, как проводилась автоматизация бухгалтерского и налогового учета на бюджетном предприятии с использованием системы «1С: Предприятие 7.7», какие при этом возникали проблемы, и как они были решены. Описаны результаты автоматизации и планы дальнейшей работы в данном направлении.
Понятие «автоматизация учета»
Автоматизация в общем случае подразумевает замену алгоритмизируемых человеческих операций на человеко-машинные, что позволяет повысить эффективность деятельности персонала и, как следствие, работы предприятия. Ее первоочередной задачей является получение оперативной, достоверной и непротиворечивой информации о деятельности предприятия, что позволяет достаточно точно оценить эффективность работы и в дальнейшем принимать обоснованные управленческие решения.
Автоматизация производственных процессов предприятия должна вытекать из стратегии его развития и быть эффективной, т. е. решать нужно только те задачи, которые способствуют достижению цели предприятия. Поэтому уместно говорить о критериях оценки информационной системы как автоматизированной системы.
Коэффициент автоматизации (КА) обратно пропорционален количеству алгоритмизируемых, но не автоматизированных операций. Не стоит задаваться целью повысить его во что бы то ни стало. Переавтоматизация, т. е. неоправданно высокий КА, может снизить оперативность и достоверность информации из-за излишней сложности системы. Кроме того, подобная
система требует более высокой квалификации персонала, что неоправданно увеличивает стоимость ее эксплуатации и роль человеческого фактора. Если предстоит выбор из ряда информационных систем, одинаково подходящих для решения поставленных задач, то одним из критериев выбора может служить наименьший КА системы.
Главное, что стоит прояснить перед тем, как приступать к автоматизации, — это ее цели и задачи. Все преобразования должны быть обоснованы как с экономической, так и с управленческой точки зрения. Может, например, выясниться, что некоторые аспекты деятельности предприятия, требуют реинжиниринга. Необходимо проанализировать, какие именно процессы и в каком объеме требуют реорганизации. Не всегда нужна полная автоматизация всех процессов предприятия и построение всеобъемлющих систем класса ERP (Enterprise Resource Planning System — система планирования ресурсов предприятия). Речь может идти просто об автоматизации ряда уже существующих бизнес-процессов. В этом случае ее цель — повышение надежности и оперативности предоставления информации и выделение большего времени сотрудников на ее анализ, а не на обработку. Цель может состоять и в реорганизации самих бизнес-процессов. В любом
14
Нв6(12) 2007
случае при выборе стратегии следует руководствоваться оценкой эффективности решения.
Цель и задачи автоматизации
В нашем случае целью является получение оперативной и достоверной финансовой информации о деятельности Научно-исследовательского института системных исследований РАН. Для ее достижения требуется в первую очередь автоматизировать такие области деятельности, как бухгалтерский, налоговый и управленческий учет.
Следует отметить отличие бухгалтерского учета от управленческого. Если первый ориентирован на получение открытой финансовой информации о предприятии и предполагает применение типовых методик с использованием ограниченного количества базовых показателей, то второй отличается существенно большей требовательностью к исходной информации и в большинстве случаев для него недостаточно информации, содержащейся в стандартных бухгалтерских отчетах. Наибольший акцент при управленческом учете делается на понимание причин происходящих изменений финансового состояния предприятия и поиск решений, направленных на улучшение этого состояния. При этом совершенно неважно, достигается ли поставленная цель путем применения стандартных или же оригинальных методик. Управленческий учет не ограничивается рассмотрением предприятия в целом, а практически всегда спускается до анализа отдельных подразделений и направлений деятельности предприятия, а также видов продукции. В данной статье будут рассматриваться только задачи автоматизации бухгалтерского и налогового учета.
Достижение нашей цели подразумевает построение системы сбора и хранения информации о хозяйственно-финансовых операциях и формирования бухгалтерской и налоговой отчетности. Автоматизация данной области деятельности призвана
обеспечить достоверность и оперативность 8 финансовой информации о предприятии ц для представления отчетности в контролирующие органы и отчасти для внутреннего на использования. Отсутствие достоверной 58 отчетности может стать основанием для приостановки деятельности предприятия, наложения штрафов. Кроме того, данные о хозяйственно-финансовых операциях являются основой также и для управленческого учета, поэтому их недостоверность может привести к принятию неверных решений руководством и, как следствие, к неэффективности управления. Финансовая отчетность является основой и для расчета экономических показателей с целью оценки эффективности работы предприятия.
Вместе с тем автоматизация бухгалтерского учета позволяет сэкономить время и силы бухгалтера за счет выполнения компьютером рутинных операций и исключения ряда арифметических ошибок, неизбежных при ручном ведении учета. Следует иметь в виду, что деятельность предприятия отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию. Поэтому необходимым условием достоверности и оперативности информации является ее грамотная обработка и систематизация.
Выбор стратегии
Нами было принято решение не пытаться внедрять стандартные единые автоматизированные системы класса ERP. Такое внедрение весьма трудоемко и затраты на него примерно в половине случаев не оправдываются достигаемым эффектом. Это вызвано тем, что автоматизированные системы создаются для решения определенного круга типовых задач и часто требуют значительных затрат на доработку для учета специфики конкретного предприятия. Вместе с тем такие системы, как правило, обладают избыточной функциональностью, что делает их недостаточно удобными, быстрыми и гибкими. В нашем случае для автомати-
№6(12) 2007
зации каждого сегмента учета используется своя программная система. Преимущество такого подхода, прежде всего в том, что такие системы являются менее громоздкими и, следовательно, более гибкими и дешевыми. Кроме того, решение, разработанное под определенную предметную область, как правило, более эффективно, чем аналогичное решение в составе некой универсальной системы автоматизации учета на предприятии. Недостатком данного подхода является необходимость построения механизмов взаимодействия систем и сравнения информации, получаемой от них. Однако при этом возможно построение единой автоматизированной системы, максимально адаптированной к специфике конкретного предприятия и не содержащей избыточной функциональности, а значит — эффективной.
Выбор программного средства
В качестве платформы для построения автоматизированной системы бухгалтерского и налогового учета было выбрано программное средство «1С:Предприятие» версии 7.7. Этот продукт является гибкой настраиваемой системой, с помощью которой можно решать широкий круг задач ^ в сфере автоматизации деятельности пред-| приятий. Специфические алгоритмы кон-Ц фигурации описываются в системе «1С: <| Предприятие» при помощи программного | компонента Конфигуратор в программных Ц модулях, содержащих тексты на встроен-^ ном языке системы.
Платформа «1С:Предприятие» включает в себя ряд механизмов, определяющих ¡3 концепцию создания прикладных решений.
Разработчик изолирован от технологиче-1 ских подробностей, но ему доступно алгоритмическое программирование логики ¡5 приложения. На данной платформе уже ! реализован ряд прикладных решений для <§ автоматизации различных сфер деятельно-о сти, которые могут быть использованы в нашей работе, в первую очередь конфигура--
ция для автоматизации бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях. Таким образом, платформа «1С:Предприятие» предоставляет довольно широкие возможности для адаптации системы, при этом необходимый нам функционал либо уже реализован в типовой конфигурации, либо может быть доработан средствами встроенного конфигуратора.
Как показывает практика, ошибки при ведении бухгалтерского учета связаны с незнанием и, следовательно, невыполнением последних законов и распоряжений, что особенно актуально в условиях частого изменения законодательства. Поэтому при автоматизации бухгалтерского учета необходимо использовать регулярно обновляемое программное обеспечение. Компания «1С» оперативно выпускает и распространяет через сертифицированные фирмы обновления прикладных решений и форм отчетности. При этом обновление программного обеспечения может производиться без привлечения специалистов по конфигурированию системы при условии, что система не была существенно изменена.
Продукты компании «1С» в области автоматизации учета существуют достаточно давно и весьма широко распространены. Это является определенной гарантией их надежности и возможности оперативного обеспечения поддержкой в случае необходимости.
При выборе программной системы особое внимание уделялось тому, насколько она открыта и интегрируема с другими системами предприятия. С этой точки зрения важно отметить, что «1С:Предприятие» может работать как OLE Automation сервер (Object Linking and Embedding — технология связывания и внедрения объектов), что позволяет извлекать данные из системы не только с помощью интерфейса пользователя, но и из внешнего приложения, используя механизм OLE. Кроме того, «1С:Пред-приятие» позволяет расширять функциональность системы посредством использо-
вания внешних компонентов, написанных на языках программирования, отличных от встроенного языка. Внешние компоненты компилируются в dll-файлы и подключаются к системе.
Одним из компонентов платформы является web-расширение, использование которого позволяет предоставлять доступ к функциональности системы через браузер. Применение данного компонента делает систему более открытой и предоставляет гибкие средства построения нетребовательных к ресурсам интерфейсов.
Описание внедрения
Для автоматизации бухгалтерского учета использовалась типовая конфигурация «Бухгалтерия для бюджетных учреждений». Внедрение конфигурации включало в себя ее доработку, что обусловлено в первую очередь спецификой нашего предприятия. При этом мы старались следовать концепции минимизации вносимых изменений с целью минимизации затрат при обновлении программы.
Необходимо было внести ряд изменений. В частности, был реализован учет коммерческой деятельности бюджетного предприятия по договорам, а также расширены стандартные средства отбора данных. Кроме того, были разработаны дополнительные средства контроля и обработки информации и ряд отчетов. Некоторые внесенные нами изменения реализованы в виде внешних модулей, которые не входят в состав конфигурации и не влияют на трудоемкость ее обновления и размер базы данных.
Ввиду специфики деятельности, наше предприятие является плательщиком налога на прибыль, расчет которого не включен в типовую конфигурацию. Для автоматизации расчета налога на прибыль потребовалось реализовать ряд регистров налогового учета. Данную доработку оказалось возможным осуществить без изменения стандартных механизмов хранения и обработки данных.
№6(12) 2007
Возникшие проблемы
и их решение з
В процессе эксплуатации системы нам ,5 приходилось решать ряд текущих задач, на наиболее сложными из которых оказались ^ переход на новую версию конфигурации в связи с серьезным изменением законодательства и объединение информационных баз трех учреждений в связи с реорганизацией предприятия.
В первом случае требовалось выполнить перенос информации в конфигурацию с другой структурой данных, при этом данные должны были быть определенным образом преобразованы. Фирма «1С» предоставила средства переноса и преобразования данных, однако они оказались ограниченно применимы для нашей базы данных из-за внесенных в конфигурацию изменений, касающихся и плана счетов, и структуры метаданных. Поэтому стандартная процедура переноса информации была изучена на уровне программного кода и в нее были добавлены правила переноса специфических справочников, реквизитов документов, счетов и субконто. Важно отметить, что выполнение процедуры переноса информации в конфигурацию новой версии не вызвало сбоев в работе бухгалтерии и каких-либо срывов в предоставлении отчетности.
Во втором случае стояла задача объединения в одну базу данных информации из трех информационных баз с различной структурой метаданных, причем его нужно было выполнить в середине отчетного периода, что существенно осложняло задачу и ограничивало средства ее решения. Одна из баз данных была принята в качестве основной, а информация из двух других баз извлекалась, преобразовывалась и вносилась в основную базу. Все программные средства для осуществления преобразований данных были написаны на встроенном языке программы «1С:Предприятие». В качестве основной базы данных была выбрана база с наибольшим объемом данных и с наиболее измененной структурой в плане
№6(12) 2007
расширения функционала и детализации учета. Во второй базе данных аналитический учет был реализован путем введения субсчетов к балансовым счетам, а не при помощи субконто, как это сделано в типовой конфигурации, план счетов был достаточно серьезно переработан. Однако данную структуру удалось согласовать со структурой основной базы данных без потери информации. В третьей базе данных были несколько переработаны основные алгоритмы работы ряда документов. В результате в объединенной базе до окончания отчетного периода существовали документы одного вида, заполненные единообразно, но формирующие разные бухгалтерские проводки из-за того, что ранее относились к разным базам данных. Отдельной проблемой был поиск соответствия между сущностями, находящимися в разных базах и обозначающими одно и то же. Объединение было также проведено без привлечения сторонних специалистов и не привело к проблемам со сдачей отчетности.
Результаты автоматизации
Практика показала, что платформа «1С: Предприятие 7.7» оказалась вполне подходящей при построении автоматизирован-^ ной системы бухгалтерского и налогового | учета на нашем предприятии. Типовая кон-Ц фигурация для автоматизации бухгалтер-¡5 ского учета на бюджетном предприятии, по-| строенная на базе этой платформы, охва-| тывает большую часть требующих решения ^ задач. Для решения специфических задач Ц необходима доработка типовой конфигу-
Мз _
¡о рации. Средства для этого предоставлены Е встроенным в платформу конфигуратором, ^ а сама доработка, как правило, не сопря-| жена с серьезной перестройкой системы. 8 Однако следует иметь в виду, что при необхо-| димости регулярной установки выпускаемых ! компанией «1С» обновлений, трудоемкость <§ процедуры обновления прямо пропорцио-о нальна степени модифицированности типовой конфигурации.
-
На данный момент существуют решения для автоматизации учета на платформе «1С:Предприятие 8.1», которая более функциональна. В будущем, нам предстоит осуществить реорганизацию своей учетной системы после появления типовой конфигурации для бюджетных учреждений на новой платформе.
В настоящее время ведение бухгалтерского и налогового учета на нашем предприятии осуществляется при помощи внедренной системы, в результате чего доступна оперативная финансовая информация о деятельности предприятия. Эта информация обладает достаточной полнотой, ее удобно анализировать и при необходимости корректировать. Кроме того, уменьшилась трудоемкость ведения учета, формирования бухгалтерской и налоговой отчетности, сократилось количество ошибок.
На следующем этапе планируется автоматизация управленческого учета с помощью отдельной программной системы, взаимодействующей с системой бухгалтерского учета. Целью построения такой системы является финансовый анализ для оценки деятельности предприятия руководством и подготовки решений о корректировке финансовой политики организации.
Список литературы
1. 1С:Предприятие 7.7. Бухгалтерский учет. Руководство пользователя.
2. 1С:Предприятие 7.7. Описание встроенного языка.
3. Федосеев А. Внедрение без обмана. Часть IV; http://iteam.ru/publications/finances/ section_12/article_868/
4. Федосеев А. Внедрение без обмана. Часть VII; http://iteam.ru/publications/finances/ section_12/article_938/
5. Максимов О., Воронов К. Финансовый анализ. Некоторые положения методики; http:// iteam.ru/publications/finances/section_29/article_ 817/
