CC BY
121
УДК 02
А. К. Дубленных
аспирант, Челябинский государственный институт культурыi E-mail: [email protected]
О НЕКОТОРЫХ АСПЕКТАХ ТЕОРЕТИЧЕСКОГО ОСМЫСЛЕНИЯ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ БИБЛИОТЕКИ ВУЗА
Рассматриваются теоретические аспекты современного документирования деятельности библиотеки вуза, терминологическая структура предметного поля, обосновывается его значимость для управления библиотекой под влиянием изменений (стратегические и маркетинговые основания библиотечной деятельности, библиотечные технологии, информационные продукты, сервисы и услуги, проектная и инновационная деятельность, системы менеджмента качества и социальной ответственности). Каждое из них привносит свое в документирование ее деятельности - новые виды документов, новые методы и подходы к их созданию. Подчеркивается современная роль библиотеки, при которой она является владельцем процесса документирования, т. е. самостоятельно создает большинство документов.
На основе изучения источников и опыта библиотек выявлены и обозначены современные тенденции и существующие проблемы в организационно-методическом обеспечении документирования управленческой деятельности библиотек. Рассмотрены изменения в современной работе по организации документов разных типов и видов.
В результате использования метода Шухарта-Деминга определено, что документирование представляет собой технологический обеспечивающий процесс. Построена его графическая модель с учетом технологии выполнения, требований системы менеджмента качества и стейкхолдеров.
Ключевые слова: менеджмент библиотечной деятельности, документационное обеспечение управления библиотекой, документирование деятельности библиотеки, система документации библиотеки, документы библиотеки, библиотеки вузов
Для цитирования: Дубленных, А. К. О некоторых аспектах теоретического осмысления документирования деятельности библиотеки вуза /А. К. Дубленных // Вестник Челябинской государственной академии культуры и искусств. - 2016. - № 3 (47). - С. 33-37.
Менеджмент библиотечно-информацион-ной деятельности, концепция которого зародилась еще в начале XXI в., вызвал существенные изменения в управлении библиотечным делом, значительно расширил эту сферу и создал основу для решения тех новых задач, которые были поставлены современностью [9, с. 5]. Хотя данное утверждение можно отнести ко многим аспектам библиотечной деятельности (разработке стратегии, пониманию сути технологического и проектного подходов, внедрению инноваций), остановимся на характеристике состояния такого значимого для современной библиотеки управленческого аспекта, как документирование ее деятельности.
Как отмечает В. К. Клюев, в последние годы документационное обеспечение управления библиотекой «становится одним из важных факто-
ров, способствующих принятию юридически взвешенных, экономически адекватных и организационно обоснованных решений» [4, с. 29]. По мнению Г. Б. Паршуковой, «в документах (планах, программах, приказах, распоряжениях, положениях) находит свое отражение и культура организации. Анализ информации, содержащейся в документации, может помочь выявить представления руководства - причем реальные, а не декларируемые - относительно процесса управления, которые помогут сделать первый шаг на пути создания такой организационной культуры, которая будет способствовать достижению стратегических целей организации» [8, с. 88-89]. Как видим, документирование играет важную роль в управлении библиотекой.
Проблематика документационного обеспечения вышеназванного процесса в целом, во-
33
просы состава системы документации библиотеки, а также организационно-методические аспекты документирования ее деятельности поднимались в трудах С. А. Аверьянова,
A. Н. Ванеева, Ю. Н. Дрешер, В. Г. Дригайло,
B. К. Клюева, А. В. Носовой, И. С. Пилко, Н. С. Редькиной, И. М. Сусловой и других авторов. Общетеоретический подход к явлению документирования разрабатывается Е. А. Плешке-вичем, А. В. Соколовым, Ю. Н. Столяровым, Г. Н. Швецовой-Водкой и пр. В сфере документирования управленческой деятельности действует несколько международных и национальных стандартов, в том числе введенных с середины 2016 г., которые нормативно упорядочивают процессы, обеспечивающие установление правил и требований по оформлению документов, организации работы с ними.
Документирование библиотечной деятельности вызывает особый интерес библиотековедов, поскольку библиотека является комплексной, специфической, полинаправленной системой. Как отмечает В. Г. Дригайло, «документальная информация охватывает все стороны внутренней и внешней деятельности библиотеки. При помощи документов начинаются и завершаются все операции по ее управлению» [2, с. 178]. С документацией работает любая библиотека, создавая и регламентируя правила, нормы, положения, функциональное содержание деятельности библиотеки в целом, ее подразделений и работников [10, с. 148]. При этом по отношению к своей деятельности сегодня библиотека становится владельцем процесса, создавая документы разных типов и видов, а также проекты документов для представления руководству, привлекая к этому процессу весь персонал библиотеки и распределяя ответственность между работниками. Документам и документированию предписывается одна из ключевых ролей в менеджменте библио-течно-информационной деятельности.
Анализ понятийного аппарата рассматриваемой темы позволил заключить, что терминологическая структура документационного обеспечения управления как общего предметного поля в соответствии с государственным стандартом [1] включает понятия документирование и органи-
зация работы с документами, которые связываются с предметным полем парадигматическими отношениями типа «целое - часть» и собственное их содержание - равнозначные части одного целого, а их сумма дает представление обо всем жизненном цикле документов в библиотеке:
- документирование - обеспечение своевременного и правильного создания документов;
- организация работы с документами - организация документооборота (движения документов), хранения и использования их в текущей деятельности.
Документ возникает в процессе записи информации, это результат документирования. Документирование управленческой деятельности библиотеки заключается в фиксации необходимой при подготовке, принятии и исполнении управленческих решений информации в соответствии с установленными порядком и правилами [9, с. 10].
Современные условия существования библиотек таковы, что система документации является источником регламентации и обоснования всех аспектов ее деятельности. К примеру, только за последнее время библиотекам на основе общероссийских и внутренних нормативных и организационно-распорядительных документов потребовалось предоставить легитимные объяснения по таким вопросам, как обоснование статуса научной библиотеки и наличия санитарных дней, обслуживания материалами экстремистской направленности, выявленными в библиотечном фонде, и стоимости платных услуг, концепции библиотечных представительств в социальных сетях и пр. Однако убеждение в том, что современная российская нормативно-правовая база может защитить библиотеки, является ошибочным. Многие акты, касающиеся библиотечно-информационной деятельности, уже были отменены в 2000-х гг. В связи с этим требование к организации деятельности современной библиотеки выглядит достаточно просто - все должно быть обосновано и прописано в документах разного уровня, чтобы убедить заинтересованные стороны в правовой легитимности и прозрачности ее намерений.
Современные тенденции в менеджменте способствуют совершенствованию процесса и
34
результатов документирования, что подкрепляется развивающейся практикой деятельности библиотек в этой области. Среди новых тенденций следует отметить:
- расширение видового разнообразия создаваемых документов (например, появление их новых видов - политики и целей в области качества, технологических регламентов, информационных карт процессов, пооперационных моделей, паспортов фондов, каталогов, должностей и др.);
- изменение структуры и содержания документов;
- привлечение новых подходов к созданию документов, основанных на внедрении требований менеджмента качества и социальной ответственности;
- визуализацию документируемой информации с применением аналитики, инфографи-ки, таблиц и пр.;
- использование современных программных инструментов на протяжении всего жизненного цикла документа от его подготовки до хранения и утилизации - системы электронного документооборота, сетевых и облачных технологий.
Вместе с тем в области документирования управленческой деятельности библиотек в настоящее время можно выделить проблемы, негативно влияющие не только на качество создаваемых документов, но и в конечном итоге - на проработанность принимаемых управленческих решений. Помимо этого многие руководители библиотек не отслеживают изменения в нормативно-методической и законодательной базе [4, с. 29], в том числе той, которая регламентирует работу с документами организации вообще, они зачастую не знакомы с актуальной терминологией. Современное и своевременно реализованное знание в этой области приобретает особое значение, поскольку становится неотъемлемой функцией современного менеджмента библиотеки наряду с планированием, организацией, контролем, «представляет собой основу научной организации труда в библиотеке» [3, с. 29].
К ограничивающим факторам следует отнести рекомендательный характер применения положений стандартов (ст. 12 ФЗ № 184-ФЗ
«О техническом регулировании» от 27.12.2002), что не позволяет однозначно и четко закрепить соответствующие требования и допускает множественность подходов к их исполнению. В связи с этим для повышения качества работы с документами организациям приходится дополнительно устанавливать собственные правила до-кументационного обеспечения управления и закреплять соответствующие требования во внутренних регламентах.
Важным следует считать рассмотрение документирования с точки зрения его организации и моделирования в библиотеке в целях упорядочивания технологии процесса, выявления его типовых элементов в соответствии с подходами современного менеджмента, распределения ответственности и критериев результативности.
Документирование в соответствии с трактовкой терминов и общим процессным подходом к деятельности библиотеки наравне с организацией работы с документами хотя и является самостоятельным обеспечивающим управление процессом, но относится не только к ее внутренней сфере. Это накладывает отпечаток как на подготовку документов, так и на организацию документооборота, что особенно заметно отличает работу по подготовке документов и процедуры документооборота в разных типах библиотек -самостоятельных и тех, которые являются структурными подразделениями вышестоящих организаций (например, вузов).
При применении процессного подхода к документированию деятельности библиотеки учитываются требования законодательных и нормативных документов, потребности стейк-холдеров, организационная структура библиотеки, вертикальные и горизонтальные (функциональные) связи бизнес-процессов, подразделений, требования менеджмента качества.
Осуществление данного процесса можно представить, основываясь на одной из моделей системы менеджмента качества - цикле Шухар-та-Деминга (РОСЛ). Разложение процесса документирования на составляющие элементы согласно этой модели позволяет перейти на новый уровень его понимания, осуществления и регулирования (рис.).
35
Таким образом, цикл работы над документами повторяется раз за разом, образует своеобразную спираль качества. В результате непрерывно совершенствуется и процесс, и документ, его описывающий, что способствует актуализации устанавливаемых к процессу требований, фиксации состояния процесса на каждый период времени.
- распределение ресурсов_
Рис. Процесс документирования на основе цикла РБСЛ
Заключая сказанное, отметим, что четкий и оптимальный алгоритм работы с документами позволяет библиотеке с учетом видовых и организационных особенностей оперативно реагировать на различные ситуационные изменения и принимать оправданные управленческие решения, а также следовать установленной технологии.
1. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://docs.cntd.ru/document/1200108447. - Дата обращения: 14.04.2016.
2. Дригайло, В. Г. Основы управления библиотекой высшего учебного заведения: науч.-практ. пособие / В. Г. Дригайло, Е. В. Башун, В. Н. Волынец. - 2-е изд., перераб. и доп. - Москва: Либерея, 2004. - 328 с.
3. Капырина, А. А. Нормативно-регламентирующее обеспечение деятельности Национальной библиотеки Беларуси / А. А. Капырина // Вестник Библиотечной Ассамблеи Евразии. - 2007. - № 2. - С. 42-46.
4. Клюев, В. Документационное обеспечение управления: системный подход / В. Клюев // Независимый библиотечный адвокат. - 2008. - № 2. - С. 29-32.
5. Клюев, В. Локальное нормативное сопровождение / В. Клюев // Независимый библиотечный адвокат. -2009. - № 2. - С. 22-24.
6. Крюкова, Н. П. Документирование управленческой деятельности: учеб. пособие / Н. П. Крюкова. - Москва: ИНФРА-М, 2010. - 268 с.
7. Носова, А. В. Документационная составляющая системы менеджмента качества в библиотеках: проблемы и перспективы / А. В. Носова // Научные и технические библиотеки. - 2012. - № 8. - С. 40-43.
8. Паршукова, Г. Б. Технологии современного менеджмента в библиотечной деятельности: учеб. пособие / Г. Б. Паршукова; Сиб. отд-ние Рос. акад. наук, Гос. публ. науч.-техн. б-ка. - Новосибирск, 2004. - 187 с.
9. Суслова, И. М. Менеджмент в современной библиотеке: науч.-метод. пособие / И. М. Суслова, В. В. Кар-мовский. - Москва: Либерея, 2004. - 176 с.
10. Управление библиотекой: учеб.-практ. пособие / сост. С. А. Аверьянов [и др.]; науч. ред. А. Н. Ванеев, Ж. С. Шадрина. - Санкт-Петербург: Профессия, 2005. - 302 с.
Получено 20.09.2016
36
A. Dublennykh
post-graduate student, Chelyabinsk State Institute of Culture and Arts E-mail: [email protected]
ABOUT SOME ASPECTS OF THE THEORETICAL UNDERSTANDING OF THE DOCUMENTING ACTIVITIES OF THE UNIVERSITY LIBRARY
Abstract. The article considered the theoretical aspects of the modern documenting activities at university library, terminological structure of subject field, substantiated its importance for library management under the influence of recent changes (strategic and marketing foundation of library activities, library technology, information products, services and facilities, project and innovation activities, quality management system and social responsibility), each of which are brings its in documenting of its activity - new types of documents, new methods and approaches to the creation of documents.
A result of studying the sources and the experience of libraries have identified and marked the current trends and challenges in the organizational and methodological support of documenting at management library activities. Considered changes in the modern work on the organization of documents of different types and kinds.
As a result of using the Shewhart-Deming method determined that the documenting is a technological providing process. Built its graphic mode, considering the implementation of technology, requirements of quality management system and stakeholders.
Keywords: library information management, library system documentation, library documents, documenting, university libraries
For citing: Dublennykh A. 2016. About some aspects of the theoretical understanding of the documenting activities of the university library. Herald of the Chelyabinsk State Academy of Culture and Arts. No 3 (47): 33-37.
References
1. Records management and organization of archives. Terms and definitions: GOST R 7.0.8-2013 System of standards on information, librarianship and publishing [Electronic resource]. Available from: http://docs.cntd.ru/ document/1200108447 (accessed: 30.08.2016). (In Russ.).
2. Drigailo V., Bashun E., Volynets V. 2004. Osnovy upravleniya bibliotekoy vysshego uchebnogo zavedeniya [Fundamentals of management at higher education library]. Moscow: Libereya. 328 p. (In Russ.).
3. Kapyrina A. 2007. Legal provision of the National Library of Belarus activity. Vestnik Bibliotechnoy Assamblei Evrazii [Herald of the Library Assembly of Eurasia]. No 2: 42-46. (In Russ.).
4. Kliuev V. 2008. Documentary management software: systematic approach. Nezavisimyy bibliotechnyy advokat [An independent library lawyer]. No 2: 29-32. (In Russ.).
5. Kliuev V. 2009. Local normative accompaniment. Nezavisimyy bibliotechnyy advokat [An independent library lawyer]. No 2: 22-24. (In Russ.).
6. Kriukova N. 2010. Dokumentirovanie upravlencheskoy deyatel'nosti [Documenting management activities]. Moscow: INFRA-M. 268 p. (In Russ.).
7. Nosova A. 2012. The documentation component of quality management system at libraries: problems and prospects. Scientific and technical Libraries. No 8: 40-43. (In Russ.).
8. Parshukova G. 2004. Tekhnologii sovremennogo menedzhmenta v bibliotechnoy deyatel'nosti [The modern management technologies in library activities]. Novosibirsk. 187 p. (In Russ.).
9. Suslova I., Karmovskii V. 2004. Menedzhment v sovremennoy biblioteke [Management in the modern library]. Moscow: Libereya. 176 p. (In Russ.).
10. Upravlenie bibliotekoy [Library Management]. 2005. Vaneev A., Shadrina Zh., ed. Saint Petersburg: Professiya. 302 p. (In Russ.).
Received 20.09.2016
37
