CC BY
35
НОВЫЕ ФОРМЫ СЧЕТОВ-ФАКТУР: ИНСТРУКЦИЯ ПО ПРИМЕНЕНИЮ
В. В. ВАРЛАМОВА, главный эксперт по вопросам налогообложения и бухгалтерского учета Первого Дома Консалтинга «Что делать Консалт»
Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (далее — Постановление № 1137) утверждены новые формы счета-фактуры, книги продаж и книги покупок, а также формы корректировочного счета-фактуры, журнала учета выставленных и полученных счетов-фактур и правила заполнения этих документов (далее — Правила). С даты вступления в силу Постановления № 1137 прежнее постановление Правительства РФ от 02.12.2000 № 914 «Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (далее — Постановление № 914) не применяется. Рассмотрим самые важные особенности нового документа.
С какого момента применяются новые формы. Налогоплательщики долгое время не могли понять, с какой даты необходимо применять новые формы. По общему правилу Постановление № 1137 должно вступить в силу по истечении 7 дней с даты его опубликования, поскольку иные сроки этим Постановлением не установлены (п. 6 Указа Президента РФ от 23.05.1996 № 763 «О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти»).
Формально публикация состоялась в сборнике «Собрание законодательства Российской Федерации» от 16.01.2012 № 3. Соответственно, налогоплательщики должны применять новые формы счетов-фактур, книги продаж и книги покупок и журнал выставленных и полученных счетов-фактур
с 24.01.2012. Однако фактически издатели затянули печать сборника, и он увидел свет только 30.01.2012. Учитывая неясность с датой опубликования, Минфин России в письме от 31.01.2012 № 03-07-15/11 разъяснил, что он считает возможным до 01.04.2012 применять новые формы соответствующих документов наряду со старыми формами, которые были утверждены Постановлением № 914. Иными словами, обязательным к применению Постановление № 1137 стало только с 01.04.2012. Правда, свое мнение финансовое ведомство не подкрепило ссылками на какие-либо нормативные акты.
Особенности заполнения нового счета-фактуры. В Постановлении № 1137 оговорены различные случаи выставления счетов-фактур: порядок выставления счетов-фактур при посреднических операциях налоговыми агентами через обособленные подразделения, те особенности, которые раньше приходилось разъяснять Минфину России и ФНС России в своих письмах.
В новой форме счета-фактуры появились дополнительные реквизиты:
— номер и дата исправления счета-фактуры;
— наименование и код валюты;
— коды единиц измерения;
— код страны происхождения товаров.
Заметим, что из всех перечисленных реквизитов только наименование валюты указано в ст. 169 Налогового кодекса РФ (НК РФ) в качестве обязательного реквизита, отсутствие которого лишает налогоплательщика права на вычет НДС. Поэтому, по мнению автора, отсутствие кодов или ошибки при их заполнении не должны лишать налогоплательщика вычета НДС (п. 2 ст. 169 НК РФ). Однако не стоит создавать себе и своим клиентам лишние трудности, проще заполнить счет-фактуру
так, как требуют того новые правила (разд. II приложения 1 Правил).
Особенности заполнения нового счета-фактуры (первичного), выставляемого при отгрузке товаров (работ, услуг) или при получении предоплаты, приведены в таблице.
По тем строкам и графам счета-фактуры, которые в ней не указаны, изменений в заполнении реквизитов не произошло. Основные правила заполнения счетов-фактур остались прежними. Стоимостные показатели счета-фактуры указываются в рублях и копейках (долларах США и центах, евро и евроцентах либо в другой валюте) (п. 3 разд. II
приложения 1 Правил). Если какие-либо реквизиты не заполняются, ставятся прочерки. Как и раньше, не препятствует вычету налога у покупателя заполнение счета-фактуры смешанным способом, т. е. частично с помощью компьютера, частично от руки. Это предусмотрено п. 2 разд. II приложения 4 Правил (правилами ведения книги покупок).
Новые счета-фактуры в случае обнаружения в них ошибок будут исправляться по-новому, путем выставления нового исправленного счета-фактуры дополнительно к неправильно заполненному документу. Исправлять необходимо только существенные ошибки. В правилах оговорено, что в
Новый порядок составления счета-фактуры
Наименование реквизита Номер строки или графы На отгрузку На предоплату Примечание
Счет-фактура от « » № Строка 1 Порядковый номер и дата составления счета-фактуры. Через разделительную черту он дополняется цифровым индексом, если счет-фактура выставляется: — обособленным подразделением (индекс обособленного подразделения устанавливается в приказе об учетной политике для целей налогообложения); — участником товарищества или доверительным управляющим при совершении операции в соответствии с договором простого товарищества или доверительного управления имуществом (индекс, обозначающий конкретный договор, утверждается управляющим (участником)). Например, организация имеет одно обособленное подразделение. В учетной политике определено, что выставляемым им счетам-фактурам будет присваиваться индекс «01». Тогда, выставляя счет-фактуру № 10458 от 02.04.2012, обособленное подразделение укажет так: счет-фактура от 02.04.2012 № 10458/01 Можно сделать выводы: — дополнять какими-либо индексами номер счета-фактуры в случаях, не указанных в Правилах, не следует; — нумерация всех счетов-фактур (в том числе и корректировочных) производится в общем хронологическом порядке (подп. «а» п. 1 разд. II приложения 2 Правил)
Исправление от « » № Строка 1а В случае внесения исправлений в ранее выставленные счета-фактуры нужно будет указать дату и номер внесения исправлений
Продавец Строка 2 Полное или сокращенное наименование продавца — юридического лица в соответствии с учредительными документами; фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя В старых правилах был союз «и», что формально требовало указывать два наименования
Валюта: наименование, код Строка 7 Наименование валюты, которая является единой для всех перечисленных в счете-фактуре товаров (работ, услуг), имущественных прав и ее цифровой код в соответствии с Общероссийским классификатором валют (утвержденным постановлением Госстандарта России от 25.12.2000 № 405-ст), например: российский рубль, код 643; евро, код 978; доллар США, код 840 Счета-фактуры в у. е. или иностранной валюте составлять нельзя, если расчеты производятся в рублях. В этом случае в счетах-фактурах указываются наименование и код валюты РФ
Окончание таблицы
Наименование реквизита Номер строки или графы На отгрузку На предоплату Примечание
Единица измерения: код (графа 2), условное обозначение (национальное) (графа 2а) Графы 2, 2а Единица измерения (код и соответствующее ему условное обозначение (национальное) в соответствии с разд. 1, 2 Общероссийского классификатора единиц измерения) — при возможности ее указания. При отсутствии показателей ставится прочерк ОК 015-94 (МК 00297). Общероссийский классификатор единиц измерения утвержден постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 366
В том числе сумма акциза Графа 6 Сумма акциза по подакцизным товарам. При отсутствии показателя вносится запись «без акциза» Формально Правила предписывают делать запись «без акциза» даже при составлении счетов-фактур по услугам и работам
Налоговая ставка Графа 7 Ставка НДС (0, 10, 18 %, 18/118, 10/110). По необлагаемым операциям, а также при освобождении налогоплательщика в соответствии со ст. 145 НК РФ от исполнения обязанностей налогоплательщика вносится запись «без НДС» Ставка НДС (10/110, 18/118). По необлагаемым операциям, как и прежде, счета-фактуры на сумму предоплаты продавцом не составляются (п. 17 разд. II приложения 5 Правил)
Сумма налога, предъявляемая покупателю Графа 8 Сумма НДС. По необлагаемым операциям вносится запись «без НДС» Сумма НДС
Страна происхождения товара: цифровой код и краткое наименование Графы 10, 10а Страна происхождения товара (цифровой код и соответствующее ему краткое наименование) в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира (ОК (МК (ИСО 3166) 044-97) 025-2001) (утвержденным постановлением Госстандарта России от 14.12.2001 № 529-ст) Уточнено, что данные графы заполняются в отношении товаров, страной происхождения которых не является РФ. Если местом происхождения товара является Россия, ставится прочерк
Номер таможенной декларации Графа 11 Номер таможенной декларации —
Строка «Всего к оплате» заполняется для составления книги покупок, книги продаж или дополнительных листов к книгам покупок и книгам продаж Можно сделать вывод, что заполнение данной строки для вычетов НДС значения не имеет
случае обнаружения в счетах-фактурах ошибок, не препятствующих налоговым органам идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, новые экземпляры счетов-фактур не
составляются (п. 7 разд. II приложения 1 Правил). Данное правило согласуется с абз. 2 п. 2 ст. 169 НК РФ, согласно которому такие ошибки в счетах-фактурах не являются основанием для отказа в вычете НДС.
Исправления в счета-фактуры, составленные до даты вступления в силу Постановления № 1137,
вносятся продавцом в порядке, установленном на дату составления таких счетов-фактур (п. 2 Постановления № 1137), т. е. по-старому: зачеркиваются неверные показатели в графах или строках, а в свободном поле счета-фактуры пишут «исправлено» со ссылкой на конкретную строку или графу и поясняют, что в ней исправлено (письмо ФНС России от 06.05.2008 № 03-1-03/1924). Исправления должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения исправления (п. 29 Постановления № 914).
Последствия утверждения новой формы счета-фактуры. По мнению автора, новая форма доставит немало хлопот налогоплательщикам. Дело в том, что старая форма счета-фактуры теоретически носила рекомендательный характер, поскольку Правительство РФ должно было утверждать только порядок заполнения книги продаж и покупок, ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, а не формы этих документов (п. 14 ст. 10 Федерального закона от 27.07.2010 № 229-ФЗ «О внесении изменений в часть первую и часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие законодательные акты Российской Федерации, а также о признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с урегулированием задолженности по уплате налогов, сборов, пеней и штрафов и некоторых иных вопросов налогового администрирования» (далее — Закон № 229-ФЗ) и п. 8 ст. 169 НК РФ в редакции до внесения в нее изменений Законом № 229-ФЗ).
Поэтому организации могли убрать из рекомендуемой формы реквизиты «Индивидуальный предприниматель» и «Реквизиты свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя», а индивидуальные предприниматели — «Руководитель организации» и «Главный бухгалтер» (письмо Минфина России от 26.07.2006 г. № 03-04-11/127).
Новая форма счета-фактуры — это унифицированный документ. Поскольку в Правилах заполнения не предусмотрена возможность удаления ненужных реквизитов, существует риск, что при отсутствии в счете-фактуре каких-либо «унифицированных» надписей или строк, например «Индивидуальный предприниматель» или строки «1а» «ИСПРАВЛЕНИЕ №...», налоговый орган может отказать покупателю в вычете НДС, мотивировав его тем, что налогоплательщик имеет право на вы-
чет налога только на основании счета-фактуры. Его форма утверждается Правительством РФ. Поэтому неунифицированная бумага под названием «счет-фактура» не является таким документом.
Более того, заметим, что представители Минфина России в своих интервью предупреждают налогоплательщиков, что нельзя вносить в новую форму счета-фактуры дополнительные реквизиты. Правда, они не уточняют, о каких именно дополнениях идет речь, т. е. пока не ясно, может ли налогоплательщик испортить унифицированную форму, если укажет в ней дополнительную информацию, такую как реквизиты договора, накладной, приказа об утверждении лица, уполномоченного подписывать счета-фактуры, и т. п. ФНС России считает, что наличие в счете-фактуре дополнительных реквизитов (сведений) не является основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога, предъявленных продавцом покупателю. Но эту позицию налоговая служба должна согласовать с Минфином России (письмо ФНС России от 26.01.2012 № ЕД-4-3/1193).
Книга продаж, книга покупок и журнал полученных и выставленных счетов-фактур. Книга продаж и книга покупок стали намного шире, в них добавили дополнительные реквизиты, и, по-видимому, они не смогут уместиться на одном печатном листе.
Как уже говорилось, Правительство РФ утвердило форму Журнала полученных и выставленных счетов-фактур. Журнал состоит из двух частей: ч. 1 «Выставленные счета-фактуры» (далее — часть 1) и ч. 2 «Полученные счета-фактуры» (далее — часть 2). Ранее такой документ налогоплательщики составляли в произвольной форме. Причем полученные и выставленные счета-фактуры должны были храниться именно в этом журнале. Новые Правила просто предписывают хранить счета-фактуры, подтверждения оператора электронного документооборота, извещения покупателей о получении счета-фактуры в хронологическом порядке по мере их выставления (составления, в том числе исправления, если счета-фактуры налогоплательщик или налоговый агент выписывает в одном экземпляре для самого себя). Словом, можно сделать вывод, что такие документы следует хранить в отдельной папке.
Также правилами предусмотрено хранение других полученных налогоплательщиком документов, не регистрируемых в Журнале (таможенных деклараций, бланков строгой отчетности, заявле-
ний о ввозе товаров, справок бухгалтера с расчетом суммы НДС, подлежащей восстановлению, и других документов, перечисленных в п. 15 разд. II приложения 3 Правил).
Журнал учета хранится в течение не менее 4 лет с даты последней записи. В течение этого же срока необходимо хранить и перечисленные документы (п. 13 разд. II приложения 3 Правил). Аналогичные правила предусмотрены для хранения книги продаж и книги покупок (п. 24 разд. II приложения 4 и п. 22 разд. II приложения 5 Правил).
Журнал учета, книгу продаж и книгу покупок можно вести как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Эти регистры составляются на каждый налоговый период (квартал) отдельно. В них регистрируются и «бумажные», и электронные счета-фактуры. Регистры, составленные в электронном виде, подписываются электронной цифровой подписью руководителя организации (уполномоченного им лица) или индивидуального предпринимателя при их передаче в налоговый орган в случаях, предусмотренных НК РФ. Форматы таких документов в электронном виде должны быть утверждены ФНС России (п. 9 ст. 169 НК РФ, письмо Минфина России от 11.01.2012 № 03-02-07/1-2).
Если же налогоплательщик ведет учет на компьютере, то до 20-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом, ему необходимо распечатать перечисленные регистры, их должен подписать руководитель организации или уполномоченное им лицо (или индивидуальный предприниматель). Они прошнуровываются, их страницы пронумеровываются и скрепляются печатью организации.
Особенности Журнала полученных и выставленных счетов-фактур. При заполнении журнала следует обратить внимание на некоторые графы. Как в части 1, так и в части 2 требуется указывать код способа выставления счета-фактуры. Указываем «1», если регистрируем счет-фактуру на бумажном носителе, или «2», — если в электронном виде.
Также предусмотрено заполнение кода вида операции по перечню. Перечень кодов утвердит налоговая служба. До издания соответствующего приказа ФНС России рекомендует использовать коды, указанные в письме ФНС России от 03.02.2012 № ЕД-4-3/1657@.
Так, для счетов-фактур на отгрузку установлен код операции «01», на предоплату — «02»,
на возврат товаров — «03» и т. д. Всего 13 кодов операций.
В журнале необходимо указывать дату составления счета-фактуры и даты его выставления или получения. Под датой составления понимается дата, указанная в счете-фактуре в строке 1. Под датой выставления, по мнению автора, следует понимать дату передачи счета-фактуры покупателю. Соответственно, покупатель в графе «дата получения счета-фактуры» должен указать фактическую дату этого события. Если дата, указанная на счете-фактуре, и дата получения этого документа приходятся на разные налоговые периоды, покупателю лучше подтвердить дату поступления к нему счета-фактуры документально (конвертами с соответствующей датой на штемпеле почты, записями в журнале полученной корреспонденции и т. п.) (письмо Минфина России от 16.06.2005 № 03-04-11/133).
Список литературы
1. Налоговый кодекс РФ (часть вторая): Федеральный закон от 05.08.2000 № 117-ФЗ.
2. О внесении изменений в часть первую и часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие законодательные акты Российской Федерации, а также о признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с урегулированием задолженности по уплате налогов, сборов, пеней и штрафов и некоторых иных вопросов налогового администрирования: Федеральный закон от 27.07.2010 № 229-ФЗ.
3. О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти: Указ Президента РФ от 23.05.1996 № 763.
4. О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость: постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.
5. Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость: постановление Правительства РФ от 02.12.2000 № 914.
6. Письмо Минфина России в от 31.01.2012 № 03-07-15/11.
