Новые формы счетов-фактур: инструкция по применению Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

НОВЫЕ формы СЧЕТОВ-фАКТУР: инструкция по применению

в. в. варламова,

главный эксперт по вопросам налогообложения и бухгалтерского учета Первый Дом Консалтинга «Что делать Консалт»

Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (далее — постановление № 1137) утверждены новые формы счета-фактуры, книги продаж и книги покупок, а также формы корректировочного счета-фактуры, журнала учета выставленных и полученных счетов-фактур и правила заполнения этих документов (далее — Правила).

Постановление Правительства РФ от 02.12.2000 № 914 «Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (далее — постановление № 914) не применяется.

С какого момента применяются новые формы? Постановление № 1137 должно было вступить в силу по истечении 7 дней с даты его опубликования, поскольку иные сроки этим постановлением не установлены (п. 6 Указа Президента РФ от 23.05.1996 № 763). Формально публикация состоялась в сборнике «Собрание законодательства Российской Федерации» от 16.01.2012 №

3. Следовательно, налогоплательщики должны применять новые формы счетов-фактур, книги продаж и книги покупок и журнал выставленных и полученных счетов-фактур с 24.01.2012. Однако издатели затянули печать сборника, и он увидел свет только 30.01.2012. Учитывая неясность с датой опубликования, Минфин России в письме от 31.01.2012 № 03-07-15/11 разъяснил, что считает возможным до 01.04.2012 применять новые формы соответствующих документов наряду со старыми формами, которые были утверждены постановлением № 914. Иными словами, обязательным к

применению постановление № 1137 стало только с 01.04.2012. Правда, свое мнение Минфин России не подкрепил ссылками на какие-либо нормативные акты.

Заполнение нового счета-фактуры. В постановлении № 1137 оговорены различные случаи выставления счетов-фактур: порядок выставления счетов-фактур при посреднических операциях, налоговыми агентами, через обособленные подразделения, т. е. те нюансы, которые раньше приходилось разъяснять Минфину России и ФНС России в своих письмах.

В новой форме счета-фактуры появились дополнительные реквизиты:

• номер и дата исправления счета-фактуры;

• наименование и код валюты;

• коды единиц измерения;

• код страны происхождения товаров.

Заметим, что из всех этих реквизитов только

наименование валюты указано в ст. 169 Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ) в качестве обязательного реквизита, отсутствие которого лишает налогоплательщика права на вычет налога на добавленную стоимость (НДС). Поэтому, по мнению автора, отсутствие кодов или ошибки при их заполнении не должны лишать налогоплательщика вычета НДС (п. 2 ст. 169 НК РФ). Однако не стоит создавать себе и своим клиентам лишние трудности, проще заполнить счет-фактуру так, как требуют того новые правила (разд. II приложения 1 Правил).

Нюансы заполнения нового счета-фактуры (первичного), выставляемого при отгрузке товаров (работ, услуг) или при получении предоплаты, приведены в таблице. По тем строкам и графам счета-фактуры, которые в ней не указаны, изменений в заполнении реквизитов не произошло.

все для бухгалтера

33

Таблица-«шпаргалка» для бухгалтера при составлении счета-фактуры по-новому

Наименование реквизита № строки или графы Указывается Примечание

на отгрузку на предоплату

СЧЕТ-ФАКТУРА № от« » Стр. 1 Порядковый номер и дата составления счета-фактуры. Через разделительную черту он дополняется, если счет-фактура выставляется: • обособленным подразделением (индекс обособленного подразделения устанавливается в приказе об учетной политике для целей налогообложения); • участником товарищества или доверительным управляющим при совершении операции в соответствии с договором простого товарищества или доверительного управления имуществом (индекс, обозначающий конкретный договор, утверждается управляющим (участником)). Например, организация имеет одно обособленное подразделение. В учетной политике определено, что выставляемым им счетам-фактурам будет присваиваться индекс «01». Тогда, выставляя счет-фактуру от 02.04.2012 № 10458, обособленное подразделение укажет так: «Счет-фактура от 02.04.2012 № 10458/01» Можно сделать выводы: 1) дополнять какими-либо индексами номер счета-фактуры в случаях, не указанных в Правилах, не следует; 2) нумерация всех счетов-фактур (в том числе и корректировочных) производится в общем хронологическом порядке (подп. «а» п. 1 разд. II приложения 2 Правил)

ИСПРАВЛЕНИЕ № от« » Стр. 1а Прочерк В случае внесения исправлений в ранее выставленные счета-фактуры нужно указать дату и номер внесения исправлений

Продавец Стр. 2 Полное или сокращенное наименование продавца — юридического лица в соответствии с учредительными документами (фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя (ИГТ)) В старых Правилах был союз «и», что формально требовало указывать два наименования

Валюта: наименование, код Стр. 7 Наименование валюты, которая является единой для всех перечисленных в счете-фактуре товаров (работ, услуг), имущественных прав и ее цифровой код в соответствии с Общероссийским классификатором валют (утвержден постановлением Госстандарта России от 25.12.2000 № 405-ст), например: — российский рубль, код 643; — евро, код 978; — доллар США, код 840 Счета-фактуры в условных единицах или иностранной валюте составлять нельзя, если расчеты производятся в рублях. В этом случае в счетах-фактурах указываются наименование и код валюты Российской Федерации

Единица измерения: код (гр. 2), условное обозначение (национальное) (гр. 2а) Гр. 2 и 2а Единица измерения (код и соответствующее ему условное обозначение (национальное) в соответствии с разд. 1 и 2 Общероссийского классификатора единиц измерения) — при возможности ее указания. При отсутствии показателей ставится прочерк Прочерк ОК 015-94 (МК 002-97). Общероссийский классификатор единиц измерения утвержден постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 №366

В том числе сумма акциза Гр. 6 Сумма акциза по подакцизным товарам. При отсутствии показателя вносится запись «Без акциза» Прочерк Формально Правила предписывают делать запись «Без акциза» даже при составлении счетов-фактур по услугам и работам

Налоговая ставка Гр. 7 Ставка НДС (0, 10, 18%, 18/118, 10/110). По необлагаемым операциям, а также при освобождении налогоплательщика в соответствии со ст. 145 НК РФ от исполнения обязанностей налогоплательщика вносится запись «Без НДС» Ставка НДС (10/110, 18/118). По необлагаемым операциям, как и прежде, счета-фактуры на сумму предоплаты продавцом не составляются (п. 17 разд. II приложения 5 Правил)

N

о

00

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

Окончание таблицы

5

і

г

5

Б

а

И

* С X о 5 С

а

о и 3 35 ^ 2 ей 5 о, й

Г а

Л -> н

к

а

,

& к ^ ей

©

№ р-§ С

* Є-^ к 35 ^

К х о £

* § «X ^

00 к

1 §' і &

^ о К ^ Ет

* 2 и с К Е-о

X й ^ К § оЧС «Щр-

35 С ЕЕ ЕЕ

Сй

ё ЕЕ о

к

^ И О й

и ^

5 й

со щ Р ~

о

И и

3 р

и

£

4

& те о

О

£

£■

*

,

и

Ет

С

,

С

я

у

-

я

м

2

3

й

=

о

&

Б

Л

=

й

,

и

С

С

2 О.

2

ей

-І1^

С

О

ЕЕ . |_9

о

д

£

= -

2

О Я

& а

н Г

2 5

^ в

ІЇ

£

.

а

и

5

=

Я

X

С

=

-

5

Л

¡Е

35 I С

& сг Ч с

X а

9 ^ * к

£■

§ я й И

<Я £ щ С § !-Л к

б I

§

із

а о

*

,

и

Ет

С

,

С

35

С

5

5

о

*

2 ^ § 5 ей Я

н !й , , ^ й 2 <5 £ І

*

сс

с

Е-

о

5

X

3

5

5

Ё

5

С

5

О

N

ей

О

&

Е

5

5

*

*

С

5

І і ЕЕ <й

О

&

£ (2 Й § е ЕЕ

¡3 * о к М «

2 § 8 & И о » К §

о „ л к

гЧ К О и

Основные правила заполнения счетов-фактур остались прежними. Стоимостные показатели счета-фактуры указываются в рублях и копейках (долларах США и центах, евро и евроцентах либо в другой валюте) (п. 3 разд. II приложения 1 Правил). Если какие-либо реквизиты не заполняются, ставятся прочерки. Как и раньше, не препятствует вычету налога у покупателя заполнение счета-фактуры смешанным способом, т. е. частично с помощью компьютера, частично от руки. Это прямо предусмотрено п. 2 разд. II приложения 4 Правил.

Новые счета-фактуры в случае обнаружения в них ошибок будут исправляться по-новому, путем выставления нового исправленного счета-фактуры дополнительно к неправильно заполненному документу. Исправлять необходимо только существенные ошибки. В правилах оговорено, что в случае обнаружения в счетах-фактурах ошибок, не препятствующих налоговым органам идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, то новые экземпляры счетов-фактур не составляются (п. 7 разд. II приложения 1 Правил). Данное правило согласуется с абз. 2 п. 2 ст. 169 НК РФ, согласно которому такие ошибки в счетах-фактурах не являются основанием для отказа в вычете НДС.

Исправления в счета-фактуры, составленные до даты вступления в силу Постановления N° 1137, вносятся продавцом в порядке, установленном на дату составления таких счетов-фактур (п. 2 Постановления № 1137), т. е. по-старому. Зачеркиваются неверные показатели в графах или строках, а в свободном поле счета-фактуры пишут «Исправлено» со ссылкой на конкретную строку или графу и поясняют, что и на что в ней исправлено (письмо ФНС России от 06.05.2008 № 03-1-03/1924). Исправления должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения исправления (п. 29 Постановления № 914).

Последствия утверждения новой формы счета-фактуры. По мнению автора, новая форма доставит немало хлопот налогоплательщикам. Объясним почему.

Старая форма счета-фактуры теоретически носила рекомендательный характер, поскольку Правительство РФ должно было утверждать только порядок заполнения книги продаж и покупок, ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, а не формы этих документов (п. 14 ст. 10 Федерального закона от 27.07.2010 № 229-ФЗ и п. 8 ст. 169 НК РФ в редакции до внесения в нее изменений Федеральным

законом от 27.07.2010 № 229-ФЗ). Поэтому организации могли убрать из рекомендуемой формы реквизиты «Индивидуальный предприниматель» и «Реквизиты свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя», а ИП — «Руководитель организации» и «Главный бухгалтер» (письмо Минфина России от 26.07.2006 № 03-04-11/127). Новая форма счета-фактуры — это унифицированный документ. Поскольку в Правилах заполнения не предусмотрена возможность удаления ненужных реквизитов, то существует риск, что при отсутствии в счете-фактуре каких-либо унифицированных надписей или строк, например «Индивидуальный предприниматель» или строки «1а» «ИСПРАВЛЕНИЯ №...», налоговый орган может отказать покупателю в вычете НДС, мотивировав его тем, что налогоплательщик имеет право на вычет налога только на основании счета-фактуры. Его форма утверждается Правительством РФ, поэтому неунифицированный документ под названием «Счет-фактура» не является таковым документом. Более того, обращаем внимание: представители Минфина России в своих интервью предупреждают налогоплательщиков, что нельзя вносить в новую форму счета-фактуры дополнительные реквизиты. Правда, чиновники не уточняют, о каких именно дополнениях идет речь, т. е. пока неясно, может ли налогоплательщик «испортить» унифицированную форму, если укажет в ней дополнительную информацию, такую как реквизиты договора, накладной, приказа об утверждении лица, уполномоченного подписывать счета-фактуры, и т. д. ФНС России считает, что наличие в счете-фактуре дополнительных реквизитов (сведений) не является основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога, предъявленных продавцом покупателю. Но эту позицию налоговая служба должна согласовать с Минфином России (письмо ФНС России от 26.01.2012 № ЕД-4-3/1193).

Книга продаж, книга покупок и журнал полученных и выставленных счетов-фактур. Книга продаж и книга покупок стали намного шире, в них добавили дополнительные реквизиты, и, вероятно, они не смогут уместиться на одном печатном листе.

Напомним, что Правительство РФ утвердило форму журнала полученных и выставленных счетов-фактур. Журнал состоит из двух частей: ч. 1 «Выставленные счета-фактуры» и ч. 2 «Полученные счета-фактуры». Ранее такой документ налогоплательщики составляли в произвольной форме.

Причем полученные и выставленные счета-фактуры должны были храниться именно в этом журнале. Новые Правила просто предписывают хранить счета-фактуры, подтверждения оператора электронного документооборота, извещения покупателей о получении счета-фактуры в хронологическом порядке по мере их выставления (составления, в том числе исправления, если счета-фактуры налогоплательщик или налоговый агент выписывает в одном экземпляре для самого себя). Можно сделать вывод, что такие документы следует хранить в отдельной папке.

Также правилами предусмотрено хранение других полученных налогоплательщиком документов, не регистрируемых в журнале (таможенных деклараций, бланков строгой отчетности, заявлений о ввозе товаров, справок бухгалтера с расчетом суммы НДС, подлежащей восстановлению, и других документов, перечисленных в п. 15 разд. II приложения 3 Правил).

Журнал учета хранится в течение не менее 4 лет с даты последней записи. В течение этого же срока необходимо хранить и вышеперечисленные документы (п. 13 разд. II приложения 3 Правил). Аналогичные правила предусмотрены для хранения книги продаж и книги покупок (п. 24 разд. II приложения 4 и п. 22 разд. II приложения 5 Правил).

Журнал учета, книгу продаж и книгу покупок можно вести как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Эти регистры составляются на каждый налоговый период (квартал) отдельно. В них регистрируются и бумажные и электронные счета-фактуры. Регистры, составленные в электронном виде, подписываются электронной цифровой подписью руководителя организации (уполномоченного им лица) или ИП при их передаче в налоговый орган в случаях, предусмотренных НК РФ. Форматы таких документов в электронном виде должны быть утверждены ФНС России (п. 9 ст. 169 НК РФ, письмо Минфина России от 11.01.2012 № 03-02-07/1-2).

Если же налогоплательщик ведет учет на компьютере, то до 20-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом, ему необходимо распечатать вышеперечисленные регистры, их должен подписать руководитель организации или уполномоченное им лицо (или ИП). Они прошнуровываются, их страницы пронумеровываются и скрепляются печатью организации.

Нюансы журнала полученных и выставленных счетов-фактур. При заполнении журнала

следует обратить внимание на некоторые графы. Как в части 1, так и в части 2 требуется указывать код способа выставления счета-фактуры. Указываем «1», если регистрируем счет-фактуру на бумажном носителе, или «2», если в электронном виде.

Также предусмотрено заполнение кода вида операции по перечню. Перечень кодов утвердит налоговая служба, а до издания соответствующего приказа ФНС России рекомендует использовать коды, указанные в ее письме от 03.02.2012 № ЕД-4-3/1657@.

Так, для счетов-фактур на отгрузку установлен код операции «01», на предоплату — «02», на возврат товаров — «03» и т. д. Всего 13 кодов операций.

В журнале необходимо указывать дату составления счета-фактуры и даты его выставления или получения. Под датой составления понимается дата, указанная в счете-фактуре стр. 1, а под датой выставления, по мнению автора, следует понимать дату передачи счета-фактуры покупателю. Следовательно, покупатель в графе «Дата получения счета-фактуры» должен указать фактическую дату этого события. Правда, если дата, указанная на счете-фактуре, и дата получения этого документа приходятся на разные налоговые периоды, покупателю лучше

подтвердить дату поступления к нему счета-фактуры документально (конвертами с соответствующей датой на штемпеле почты, записями в журнале полученной корреспонденции и т. д.) (письмо Минфина России от 16.06.2005 № 03-04-11/133).

Список литературы

1. Налоговый кодекс РФ (часть вторая): Федеральный закон от 05.08.2000 № 117-ФЗ (в ред. от 03.05.2012).

2. О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти: Указ Президента РФ от 23.05.1996 № 763.

3. О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость: постановление Правительства РФ № 1137.

4. Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость: постановление Правительства РФ от 02.12.2000 № 914.

5. Письмо Минфина России от 31.01.2012 № 03-07-15/11.