НОРМАТИВНАЯ ПРАВОВАЯ БАЗА ДОКУМЕНТООБОРОТА ООО "ИНСТИТУТ УРАЛСИБПРОЕКТ" Текст научной статьи по специальности «Право»

УДК 651

Т.Г. Прицык

НОРМАТИВНАЯ ПРАВОВАЯ БАЗА ДОКУМЕНТООБОРОТА ООО «ИНСТИТУТ УРАЛСИБПРОЕКТ»

В условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер.

Ключевые слова: документооборот, нормативная база, документы.

Большинство российских государственных организаций и коммерческих фирм стремится упорядочить документационное обеспечение, четко осознавая то, что именно правильно организованное документационное обеспечение управления, может существенно повысить эффективность деятельности организации.

Какой бы разнообразной не была деятельность организации, какую бы фактическую работу она не выполняла, вопросы документационного обеспечения и делопроизводства занимают в ней существенное место.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), или отдельным сотрудником (секретарь, администратор), должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу, и в полном комплекте. В противном случае документы теряют свою значимость и не могут уже выполнять заранее предназначенную им роль.

Управление документами на основе действующего нормативного правового материала становится одним из главных факторов конкурентоспособности любой организации. Требования к работникам, деятельность которых связана с организацией документационных процессов, с каждым разом усложняются, т.е. они должны знать законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления, чтобы принимать участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления [1].

Законодательство Российской Федерации в соответствии с территориальным устройством разрабатывается на федеральном и региональном уровне. Среди нормативных документов одни прямо регулируют вопросы документационного обеспечения управления, другие - косвенно.

- Конституция РФ [2] - утверждает и устанавливает соблюдение и защиту прав и свобод человека и гражданина; закрепляет нормы о свободе экономической деятельности; о равной защите частной, государственной, муниципальной и иных форм собственности; о праве каждого гражданина на свободное использование своих способностей и имущества для предпринимательской и иной не запрещенной законом экономической деятельности и др.

-Уголовный кодекс РФ [3] - устанавливает уголовную ответственность за те или иные нарушения в сфере документирования - за приобретение и сбыт официальных документов, за похищение или повреждение документов штампов предприятий, за подделку документов, за незаконное использование товарного знака, за нарушение тайны переписки и т.д.

- Гражданский кодекс Российской Федерации [4]. Гражданское законодательство основывается на признании равенства участников регулируемых им отношений, неприкосновенности собственности, свободы договора, недопустимости произвольного вмешательства кого-либо в частные дела, необходимости беспрепятственного осуществления гражданских прав, обеспечения восстановления нарушенных прав, их судебной защиты.

- Налоговый кодекс Российской Федерации [5] - устанавливает систему налогов и сборов, а также общие принципы налогообложения и сборов в Российской Федерации.

-Трудовой кодекс РФ [6] - устанавливает государственные гарантии трудовых прав и свобод граждан, создание благоприятных условий труда, защиту прав и интересов работников и работодателей.

© Прицык Т.Г., 2016.

Основными задачами трудового законодательства являются создание необходимых правовых условий для достижения оптимального согласования интересов сторон трудовых отношений, интересов государства, а также правовое регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними. Закрепляет обязательность применения каждой организацией независимо от её организационно -правовой формы ряда локальных нормативных актов.

-Федеральный закон [7] «Об обществах с ограниченной ответственностью», определяет в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации правовое положение общества с ограниченной ответственностью, права и обязанности его участников, порядок создания, реорганизации и ликвидации общества.

Статья 50 определяет обязанности общества и предприятий по хранению документов, их состав. Законом установлены не только обязательность хранения документов общества по месту нахождения его исполнительного органа, но и обязательность передачи документов на государственное хранение. Общество отвечает за упорядочение документов, должно проводить работу по их сохранности в соответствии с указаниями и рекомендациями архивных органов РФ, а также порядок архивного хранения документов, комплектования, учета и использования документов организаций и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства установлены законом «Об архивном деле в РФ» [8].

- Федеральный закон РФ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» определяет правила работы с обращениями граждан, правила документирования этих обращений и контроля их исполнения [9].

- Закон РФ «О языках народов Российской Федерации» [10] регулирует вопросы использования государственного языка в документах. В соответствии с нормами закона официальное делопроизводство может осуществляться на государственном языке Российской Федерации - русском. Официальная переписка между государственными органами, организациями, учреждениями и предприятиями субъектов РФ с адресатами в Российской Федерации ведется на русском языке.

-Федеральный Закон РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» [11], регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, применении информационных технологий; обеспечении защиты информации с помощью компьютерных технологий.

-Федеральный Закон РФ «Об электронной подписи» [12] регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий, в том числе в случаях, установленных другими федеральными законами.

- Федеральный закон «О персональных данных» [13] регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемые федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, иными государственными органами, органами местного самоуправления, не входящими в систему органов местного самоуправления муниципальными органами, юридическими лицами, физическими лицами с использованием средств автоматизации или без использования таких средств, если обработка персональных данных без использования таких средств соответствует характеру действий (операций), совершаемых с персональными данными с использованием средств автоматизации.

- Постановление Правительства РФ «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» [14] устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Федеральный орган исполнительной власти на основе настоящих Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

- Приказ Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации «Об утверждении порядка выдачи листков нетрудоспособности» [15]. Приказ определяет порядок выдачи листка нетрудоспособности при заболеваниях, при направлении граждан на медико-социальную экспертизу, на период санаторно-курортного лечения, по уходу за больным членом семьи, по беременности и родам; порядок заполнения листка нетрудоспособности медицинской организацией и работодателем.

- Постановление Государственного комитета Российской Федерации по статистике «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты» [16]. В целях реализации требований Трудового кодекса Российской Федерации Государственным комитетом Российской Федерации по статистике утверждены согласованные с Министерством финансов Российской Федерации, Министерством экономического развития и торговли Российской Федерации,

Министерством труда и социального развития Российской Федерации унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты: по учету кадров, по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

- ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов [17]. Настоящий стандарт распространяется на организационно распорядительные документы, относящиеся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации. Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением государственного герба Российской Федерации.

- ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст) [18]. Он нормативно закрепляет термины, используемые в делопроизводстве и архивном деле, и их определения, такие, как документационное обеспечении управления, архивное дело, документооборот, регистрация документа, контроль исполнения документа и др.

- ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» [19] регулирует процессы управления документами государственных или коммерческих организаций, предназначаемыми для внутреннего или внешнего пользования. Все общие положения являются рекомендациями по созданию, включению в систему и управлению документами, а также обеспечению соответствия документов установленным характеристикам.

- Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей [20] устанавливают порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

- Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку [21] разработан в соответствии Постановления Правительства Российской Федерации «О трудовых книжках».

- Инструкция по заполнению трудовых книжек [22] устанавливает порядок заполнения трудовых книжек, вкладышей в них, дубликатов трудовых книжек.

- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения [23] включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.

- Общероссийский классификатор информации о населении [24]. ОКИН входит в состав ЕСКК технико-экономической и социальной информации Российской Федерации, предназначен для использования при сборке, обработке и анализе демографической, социальной и экономической информации о населении, решения задач учёта, анализа и подготовки кадров предприятиями, учреждениями и организациями всех форм собственности, министерствами и ведомствами.

- Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов [25]. ОКПДТР является составной частью Единой системы классификации и кодирования информации (ЕСКК) Российской Федерации, подготовлен в рамках выполнения Государственной программы перехода Российской Федерации на принятую в международной практике систему учёта и статистики в соответствии с требованиями развития рыночной экономики.

-Общероссийский классификатор управленческой документации ОК № 011-93 (ОКУД) [26], является составной частью Единой системы классификации кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению.

- Классификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих [27] регламентирует виды работ, выполняемые сотрудниками делопроизводственных служб, закрепляет наименование должностей в этой отрасли.

- «Основные правила работы архивов организаций» [28] являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

Документы регионального уровня устанавливают единые требования конам и иным нормативным правовым актам органов государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.

-Закон ХМАО «О нормативных правовых актах Ханты-Мансийского автономного округа-Югры» [29], который устанавливает единые требования к законам и иным нормативным правовым актам органов государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа-Югры, определяет общий порядок их подготовки, рассмотрения, принятия, опубликования, вступления в силу, толкования и отмены, а также определяет способы разрешения юридических коллизий.

-Закон ХМАО «Об архивном деле в Ханты-Мансийском автономном округе -Югры» [30], регулирует отношения в сфере реализации государственной политики в области архивного дела в Ханты-Мансийском автономном округе - Югры.

-Устав [31] Ханты-Мансийского автономного округа-Югры является основным законом Ханты-Мансийского автономного округа-Югры, имеет высшую юридическую силу по отношению ко всем нормативным правовым актам автономного округа и прямое действие на всей его территории. Законы и иные правовые акты, принимаемые в автономном округе, не должны противоречить Уставу.

На сегодняшний день нормативная правовая база документационного обеспечения управления достаточно широко охватывает вопросы делопроизводства и представлена в виде федерального законодательства и подзаконных нормативных правовых актов федерального и регионального уровней.

Как отмечалось ранее, в современных условиях важным фактором конкурентоспособности организации является повышение качества управленческих решений, которое, в свою очередь, во многом определяется уровнем организации документационного обеспечения управления (ДОУ).

Для оптимизации процессов работы с документами рекомендуется провести обследование ДОУ и проанализировать полученные результаты, что в дальнейшем позволит привести все процедуры работы с документами в соответствие с современной нормативной базой, а также провести классификацию и оптимизацию состава применяемых в деятельности организации форм документов и закрепить их в локальных нормативных актах.

В заключение вышесказанного можно сделать следующие выводы. Исследование документооборота показало, что в Обществе сотрудниками ДОУ сохраняется стремление к сокращению объема документооборота, а также в оптимизации маршрута движения документов за счет установления наиболее короткого пути.

Для сокращения документооборота в ООО «Институт УралСибПроект» находит применение системный электронный документооборот в первую очередь это электронная почта.

Сократить объем документов можно не только за счет управленческой документации, но и за счет совершенствования работы с создаваемыми и используемыми документами, связанными со спецификой ее деятельности.

Таким образом, важным аспектом деятельности организации является работа с деловой докуентацией. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в документах находят свое выражение планы организаций, фиксируются учетные и отчетные показатели, другая информация. В конечном счете, в документах аккумулируется информация о результатах деятельности организации во всем ее многообразии. От состояния работы с документами во многом зависит оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их реализации и в целом эффективность работы организации.

Данная работа будет полезна при работе специалиста делопроизводителя среднего звена.

Библиографический список:

¡.«Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих» (утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37) (ред. от 12.02.2014) // Минтруд РФ, М., 1998.

2.Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-ФКЗ, от 05.02.2014 № 2-ФКЗ, от 21.07.2014 № 11-ФКЗ) // СЗ РФ, 04.08.2014, № 31, ст. 4398.

3.«Уголовный кодекс Российской Федерации» от 13.06.1996 № 63-ФЗ (ред. от 13.07.2015, с изм. от 16.07.2015) // СЗ РФ, 17.06.1996, № 25, ст. 2954

4. «Гражданский кодекс Российской Федерации (часть вторая)» от 26.01.1996 № 14-ФЗ (ред. от 29.06.2015) // СЗ РФ, 29.01.1996, № 5, ст. 410

5.«Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая)» от 31.07.1998 № 146-ФЗ (ред. от 13.07.2015) // СЗ РФ, № 31, 03.08.1998, ст. 3824. «Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая)» от 05.08.2000 № 117-ФЗ (ред. от 05.10.2015) // СЗ РФ, 07.08.2000, № 32, ст. 3340

6.«Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 05.10.2015) // СЗ РФ, 07.01.2002, № 1 (ч. 1), ст. 3.

7.Федеральный закон РФ от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» // СЗ РФ, 16.02.1998, № 7, ст. 785

8.Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 04.10.2014) «Об архивном деле в Российской Федерации» // СЗ РФ, 25.10.2004, № 43, ст. 4169

9.Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» // СЗ РФ, 08.05.2006, № 19, ст. 2060

10..Закон РФ от 25.10.1991 № 1807-1 (ред. от 12.03.2014) «О языках народов Российской Федерации» // Ведомости СНД и ВС РСФСР, 12.12.1991, № 50, ст. 1740.

11..Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от 31.12.2014) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // СЗ РФ, 31.07.2006, № 31 (1 ч.), ст. 3448

12..Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 28.06.2014) «Об электронной подписи» (с изменениями и доп., вступ. в силу с 01.07.2015) // СЗ РФ. 2011. № 15. Ст. 2036

13.. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ (ред. от 21.07.2014) «О персональных данных» (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.09.2015) // СЗ РФ, 31.07.2006, № 31 (1 ч.), ст. 3451

14..Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (ред. от 07.09.2011) «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» // СЗ РФ, 22.06.2009, № 25, ст. 3060

15..Приказ Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 № 624н (ред. от 02.07.2014) «Об утверждении Порядка выдачи листков нетрудоспособности» (Зарегистрировано в Минюсте России 07.07.2011 N 21286) // Российская газета, № 148, 11.07.2011

16.. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» // Бюллетень Минтруда РФ, № 5, 2004

17..ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», (утв. Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст). М., ИПК Издательство стандартов, 2003 (Требования к оформлению документов)

18..ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст)

19..ГОСТ Р ИСО 15489-1 - 2007. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». М., Стандартинформ, 2007

20..Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей») // СЗ РФ, 21.04.2003, № 16, ст. 1539

21..Приказ Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках» (вместе с «Порядком обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку») (Зарегистрировано в Минюсте РФ 24.12.2003 № 5356) // Российская газета, № 2, 14.01.2004

22.. Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 11.11.2003 № 5219) // Российская газета, № 235, 19.11.2003

23..Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (с изм. от 04.02.2015) «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (Зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010 № 18380) // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 38, 19.09.2011

24..ОК 018-2014. «Общероссийский классификатор информации о населении» (принят и введен в действие Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2019-ст). М., Стандартинформ, 2015

25..ОК 016-94 «Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов» Постановление Госстандарта РФ от 26.12.1994 № 367 (ред. от 19.06.2012). М., ИПК Издательство стандартов, 1995 (Классификатор).

26..ОК 011 - 93 (ОКУД) «Общероссийский классификатор управленческой документации» (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299) (ред. от 26.05.2015). М., ИПК Издательство стандартов, 1995.

27..Классификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. М., 3301.

С. 49.

28..«Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)

29..Закон ХМАО от 7 февраля 2003 г. № 660 «О нормативных правовых актах Ханты-Мансийского авто-номного округа - Югры» (с изменениями на 5 июля 2005 года», принятый Думой Ханты-Мансийского автономного округа 7 февраля 2003 года.

30..Закон ХМАО-Югры от 24 мая 2005 г. № 2316 «Об архивном деле вХанты-Мансийском автономном округе - Югре»

31.. Устав Ханты-Мансийского автономного округа-Югры: Закон ХМАО-Югры от 7 апреля 2005 г. № 28-оз.

Ст. 46.

ПРИЦЫК ТАТЬЯНА ГРИГОРЬЕВНА - магистрант кафедра документоведения и всеобщей истории, Нижневартовский государственный университет, Россия.