CC BY
69
Научная статья УДК 34
https://doi.org/10.24412/2414-3995-2022-5-46-51
2015-0066-5/22-460 MOSURED: 77/27-011-2022-05-659
Некоторые вопросы работы «Исполнителя» в сервисе электронного документооборота единой системы информационно-аналитического обеспечения деятельности (ИСОД) МВД России
Ирина Николаевна Василькив1, Галина Ельтаевна Волгина2, Анастасия Александровна Попова3
1 2 3 Всероссийский институт повышения квалификации сотрудников Министерства внутренних дел
Российской Федерации, Домодедово, Россия
Аннотация. Рассматриваются наиболее интересные практические действия пользователя, имеющего роль «Исполнителя», для возможности получения им необходимого уровня знаний при работе с документами в модернизированной версии рабочего места должностного лица единой системы информационно-аналитического обеспечения деятельности (ИСОД) МВД России. Уделяется внимание алгоритму действий «Исполнителя» в сервисе электронного документооборота единой системы информационно-аналитического обеспечения деятельности (ИСОД) МВД России при работе с некоторыми видами документов.
Ключевые слова: сервис электронного документооборота единой системы информационно-аналитического обеспечения деятельности (ИСОД) МВД России, роль «Исполнителя», документ, пошаговые действия, алгоритм
Для цитирования: Василькив И. Н., Волгина Г. Е., Попова А. А. Некоторые вопросы работы «Исполнителя» в сервисе электронного документооборота единой системы информационно-аналитического обеспечения деятельности (ИСОД) МВД России // Вестник экономической безопасности. 2022. № 5. С. 46-51. https://doi.org/10.24412/2414-3995-2022-5-46-51.
Original article
Some issues of the work of the «Performer» in the electronic document management service of the unified information and analytical support system (ISOD) of the Ministry of Internal Affairs of Russia
Irina N. Vasilkiv1, Galina Ye. Volgina2, Anastasia A. Popova3
1 2 3 All-Russian Institute for Advanced Training of Employees of the Ministry of Internal Affairs
of the Russian Federation, Domodedovo, Russia
Abstract. The most interesting practical actions of a user who has the role of a «Performer» are considered in order to enable them to obtain the necessary level of knowledge when working with documents in an upgraded version of the workplace of an official of the unified information and analytical support system (ISOD) of the Ministry of Internal Affairs of Russia. Attention is paid to the algorithm of actions of the «Executor» in the electronic document management service of the unified information and analytical support system (ISOD) of the Ministry of Internal Affairs of Russia when working with certain types of documents.
Keywords: electronic document management service of the unified information and analytical support system (ISOD) of the Ministry of Internal Affairs of Russia, role of the «Performer», document, step-by-step actions, algorithm
For citation: Vasilkiv I. N., Volgina G. Ye., Popova A. A. Some issues of the work of the «Performer» in the electronic document management service of the unified information and analytical support system (ISOD) of the Ministry of Internal Affairs of Russia. Bulletin of economic security. 2022;(5):46-51. (In Russ.). https://doi.org/10.24412/2414-3995-2022-5-46-51.
Основанием для выполнения работ по разработке единой системы информационно-аналитического обеспечения деятельности (ИСОД) МВД России (далее -ИСОД МВД России) послужило Постановление Правительства Российской Федерации от 6 сентября 2012 г.
№ 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти». В рамках реализации положений вышеуказанного нормативного документа федеральные органы исполнительной власти должны были осуществить
© Василькив И. Н., Волгина Г. Е., Попова А. А., 2022
переход на обмен электронными документами как с Правительством Российской Федерации, так и между собой. Перед началом обмена электронными документами каждый из участников информационного взаимодействия должен был подтвердить готовность своей информационной системы электронного документооборота.
В этой связи в МВД России мероприятия по переходу на ведение документооборота в электронном виде проводились в соответствии с Распоряжением МВД России от 9 ноября 2015 г. № 1/9112 «О мерах по переходу на электронный документооборот». Распоряжением предписывается обязательность осуществления всей служебной переписки (документации) в электронном виде посредством сервиса электронного документооборота (далее - СЭД) за исключением некоторых документов, к которым относятся документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, с пометкой ограниченного распространения и отдельных видов процессуальных документов.
Таким образом, СЭД предназначен для автоматизации деятельности сотрудников, федеральных государственных гражданских служащих и работников центрального аппарата МВД России, территориальных органов МВД России, а также иных организаций и подразделений, созданных для выполнения задач и осуществления полномочий, возложенных на органы внутренних дел, направленных на подготовку, обработку, хранение и использование документов, включая документы в электронной форме, образующихся в ходе деятельности органов внутренних дел.
Важно отметить, что при работе с СЭД ИСОД МВД России выделяют 4 роли: «Администратор СЭД», «Руководитель», «Делопроизводитель», «Исполнитель».
Автоматизированное рабочее место каждого исполнителя должно быть подключено к интегрированной мультисервисной телекоммуникационной системе МВД России и укомплектовано необходимой оргтехникой.
От того, насколько верно «Исполнителем» будет составлен маршрут документа, загружены необходимые электронные образы и заполнены инициатором документа обязательные для заполнения поля в карточке документа зависит дальнейшая история такого документа, а именно своевременное его согласование, подписание, регистрация и отправка адресату.
Для начала работы пользователю, который имеет доступ в программное обеспечение (сервис) управления доступом к информационным системам и ресурсам ИСОД МВД России и использует операционную систему Microsoft Windows 10*32/*64 и (или) Astra Linux Spécial Edition версия 1.6. необходимо иметь учетную запись в программном обеспечение (сервиса) управления доступом к информационным системам и ресурсам единой системы информационно-аналитического обеспечения деятельности МВД России (далее - СУДИС) и/или электронную подпись.
Перед началом работы пользователю необходимо включить персональный компьютер. На рабочем столе выбрать браузер Mozilla Firefox, дважды нажав левой кнопки мыши по его ярлыку. Выбор рекомендуемого браузера также возможен через нажатие кнопки «Пуск» и последующего выбора соответствующего пункта.
Осуществить вход с использованием логина и пароля возможно следующим образом: в появившемся окне авторизации СУДИС поставить отметку «V» в чекбокс «Войти с помощью логина и пароля» или окне в поля «логин» и «пароль» ввести учетные данные СУДИС для доступа к сервисам ИСОД МВД России. После чего нажать на кнопку.
В случае ввода неправильных идентификационных данных (логина или пароля) пользователь получит соответствующее сообщение об ошибке.
В случае успешной идентификации в СУДИС загрузится Рабочий стол Windows.
Осуществить вход с использованием электронной подписи возможно следующим образом:
Подсоединить ключевой носитель (Рутокен) в USB порт компьютера.
После чего в появившемся окне авторизации СУ-ДИС следует нажать ссылку «Обновить сертификат».
После того как ваш сертификат успешно определен необходимо нажать на кнопку Далее следует вве-
сти ПИН-код для ключевого носителя и нажать на кнопку «ОК».
В случае успешной идентификация в СУДИС загрузится Рабочий стол Windows.
Для окончания работы с СЭД необходимо нажать на пиктограмму «^J» в правом верхнем углу Рабочего места должностного лица.
Рассмотрим некоторые действия с документами в СЭД ИСОД МВД России.
Чтобы ознакомиться с документом, необходимо навести курсор на его номер в общем списке документов и нажать левой кнопкой мыши.
После чего на экране откроется окно, в левой части будет отображаться список резолюций, наложенных на документ при их наличии, а в правой образ загруженного документа.
При необходимости возврата к общему списку документов сотруднику потребуется нажать на пиктограмму «^J» в правом верхнем углу открывшегося окна с документом.
«Исполнитель», осуществляющий работы с большим объемом документов в своей служебной деятельности может столкнуться с ситуацией, когда к нему поступит документ несвоевременно, но при этом ему указано на нарушение срока рассмотрения. В такой ситуации «Исполнитель» может просмотреть регистраци-онно-контрольную карточку для уточнения времени поступления и регистрации в подразделении, количества листов в приложении, а также других сведений, которые могут содержаться в карточке документа. Для этого не
1684 от 28.08,2018 з 150
Экз 2 Краткое содержание для ЗЕО-965
Рис. 1. Переход к документу в основном интерфейсе СЭД
обязательно обращаться в подразделение делопроизводства и режима, а следует лично нажать на пиктограмму «| |» справа от документа (рис. 1).
После чего откроется карточка в новой вкладке браузера.
В случае необходимости закрытия данной карточки, должностному лицу, осуществляющему работу с документом следует нажать на пиктограмму
Для производства каких-либо действий с документом нужно выделить его в списке для этого надо нажать на пиктограмму «| |», которая находится слева от номера нужного документа или открыть сам документ, нажав на него дважды правой кнопкой мыши.
В рабочем месте должностного лица СЭД ИСОД МВД России предусмотрено создание инициативного документа, а также представлена возможность подготовить ответ на входящий документ или обеспечить исполнение документа без подготовки такового.
Для создания инициативного письма необходимо в правом нижнем углу рабочего места должностного лица нажать на пиктограмму «| |» и в появившемся списке выбрать пункт «Исходящий документ» (рис. 2).
После выбора «Исходящий документ» откроется окно для создания проекта инициативного исходящего документа. В левой части экрана заполняются необходимые данные.
В кратком содержании «Исполнитель» указывает краткую аннотацию к исходящему документу.
Графа «Комментарии» служит для воспроизведения отметок лиц согласующих, подписывающих и иных лиц, которые могут отклонить документ с комментарием к нему либо сам «Исполнитель» оставляет комментарий к документу. Например, о передаче приложения нарочно или отправкой его по почте при условии, что основной документ - сопроводительное письмо.
В графе «Гриф» исполнитель выбирает н/с (несекретно) в связи с запретом пересылки документов, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, с пометкой ограниченного распространения (для служебного пользования) по открытым каналам связи в рамках обеспечения информационной безопасности и соблюдении требований, регламентирующих пересылку таких сведений [1; 2]. Срочность указывается в случае необходимости. Программа предлагает на выбор «СРОЧНО» и «ОПЕРАТИВНО». Документ должен быть исполнен получателем в 3-дневных срок либо в 10-дневный срок соответственно [3].
В графах «Листов» и «Приложения» указывается количество листов основного документа и приложения к нему при наличии. В случае отсутствия приложения необходимо проставить цифру 0 или прочерк.
В графе «Примечание» при наличии приложения в виде диска или иного носителя исполнитель может указать такие сведения.
Рис. 2. Создание инициативного исходящего документа
Графы «Вид документа» и «Характер» являются обязательными для заполнения. Необходимый вариант следует выбрать из предложенного списка. Выбор вида документа не должен вызывать сложностей у исполнителя в связи с тем, что они закреплены в п. 18 Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации, утвержденной приказом МВД России от 20 июня 2012 г. № 615. К ним относятся: нормативные правовые акты МВД России; индивидуальные правовые акты (персонального характера; действие которых исчерпывается однократным применением); межведомственные соглашения, протоколы; распоряжения; директивы; указания; акты; заключения; докладные записки; справки; обзоры; доклады; пояснительные записки; планы; телеграммы; телефонограммы; факсограм-мы; письма; методические рекомендации.
При подготовке инициативного документа «Характер» должен быть выбран «Инициативный». При выборе «Характера» «Рег. №» таблица прохождения и рассылка такого исходящего документа обрабатывается как таблица прохождения входящего документа, что удобно при направлении документа внутри подразделения (т. е. такой документ, который должен быть зарегистрирован и разослан внутри своего подразделения, не выходя за его пределы). Характер «Внутренний документ» подразумевает присвоение документу регистрационного номера без рассылки внутри подразделения.
Графы из блока «Исполняемые документы» не являются обязательными для заполнения, так как «Исполнитель» подготавливает документ по своей инициативе, т. е. вновь создает, а не отвечает на поступивший документ. Заполнение данного блока осуществляется в исключительных случаях, например: руководителем органа внутренних дел, который может также являться «Исполнителем» документов или же иным исполнителем, которому не отписан документ.
Добавление дополнительного блока «Исполняемые документы» осуществляется посредством нажатия пиктограммы «| |». При необходимости скрытия блока «Исполняемые документы» в заполняемом поле документа следует нажать пиктограмму «Д|».
После заполнения всех полей следует нажать кнопку «Сохранить».
После сохранения осуществляется автоматический переход к созданию маршрута согласования документа. Перед формированием маршрута доступна возможность присвоить ему название для последующего использования в других документах с аналогичным маршрутом прохождения в качестве шаблона. Данная функциональная возможность позволяет сократить время при заполнении полей маршрута прохождения документа. При наличии ранее сохраненного шаблона маршрута необходимо ввести его в поле «Название» и выбрать нужный шаблон из предложенного списка.
Удаление шаблона при необходимости доступно из настроек личного кабинета.
На этапе формирования маршрута документа его отправление на согласование возможно двумя способами: последовательно или параллельно.
При параллельном согласовании согласующих, при условии, что их несколько необходимо внести в одно поле «Согласующие» (рис. 3). При таком параллельном согласовании документ поступает в папки «На согласование» одновременно всем должностным лицам, указанным в поле «Согласующие». В случае отклонения проекта документа одним из согласующих лиц после принятия решения по документу всеми согласующими или на этапе согласования документ поступает исполнителю в папку «В работе» для устранения указанных в комментарии замечаний или иных законных требований согласующего лица, отклонившего документ. После того как недостатки будут устранены, для повторного направления должностному лицу ранее отклонившему документ следует выбрать операцию в нижнем поле «Отправить по маршруту». Если изменения, внесенные в документ не меняют его смысла и/или иные недостатки, устраняемые в документе напрямую не касаются всех согласующих лиц, то следует после операции «Отправить по маршруту» предварительно выбрать в открывшемся окне функцию «начать с отклонившего». После чего проект документа поступит согласующему лицу, ранее отклонившему документ в папку «На согласование».
Вы можете дать название маршруту для того, чтооы использовать его в качестве шаблона в ару™х документах. Внимание! Выбор шаблона доступен до тех пор. пока марш рут документа не сохранен.
Название
Маршрут
X исполнители
Руководательрелиза RP
X Согласующие Релизов Р.Р Одиррепиза О.О.
д Подписывающие В
Руководите ьрел и за P-fi
X Адресаты рассылки щ
Разверстка
Рис. 3. Параллельное согласование
Рис. 4. Добавление блока в маршрут
При последовательном согласовании «Исполнителю» необходимо добавить дополнительные блоки «Согласующие». Это означает, что каждое согласующее должностное лицо должно быть внесено в отдельные блоки. Стоит помнить, что следующему согласующему лицу проект документа поступит только после согласования предыдущим. При отклонении согласующим лицом проекта документа он возвращается исполнителю в папку «В работе». Такой выбор согласования документа позволяет направить документ повторно в папку «На согласование» должностному лицу, отклонившему согласование, минуя предыдущих должностных лиц по списку, ранее согласовавших документ. Последовательное согласование является более эффективным при согласовании проектов документов в случае включения в список согласующих лиц из других органов внутренних дел, при необходимости такого согласования.
При значительном объеме документов, имеющихся у «Исполнителя» в работе стоит применять параллельное согласование, что позволит ускорить процесс согласования проекта документа по временному критерию.
Добавление дополнительных блоков в маршрут согласования проекта документа необходимо нажать на пиктограмму «| |» (рис. 4). Новый блок будет добавлен в конце маршрута.
При необходимости изменения типа добавленного блока необходимо выполнить следующие действия:
1. Нажать на название блока;
2. В появившемся списке выбрать нужный тип.
Чтобы перенести дополнительно созданный блок
необходимо, удерживая данный блок левой кнопкой
мыши наведенной между названием типа блока и кнопкой удаления блока, перенести его в нужное место.
Неверное расположение блоков приведет к некорректной работе СЭД. Расположение блоков должно быть в строгой последовательности: исполнитель, согласующие, подписывающие, адресаты, адресаты рассылки, согласование письмами, согласование иным порядком.
В маршруте прохождения документа фамилия исполнителя документа проставляется автоматически. Фамилию исполнителя в блоке изменять запрещено. В блоке «Согласующие» следует указывать всех должностных лиц, с которыми необходимо согласовать документ. Блок «Подписывающие» должен содержать данные руководителя, который подписывает документ. Лиц согласующих и подписывающих следует выбирать из предложенного списка лиц, внесенных в справочник организационно-штатные структуры МВД России. Блок «Адресаты» содержит информацию о получателе документа. Блок «Адресаты рассылки» включает в себя сведения о группе получателей документа. В блоке «Согласование письмами» указывается регистрационные номера входящих документов текущего провайдера, которые являются ссылками на соответствующий документ. В блоке «Согласование иным порядком» указываются сотрудники, согласовавшие документ иным порядком и необходимо указать комментарий.
До 5 экземпляров документа рассылка осуществляется через блок «Адресат», свыше 5 экземпляров сведения об адресатах вносятся в блок «Адрес рассылки».
Заполнив все необходимые блоки маршрута документа, следует нажать кнопку «Сохранить».
Сохранив маршрут исполнителю необходимо осуществить прикрепление электронного образа документа. Для этого следует нажать на пиктограмму «| |» справа от надписи «Электронные образы» и выбрать необходимый файл на компьютере (рис. 5).
В заключении отметим, внедрение ИСОД МВД России направлено на комплексное развитие и совершенствование информационных технологий и функций автоматизации служебной деятельности МВД России. Успешное их применение зависит не только от уровня профессионализма отдельных специалистов в узком направлении, которые занимаются их разработкой и внедрением, но и от того, в какой степени практический сотрудник органов внутренних дел владеет необходимыми теоретическими знаниями и умениями, необходимыми для работы.
Исходящий документ от 23.08.2017 < >
Электронные образы 4. | £
I Поля документа /
Рис. 5. Прикрепление электронного образа
Список источников
1. Приказ МВД России от 11 марта 2012 г. № 015 «О мерах по обеспечению режима секретности в органах внутренних дел Российской Федерации».
2. Приказ МВД России от 9 ноября 2018 г. № 755 «О некоторых вопросах обращения со служебной информацией ограниченного распространения в системе МВД России».
3. Приказ МВД России от 20 июня 2012 г. № 615 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации».
References
1. Order of the Ministry of Internal Affairs of the Russian Federation № 015 dated March 11, 2012 «On measures to ensure secrecy in the internal affairs bodies of the Russian Federation».
2. Order of the Ministry of Internal Affairs of Russia № 755 dated November 9, 2018 «On some issues of handling official information of limited distribution in the system of the Ministry of Internal Affairs of Russia».
3. Order of the Ministry of Internal Affairs of Russia № 615 dated 20.06.2012 «On approval of the Instructions on Office work in the Internal Affairs bodies of the Russian Federation».
Библиографический список
1. Постановление Правительства Российской Федерации от 6 сентября 2012 г. № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти».
2. Распоряжение МВД России от 9 ноября 2015 г. № 1/9112 «О мерах по переходу на электронный документооборот».
Bibliographic list
1. Resolution of the Government of the Russian Federation № 890 of September 6, 2012 «On measures to improve electronic document management in Public Authorities».
2. Order of the Ministry of Internal Affairs of Russia dated November 9, 2015 № 1/9112 «On measures for the transition to electronic document management».
Информация об авторах
И. Н. Василькив - старший преподаватель кафедры кадрового обеспечения и управления персоналом в органах внутренних дел центра кадрового, психолого-педагогического и медицинского обеспечения деятельности органов внутренних дел Всероссийского института повышения квалификации сотрудников Министерства внутренних дел Российской Федерации;
Г. Е. Волгина - старший преподаватель кафедры кадрового обеспечения и управления персоналом в органах внутренних дел центра кадрового, психолого-педагогического и медицинского обеспечения деятельности органов внутренних дел Всероссийского института повышения квалификации сотрудников Министерства внутренних дел Российской Федерации;
А. А. Попова - доцент кафедры кадрового обеспечения и управления персоналом в органах внутренних дел центра кадрового, психолого-педагогического и медицинского обеспечения деятельности органов внутренних дел Всероссийского института повышения квалификации сотрудников Министерства внутренних дел Российской Федерации, кандидат юридических наук.
Information about the authors
I. N. Vasilkiv - Senior Lecturer of the Department of Personnel Support and Personnel Management in the Internal Affairs Bodies of the Center for Personnel, Psychological, Pedagogical and Medical Support of the Activities of the Internal Affairs Bodies of the All-Russian Institute for Advanced Training of Employees of the Ministry of Internal Affairs of the Russian Federation;
G. Ye. Volgina - Senior Lecturer of the Department of Personnel Support and Personnel Management in the Internal Affairs Bodies of the Center for Personnel, Psychological, Pedagogical and Medical Support of the Activities of the Internal Affairs Bodies of the All-Russian Institute for Advanced Training of Employees of the Ministry of Internal Affairs of the Russian Federation;
A. A. Popova - Associate Professor of the Department of Personnel Support and Personnel Management in the Internal Affairs Bodies of the Center for Personnel, Psychological, Pedagogical and Medical Support of the Activities of the Internal Affairs Bodies of the All-Russian Institute for Advanced Training of Employees of the Ministry of Internal Affairs of the Russian Federation, Candidate of Legal Sciences.
Вклад авторов: все авторы сделали эквивалентный вклад в подготовку публикации. Авторы заявляют об отсутствии конфликта интересов.
Contribution of the authors: the authors contributed equally to this article. The authors declare no conflicts of interests.
Статья поступила в редакцию 18.08.2022; одобрена после рецензирования 06.09.2022; принята к публикации 23.09.2022.
The article was submitted 18.08.2022; approved after reviewing 06.09.2022; accepted for publication 23.09.2022.
