CC BY
53
НЕКОТОРЫЕ ПРОБЛЕМЫ ФОРМИРОВАНИЯ И ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ ВРЕМЕННЫХ РАБОЧИХ ГРУПП
А.В. Меркурьев
Формирование временных коллективов, деятельность которых направлена на решение конкретной задачи, является одной из наиболее эффективных форм организации труда.
Преимущества временной рабочей группы, привлекаемой для выработки решения стоящей задачи, очевидны. Группа позволяет обеспечить объединение ресурсов, которыми располагают все члены группы, сводится к минимуму опасность появления ошибочного решения, так как в условиях группового творчества быстрее выявляются ошибки отдельной личности. Кроме того, временная рабочая группа не является штатной структурой и на ее содержание требуется меньше средств, чем на обеспечение деятельности постоянного подразделения. Уровень риска, на который готова пойти рабочая группа, выше риска, допускаемого одним человеком. Временная рабочая группа более мобильна, формируется на короткий промежуток времени, комплектуется людьми, компетентными в области поставленной задачи.
В отличие от формализованной деятельности структурных подразделений организации, деятельность временной рабочей группы практически не подвержена влиянию коррупции, в ее состав изначально включаются высококлассные специалисты, творческая инициатива которых только поощряется и поддерживается.
К сожалению, четкого нормативно закрепленного определения временной рабочей группы нет. В литературе встречается мнение о том, что временную рабочую группу можно определить как социальную. В этом случае рабочей группой можно считать объединение людей, основанное на общем участии в какой-либо деятельности, связанное системой отношений, которые регулируются их функциональными отношениями, а также социальными правами и обязанностями, определяемыми соответствующими институтами; члены группы обладают общими ценностями и отделены от других общностей принципами обособления.
Подтверждение возможности рассматривать временную рабочую группу как социальную вытекает из анализа определения социальной организации, приведенного в трудах А.И. Пригожина «Социология организации» и М.В. Удальцовой «Социология управления». Описание социальной организации, данное ими, относится к трем феноменам. Так, социальная организация — это:
1) искусственное объединение институционального характера, предназначенное для выполнения определенной функции;
2) деятельность по распределению функций, координации и тому подобное, то есть процесс целенаправленного воздействия на объект, предполагающий наличие организатора и организуемых лиц;
3) степень упорядоченности объекта, то есть характеристика его структуры и типа связей целого и его частей.
В части приложения этих трех определений к термину временная рабочая группа полностью справедливыми можно считать первое и третье. Несомненно, что рабочая группа создается волевым решением, закрепленным нормативным актом, для выполнения определенной функции (решения поставленной задачи),
при этом определяется ее структура и тип ее внешних и внутренних связей. Второе же определение может быть применено к временной рабочей группе лишь отчасти, так как наличие «организатора» и «организуемых» означает выполнение деятельности по распределению функций и координации, но только внутри временного трудового коллектива. Ведь по своей сути временная рабочая группа не может входить в структуру управления и не может являться полноценным субъектом управления.
Все указанное выше относится к определению любой организации, особенно к формализованным, бюрократическим организациям, для которых социальный аспект носит второстепенный характер. В случае временной рабочей группы социальная составляющая имеет первостепенное значение. Это определяется тем, что эффективность данной группы зависит от формирования такой внутренней социальной среды, включающей в себя социальные группы, статусы, отношения лидерства, состояния морального климата, мотивации и стимулирования каждого члена группы, которая позволит обеспечить максимально эффективную ее деятельность. А состав группы, включающий в себя состоявшиеся личности, обладающие значительным социальным статусом, автономией, высокими амбициями, только подтверждает необходимость определения временной рабочей группы как в первую очередь социальной.
В каждом ведомстве, в каждом конкретном случае при формировании временной рабочей группы издается соответствующий нормативный акт, которым определяются цели и задачи рабочей группы, ее состав, регламентируются права и обязанности, устанавливается система подчинения. При этом полным объемом распорядительных прав группа не наделяется, ей предоставляется только право запрашивать необходимую для своей деятельности информацию. Поэтому в условиях отсутствия четких, единожды установленных и универсально регламентирующих позиций, касающихся организации и обеспечения деятельности временных рабочих групп, можно дать лишь общее и весьма приблизительное определение «временной рабочей группы».
Таким определением может стать следующая интерпретация: временная рабочая группа — это коллектив специалистов в различных институтах одной отрасли знаний, собранный на определенное время для решения конкретной социально полезной задачи, с определенным перечнем обязанностей и предоставленных прав. При этом количество членов рабочей группы лежит в пределах от 3 до 10 человек, то есть рабочая группа является малой группой.
Само предназначение временной рабочей группы определяет требования к ее членам, а именно: высокий уровень конкретных, иногда узкоспециализированных знаний, умений, навыков; способность к стратегическому мышлению; независимость суждений; стремление к творчеству.
Необходимыми характеристиками малой группы, составляющей рабочую, являются следующие:
— немногочисленность членов группы;
— объединение ее участников общей деятельностью;
— наличие общих групповых норм;
— чувство принадлежности к данной группе и восприятие данного лица другими как члена этой группы.
Вместе с тем данные характеристики в полной мере относятся и к постоянному коллективу (отделу, отделению или иному структурному подразделению любой организации). Одной из отличительных черт постоянного коллектива от вре-
менной рабочей группы, кроме ограничения по времени функционирования, является наличие развитой структуры.
Сравнивая временную рабочую группу с постоянным коллективом, можно вывести одно ключевое отличие. Несмотря на то что и временная рабочая группа, и коллектив представляют собой группу людей, для которой характерны общность целей, совместный труд, система самоуправления, сознательная дисциплина, взаимоуважение и понимание друг друга, коллектив представляет собой устойчивую группу людей, а временная рабочая группа создается лишь на период решения поставленной задачи.
Эффективность рабочей группы раскрывается в полной мере в случае, когда при принятии решения необходима точность и выверенность позиции по решаемой ею задаче, а поставленные условия данной задачи требуют обработки большого объема информации, различного опыта и умений. То есть можно определить следующие характеристики задачи, которая должна ставиться перед временной рабочей группой: предполагается от одного до трех вариантов решения, которые не противоречили бы один другому и были бы выполнены на высокопрофессиональном уровне на основе глубокого комплексного теоретического анализа.
При этом в решение, предлагаемое рабочей группой, включены итоги работы каждого ее члена. Тем самым предложенное решение носит максимально объективный характер. В то же время решение, принимаемое одним человеком, носит субъективный характер. Но объективность выработанного рабочей группой решения оплачивается большими временными затратами, нежели в случае деятельности одного человека.
Формирование временных рабочих групп для решения задач, требующих комплексного подхода, точности и скрупулезности, успешно применяется в практической деятельности большинства органов государственной власти, различных учреждений и частных фирм. Так, в частности, разработка различных нормативных правовых актов, как ведомственных, так и межведомственных, требует участия представителей всех заинтересованных сторон.
Процедура принятия решения конкретной задачи делится на четыре этапа, а именно:
1) постановка задачи для решения возникшей проблемы;
2) разработка вариантов решения;
3) выбор решения;
4) организация выполнения решения и его оценка.
Наличие данного алгоритма позволяет определить этап, на котором необходимо приступить к формированию рабочей группы.
На первый взгляд, представляется возможным сделать вывод, что к процессу формирования рабочей группы можно подойти на любом из приведенных этапов. Однако вопросы, которые будут стоять перед членами рабочей группы на каждом из приведенных этапов, имеют значительные и принципиальные отличия, которые определяются различными задачами каждого этапа и процедурами их решения.
Анализируя эти четыре этапа с точки зрения функциональной направленности деятельности рабочей группы, можно разделить их на две парные группы. Так, первая группа объединяет следующие два не следующих друг за другом этапа: постановка задачи для решения возникшей проблемы и выбор конкретного решения. В свою очередь, вторая группа объединяет оставшиеся два этапа: разработка вариантов решения и организация выполнения выбранного решения. Функцио-
нальная направленность рабочей группы, осуществляющей свою деятельность в рамках первой объединенной группы, носит экспертный (оценочный) характер. В случае второй объединенной группы функции группы определены необходимостью выработки одного или нескольких возможных решений. Следовательно, мы имеем два вида коллективов специалистов: экспертная группа и рабочая группа.
Данное отступление от основного направления настоящей работы было необходимым для четкого разграничения этих двух видов рабочих групп.
Более подробно функциональные различия этих двух групп, экспертной и рабочей, можно проиллюстрировать на следующем примере.
Перед организацией возникла проблема, требующая решения, принятого не в кратчайшие сроки, а выработанного в уже рассмотренных условиях. Для успешного решения проблемы необходимо сформулировать задачу. Когда же проблема выявлена, определены ее связи с предшествующей ей ситуацией, необходимо провести сбор необходимой информации и описать данную ситуацию. Реализация данных процедур позволит уяснить весь спектр аспектов, сопутствующих проблеме, и только после этого можно сформулировать задачу, конкретизировать условия ее выполнения, то есть поставить конкретную задачу.
При реализации всех процедур первого этапа, то есть при формулировании задачи, как правило, работает несколько человек из числа руководителей, и решение принимается коллегиально. Для обеспечения своей деятельности они могут привлекать специалистов из подчиненных или курируемых ими подразделений. И эта группа привлекаемых специалистов относится к группе экспертов.
Привлечение на данном этапе к работе рабочей группы как таковой представляется нецелесообразным. Это обусловлено тем, что члены рабочей группы будут участвовать в реализации таких мероприятий, как выявление проблемы, сбор необходимой информации, описание проблемной ситуации, то есть тех процедур, которые входят в первый этап. При этом потенциал группы будет направлен на формулирование задачи, которую должна решать эта же группа. Тем самым принцип независимости и объективности при выработке решения (решений) задачи будет дезавуирован. Появится соблазн подгона условий выполнения поставленной задачи под личные представления о ней членов группы, а не желание эффективной работы по решению поставленной задачи. Постановка задачи, которую необходимо решить, является основой дальнейшей организации мероприятий по ее решению.
Следующим этапом, на котором к работе привлекается экспертная группа, является этап выбора из предложенных рабочей группой вариантов конкретного решения. Практика разделения групп разработчиков решения и экспертов позволяет обеспечить независимость принятия конечного решения.
При формировании временных рабочих групп заказчики решения, как правило, сталкиваются с различными подходами со стороны руководителей, участвующих в формировании рабочей группы и направляющих своих сотрудников в их состав.
Опыт формирования подобных групп и организации их деятельности позволил выявить одну закономерность в подходе руководителей, направляющих своих сотрудников во временный рабочий коллектив. Эта закономерность во многом определена субъективной оценкой заинтересованности руководителя в решении задачи, стоящей перед рабочей группой.
Первый подход можно обозначить как формальный. Независимо от важности стоящей задачи руководитель прежде всего оценивает степень заинтересованно-
сти возглавляемого им подразделения в ее решении. И в случае отсутствия таковой или незначительной заинтересованности принимается решение о направлении в состав группы второстепенного сотрудника, не имеющего соответствующей квалификации и опыта, который, в лучшем случае, выполняет функции технического персонала, в худшем — играет роль статиста или просто игнорирует работу группы.
Второй подход — лоббирование внутриуправленческих интересов. В этом случае руководитель подразделения может направить в состав рабочей группы сотрудника одного из двух типов, в зависимости от стоящих перед ним задач. Первый тип сотрудника направляется в состав рабочей группы тогда, когда требуется обеспечить информирование руководителя подразделения обо всех решениях рабочей группы. В данной ситуации руководитель, получив информацию, задействует свой административный ресурс и лоббирует интересы своего подразделения через лиц, принимающих окончательное решение. Тем самым работа группы дезавуируется, а принятое ею решение корректируется с учетом интересов лоббирующего подразделения. Второй тип сотрудника вводится в рабочую группу, когда необходимо оказать влияние на подготавливаемое решение рабочей группы в стадии его выработки. Для этого в состав группы вводится профессионал, способный аргументировать и настоять на внесении в подготавливаемое решение позиций, отвечающих интересам исключительно своего подразделения. При данном подходе лоббирование внутриуправленческих интересов носит деструктивный характер.
Третий подход является подходом реальной заинтересованности. В данном случае руководитель подразделения направляет в состав рабочей группы профессионала, но в отличие от решения задачи деструктивного лоббирования, ему ставится задача выработки конструктивного, оптимального решения, направленного на обеспечение положительных изменений или повышение эффективности деятельности в общей организационной структуре, в которую входит и его подразделение.
На работу временной рабочей группы, ее организацию, управляемость и качество конечной продукции оказывает значительное влияние ее размер. Большое количество членов рабочей группы, с одной стороны, повышает интеллектуальный потенциал, обеспечивает возможность оказания и получения помощи членами группы, не прибегая к не входящим в состав группы людям. В составе рабочей группы значительно возрастает личная мотивация, ответственность каждого члена группы.
С другой стороны, деятельность членов рабочей группы больших размеров формализуется пропорционально ее размеру, появляется раздробленность группы на более мелкие группы, усиливается внутригрупповая иерархия. Все это приводит к бюрократизации деятельности группы. В ходе деятельности рабочей группы возникает комплекс взаимодействий между ее членами, формируются факторы влияния ряда членов группы на остальной состав группы. Иногда эти факторы влияния оказывают негативное воздействие на каждого члена группы. Так, к подобным факторам можно отнести следующее:
— личные цели иногда приходят в противоречие с групповой, что может побудить некоторых членов группы использовать ее для достижения собственных целей, даже в ущерб решению поставленной задачи;
— в процессе принятия решений могут доминировать лишь несколько сильных настойчивых членов, лишающих других возможности высказаться и
быть услышанными. При этом имеет значение реальный или воображаемый статус участников. Члены группы могут не решиться критиковать суждения индивидов с более высоким статусом, а лица с низким статусным уровнем могут быть вообще исключены из работы. Эти факторы воздействия могут породить феномен «группового мышления», который состоит в том, что члены рабочей группы тесно связаны между собой и стремятся прежде всего к групповому единодушию. Во многом групповое мышление связано с внутригрупповым давлением и приводит к значительному снижению эффективности принимаемых решений. Такая ситуация может привести к тому, что члены группы жертвуют реалистической оценкой действительности и разумным выбором путей действия.
Негативная направленность возникновения эффекта группового мышления обусловливается вовлеченностью в групповое мышление членов группы до такой степени лояльности друг к другу, что это препятствует здравым суждениям, на которые способен каждый член группы в отдельности. Давление в пользу единодушия и лояльности внутри группы настолько возрастает, что оно существенно ослабляет ее эффективность и этические принципы.
Выделяются следующие симптомы негативного группового мышления:
— иллюзия неуязвимости;
— нивелировка у отдельных членов группы чувства личной ответственности за принимаемые решения;
— не подвергаемая сомнениям вера в правоту группы;
— примитивные и стереотипные взгляды на противников или соперников;
— прямое давление на оппозиционного члена группы, выступающего против любого принятого группой стереотипа, иллюзии или обязательства;
— внутренняя цензура по отношению к отклонению от группового консенсуса;
— разделяемая всеми членами группы иллюзия единодушия;
— появление добровольцев, выполняющих функции «жандармов умов».
В рамках рассмотрения факторов влияния на членов рабочей группы необходимо подробно остановиться на стиле руководства группой. Вопрос руководства группой, как правило, решается на стадии ее формирования. Специфичность состава группы, высокий интеллектуальный и научный потенциал ее членов, их достаточно высокий социальный статус накладывают большую ответственность на определение руководителя группы. Несомненно, что эта личность должна быть уважаема остальными членами группы, но не обладать подавляющим личным авторитетом.
Известно, что руководитель группы не обязательно является ее лидером, который может определиться в ходе начавшейся работы. Причем лидер представляет собой авторитет для большинства членов группы, и его мнение по тому или иному вопросу уважаемо, а иногда носит доминирующий характер. И очень важно, чтобы руководитель и лидер оказывали друг другу всяческую поддержку, но самой идеальной является ситуация, когда руководитель и лидер являются одним и тем же лицом.
Из-за особенностей потенциала членов группы, являющихся, как уже указывалось в данной работе, высокопрофессиональными сотрудниками с высоким личным социальным статусом, не каждый из существующих стилей руководства будет успешным и оптимальным.
Так, представляется маловероятным возможность добиться от членов рабочей группы максимально эффективной работы в случае возникновения авторитарного стиля управления. Это связано с тем, что психологически уже описанная категория людей, включаемых в состав временной рабочей группы, не потерпит методов руководства, присущих этому стилю.
Нейтральный, попустительский стиль руководства достаточно опасен для рабочей группы. Он не формирует условий и предпосылок к сотрудничеству между членами группы, руководитель как бы отстраняется от деятельности группы. В результате деятельность группы приобретает анархический характер, члены группы начинают формировать внутригрупповые подгруппы и работать автономно. Происходит фактическое смещение цели работы группы при внешнем ее сохранении и, как следствие, выработанное решение носит отрывочный характер, не связанный идеологически и по смыслу материал.
Именно в условиях нейтрального стиля руководства создаются предпосылки к подмене при выполнении руководящих функций назначенного руководителя группы ее лидером, что может иметь негативные последствия. Ранее, при описании подходов к направлению сотрудников в состав рабочей группы, мы рассматривали вопрос лоббирования. При возникновении ситуации с фактической заменой руководителя лидером вероятна узурпация руководящих полномочий лидером, имеющим заранее определенную установку.
Представляется, что наиболее подходящим стилем руководства временной рабочей группой является демократический, или, иными словами, коллегиальный стиль. С формальной стороны демократический стиль обеспечивает участие в работе всех членов группы. Инструкции, распоряжения и запреты выражаются не в форме жестких приказов, а высказываются в форме предложений, инициируют дискуссии. Конструктивный стиль руководителя, уважение к работе каждого члена группы гарантирует поддержку лидера группы.
Мы рассмотрели лишь некоторые аспекты формирования и организации деятельности временных рабочих групп. Предложенная вашему вниманию статья ставит больше вопросов, чем дает ответов и рекомендаций. Но интерес к изучению проблем временных рабочих групп в ближайшее время будет расти, ведь именно они позволяют при минимальных ресурсных затратах, в том числе кадровых, материальных и финансовых, обеспечить выработку решения или нескольких решений поставленной перед ними задачи с максимальным качеством работы и эффективностью. Кроме того, сокращение штатной численности в системе государственных органов власти обострит интерес к временным рабочим группам на государственном уровне.
Литература
1. Багрецкий, С.А. Диагностика социально-психологических характеристик малых групп с внешним статусом. Сер. Учебники для вузов. Специальная литература / С.А. Багрецкий, В.М. Львов, В.В. Наумов, К.М. Оганян. —
СПб.: Издательство «Лань», Издательство Санкт-Петербургского университета МВД России, 1999. — 640 с. См. стр. 22.
2. Удальцова, М.В. Социология управления: Учебное пособие / М.В. Удаль-цова. — М.: ИНФРА-М, Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. — 144 с.
