CC BY
35
Всё для бухгалтера
НАЛИЧНЫЕ РАСЧЕТЫ В БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ
Л. П. КУРОЧКИ НА, кандидат экономических наук, доцент кафедры бухгалтерского учета и аудита Костромского государственного технологического института
Наличные расчеты в бюджетных учреждениях должны являться объектом пристального внимания. В процессе наличных расчетов происходит исполнение бюджета, обязательств с работниками по оплате труда, возникают налоговые обязательства.
Основными нормативными документами, регулирующими ведение и учет кассовых операций в бюджетных учреждениях, являются:
1. Положение ЦБР от 5 января 1998 г. № 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации» (утверждено ЦБР 19 декабря 1997 г.) (с изм. и доп. от 22 января 1999 г., 31 октября 2002 г.).
2. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации (утвержден решением Совета директоров Центробанка России 22 сентября 1993 г. № 40).
3. Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».
4. Инструкция по бюджетному учету, утвержденная
приказом Министерства финансов РФ N9 70н от 26 августа 2004 г.
Для учета движения наличных денежных средств предназначен активный счет 20104000 «Касса», который детализируется на счета:
— 20104510 «Поступления в кассу»;
- 20104610 «Выбытия из кассы».
При приеме в кассу наличных денежных средств за товары, выполненные работы, оказанные услуги следует руководствоваться Федеральным законом № 54-ФЗ, в соответствие с которым всеми организациями при осуществлении наличных денежных расчетов в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг применяется контрольно-кассовая техника (ККТ).
При расчетах с населением можно использовать вместо ККТ бланки строгой отчетности, приравненные к кассовым чекам. Их форма утверждается Министерством финансов Российской Федерации по обращению заинтересованных органов государственной власти. Центрального банка Российской Федерации и организаций, объединяющих субъектов предпринимательской деятельности, занятых в определенной сфере услуг.
Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденное постановлением Правительства РФ от 31 марта 2005 г. № 171, определило перечень документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, приравненных к кассовым чекам. В него включены: квитанции, билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы и другие документы, предназначенные для осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случае оказания услуг населению.
В бюджетных учреждениях таким бланком является квитанция формы 0504510, установленная Инструкцией N9 70н, и может применяться до утверждения новой формы в соответствии с Положением, но не позднее 1 января 2007 г. Квитанция формы 0504510 является первичным учетным документом.
В соответствие с письмом Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 28 октября 2004 г. N° 03-01-10/5-103 бланки строгой отчетности должны изготавливаться типографиями, имеющими лицензию на деятельность по изготовлению защищенной от подделок полиграфической продукции.
Учет бланков по их наименованиям, сериям и номерам ведется в книге по учету бланков, л исты которой должны быть пронумерованы, прошнурованы и подписаны руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) учреждения, скреплены печатью
(штампом). Руководитель заключает с работником, которому поручается получение, хранение и выдача бланков, а также прием от населения наличных денежных средств согласно оформленным бланкам, договор о полной материальной ответственности работников (Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г N9 197-ФЗ ст. 244).
Бланки принимаются работником в присутствии комиссии, назначенной руководителем учреждения, в день поступления бланков. Комиссия проверяет соответствие фактического количества, серий и номеров бланков данным, указанным в сопроводительных документах (накладных, квитанциях и т.п.), и составляет Акт приемки бланков. Этот акт, утверждаемый руководителем организации, является основанием для принятия бланков на учет указанным работником. Копии использованных бланков хранятся в учреждении в систематизированном виде не менее 5 лет и уничтожаются на основании акта об их списании, составленного комиссией, образованной руководителем. Списание испорченных бланков оформляется Актом о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816).
Для учета бланков строгой отчетности предназначен забалансовый счет03 «Бланки строгой отчетности», на котором отражается стоимость бланков в условной оценке 1 руб. за 1 бланк. Стоимость приобретения этих бланков списывается на финансовый результат 40101200 «Расходы учреждения».
Инструкцией N5 70н п. 94 установлено, что прием в кассу наличных денежных средств от физических лиц производится по Квитанции (ф. 0504510) и Приходным кассовым ордерам (ф.0310001). При этом не конкретизируется, следует ли применять эти формы одновременно: оформлять приходный кассовый ордер на каждую квитанцию л ибо на их совокупность за один рабочий день. Инструкция N9 70н устанавливает процедуру приема средств уполномоченными лицами, которые ежедневно сдают в кассу учреждения денежные средства, оформленные Реестром сдачи документов, с приложением квитанции (копий). Следовательно, в этом случае, на мой взгляд, на итоговую сумму реестра возможно оформление одного приходного ордера. Считаю, что такую же процедуру можно использовать и при расчетах непосредственно в кассе с оформлением реестра и единичного приходного ордера за рабочий день.
При расчетах с юридическими лицами наличными денежными средствами однозначно должна быть использована ККТ. При этом вместе с кассовым чеком выписывается приходный кассовый ордер, квитанция к которому выдается лицу, вносящему денежные средства в кассу. Необходимость формирования двух документов (кассовый чек и приходный кассовый ордер) по одному платежу подтверждены:
- письмом МНС РФ от 12 мая 2004 г. N9 33-0-11/330, в котором сказано: «при расчетах между организациями на сумму полученных наличных денежных средств в обязательном порядке пробивается кассовый чек и выписывается приходный кассовый ордер»;
письмом Департамента косвенных налогов МНС РФ от 6 мая 2004 г. № 03-1-08/1141/15, которое указывает на то, что ранее принятые и не отмененные нормативные акты действуют в части, не противоречащей Федеральному закону N0 54-ФЗ. К числу таких нормативных актов, в частности, относится Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации. Следует помнить, что по указанию Центробанка России от 14 ноября 2001 г. № 1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке» предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке составляет 60 тыс. руб.
Согласно письму МНС РФ и Центробанка России от 1, 2 июля 2002 г. № 24-2-02/252, 85-Т предельный размер расчетов наличными деньгами относится к расчетам в рамках одного договора, заключенного между юридическими лицами по одному или нескольким денежным документам.
В процессе своей деятельности бюджетные учреждения нередко являются получателями денежных средств от юридических лиц в виде подарков и пожертвований. Следует ли в этом случае использовать ККТ? В соответствие с письмом Федеральной налоговой службы от 2 ноября 2004 г. N9 33-0-09/691 «О применении ККТ», если организация или индивидуальный предприниматель выступают получателями наличных денежных средств в результате совершения операций, не связанных с продажей товаров, выполнением работ или оказанием услуг, они не должны применять контрольно-кассовую технику, в том числе: при возврате подотчетных сумм, при возврате заемщиком суммы беспроцентного займа; при получении безвозмездной благотворительной помощи, если получение этой помощи не связано с возникновением у получателя обязанности выполнить для передающего лица работы, оказать передающему лицу услуги.
При поступлении доходов в учете отражаются записи:
1. Поступление денежных средств, связанное с зачислением администрируемых учреждением доходов (дарение, пожертвование):
Д 20104510 «Поступления в кассу» К 340101180 «Прочие доходы учреждения».
2. Поступление денежных средств, связанное с зачислением администрируемых учреждением
доходов (погашение дебиторской задолженности покупателей):
Д 20104510 «Поступления в кассу» К 20500660 «Уменьшение дебиторской задолженности по доходам» с конкретизацией по соответствующим счетам аналитического учета. 3. Поступление денежных средств, связанное с зачислением администрируемых учреждением доходов (розница): Д 20104510 «Поступления в кассу» К 40101130 «Доходы от рыночных продаж, товаров, работ, услуг».
При расчетах с подотчетными лицами оформляются следующие документы: 1. Выдача авансов из кассы подотчетному лицу оформляется расходным кассовым ордером (ф. 0310002) на основании: приказа о направлении работника в командировку по форме № Т-9 (постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»); распоряжения руководителя, составленного на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается.
В случае выдачи наличных денежных средств из кассы в подотчет нескольким лицам взамен индивидуальных расходных кассовых ордеров (ф. 0310002) оформляется ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501).
2. Возврат неизрасходованного остатка аванса подотчетным лицом оформляется приходным кассовым ордером на основании Авансового отчета с приложенными к нему документами, подтверждающими произведенные расходы. Согласно Приложению 3 Инструкции № 70н Авансовый отчет отнесен к рекомендуемым регистрам бюджетного учета и для него определен состав обязательных реквизитов и показателей.
Выдача наличных денежных средств под отчет оформляется записью:
Д 20800560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц» с конкретизацией по соответствующим счетам аналитического учета К 20104610 «Выбытия из кассы». Возврат неизрасходованного остатка от подотчетного лица оформляется записью: Д 20104510 «Поступления в кассу» К 20800660 «Уменьшение дебиторской задолженности от подотчетных лиц» с конкретизацией по соответствующим счетам аналитического учета.
Выдача работникам средств по оплате труда производится по расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401), составленной на основании:
приказа руководителя учреждения о зачислении, увольнении и перемещении сотрудников в соответствии с утвержденными штатами и ставками заработной платы;
табеля учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ф. 0504421); записки-расчета об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях (ф. 0504425); других документов.
На основании данных по расчетно-платежной ведомости составляется расходный кассовый ордер.
Если разовые расчеты не совпадают с составлением общего расчета, то применяется платежная ведомость (ф. 0504403) или расходный кассовый ордер. Информация по этим документам в дальнейшем заносится в расчетно-платежную ведомость (Указания по применению форм первичных учетных документов, Приложение 2 Инструкции N9 70н).
При выдаче из кассы наличных денежных средств раздатчикам, определенным приказом руководителя учреждения, и с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности, оформляется Книга учета выданных раздатчикам денег на выплату заработной платы, денежного довольствия военнослужащих и стипендий.
Расчеты с работниками по оплате труда, пособий и прочих выплат отражаются в учете:
1. Выдача заработной платы и денежного довольствия из кассы учреждения:
Д 30201830 «Уменьшение кредиторской задолженности по оплате труда» К 20104610 «Выбытия из кассы».
2. Выдача стипендии из кассы учреждения:
Д 30216830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим расходам» К 20104610 «Выбытия из кассы».
3. Вьщача сумм оплаты труда лицам, не состоящим в штате учреждения, по договорам гражданско-правового характера:
Д 30207830 «Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате прочих услуг» К 20104610 «Выбытия из кассы».
4. Выдача депонентской задолженности:
Д 30402830 «Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами»
5. Оплата больничных листов:
Д 30213830 «Уменьшение кредиторской задолженности по социальному страхованию населения» К 20104610 «Выбытия из кассы». При получении средств из бюджета со счетов органа казначейства следует руководствоваться приказом Минфина России от 21 сентября 2004 г. N9 85н «О порядке обеспечения наличными де-
ньгами получателей средств бюджетов бюджетной системы Российской Федерации», в соответствии с которым получатель средств оформляет Заявку на получение наличных денег (ф. 0510033) и денежный чек. При внесении наличных средств на счета бюджета оформляется Объявление на взнос наличными (ф. 0402001). На основании указанных документов оформляются приходный или расходный кассовые ордера и бухгалтером производятся соответствующие записи в учете.
Поступление наличных денежных средств со счета бюджета учреждения, открытого в органе, осуществляющем кассовое обслуживание исполнения бюджетов, в соответствии с Инструкцией №70н в учете оформляется следующим образом: Д 20104510 «Поступления в кассу» К30405000 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов» с добавлением соответствующего кода классификации расходов.
Внесение наличных денежных средств на счет бюджета, открытый в органе, осуществляющем кассовое обслуживание исполнения бюджетов, отразится в учете:
Д 30405000 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов» с добавлением соответствующего кода классификации расходов
К20104610 «Выбытия из кассы». В связи с тем, что для обеспечения получателей средств бюджета наличными деньгами органу федерального казначейства в банке открывается отдельный счет № 40116 «Средства для выплаты наличных денег бюджетополучателям», возникает необходимость ведения дополнительного счета как обоснования кассовых разрывов. Согласно письму Минфина России и Федерального казначейства от 18 марта 2005г. N9 02-14-10а/462, 42-7.1-01/5.1-58 бюджетные учреждения должны в учете отражать получение со счета бюджета и возврат наличных денежных средств следующим образом: 1. На основании Заявки на получение наличных денежных средстве отметкой органа Федерального казначейства:
Д 30600830 «Уменьшение кредиторской задолженности по выплате наличных денег органами, осуществляющими кассовое обслуживание исполнения бюджетов» К 30405000 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов» с добавлением соответствующего кода классификации расходов.
2. Получение наличных денег в кассу на основании приходного кассового ордера:
Д 20104510 «Поступления в кассу» К 30600730 «Увеличение кредиторской задолженности по выплате наличных денег органами, осуществляющими кассовое обслуживание исполнения бюджетов».
3. Возврат неиспользованных наличных денег на основании расходного кассового ордера и квитанции к объявлению на взнос наличными:
Д 30600830 «Уменьшение кредиторской задолженности по выплате наличных денег органами, осуществляющими кассовое обслуживание исполнения бюджетов» К 20104610 «Выбытия из кассы».
4. На основании Справки (ф. 0504833), приложенной к выписке из соответствующего лицевого счета:
Д 30405000 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов» с добавлением соответствующего кода классификации расходов К 30600730 «Увеличение кредиторской задолженности по выплате наличных денегорганами, осуществляющими кассовое обслуживание исполнения бюджетов». Если учреждение обслуживается в органах местного казначейства, которое не открывает отдельных счетов для обеспечения наличными средствами бюджетополучателей, то можно рекомендовать ведение учета в соответствии с Инструкцией №70н без использования дополнительно счета 30600000 «Расчеты по выплате наличных денег органами, осуществляющими кассовое обслуживание исполнения бюджетов».
