CC BY
101
МУНИЦИПАЛЬНЫЕ АРХИВЫ ХМАО — ЮГРЫ: ОРГАНИЗАЦИЯ И ОСОБЕННОСТИ СУРГУТСКОГО АРХИВА
Арасланова Вера Алексеевна
канд. геогр. наук, доцент кафедры социально-гуманитарных дисциплин Сургутского государственного педагогического университета, РФ, Ханты-
Мансийский автономный округ — Югра, г. Сургут
E-mail: oikovera@mail. ru Бурмистрова Екатерина Сергеевна студент 4 курса специальности Документоведение и документационное обеспечение управления Сургутского государственного педагогического университета, РФ, Ханты-Мансийский автономный округ — Югра, г. Сургут
MUNICIPAL ARCHIVES OF KHMAD YUGRA: ORGANIZATION AND PECULIARITIES OF THE SURGUT ARCHIVE
Vera Araslanova
candidate of Geography, associate professor of the Department of Humanities and Social Studies, Surgut State Pedagogical University, RF, Khanty-Mansi Autonomous
Okrug — Yugra Surgut Ekaterina Burmistrova
student of the 4th year, major,Document Science and Document Support of Management, Surgut State Pedagogical University, RF, Khanty-Mansi Autonomous
Okrug — Yugra Surgut
АННОТАЦИЯ
Цель данной статьи: выявить особенности одного из муниципальных архивов ХМАО — Югры. Объект исследования архив г. Сургута, а предмет его деятельность. Из статьи следует, что: архив г. Сургута — один из самых крупных архивов ХМАО — Югры; большая часть его работников — молодые квалифицированные специалисты; архив лидирует в округе по количеству выполненных запросов социально-правового характера; архив один из первых в округе начал сотрудничать с негосударственными структурами.
ABSTRACT
The goal of this article is to identify peculiarities of one of the municipal archives of KhMAD Yugra. The Surgut archive is the object of the research, while its activity is the research subject. It is clear from the article that the Surgut archive is one of the biggest archives of KhMAD Yugra; the majority of staff is comprised of young skilled professionals; the archive is the leader of the neighborhood by the
number of executed requests of social and legal nature; the archive has been one of the first in the neighborhood to start cooperating with non-governmental structures.
Ключевые слова: архивный отдел Администрации г. Сургута; Сургутский архив.
Keywords: archives department of Surgut administration; Surgut archive.
Ханты-Мансийский автономный округ образован постановлением ВЦИК от 10 декабря 1930 года «Об организации национальных объединений в районах расселения малых народностей Севера» и входил в Уральскую область. Первое название региона — Остяко-Вогульский национальный округ. 23 октября 1940 года переименован в Ханты-Мансийский национальный округ. Назначение Ханты-Мансийского округа состояло в том, чтобы содействовать национально-культурному и социально-экономическому развитию народов Севера. Данное административное образование, закрепляло территориальные расселения народов Севера — ханты и манси, выражало их особый государственно-правовой статус, но по объёму прав мало чем отличалось от обычной административно-территориальной единицы. В настоящее время Ханты-Мансийский автономный округ — Югра — это самостоятельный субъект Федерации с численностью населения более 1,5 млн. человек, из которых 31 тыс. человек или примерно 2 % — представители коренных малочисленных народов Севера: ханты, манси и лесные ненцы. Площадь региона сравнима с территорией Франции или Украины, где половина коренного населения ведёт традиционный образ жизни [6].
Первый архив в Югре был создан 1 октября 1934 года, когда Совет рабочих, крестьянских и солдатских депутатов Остяко-Вогульского национального округа принял постановление о создании окружного архивного бюро (окружного архива) В течение 1935 года в архиве было собрано 750 единиц хранения, в 1936—1938 годах свыше 7 тысяч дел. В 1937 году оборудовано архивохранилище, занимавшее первоначально два небольших
кабинета в здании окружного исполнительного комитета. С этого времени началась работа по систематизации документов, их разборке и первичному учету и постепенно налаживался контроль за состоянием архивов государственных учреждений [2].
В составе Архивного фонда Ханты-Мансийского автономного округа свыше 770 тыс. дел, отражающих материальную и духовную жизнь округа с момента его образования (1930 г.) по сегодняшний день, более 340 тыс. дел по личному составу, имеющих большое значение для подтверждения социальных прав и льгот граждан.
Исполнительным органом государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа — Югры, осуществляющим функции по реализации единой государственной политики, оказанию государственных услуг, а также государственному региональному контролю в сфере архивного дела является Служба по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа — Югры [5].
Кроме того, на территории округа находится Казенное учреждение Ханты-Мансийского автономного округа — Югры «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа — Югры» и 22 муниципальных архива [5]. Одним из таких, является Архивный отдел Администрации г. Сургута. Архивный отдел Администрации г. Сургута — один из самых крупных архивов Ханты-Мансийского автономного округа — Югры. Его фонды включают управленческую документацию, а также документы, отражающие социально-экономическое, политическое и культурное развитие г. Сургута и Сургутского района с 1863 г.
Официально Сургутский архив образован в 1937 г., когда в стране шла организация архивных учреждений районного звена. В 1940—1950-е гг. в архиве собиралось до 1,5 тысяч дел, которые затем обрабатывались и отправлялись в окружной и областной архивы на постоянное хранение. Только с 1968 г. решением Тюменского областного исполнительного комитета Сургутский архив стал учреждением с постоянным хранением документов на
месте, а в 1992 г. в связи с реорганизацией Сургутского городского исполнительного комитета в городскую администрацию архив передан в штаты управления делами администрации города.
Сегодня архивный отдел является структурным подразделением исполнительно-распорядительного органа местного самоуправления городской округ город Сургут — Администрации города Сургута и уполномоченным органом по осуществлению отдельных государственных полномочий Ханты-Мансийского автономного округа — Югры по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ханты-Мансийского автономного округа — Югры [4].
Отдел сотрудничает более чем с 200 предприятиями, учреждениями, организациями города и района. Желающим наладить делопроизводство, архив оказывает методическую и консультативную помощь в организации этой работы. Специалисты отдела консультируют по самому широкому кругу вопросов: начиная с ознакомления с нормативными актами, ГОСТами, правилами оформления документов и заканчивая тем, как правильно подготовить дела на передачу в архив, на ведомственное хранение, каковы должны быть условия сохранности документов. Основу работы архивного отдела по совершенствованию организации документов в делопроизводстве учреждений составляет проведение комплексных и тематических проверок, в ходе которых не только и не столько дается оценка состояния делопроизводства и архива, сколько оказывается практическая помощь [3].
Для принятия стратегических решений по развитию организации, совершенствованию системы управления и эффективному управлению персоналом руководитель должен располагать по возможности полной социальной структурой коллектива, характеризующей трудовой коллектив организации как совокупность общественных групп, классифицированных по полу, возрасту, стажу работы и другим показателям [1].
В штате архивного отдела трудится 13 человек: руководитель, заместитель руководителя, 11 специалистов. Возрастной ценз работников: от 20 до 34 лет —
54 %; от 35 до 50 лет — 30 %; старше 50 лет — 16 %. Доля молодых специалистов со стажем работы до 5 лет составляет 23 %; со стажем работы от 5 до10 лет — 38 %; 10—15 лет — 23 %; свыше 15 лет — 16 %.
Так, по мнению А.П. Егоршина «в прорыве» желательно опираться на молодежь до 30 лет, а в стадии стабильной и надежной работы — на 40-летних [1, с. 261]. В нашем случае, на основе анализа социальной структуры архива, можно констатировать, что в отделе работают только женщины, из них большая часть в возрасте до 35 лет, имеющие высшее профильное образование и достаточный опыт работы в архивных учреждениях.
Следовательно, молодые квалифицированные специалисты обеспечивают прогрессивную работу отдела, достигают высоких показателей в выдаче архивных справок по запросам граждан и организаций, что является наиболее значимой муниципальной услугой, оказываемой специалистами архива.
По количеству выполненных запросов социально-правового характера Сургут лидирует в округе. Так, если в 2005 году архивом подготовлено и выдано 7 725 справок, за 2006 год количество выданных справок составляло 10 764, то в 2013 году — около 21 000 справок.
Главной целью любого архива является выявление и сохранение документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации. Фонды архива ежегодно пополняются новыми массивами документов. В таблице 1 представлены данные о количестве фондов и единиц хранения архивного отдела.
Таблица 1.
Характеристика фондов архивного отдела Администрации г. Сургута
Состав документов Количество фондов на 01.01.2014 Количество единиц хранения на 01.01.2014
Управленческая документация 255 45 372
Документы личного происхождения 11 540
Документы по личному составу 11 1683
Всего 277 47 595
В настоящее время в архив приняты на хранение дела (документы по личному составу) от 800 ликвидированных организаций. Такие документы хранятся 75 лет и служат основанием для социально-правовой защиты граждан.
Тематика обращений в архивный отдел Администрации г. Сургута широка: от жизни и деятельности отдельных лиц, изучения своей родословной до организации различных служб города и района; истории образования, культуры, здравоохранения, транспорта, местной промышленности, вопросы юридического и социально-правового характера.
На сегодняшний день наиболее запрашиваемые документы: решения исполкомов и сессий районного и городского Советов народных депутатов; основания для принятия решений по землеотводу, по строительству и вводу в эксплуатацию зданий и сооружений, предоставлению жилья, передачи права собственности на здания, земельные участки в садово-огороднических кооперативах; а также документы по личному составу: подтверждение трудового стажа, выписки о заработной плате, северных коэффициентов к заработной плате, нахождение в отпусках, местонахождение предприятий, заключению срочных трудовых договоров и др.
С целью сохранения ценных источников истории современности, архив принимает меры по сохранению документов негосударственных структур, одна из которых — оформление договорных отношений между муниципальным образованием городской округ город Сургут и негосударственными организациями. Так, в настоящее время архивный отдел ведёт переговоры о сотрудничестве с негосударственными организациями, являющимися градообразующими и отражающими промышленное и энергетическое развитие территории г. Сургута и Сургутского района. Проект договора уже разработан, и в одну из таких организаций (ОАО «Сургутнефтегаз») направлено письмо-предложение о сотрудничестве.
Кроме того, одним из приоритетных направлений деятельности отдела является информатизация архивного дела, а именно процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путём внедрения в архивное дело теоретических и прикладных разработок информатики, а также использования в работе архивов компьютерной техники и программного обеспечения.
В последние годы заметно повысилось значение архивной службы города не только как центра организации архивного дела, но и как научного учреждения, располагающего широкими возможностями для изучения и популяризации исторических источников, что обусловлено, на наш взгляд, рядом особенностей, отличающих данный архив от других архивов округа стали:
• архивный отдел Администрации г. Сургута — один из самых крупных архивов ХМАО — Югры;
• большая часть работников архива — квалифицированные специалисты в возрасте до 35 лет;
• Сургут лидирует в округе по количеству выполнения запросов социально-правового характера;
• архив один из первых в округе начал сотрудничать с негосударственными структурами.
Таким образом, можно сделать вывод о том ,что позитивные изменения в деятельности архивного отдела Администрации г. Сургута связаны в первую очередь с грамотным руководством коллективом, большая часть которого — молодые квалифицированные специалисты, имеющие достаточный стаж и опыт работы в архивных учреждениях, что приводит не только к достижению высоких показателей по основным видам деятельности, но и к эффективному сотрудничеству со многими организациями города, получающими методическую помощь от специалистов отдела в области делопроизводства и архивного дела. Из чего следует, что от правильной организации архивной работы зависит не только документальное представление об органах местного
самоуправления и исполнительно-распорядительных органах муниципального образования городской округ город Сургут. Благодаря архиву наши потомки могут унаследовать богатую историю развития нефтяной и газовой промышленности на территории не только г. Сургута, но и всего Ханты-Мансийского автономного округа — Югры.
Список литературы:
1. Егоршин А.П. Управление персоналом. Н. Новгород: НИМБ, 2003. — с. 261.
2. История архивного дела в Югре // Сайт «Архивы Югры». [Электронный ресурс] — Режим доступа — URL: http://www.arhivugra.admhmao.ru/wps/porta
l/archive/home/arhivnoyedelo/material/70df6db8-3c7 (дата обращения 26.01.2014).
3. История Сургутского архива // Официальный web-сервер Администрации г. Сургута. [Электронный ресурс] — Режим доступа — URL: http://www.admsurgut.ru/state.php?ttop=120087 (дата обращения 26.01.2014).
4. Положение об архивном отделе Администрации города Сургута //Официальный web-сервер Администрации г. Сургута. Екатеринбург: веб-студия «CASTCOM». — 2003. [Электронный ресурс] — Режим доступа — URL: http://www.admsurgut.ru/state.php?ttop=120087 (дата обращения 26.01.2014).
5. Положение о Службе по делам архивов ХМАО — Югры // Сайт «Служба по делам архивов ХМАО — Югры. [Электронный ресурс] — Режим доступа — URL: http://www.archivesl.admhmao.ru/wps/portal/arch (дата обращения 26.01.2014).
6. Ханты-Мансийский автономный округ — Югра: общие сведения // Единый официальный сайт государственных органов ХМАО — Югры. [Электронный ресурс] — Режим доступа — URL: http://www.admhmao.ru/wps/portal/hmao (дата обращения 26.01.2014).
