Моделирование оценки эффективности управления организацией Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

Ссылка на статью_

Христенко Л.Н. Моделирование оценки эффективности управления организацией/ Л.Н. Христенко // Управлшня проектами та розвиток виробництва. Зб.наук.пр. -Луганськ: вид-во СНУ iм. В.Даля, 2003. - № 4(8).- C.143-150._

УДК 338.242.2

Л.Н. Христенко

МОДЕЛИРОВАНИЕ ОЦЕНКИ ЭФФЕКТИВНОСТИ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ

Рассмотрен подход к выбору показателей оценки эффективности управления с позиции построения дерева целей организации. Выделены категории оценки эффективности управления, соответствующие управляемой и управляющей подсистемам системы управления. Приведена модель оценки эффективности управления на базе выделенных категорий с учетом фактора времени. Рис. 3., ист. 10.

Л.М. Христенко

МОДЕЛЮВАННЯ ОЦ1НКИ ЕФЕКТИВНОСТ1 УПРАВЛ1ННЯ ОРГАН1ЗАЦ1СЮ

Розглянуто пщхщ до вибору чинниюв оцЫки ефективност управлiння з позицiй побудови дерева цтей органiзацiÏ. Bидiленi категорп' оцЫки ефективностi управлiння, що вiдповiдають керуючм та керованiй пiдсистемам системи управлЫня. Приведена модель оцiнки ефективностi управлЫня на базi видiлених категорiй з урахуванням фактору часу. Рис. 3, дж. 10.

L.N. Hristenko

MODELLING THE EVALUATION OF ORGANIZATION MANAGEMENT EFFICIENCY

The approach to the choice of management efficiency evaluation indicators according to the constructing organization objectives tree is considered. The categories of the management efficiency evaluation that are appropriate to the managerial and manageable sub-systems of the management system are outlined. The model of the management efficiency evaluation in accordance to the outlined categories and time factor is constructed.

Постановка проблемы. Эффективность управления означает результативность, успешность деятельности организации, оптимальность системы управления организацией в рыночных условиях с целью достижения запланированных результатов. Любая эффективно функционирующая и развивающаяся организация должна разрабатывать методику и создавать систему показателей измерения и оценки эффективности управления с целью установления определенных показателей, используемых в дальнейшем для анализа управленческой и производственно-хозяйственной деятельности предприятия.

Целью статьи является проблема разработки методологической базы оценки эффективности управления организацией.

Анализ последних исследований. Концепция управления организацией отражает основные принципиальные положения модели, взятой за основу ее

"УправлЫня проектами та розвиток виробництва", 2003, № 4(8)

1

построения. Анализируя точки зрения различных авторов, можно выделить два направления построения моделей организации - это модели закрытого и открытого типов [1,2,3].

Изложение основного материала исследования. К моделям закрытого типа относятся:

- модель организации, базирующаяся на теоретических положениях школы научного управления, при которой большое значение придается анализу технико-экономических связей и зависимости различных внутренних факторов деятельности организации. В связи с эти понятие эффективности управления отождествляется с понятием эффективности производственной деятельности организации (экономической эффективности);

- модель организации, базирующаяся в положениях теорий человеческих отношений и поведенческих наук, где основным резервом эффективности управления организацией выступает только один внутренний фактор -человеческий ресурс, подчиняющий все остальные факторы деятельности организации. При этом эффективность управления отождествляется с понятием «экономической эффективности управленческого труда».

В системах открытого типа измерение и оценка управления организацией производятся с учетом взаимосвязей и взаимозависимостей элементов, подсистем и всей системы в целом с факторами внешней среды. Сюда относятся:

- модель организации, базирующейся на положениях теории систем;

- модель организации, базирующейся на представлении о роли организации как общественного института.

В моделях открытого типа главным направлением деятельности становится стратегическое управление, предполагающее разработку планов стратегического развития и методов их реализации. Это управление, которое опирается на человеческий потенциал как на основу организации и ориентирует деятельность организации на запросы потребителя, осуществляет гибкое регулирование и своевременные изменения в организации, отвечающие вызову окружения и позволяющие добиваться конкурентных преимуществ, что в совокупности позволяет организации выживать и достигать своей цели в долгосрочной перспективе [4].

Эффективность работы организации зависит от таких факторов:

- качества целеполагания, то есть соответствия планируемых целей требованиям внешней среды, возможностям предприятия и интересам персонала;

- силы и направленности мотиваций, побуждающих членов организации к достижению целей;

- адекватности выбранных стратегий поставленным целям;

- объема и качества вовлекаемых в производство ресурсов.

Три первых фактора характеризуют стратегический аспект эффективности управления, а последний - тактический. Сведение оценок эффективности управления лишь к одной - отношению результата к затратам - на деле означает игнорирование критериев принятия стратегических решений, от которых и зависит их качество. Проводить оценку эффективности управления организацией только на основании стратегических показателей, которые соответствуют стратегическим целям, также не всегда эффективно, так как теряются внутренние показатели оценки достижения промежуточных результатов [2]. С этой позиции оценку эффективности управления необходимо дополнить текущими и оперативными показателями. А поскольку далеко не все 2 "Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2003, № 4(8)

организации занимаются стратегическим планированием (установлением долгосрочных целей), оценка эффективности управления организацией в целом проводится только на основании оперативных показателей, то есть путем соизмерения достигнутых результатов с оперативными целями управления.

В тех случаях, когда для оценки эффективности управления не достаточно одного направления исследования, которое ограничено соизмерением полученного результата с намеченными целями, необходимо использовать другую сторону оценки эффективности управления, которая предполагает, что полученные результаты в ходе управления могут сравниваться также с затратами на их реализацию. Данный метод оценки эффективности управления присущ закрытым моделям организации.

Главная задача менеджеров закрытых организаций - оперативное управление - предполагает подход к оценке эффективности управления с позиции сравнения полученного результата с затратами. Стратегическое управление - в центре внимания менеджеров организаций открытых систем, активно взаимодействующих с окружающей средой, - предполагает подход к оценке эффективности управления с позиции сравнения результата управления с намеченными целями.

Приходим к выводу о необходимости взаимодействия оперативных и стратегических показателей в ходе оценки эффективности управления организацией (рис.1).

"УправлЫня проектами та розвиток виробництва", 2003, № 4(8)

3

Оптимальное значение стратегических показателей оценки и тех оперативных показателей, которые рассчитаны на основании соизмерения результата к целям, будет равно целям, установленным в ходе планирования. Оперативные показатели, рассчитанные на основании соизмерения результата к затратам, не имеют оптимальных значений. Для того, чтобы получить результат

Рис. 1. Взаимосвязь оперативных и стратегических показателей оценки эффективности управления

оценки эффективности управления на основании данных оперативных показателей, необходимо сопоставить сравнимые показатели по нескольким периодам и установить динамику их изменения.

Оценка эффективности управления должна проводиться на основании открытых моделей построения организации с привлечением к оценке факторов внешней среды. И поскольку стратегическое управление, то есть управление на перспективу, не обходится без сопутствующего оперативного управления к оценке эффективности управления организаций открытого типа целесообразно добавить оперативные показатели, которые будут выступать индикаторами быстрого реагирования на изменения эффективности управления.

Стратегия в своем развитии проходит два основных этапа: разработку и внедрение, которые одинаково важны, так как на стадии внедрения могут возникнуть малопредсказуемые факторы и значительно исказить результат. Неопределенность функционирования организации характеризуется степенью риска в оценке влияния факторов внешней среды. Чем меньше

4

"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2003, № 4(8)

неопределенность, тем больше возможность прогнозирования влияния внешних факторов на хозяйственные ситуации, складывающиеся в организации. С этой целью к группировке показателей оценки эффективности управления следует применить инвариантный подход с учетом влияния факторов внешней среды (рис. 1). Можно выделить следующие варианты влияния внешней среды на процесс внедрения: благоприятная внешняя среда, неблагоприятная, неблагоприятная инвариантно, благоприятная в пропорции с неблагоприятной средой.

В организациях открытого типа управление рассматривается как сложная динамическая, постоянно развивающаяся система, которая тесно связана с внешней средой. Для того, чтобы получить достоверную характеристику организации, необходимо провести системную оценку, то есть необходимо выявить комплекс взаимосвязанных вопросов, который и даст возможность определить эффективность управления организацией.

По мнению ряда авторов, система - это совокупность, составляющая единство элементов, связей и взаимосвязей между ними и внешней средой, образующих присущую данной системе целостность, качественную определенность и целеполагание. Цели управления при этом выступают в качестве системообразующего элемента [5,6,7].

В свою очередь система состоит из ряда подсистем. Подсистема - это составляющая часть системы, которая имеет свои характерные, присущие только ей, особенности. Она взаимосвязана с другими подсистемами, ее можно рассматривать как самостоятельную систему. Каждая подсистема состоит из своих элементов [5]. Декомпозиция подсистем зависит от типа системы, от цели диагностики или анализа.

Характеристика элементов системы:

Элемент выступает структурообразующей частью какой-либо системы (например, предприятие является составной частью определенной отрасли производства с одной стороны и состоит из цехов с другой).

Элементу присущи такие свойства, которые будут использоваться системой или являются потенциальными для функционального использования. Каждое свойство элемента может быть условием к вовлечению элемента в систему.

Свойства элементов определяют их место во внутренней организации системы. Элементы развиваются в рамках системы и подчиняются условиям ее функционирования, изменяясь в процессе развития системы.

Цели системы определяют конкретную форму существования элементов как части системы. То есть структурная автономность каждого элемента - один из признаков элемента системы.

Элементы системы никогда не действуют сами по себе. Без взаимодействия элементов не может до конца реализоваться функция каждого элемента. Свою функцию, свое назначение элемент или подсистема может использовать только при условии, что будет взаимодействовать с элементами и подсистемами.

Взаимодействие будет тем лучше, чем теснее будут взаимосвязи элементов, подсистем [5].

При характеристике системы управления необходимо, прежде всего, определить, какие группы элементов могут или должны быть при этом использованы (рис.2). Система управления предприятием является только одной из его подсистем, имея собственные элементы, структуру и организацию. Характерной особенностью системы управления предприятием является наличие внутри нее, относительно самостоятельных, но взаимосвязанных и взаимодействующих подсистем - управляющей (объект управления) и "УправлЫня проектами та розвиток виробництва", 2003, № 4(8) 5

Рис. 2. Общая схема категорий оценки эффективности управления

управляемой (субъект управления) [7].

При исследовании системы управления в первую очередь необходимо учитывать те элементы, которые характеризуют управляющую подсистему. Управляющая подсистема - подсистема, формирующая управляющие воздействия [6].

Управляющая подсистема представляет собой совокупность элементов, свойства которых подбираются исходя из характера целей и принципов управления тем или иным объектом. Цели управления выступают в качестве системообразующего элемента. Исходя из методологии, это означает, в целом, что целям должна соответствовать вся подсистема и каждый элемент в отдельности. Кроме этого, любой элемент должен соответствовать каждому из остальных [7]. Содержание управляющей подсистемы предполагает следующий состав элементов: цели управления, принципы управления, функции управления, методы управления, организационная структура системы управления, персонал управления, техника управления, технология управления, информация, используемая при выполнении управленческих работ [7].

6

"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2003, № 4(8)

Для целей оценки эффективности управления необходимо произвести выбор тех элементов, по которым будет осуществляться оценка эффективности управляющей подсистемы. Такими элементами являются организационная структура управляющей подсистемы, аппарат управления и технологии управления.

Управляемая подсистема - подсистема, испытывающая на себе управляющие воздействия [7].

Для оценки эффективности управляемой подсистемы выделяются ее элементы в соответствии с функциями управления, которые выбраны по признаку специфики объекта управления, то есть его характера, отраслевой принадлежности. Выделяют следующие элементы управляемой подсистемы, включаемые в общую схему оценки эффективности управления:

- подсистема управления производством;

- подсистема управления маркетингом;

- подсистема управления финансами;

- подсистема управления инновациями.

Выделив указанные подсистемы, в качестве категорий построим модель для оценки эффективности управления (рис.3). Категория (от греческого ка1едо1а -признак) - это отнесение к определенной группе, разряд, порядковое место определенных показателей [8,9]. Каждой категории будут соответствовать определенные показатели, рассчитанные на основании двух подходов: «результат/цель» и «результат/затраты».

Модель оценки эффективности управления содержит фактор времени, то есть расчет показателей с позиции «результат/цель» будет проводиться на основании данных действующей стратегии, а показателей с позиции «результат/затраты» - на основании данных действующей и выполненной стратегии. Данное разделение вызвано тем, что вторая группа показателей не имеет оптимальных значений и для того, чтобы проследить за динамикой их изменения, необходимо провести расчет по нескольким периодам.

Эффективная система оценки требует наличия четырех основных элементов [10]:

- мотивация для оценки. Прежде чем оценка сможет быть произведена, должно возникнуть желание оценить данную управленческую стратегию. Такое стремление обусловлено сознанием того, что необходимо достичь соответствия между организацией и предложенной стратегией;

- информация для оценки. Другим требованием достоверности оценки является информация в удобной для использования форме, чтобы оценить эффективность предложенной стратегии, а также последствия после реализации. Для этого требуется эффективная система сбора и обработки управленческой информации, а также полный и достоверный доклад о возможных результатах предложенных стратегий и результатах их реализаций;

- критерии оценки. Стратегии должны оцениваться по определенным критер1ям;

- решения по результатам оценки стратегии. Оценка сама по себе не является завершающим этапом. Она должна направлять решения о выборе стратегии и способствовать определению ее действенности. Для этого должны быть разработаны соответствующие системы корректирующих действий, основанные на оценке предоставленной информации.

Критерии оценки могут быть сгруппированы следующим образом:

Последовательность осуществления стратегии. Стратегия определяется целью верхнего уровня, поэтому она не должна содержать несогласованные с "УправлЫня проектами та розвиток виробництва", 2003, № 4(8) 7

^ Результат выполняемой стратегии ^ Результат выполненной стратегии

Рис. 3. Модель оценки эффективности управления предприятием верхним уровнем цели более низкого уровня. То есть последовательность заключается в обеспечении согласованности деятельности всех сторон и частей организации.

Согласованность с требованиями среды. Согласованность представляет собой взаимоотношение организации с окружающей средой и имеет два аспекта: стратегия должна соответствовать внешней обстановке и приспосабливаться к ней, и в то же время конкурировать с другими организациями, которые также стремятся приспособиться.

8

"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2003, № 4(8)

Осуществимость стратегии состоит в том, может ли она претворяться в жизнь за счет имеющихся в распоряжении технологических, трудовых и финансовых ресурсов. Стратегия не должна ни переоценивать доступные ресурсы, ни создавать не решаемые проблемы в будущем.

Приемлемость для стейкхолдеров. Стратегия должна соответствовать ожиданиям конкретной группы поддержки.

Преимущество по отношению к конкурентам. Стратегия должна обеспечивать создание или поддержание конкретного преимущества в избранной области. Конкурентное преимущество может быть отнесено к одной из трех областей: превосходящие ресурсы, превосходящие навыки или лучшее положение. Первые две представляют способность предприятия сделать больше и лучше, чем конкуренты. Преимущество в положении может быть достигнуто предвидением, превосходящими навыками или ресурсами или же просто удачей.

Алгоритм процесса оценки эффективности управления представляет собой последовательный ряд следующих действий [7]:

- выбираются цели оценки;

- обосновываются критерии оценки;

- определяется состав исходных данных, используемых в процессе оценки;

- выбираются требования к критериям оценки;

- выбираются методы расчета критериев;

- приводится расчет количественных величин критериев, то есть показателей, соответствующих тем или иным критериям.

Выводы. На основании вышесказанного следует, что эффективность управления организацией является управленческой категорией, поэтому оценка эффективности управления - это главная задача, которую необходимо решать непрерывно и системно. Только такой подход позволяет получить результаты, соответствующие целевым установкам организации. Базой для сопоставления результатов с целями и затратами при этом может являться система оценок, соответствующая модели организации и учитывающая критерии оценки, которые она использует.

ЛИТЕРАТУРА

1. Румянцева З.П. Общее управление организацией . Теория и практика: Учебник. - М.: ИНФРА-М, 2001. - 304с.

2. Зуб А.Т. Стратегический менеджмент: Теория и практика: Учебное пособие для вузов. - М.: Аспект Пресс, 2002. - 415с.

3. Управление организацией: Учебник /Под. ред. А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина . - М.: ИФРА-М, 2000. - 669с.

4. Управление персоналом организации: Учебник /Под ред. А.Я. Кибанова. - М.: ИНФРА-М, 1997. - С. 89-98, 151-172.

5. Немцов В.Д., Довгань Л.С. Стратепчний менеджмент. - К.: ДП "Експрес-Полiграф", 2002. - 560с.

6. Мухин В.И. Исследование системы управления. Учебник. - М.: Экзамен, 2002. - 384с.

7. Теория системного менеджмента: Учебник. /Под общ. ред. П.В. Журавлева, Р.С. Седегова, В.Г. Янчевского. - М.: Издательство «Экзамен», 2002. - 516с.

8. Борисова А.Б. Большой экономический словарь. - М.: Книжный мир, 2002. - 895с.

9. Райсберг Б.А. Лозовский Л.М., Стародубцева Е.Б. Современный экономический словарь. - М.: ИНФРА-М, 1997. - 496с.

10. Мазур И.И., Шапиро В.Д., Ольдерогге Н.Г. Эффективный менеджмент: Учебное пособие для вузов. - М.: ИНФРА-М, 2003. - 689с.

Стаття надмшла до редакцп 05.12.2003 р.

"УправлЫня проектами та розвиток виробництва", 2003, № 4(8)

9