CC BY
63
О.Е. Бойко
МОДЕЛИРОВАНИЕ
ИНФОРМАЦИОННОГО
ПРОСТРАНСТВА
ПРЕДПРИЯТИЯ
ПРИ ПРОЕКТИРОВАНИИ
ИНФОРМАЦИОННЫХ
СИСТЕМ
Рассмотрена методика моделирования информационного пространства и критерии выбора направлений автоматизации документооборота современного предприятия. В результате разработки функциональной схемы этого документооборота можно получить перечень документов и операций, обрабатываемых на конкретном рабочем месте, маршруты их движения, контроля и управления. Таким образом, разработав функциональную схему бизнес-потоков, структурировав ее в соответствии с модульным принципом построения любой системы управления и выделив базовые технологические потоки операций на каждом из уровней модульности, можно приступать к следующему этапу проектирования информационной системы.
Ключевые слова: моделирование информационного пространства, модель предметной области, модель документооборота, критерии направления автоматизации документооборота, фазы эволюции современной модели документооборота.
Комплексная автоматизация функций управления требует создания единого информационного пространства предприятия. Используя единые правила представления и обработки информации, сотрудники и руководство смогут более успешно выполнять поставленные задачи.
В связи с этим, в рамках предприятия необходимо создавать единую информационную систему по управлению информацией и единую систему управления документами для моделирования информационного пространства предприятия на этапе проектирования информационных систем. Такая система может включать в себя следующие возможности:
• удаленность работы;
• доступ к информации;
ISSN 0236-1493. Горный информационно-аналитический бюллетень. 2017. № 1. С. 47-51. © 2017. О.Е. Бойко.
• наличие средств коммуникации;
• сохранения целостности данных в общей базе данных;
• полнотекстового и реквизитного поиска информации;
• открытость системы;
• защищенность информации;
• удобство настройки на конкретные задачи пользователей;
• масштабируемости системы.
На первом этапе создания этой системы должна быть построена модель предметной области и модель документооборота для конкретного бизнеса, а так же произведено позиционирование в этой модели своего предприятия.
Направления автоматизации документооборота, такие как поддержка фактографической информации, возможность работы с полнотекстовыми документами, поддержка регламента прохождения документов, определяют трехмерное пространство критериев, где по некоторой траектории движется программный продукт данного класса, проходя различные стадии в своем развитии.
Первый критерий характеризует уровень организации хранения фактографической информации, которая привязана к специфике конкретного предприятия.
Эти документы регистрируются в качестве операционных, атрибутика которых очень важна для принятия управленческих решений. Информация из операционных документов используется при сложной аналитической работе и может быть получена пользователем через систему отчетов.
Второй критерий отражает необходимость организации взаимодействия формирования и передачи товаров, услуг или информации как внутри предприятия, так и за его пределами. В этих документах наряду с фактографической информацией содержится слабо структурированная информация, не подлежащая автоматизированной аналитической обработке.
Все взаимоотношения между субъектами бизнеса сопровождаются документами, которые становятся осязаемым отражением результата взаимодействия.
Третий критерий вносит в пространство документооборота третье измерение — регламент процесса прохождения документов, а именно описание того какие процедуры, когда и как должны выполняться.
Некая область в пространстве относительно этих критериев определяет состояние системы документооборота. Положение этой области зависит от специфики и масштаба бизнеса уров-
ня развития предприятия и стадии внедрения системы документооборота.
Если представить модель документооборота именно таким образом, можно, зная текущее положение дел с организацией делопроизводства на каждом конкретном предприятии, четко спрогнозировать, в каких направлениях нужно двигаться дальше, чего недостает в текущий момент и каким образом органично использовать уже существующие системы автоматизации. Данная модель работоспособна для определения пространства развития неавтоматизированной системы управления документооборотом. В этом случае решается задача не облегчения рутинного труда по перемещению документов, их поиску и регистрации, а по упорядочению всей системы документооборота. Новое качество, с которым сегодня ассоциируется возросший интерес к системам электронного документооборота, связано с использованием инструментальных систем, предназначенных для хранения, регистрации, поиска документов, а также для управления регламентом.
Предложенная к рассмотрению модель документооборота не является застывшим образованием. Прежде чем сформировалось современное представление о контурах этой модели, она претерпела три основные фазы своей эволюции.
Фаза первая — фактографическая. Начало любой деятельности обычно связано с периодом накопления первичной информации, имеющей жесткую структуру.
Фаза вторая — полнотекстовая. Расширение организации и увеличение круга решаемых задач требуют использования полнотекстовых документов, включающих не только тексты, но и другие способы представления данных: графики, таблицы, видео и виды конструкторско-технологической документации.
Хранилища позволяют накапливать документы в различных форматах, предполагают наличие их структуризации и возможностей поиска. Если на предприятии уже используется автоматизация, то хранилище — это не что иное, как электронный архив.
Фаза третья — регламентирующая. Нормальный документооборот в масштабах предприятия невозможен без решения вопросов согласования или соблюдения регламента работы. Если ранее, на второй фазе негласно присутствовал лишь один, простейший регламент и каждый сотрудник имел доступ к архиву или его части, либо в папку каждому работнику помещалось
индивидуальное задание, то сейчас этого недостаточно и требуется интегральная оценка.
Количественное накопление атрибутов и расширение возможностей по управлению регламентом сопровождается постепенным переходом ко второму этапу, отличительная черта которого — появление системы, специально предназначенной для отслеживания процесса соблюдения регламента. При дальнейшем рассмотрении возможностей по управлению регламентом можно говорить о появлении единой системы управления проектами. На этой фазе документ в системе «документооборота» становится вторичным, а первичной становится цель бизнеса и сам процесс реализации бизнес-процедур, оставляющий после себя документы. Модель не зависит от технологии обработки документов, принятой на предприятии — все решает только цель деятельности, будь то государственная организация, торговая компания и промышленная фирма.
Таким образом, разработав функциональную схему бизнес-потоков, структурировав ее в соответствии с модульным принципом построения любой системы управления и выделив базовые технологические потоки операций на каждом из уровней модульности, можно приступать к следующему этапу проектирования информационной системы. В результате разработки функциональной схемы можно получить перечень документов и операций, обрабатываемых на конкретном рабочем месте, маршруты их движения, контроля и управления.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1. Башин Б. Ю., Зайцев А. В. Общая методика проектирования и эксплуатации информационных систем. Учебное пособие. — М., 2008.
2. Вендров А. М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем. Учебник. — М.: Финансы и статистика, 2006. — 352 с.
3. Карпова Т. С. Базы данных: модели, разработка, реализация. Учебное пособие. — СПб.: Питер, 2008. — 304 с.
4. РухалковМ. И. Внутрифирменное планирование. — М.: ИНФРА-М, 2007.
5. Смирнов Э. А. Разработка управленческих решений. — М.: ЮНИ-ТИ-ДАНА, 2009.
6. Титоренко Г. А., Информационные технологии управления, 2-е изд., доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008.
7. Трофимов В. В. Информационные системы и технологии в экономике и управлении. - М., 2007.
8. Трубилина И. Т. Автоматизированные информационные технологии в экономике — М.: Финансы и статистика, 2010.
КОРОТКО ОБ АВТОРE
Бойко Ольга Егоровна — кандидат экономических наук, доцент, e-mail: olgaegorovna@mail.ru, НИТУ «МИСиС».
Gornyy informatsionno-analiticheskiy byulleten'. 2017. No. 1, pp. 47-51. O.E. Boyko
MODELLING OF THE INFORMATION SPACE OF THE ENTERPRISE IN THE DESIGN OF INFORMATION SYSTEMS
The paper deals with the methodology and criteria for selecting the areas of enterprise document automation. As a result of the development of the functional diagram of the document can get a list of documents and transactions processed on a specific workplace, the routes of their movement, control and management. Thus, developing a functional business flow diagram, structure it in accordance with the modular design of any control system and highlighting the basic process workflows at each level of modularity, you can proceed to the next stage of design information system.
Key words: domain model, workflow model, criteria workflow direction, the phase of the evolution of modern workflow model.
AUTHOR
Boyko O.E. — Candidate of Economical Sciences, Assistant Professor, e-mail: olgaegorovna@mail.ru, National University of Science and Technology «MISiS», 119049, Moscow, Russia, .
REFERENCES
1. Bashin B. Yu., Zaytsev A. V. Obshchaya metodikaproektirovaniya i ekspluatatsii infor-matsionnykh sistem. Uchebnoe posobie (General procedure for the design and operation of information systems. Educational aid), Moscow, 2008.
2. Vendrov A. M. Proektirovanie programmnogo obespecheniya ekonomicheskikh infor-matsionnykh sistem. Uchebnik (Software design of economic information systems: Textbook), Moscow, Finansy i statistika, 2006. 352 p.
3. Karpova T. S. Bazy dannykh: modeli, razrabotka, realizatsiya. Uchebnoe posobie (Database: model, design, implementation. Educational aid), Saint-Petersburg, Piter, 2008, 304 p.
4. Rukhalkov M. I. Vnutrifirmennoeplanirovanie (House planning), Moscow, INFRA-M, 2007.
5. Smirnov E. A. Razrabotka upravlencheskikh resheniy (Development of managerial decisions), Moscow, YuNITI-DANA, 2009.
6. Titorenko G. A., Informatsionnye tekhnologii upravleniya, 2-e izd. (Information technology management, 2nd edition), Moscow, YuNITI-DANA, 2008.
7. Trofimov V. V. Informatsionnye sistemy i tekhnologii v ekonomike i upravlenii (Information systems and technology in the economy and upravlenii), Moscow, 2007.
8. Trubilina I. T. Avtomatizirovannye informatsionnye tekhnologii v ekonomike (Automated information technologies in economics), Moscow, Finansy i statistika, 2010.
UDC 004.658.2
