CC BY
16корпоративного права, управления и венчурного инвестирования
Сыктывкарского государственного университета
Электронный научный журнал, входит в перечень журналов ВАК
Режим доступа: www.vestnik-ku.ru e-mail: [email protected]
МОДЕЛИРОВАНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ ВЫПУСКАЮЩЕЙ КАФЕДРЫ ВУЗА В
ТЕРМИНАХ СИТУАЦИОННОГО ЦЕНТРА
В статье рассматриваются результаты моделирования функционала и документарных особенностей управления учебным процессом вуза. Анализируется информационное обеспечение процесса. Моделирование осуществляется с помощью нотаций описания бизнес-процессов серий IDEF и UML. Наибольшая эффективность функционального анализа учебного процесса вуза достигается путем макетирования экранных форм с использованием метафоры «ситуационный центр» - именно такой формат позволяет с необходимой точностью описать информационные потоки, обеспечивающие управленческие решения. По итогам анализа сделаны выводы о путях повышения качества учебного процесса и формулируются требования к управляющим информационным системам.
The article covers the results of functional modelling and document features of university educational management process. The process of information support is analyzed. Modeling is carried out using IDEF and UML business processes notations series. The highest efficiency of functional analysis of university educational process is achieved by creating layouts of screen forms using the metaphor "situation centre" - this format allows to describe flow of information with the required accuracy to support management decisions. Conclusions on quality improvement of educational process are made and specifications of information systems management are stated.
Ключевые слова: учебный процесс вуза, информационное обеспечение бизнес-процессов, макетирование интерфейсов пользователя, ситуационный центр.
Keywords: educational process of higher educational institution, information support of business processes, layouts creation of user interfaces, situation centre.
Не факт, что эпиграф принадлежит перу именно Спенсера, но он довольно точно передает самую суть менеджмента как науки (искусства?) принимать решения. В современном мире роль интуиции
Бабенко В. В.
1. Каждый может принимать решение, располагая достаточной информацией.
2. Хороший руководитель принимает решение и при нехватке достаточной информации.
3. Идеальный руководитель - действует в абсолютном неведении.
Закон исходных данных Спенсера
Введение
корпоративного права, управления и венчурного инвестирования
Сыктывкарского государственного университета
Электронный научный журнал, входит в перечень журналов ВАК
Режим доступа: www.vestnik-ku.ru e-mail: [email protected]
при выработке управленческих решений становится все более неопределенной и ненадежной -слишком много факторов нужно учесть, слишком мал лимит времени и слишком велика значимость самих решений. Поэтому на «идеального руководителя», который помнит все необходимое, полагаться больше нельзя, а роль эффективных средств, которые обеспечивают процесс принятия решений адекватной и своевременной информацией, очень востребованы. К таким средствам в первую очередь относятся программно-компьютерные системы, спроектированные с учетом ответа на следующие вопросы:
• Какая информация, когда и в каком формате нужна конкретному менеджеру?
• Как технологически правильно организовать соответствующие информационные потоки?
Информационное обеспечение конкретного процесса может быть спроектировано только на основе тщательного анализа документарных потоков [Репин, 2008]. Эффективными целевыми средствами могут выступать комплексные методологии моделирования бизнес-процессов [Blaha, 2005; Бабенко, 2010] и перспективные, но пока недостаточно обобщенные теоретически техники макетирования экранных форм [Ambler, 2004].
В данном случае, предметом анализа является функциональная роль и информационное обеспечение заведующего выпускающей1 кафедрой вуза - ключевой фигуры в управлении учебным процессом подготовки специалистов конкретного направления обучения. Именно от эффективности этого менеджера зависит прежде всего качество выпускников высшего профессионального образования и в конечном счете экономический потенциал всей российской экономики.
Термин «ситуационный центр» - это в данном случае метафора: «полноценный» ситуационный центр предполагает использование значительного количества специализированных технических средств и выделенное помещение. Но если принять во внимание то, что задачи создания таких центров - это осуществление мониторинга, моделирования и прогнозирования ситуаций, то использование метафоры «ситуационный центр» в описываемом ниже контексте, преувеличение не слишком большое.
К понятию «ситуационный центр» в данном случае мы будем подходить как некоему средству моделирования, своего рода нотации описания бизнес-процессов [Ambler, 2004]. Ситуационный центр - это набор самых важных характеристик процесса, визуализированных таким образом, чтобы отслеживать динамику его поведения, и желательно позволяющих прогнозировать это поведение. Очевидно, что ситуационный центр - это результат детального анализа природы и специфики бизнес-процесса.
Известно, что ситуационные центры призваны решать задачи трех групп: • плановый анализ и выработка решений (обычно без недостатка времени);
1. Документарное обеспечение типовых задач заведующего выпускающей кафедрой
1 Предполагается, что именно выпускающая кафедра отвечает за проектирование основной образовательной программы конкретного направления обучения
Вестник Научно-исследовательского центра ^ 2 2014
корпоративного права, управления и венчурного инвестирования
Сыктывкарского государственного университета Режим доступа: www.vestnik-ku.ru
Электронный научный журнал, входит в перечень журналов ВАК e-mail: [email protected]
• принятие оперативных решений. К этой категории будем также относить генерацию большого количества однотипных документов или серийную обработку однотипных информационных массивов (например, персональный анализ успеваемости);
• обработка чрезвычайных ситуаций;
В нашем случае последняя группа наименее актуальна. Вместо нее добавим группу задач, связанных с предоставлением (как планово, так и оперативно) информации внешним по отношению к процессу контрагентам (например, учебному отделу или ректорату). В настоящий момент акты информационного обмена такого рода («отчетность») очень распространены, что, с одной стороны, создает видимость интенсивной работы контрольных служб вуза, с другой - сильно усложняет работу заведующих кафедрой.
Перечислим основные задачи заведующего выпускающей кафедрой, решаемые в течение учебного года (табл. 1).
Таблица 1
Задачи заведующего выпускающей кафедрой
Задача Итоговые документы или принимаемые решения
Плановые (в данном случае «доминирующими» глаголами являются «планирование» и
«проектирование»)
Проектирование основной ООП:
образовательной программы - полный учебный план направления, - матрица компетенций или навыковая модель, - ресурсообеспеченность, - матрица взаимодействия дисциплин учебного плана
Формирование годовых Годовой учебный план скоррелированный с ООП
учебных планов направления
Планирование учебной Матрица индивидуальных нагрузок преподавателей кафедры,
нагрузки сотрудников кафедры вытекающая из годовых учебных планов всех направлений, на которых задействованы сотрудники кафедры
Планирование штатного Проект штатного расписания, вытекающего из планов учебной
расписания кафедры нагрузки
Планирование Проект приказа о распределении студентов по местам
производственных и прохождения практик
преддипломных практик
студентов
Оперативные («опорные» глаголы - «мониторинг» и «управление»)
Мониторинг и управление Индивидуальные профили обучения конкретных студентов.
эффективностью учебного Показатели освоения конкретными студентами конкретных
процесса учебных дисциплин. Интегральные рейтинги успеваемости студентов. Показатели исполнения учебного расписания. Формальная и контактная информация о студентах
Корпоративное управление и инновационное развитие экономики Севера
Вестник Научно-исследовательского центра
корпоративного права, управления и венчурного инвестирования Сыктывкарского государственного университета Режим доступа: www.vestnik-ku.ru
Электронный научный журнал, входит в перечень журналов ВАК е-таП: ^ко^^^йт^^.^
Номер 2, 2014
Управление процессом написания курсовых и дипломных работ
Списки в координатах «студент - научный руководитель -тема».
Показатели исполнения плана работы над ВКР конкретным студентом
Мониторинг и корректировка квалификационных и навыковых требований потенциальных работодателей
Модель требований работодателей к навыкам конкретных рабочих позиций (первый уровень навыковой модели направления2).
Результаты анкетирования выпускников направления предыдущих лет
Мониторинг состояния учебно-методических и контрольно-измерительных материалов
Реестр учебно-методических комплексов по всем дисциплинам учебного плана направления с возможностью просмотра самого УМК, в первую очередь в части учебного плана и контрольно-измерительных материалов.
План методических публикаций преподавателей кафедры на текущий год.
Текущее состояние обеспеченности учебных дисциплин литературой
Мониторинг вне учебной нагрузкой сотрудников кафедры (индивидуальные планы преподавателей)
План научной работы и публикаций преподавателей кафедры на текущий год.
План совещаний и междисциплинарных семинаров кафедры. План вне учебных мероприятий кафедры и студентов направления
Мониторинг и управление приемной кампанией вуза
План пропагандистских мероприятий кафедры в контексте приемной кампании.
План заказов работодателей на целевую подготовку специалистов
Отчетные (опорные глаголы «предоставить» или «сформировать»)
Отслеживание расписания предоставления плановых отчетов и составление соответствующих документов
Требуемые по регламентам отчеты
Отслеживание оперативных (внеплановых) запросов уполномоченных инстанций и составление соответствующих документов
Затребованные оперативно отчеты
Легко видеть, что если в случаях решения плановых задач результатом являются стандартизированные на корпоративном уровне3 документы, то оперативные задачи порождают документы более свободного формата, предполагающие в первую очередь обоснование
2 Этот уровень описывает специфику работы на потенциальных рабочих местах выпускников направления [2]
3 Для каждого конкретного вуза можно говорить об узаконенных шаблонах таких документах
Корпоративное управление и инновационное развитие экономики Севера
Вестник Научно-исследовательского центра
корпоративного права, управления и венчурного инвестирования Сыктывкарского государственного университета Режим доступа: www.vestnik-ku.ru
Электронный научный журнал, входит в перечень журналов ВАК e-mail: [email protected]
Номер 2, 2014
эффективных решений. В первом случае содержание этих документов контролируется и утверждается управленческими инстанциями4 вуза, а задачи второй группы - это в большей степени прерогатива заведующего кафедрой, который именно в этой части выступает в роли хозяина бизнес-процесса [Репин, 2008] с названием «учебный процесс вуза».
Что касается отчетных задач, то они относятся, скорее, к разряду планирования документарных потоков. В «экстенсивном» ключе они могут быть решены с помощью персональных программных планировщиков и средств йше-менеджмента [Архангельский, 2012], а более эффективно -посредством санации документооборота и переводом его в электронный формат. Анализ этого направления в данной статье не проводится.
Сгруппируем перечисленные задачи в формате ЦБеСаБе-диаграммы ЦМЬ [Бабенко, 2010], причем каждый прецедент будем интерпретировать как структурный элемент ситуационного центра -экранный интерфейс (или набор экранов), отражающий ситуационно необходимую информацию (рис. 1):
Рисунок 1. Диаграмма прецедентов (UML Use Case) функциональных обязанностей заведующего
выпускающей кафедрой вуза
4 Необходимая степень контроля, перечень контролирующих инстанций и их влияние на итоговую эффективность обучения - это отдельный непростой вопрос, выходящий за рамки данной статьи
корпоративного права, управления и венчурного инвестирования Сыктывкарского государственного университета
Электронный научный журнал, входит в перечень журналов ВАК
Режим доступа: www.vestnik-ku.ru e-mail: [email protected]
Таким образом, задачи, сформулированные в начале статьи, сводятся к проектированию соответствующих интерфейсов. В силу небольшого объема статьи сконцентрируем внимание только на одном, наиболее важном и, по-видимому, наиболее сложном прецеденте - «Управление учебным процессом и контроль качества обучения». Для углубленного анализа проведем декомпозицию (рис. 2) этого процесса средствами диаграммы БЛБТ [Бабенко, 2010].
2. Макеты экранных форм, обеспечивающих типовой анализ и управленческие решения в
Анализ диаграммы показывает, что главный инструмент прямого управленческого воздействия - это рекомендации студенту или преподавателю, производимые по итогам анализа текущих отклонений от «нормы». Нормальные тренды должен задавать профиль индивидуального обучения студента («дорожная карта») или в его отсутствие базовый план обучения по направлению, который включает рекомендуемую очередность приобретения профессиональных навыков и оценочные показатели требуемого качества в зависимости от этапа обучения [Бабенко, 2013]. Исходя из этого главная информация, которая должна отражаться на экранных формах ситуационного центра - это текущее состояние качества усвоения учебного материала. Возможный формат такой визуализации показан на рис. 3. Главная задача экранной формы - демонстрация текущего состояния параметра «качество обучения» в координатах «студент - учебная дисциплина - дата (этап обучения)». Привязка к расписанию носит вспомогательный характер - такое планирование экранной формы позволяет проводить анализ во временной корреляции с учебным планом и, по нашему опыту, суживает пространство принятия решений.
Типовые решения, которые принимаются заведующим кафедрой в данной ситуации, следующие:
• Прямое информирование студента об отставании в освоении требуемых навыков.
• Опосредованное (через преподавателя) информирование студента о проблемах и рекомендации по дополнительному изучению конкретных тем.
• Совместный с преподавателем анализ учебного плана дисциплины с целью корректировки.
• Необходимость дополнительной междисциплинарной координации смежных учебных дисциплин по учебным планам и целевым навыкам.
• Замена преподавателя по дисциплине в следующем учебном году.
Работа с формой подчиняется следующему сценарию:
Выбор системной даты и студенческой группы визуализирует ее расписание на текущий день недели.
рамках учебного процесса
Корпоративное управление и инновационное развитие экономики Севера
Вестник Научно-исследовательского центра
корпоративного права, управления и венчурного инвестирования Сыктывкарского государственного университета Режим доступа: www.vestnik-ku.ru
Электронный научный журнал, входит в перечень журналов ВАК ^тш!: [email protected]
Номер 2, 2014
Рисунок 2. БАОТ-диаграмма прецедента «Управление учебным процессом и контроль качества обучения»
Корпоративное управление и инновационное развитие экономики Севера
Вестник Научно-исследовательского центра
корпоративного права, управления и венчурного инвестирования Сыктывкарского государственного университета Режим доступа: www.vestnik-ku.ru
Электронный научный журнал, входит в перечень журналов ВАК е-таП: ^^^^^йтк-^.^
Номер 2, 2014
Рисунок 3. Макет экранной формы «Контроль исполнения расписания». Красным выделяются фамилии студентов, не соответствующих
ситуационным критериям качества.
корпоративного права, управления и венчурного инвестирования Сыктывкарского государственного университета
Электронный научный журнал, входит в перечень журналов ВАК
Режим доступа: www.vestnik-ku.ru e-mail: [email protected]
• Выбор конкретной пары (автоматически по времени суток или по щелчку мыши) определяет визуализацию учебного плана (дифференцировано по категории «лекции - практические -лабораторные») и навыковой модели учебной дисциплины. В учебном плане дифференцированы уже пройденные темы и планируемые к постановке.
• Параллельно отображается показатель качества усвоения дисциплины в разрезе по отдельным студентам. Этот показатель выводится по состоянию на системную дату, список сортируется по убыванию, фамилии студентов, чьи показатели ниже требуемого уровня, выделяются цветом.
• Щелчок мыши по конкретной фамилии студента переводит фокус на экранную форму «Индивидуальный профиль обучения» (рис. 4), которая визуализирует следующий уровень детализации данных по индивидуальным особенностям учебного процесса для конкретных студентов.
Особый интерес представляет вопрос об источниках информации, необходимой для ситуационной визуализации экранной формы на рис. 3. В данном случае речь идет о документарных потоках учебного процесса (рис. 5). Их детальный анализ требует отдельной статьи, кратко прокомментируем только специфику базы данных «Качество обучения». Она пополняется в рамках специального процесса из нескольких источников:
• Формальные (фиксация посещения занятий) и неформальные оценки преподавателя (аналог классного журнала в школе).
• Результаты прохождения специально спроектированных адаптивных тестов, контролирующих владение профессиональными навыками.
• Результаты оценивания специальных учебных микро проектов, комплексно проверяющих компетенции и группы навыков.
Вестник Научно-исследовательского центра ^ 2 2014
корпоративного права, управления и венчурного инвестирования
Сыктывкарского государственного университета Режим доступа: www.vestnik-ku.ru
Электронный научный журнал, входит в перечень журналов ВАК е-таП: ^ко^^^йт^^.^
Индивидуальным анализ успеваемости
Троцкий Лев Тылы;ина Татьяна Федоров Федор Степанчикова Ольга Петров Степан
Ба;овый (обя!ательный)учебныи план
Черепанова Ирина
Учебный курс ______ "Ллаьксеместр Факт,дата (м... Качество (%)
ПроектированиеИС^^——— 7-8 май 2013 74 л
Jlu4wpHanil^Trn¡iDrpaMi,Hi|)OBaHiie 12 май 2010 61
Программирование на SOL 6 май 2012 72
ERP-CHCieMa SAP R/3 9 я
Информационные системы 1-2 май 2010 84 V
Курсовые и практики
Название курсовой (практики) Руководитель Даты Оценка Качество
11роектирование БД 'Библиотека" Бурцев Б.Б. 4 сем 4 67 А
Развитие технологий CRM-систем Петрова A.A. 6 сем 5 78 V
Самоооразование (дополнительная квалификация)
Вид доп.обучения Программа 'Переводчик в сфере проф.ком11уникаций"
Экстернатура СыктГУ 'ТЛенедмент организации"
Даты прохождения 2010 -2012
2010 -2014
Дополнительные профессиональные навыки
Вся детализированная информация по профилю обучения выводится для выбранного студента
Профессиональный навык Уровень владения
Я зык программирования Pyton средний л
Ба ¡а данных MySQL профессиональный _1
.ради разработки электронных курсов Moorile начальный V
Научная работа
Работа (активность) Плановая дата Факт, дата
'<пстие в конференции Февральские чтения 2013 февраль 2013 февраль 20... л
Участие в написаниеи статьи январь 2013 V
(неучебная активность
Активность Интервал дат Уровень активности
Участие в КВН республиканской лиги постоянно А
Спортивное ориентирование постоянно мастер спорта
Староста группы 1 и 2 курс V
Контактная информация Адрес: Петрозаводская, 110, кв. 67
Телефоны: 234-567, S 912 543 11 234
EMail: [email protected]
Рисунок 4. Макет экранной формы «Индивидуальный профиль обучения»
Корпоративное управление и инновационное развитие экономики Севера
Вестник Научно-исследовательского центра корпоративного права, управления и венчурного инвестирования Сыктывкарского государственного университета Режим доступа: www.vestnik-ku.ru
Электронный научный журнал, входит в перечень журналов ВАК е-таП: ^ко^^^йт^^.^
Номер 2, 2014
Накопление результатов в разрезе конкретного студента проводится на протяжении всего учебного периода, что позволяет анализировать тренды и делать прогностические выводы.
Следует отметить, что подобная система оценки качества функционирует пока в пробном отладочном режиме (кафедра информационных систем СыктГУ) и требует корпоративной (вузовской) стандартизации.
Рисунок 5. Документарные потоки «Управления учебным процессом» в формате ОБВ-
диаграммы [Бабенко, 2010]
Важно также то, что показанные на схеме (рис. 5) документарные потоки эффективны только при их полной реализации в электронном формате - только в этом случае технологии «ситуационного центра» создают полноценный инструмент управления, а эффективность учебного процесса существенно возрастает.
Выводы
1. Моделирование учебного процесса в терминах прикладных интерфейсов (метафора «ситуационный центр») позволяет глубже понять специфику его функционирования, оценить существующие документарные потоки и предложить направления оптимизации, в первую очередь основанные на информационно-коммуникационных технологиях.
Оперативное управление учебным процессом со стороны заведующего выпускающей кафедрой должно быть ориентировано в первую очередь на оценку текущего качества освоения студентами профессиональных навыков, а управляющие решения сводятся к формированию обоснованных рекомендаций преподавателям и студентам.
корпоративного права, управления и венчурного инвестирования Сыктывкарского государственного университета
Электронный научный журнал, входит в перечень журналов ВАК
Режим доступа: www.vestnik-ku.ru e-mail: [email protected]
2. Проведенный анализ конкретизирует требования к проектированию информационной системы управления кафедрой вуза («Электронная кафедра») и в явном виде перечисляет методические и организационные проблемы, которые необходимо решить для повышения эффективности учебного процесса:
a. Обеспечить эффективный документооборот, основанный на корпоративном стандарте.
b. Сформировать систему оперативной оценки качества обучения студентов.
c. Упростить схему информационного обмена в рамках учебного процесса, уменьшить
Список литературы:
1. Архангельский Г., Лукашенко М., Телегина Т., Бехтеров С. Тайм-менеджмент. Полный курс. М.: Альпина Паблишер, 2012. 312 с.
2. Бабенко В. В. К вопросу об управлении качеством подготовки специалистов в системе высшего профессионального образования // Современные информационные технологии и ИТ-образование: сборник научных трудов VIII Международной научно-практической конференции / под ред. В.А. Сухомлина [Электронный ресурс]. М.: МГУ, 2013. Т.2. С. 39 - 46.
3. Бабенко В. В. Практический анализ бизнес-процессов: сборник задач и упражнений. Сыктывкар: Изд-во Сыктывкарского ун-та, 2010. 290 с.
4. Мельников У.П. Информационное обеспечение систем управления. М.: Академия, 2010. 336 с.
5. Репин В. В., Елиферов В. Г. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов. М.: Стандарты и качество, 2008. 315 с.
6. Ambler Scott W. The Object Primer. Agile Model Development with UML 2.0. Cambridge, UK: Academic, 2004, 572 p.
7. Blaha M., Rumbaugh J. Object-Oriented Modeling and Design with UML. New Jersey, USA: Upper Saddle River, 2005, 478 p.
1. Arkhangelskiy G., Lukashenko M., Telegina T., Bekhterov S. Taim-menedzhment. Polnyi kurs [Time Management. Full course] Moscow, Alpina Publ., 2012. 312 p.
2. Babenko V.V. [On quality management of specialists training in the system of higher education] Sovremennye informatsionnye tekhnologii i IT-obrazovanie: sbornik nauchnykh trudov VIII Mezhdunarodnoi nauchno-prakticheskoi konferentsii [Modern information technology and IT education: proceedings of the VIII International scientific-practical conference]. Moscow, Moscow State University Publ., 2013. V.2. 39 - 46 p. (In Russian).
3. Babenko V.V. Prakticheskii analiz biznes-protsessov: sbornik zadach i uprazhnenii [Practical analysis of business processes: collection of tasks and exercises]. Syktyvkar State University, 2010. 290 p.
4. Melnikov U.P. Informatsionnoe obespechenie sistem upravleniya [Information support of management systems]. Moscow, Academy Publ., 2010. 336 p.
5. Repin V.V. Eliferov V.G. Protsessnyi podkhod k upravleniyu. Modelirovanie biznes-protsessov [Process approach to management. Business process modeling]. Moscow, Standards and Quality Publ., 2008. 315 p.
количество барьеров согласования и утверждения.
References:
Вестник Научно-исследовательского центра Н 2 2014
корпоративного права, управления и венчурного инвестирования
Сыктывкарского государственного университета Режим доступа: www.vestnik-ku.ru
Электронный научный журнал, входит в перечень журналов ВАК e-mail: ^^^^^йтк-^.^
6. Ambler Scott W. The Object Primer. Agile Model Development with UML 2.0. Cambridge, UK, Academic Publ., 2004, 572 p.
7. Blaha M., Rumbaugh J. Object-Oriented Modeling and Design with UML. New Jersey, USA, Upper Saddle River Publ., 2005, 478 p.
