Модель вычисления оптимального времени обработки документов в секретариате Текст научной статьи по специальности «Математика»

Вестник науки и образования Северо-Запада России

-http://vestnik-nauki.ru/ -------

~~^ --2015, Т. 1, №4

УДК 658. 52.011.5.012.3

МОДЕЛЬ ВЫЧИСЛЕНИЯ ОПТИМАЛЬНОГО ВРЕМЕНИ ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ В СЕКРЕТАРИАТЕ

ОД. Глод

MODEL CALCULATE THE OPTIMAL PROCESSING TIME DOCUMENTS TO THE

SECRETARIA

O.D. Glod

Аннотация. Работа с документами является важнейшей составляющей любого процесса. Поэтому от правильно организованной работы секретариата организации зависит во многом эффективность работы всей организации. Для секретариата важно рассортировать входящую документацию и предать именно тем службам, которые обработают ее в кратчайшие сроки, исключить повторное прохождение документов, зацикливание и т.д. Важным является также исполнение указаний и отметка об этом. В работе рассмотрена модель вычисления времени выполнения работ по обслуживанию входящих документов, начиная от регистрации и заканчивая отметкой об исполнении работ. Модель позволяет учитывать неопределенности при работе с документами, связанные с таким понятием как человеческий фактор.

Ключевые слова: документооборот; секретарь; информация; документооборот; человеческий фактор; неопределенность.

Abstract. Work with documents is the major constituent of any process. Therefore from the correctly organized work of secretariat of enterprise efficiency of work of all enterprise depends in a great deal. For a secretariat it is important рассортировать incoming documentation and betray to exactly that services that will process her in the earliest possible dates. To eliminate the repeated passing of documents, cycling etc. Important are also execution of pointing and mark about it. The model of calculation of time of implementation of works is in-process considered on maintenance of incoming documents, beginning from registration and ending a mark about execution of works. A model allows to take into account to the vagueness during work with documents, related to such concept as a human factor.

Keywords: circulation of documents; secretary; information; circulation of documents; human factor; vagueness.

Введение

Развитие информационных технологий и увеличение потока информации приводит к тому, что от эффективности обработки информации на предприятии во многом зависит работа этого предприятия. Тол же самое можно сказать и о работе секретариата, ведь секретариат - это первое место, куда поступает входящая на предприятие информация, и откуда исходит исходящая информация. От успешной работы секретариата зависит, в конечном итоге, имидж предприятия и его деловая репутация. Важным является распределение работ с документами с тем, чтобы они как можно быстрее обрабатывались. Для этого в работе предлагается модель, основанная на применении нечеткой логики для вычисления времени прохождения и обработки документов.

Обращаясь в организацию, физическое или юридическое лицо первым делом обращается в секретариат, и по работе секретаря складывается мнение о работе организации в целом. Работа секретариата связана с постоянной обработкой информации, при этом важным является то, что информация должна быть обработана в кратчайшие сроки, и

Вестник науки и образования Северо-Запада России

-http://vestnik-nauki.ru/ -------

~~^ --2015, Т. 1, №4

качественным образом. Анализируя работу, можно выделить два вида обслуживания -бездокументарное и документарное (рис. 1).

8 и 8

8

«

и о н я

Е £

о к

И

.. л а в о ю

^ а

о

Ё?

о

«

8

и 8

8

«

Й ^ н «

Ь Я о & и §

к «

а

8

«

В

§

8 о 8

Л

§

8 О И

о 8 и а Рч

а

н

а

^

а

д

е

а

е е

8 и

и н е

а н

л а

е а

д

в

а

ак

в

и

Э

д

о

С

Документное обслуживание

Обязанности секретаря

0 8

=8

и

1 л

* о

Ё и

2 ° 3 «

еу

Л 2

и н

е

^

е

а 8

§ 8 нб

¡г

и н

X

е т е

§

Б л И

58

и

3

е в о с и

58

и

Ч е

асе

со

а к в о т о

и Ч о

С

58

е ел

еит

с о

8

а ам е и О 8

со

и

и О

О

к о в о о

ко

а к в о

то

&

о

С

Бездокументное обслуживание

Рисунок 1 - Функциональная схема работы секретариата

К операциям по бездокументному обслуживанию относятся такие как:

• техническое сопровождение деятельности руководителя,

• оповещение подчиненных о времени заседаний и совещаний,

• приема и работа с посетителями,

• ответы на звонки по телефону,

• обслуживание мероприятий, связанных с командировками. К документному обслуживанию относится:

• регистрация документов, а также контроль за их исполнением,

• составление служебных документов и их редактирование,

• подшивка документов и передача на хранение,

• стенографирование,

• оформление документов.

Документы в организации поступают почтой, по факсу и с помощью Интернет. Документы, поступающие в организацию, проходят следующие стадии обработки: первичную обработку; регистрацию; предварительное рассмотрение; окончательное рассмотрение руководством. Затем документы направляются исполнителям для выполнения. В ходе первичной обработки вскрываются конверты с документами, проверяется адрес доставки, а также целостность упаковки. Далее на документе проставляется штамп регистрации.

http://vestnik-nauki.ru/

Вестник науки и образования Северо-Запада России

2015, Т. 1, №4

Далее осуществляется предварительное рассмотрение поступающих документов с целью рационального их распределения по группам на: требующие личного рассмотрения документа руководством; направляемые в соответствующие структурные подразделения ответственным исполнителям. Актуальным на этом этапе является определение того, в какие подразделения организации будут направлены документы для дальнейшей обработки. Руководитель организации, применяя метод делегирования полномочий, поручает (делегирует свои полномочия) своему секретарю-референту распределять поступающие документы самостоятельно оптимальным образом. Для этой цели руководитель организации издает соответственный приказ, в котором назначает должностное лицо за распределение документов, указывает список этих документов.

Такая рациональная система распределения поступающих документопотоков способствует более оперативному исполнению документов и, что самое главное, освобождает руководство организации от рассмотрения ненужной для него документации. После предварительного распределения поступающих потоков документов секретарь регистрирует необходимые группы документов и отправляет их на рассмотрение руководству и исполнение в структурные подразделения или конкретным должностным лицам. Документы регистрируются в день их поступления. В процессе рассмотрения документа руководитель накладывает свою резолюцию.

Сценарий документооборота входящих документов составляют следующие позиции: отметка о получении; запись в журнал; отметка о соответствии; счет на оплату; заключение; документ; файл с материалами; резолюция; отметка; запись в журнал.

В секретариате Регионального отделения РСПП в Краснодарском крае ведется журнальная форма регистрации входящих и исходящих документов. Существуют «Журнал регистрации входящих документов» и «Журнал регистрации исходящих документов».

Запись в «Журнале регистрации входящих документов» содержит следующие поля:

Вх.№; Дата;

От кого поступил документ, номер и дата входящего документа;

Краткое содержание;

Резолюция руководителя;

Дата получения исполнителем, подпись;

Срок контроля;

Сведения о выполнении.

Журнал регистрации входящих документов приведен в виде табл. 1.

Таблица 1 — Журнал регистрации входящих документов

Вх. Дата От кого Краткое Резолюция Дата Срок Сведения о

№ поступил содержание руководителя получения контроля выполнении

документ, исполните-

номер и дата лем, подпись

входящего

документа

1 2 3 4 5 6 7 8

Запись в «Журнале регистрации исходящих документов» содержит следующие поля: Дата отправления; Исходящий номер;

Куда и кому адресована корреспонденция; Кем отправлено; Вид отправления; Краткое содержание;

Регистрационный номер бланка, использованного для издания документа, примечание.

http://vestnik-nauki.ru/

Вестник науки и образования Северо-Запада России

2015, Т. 1, №4

Журнал регистрации исходящих документов приведен в виде табл.2.

Таблица 2 ^— Журнал регистрации исходящих документов

Дата Исхо- Куда и кому Кем Вид Краткое Регистрацио нный

отправле дящим адресована отправле- отправле- содержание номер бланка,

-ния номер корреспонденция но ния использованного

для издания

документа,

примечание

1 2 3 4 5 6 7

При разделении документов возникают различные несоответствия и путаницы, которые очень мешают. Проблемы, возникающие при этом, состоят в следующем:

- документы приходится многократно дублировать;

- несмотря на это они все равно теряются;

- возникает путаница в работе Секретариата;

- работникам Секретариата приходится дублировать действия друг друга;

- очень непродуктивно используется рабочее время.

Необходимо организовать работу секретариата таким образом, чтобы решить все перечисленные выше проблемы. Это заключается в том, что они должны позволять -одновременно регистрировать документы децентрализовано с объединением всех сведений о них, а также осуществлять автоматизированный контроль за исполнением документов.

Важнейшим моментом всей работы секретариата является время обслуживания документов. Важно не только рассчитать время выполнения, но и определить путь, по которому будет проходить каждый документ.

Известный метод сетевого планирования и управления (СПУ) [1] применяется для оценки временных характеристик системы. Основным плановым документом в системе СПУ является сетевой график (сетевая модель или сеть), в котором нашли отражение работы и их взаимосвязи, а также результаты всех работ.

Модель представляет собой график, состоящий из стрелок и кружков. Стрелки сети -это отдельные работы, кружки - события, ожидаемое время выполнения работ указывается над стрелками.

Представление модели обработки документов на предприятии в виде сетевого графика позволит отобразить все виды работ, которые выполняет секретариат, и далее исполнители, вплоть до отметки о выполнении работы. Эта модель также позволяет отобразить время выполнения каждой работы и совокупности работ.

РАБОТА - это любые процессы (действия), приводящие к достижению определенных результатов (событий). Понятием «работа» отображают следующие процессы:

- действительная работа;

- ожидание;

- фиктивная работа.

СОБЫТИЯ (кроме исходного) - это результаты работ. События не имеют временной протяженности. Это просто факт начала или окончания работы. События в рассматриваемой модели могут быть:

- исходными;

- завершающими;

- промежуточными;

- граничными.

Для работ понятие событие может иметь значения:

- начальное событие;

- конечное событие.

http://vestnik-nauki.ru/

Вестник науки и образования Северо-Запада России

2015, Т. 1, №4

ПУТЬ - это любая последовательность работ в сети. Путь называется полным (Ь)путем, если он проходит от исходного события до завершающего события. Остальные пути называются просто путями между событиями 1 и _].

К основным параметрам сетевой модели относятся [1]:

а) критический путь;

б) резерв времени событий;

в) резервы времени путей и работ.

Работа секретариата является очень сложной с точки зрения ее формализации. Потоки и объемы корреспонденции не всегда одинаковы, они зависят от многих факторов, которые являются как внутренними, так и внешними для предприятия. Однако требуется обработать большие объемы работ за максимально короткое время. Не нормировано количество документов, которое должен обработать руководитель, а также которое передается исполнителям. Все это приводит к тому, что для описания работы секретариата возможно применять не только вероятностные, но и нечеткие модели для расчета времени обработки на каждом из этапов обслуживания документации. Возможно применение теории нечеткой логики, нечетких множеств теории возможностей для вычисления оптимального времени прохождения документа в системе

При разработке аналитических моделей для целей исследования экономических систем необходимо, как правило, учитывать очень большое количество разнообразных факторов, которые к тому же подчас имеют различную природу. Одним из эффективных путей решения подобных задач является привлечение теории нечетких множеств, нечеткой логики, теории возможностей, методов ситуационного анализа и методов обработки знаний экспертов.

Известно применения аппарата нечеткой логики для задачи расчета резервов времени планирования работ [2]. В данной работе речь идет о нахождении с помощью аппарата нечеткой логики времени обработки документов секретариатом предприятия для дальнейшего распределения работ между руководителем и исполнителями с целью минимизации времени обработки документов на предприятии.

Для этого воспользуемся понятием интервала, приведенного в работе [3]. Интервал -это выпуклая нечеткая величина, функция принадлежности которой как:

- верхнее модальное значение интервала, а а - левый и в правый коэффициенты нечеткости.

Интервал [ m , И ] является ядром нечеткого интервала М, а интервал [ m -а, Ш +в] является носителем нечеткого интервала М.

Далее с помощью экспертно опроса определяем для каждой работы, проведенной секретариатом, нижнее и верхнее значение нечеткого интервала, а также левый и правый коэффициенты нечеткости. В работе [3] определена операция суммирования двух интервалов.

Сумма двух интервалов М1=(Ш1,Ш1, а ¡, в ¡) и Мj=(ш.j,Шj, а р в - МiФМj есть также интервал (ш,ш, а, в), где

Уи,у, Уше[и,у], Дд(©)>ШШ(^,д(и), Цд(у)).

Интервалы задаются четверкой параметров М=(Ш, Ш,а,в ), где Ш - нижнее и Ш -

а = аi +ар P = вi + в р Ш = Шi + mj, т = ш1 + mj

Обобщая эту операцию на п интервалов,

Вестник науки и образования Северо-Запада России

http://vestnik-nauki.ru/ -------

~~^ --2015, Т. 1, №4

a = ^ai; P = ZPi; m = 2 mi m = 2 m.

i=1 i=1 i=1 i=1

Если M1= UM1, a M2= UM? , где M1 и M? - выпуклые интервалы, то: i=1,...m1 j = 1,...m2

получим f(M1,M?) = Uf(MÍ,M2) .

i=1,...m1 j=1,...,m2

Таким образом, вычисляя время прохождения документа по различным пути от начальной работы к конечной, можно определить время выполнения секретариатом обработки поступающих документов. И соответственно распределить выполнение работ таким образом, чтобы ускорить время обработки документов, поступающих в секретариат предприятия.

Заключение. В работе рассмотрена проблема работы секретариата предприятия. Приведена модель вычисления оптимального времени выполнения работ по обработке документов различными исполнителями. Для описания модели применен аппарат теории нечетких множеств, для описания длительности выполнения обработки документов используются выпуклые интервалы, для задания которых используют мнения экспертов. Предложенная модель позволяет оценить время обработки документов, поступающих в секретариат, и выбрать наилучший способ распределения работ между исполнителями.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Непомнящий Е.Г. Экономика и управление предприятием. Таганрог: Изд-во ТРТУ, 1998. 160 с.

2. Глод О.Д. Модель сетевого планирования и управления в нечетких интервальных оценках. Известие ТРТУ. Тематический выпуск «Искусственные САПР». Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2005. № 3(47). С.213-214.

3. Дюбуа А., Прад А. Теория возможностей. М: Радио и связь, 1990. 288 с.

ИНФОРМАЦИЯ ОБ АВТОРЕ

Глод Ольга Денисовна ФГАОУ ВО «Южный федеральный университет», г. Ростов-на-Дону, Россия, кандидат технических наук, доцент, доцент кафедры менеджмента и инновационных технологий,

E-mail: [email protected].

Glod Olga Denisovna

FSAEE HE «South federal university», Rostov-on-Don, Russia, candidate of engineering sciences, associate professor, associate professor of department of management and innovative technologies,

E-mail: [email protected].

Корреспондентский почтовый адрес и телефон для контактов с автором статьи: 347930, Таганрог, ул. Энгельса, 1, ЮФУ, каб. 328. Глод О.Д.

8(8634)371704