CC BY
258
НАУЧНЫЙ ВЕСТНИК КРЫМА, № 5 (16) 2018
УДК 006.015.2
Варламова Людмила Николаевна, кандидат исторических наук, доцент, Российский государственный гуманитарный университет (г. Москва) e-mail: lvarlam@yandex.ru
МЕЖДУНАРОДНЫЕ СТАНДАРТЫ ИСО СЕРИИ 30300 И ИХ РОССИЙСКИЕ АНАЛОГИ
Аннотация. На современном этапе международные стандарты ИСО являются широко-применимыми документами, стандартизирующими основные принципы создания и использования информационных технологий в управлении документами, опережающими нормативно-правые акты, регламентирующие эту сферу деятельности. В связи с этим их использование крайне важно для актуализации нормативной базы ДОУ. Международные стандарты ИСО серии 30300 под общим названием «Информация и документация. Системы управления документами» закладывают методологическую базу для формирования, внедрения, оценки и сертификации систем управления документами. В рамках процессов оценки и сертификации систем управления документами возникает вопрос конкурентной борьбы со специалистами системы менеджмента качества от исхода которой во многом зависит статус и полномочия специалистов сферы документационного обеспечения управления. В связи с этим, крайне важно разработать и внедрить национальные стандарты - аналоги международных стандартов ИСО серии 30300 через терминологическую систему документоведов и в рамках их методологии работы с документами.
Ключевые слова: документация, управление документами, стандарт, национальный стандарт, международный стандарт, ИСО.
Varlamova Lyudmila Nikolaevna, Candidate of Historical Sciences, Associate Professor, Russian State University for the Humanities (Moscow) e-mail: lvarlam@yandex.ru
НАУЧНЫЙ ВЕСТНИК КРЫМА, № 5 (16) 2018 INTERNATIONAL STANDARDS OF ISO SERIES 30300 AND THEIR
RUSSIAN ANALOGUES
Annotation. At the current stage, ISO international standards are widely-applicable documents that standardize the basic principles of the creation and use of information technologies in the management of documents that outstrip the normativelegal acts that regulate this field of activity. In this regard, their use is extremely important for updating the normative base of the DOU. International standards ISO series 30300 under the general title "Information and documentation. Document management systems "lay the methodological basis for the formation, implementation, evaluation and certification of document management systems. As part of the processes of evaluation and certification of document management systems, the issue of competitive struggle with the specialists of the quality management system arises from the outcome of which the status and powers of specialists in the field of document management support largely depends. In this regard, it is extremely important to develop and implement national standards - analogues of ISO 30300 international standards through the terminology system of document experts and within their methodology for working with documents.
Key words: documentation, document management, standard, national standard, international standard, ISO.
Управление документами играет важнейшую роль в осуществлении управления организацией любой формы собственности и организационно-правовой формы. Однако, регулирование этих процессов в РФ пока нельзя признать достаточным, т.к. незначительное количество нормативных актов адресованы специалистам службы документационного обеспечения управления федеральных органов исполнительной власти (ФОИВ) [1]. Вопросы регламентации документационного обеспечения управления (далее ДОУ) в других государственных организациях и тем более в организациях, работающих в коммерческом секторе, в принципе отсутствует. В связи с этим, национальные стандарты являются единственным регулирующими документами этой сферы,
НАУЧНЫЙ ВЕСТНИК КРЫМА, № 5 (16) 2018 несмотря на то, что они утратили статус обязательных нормативных документов в 2004 году [2].
С 2007 года, с момента принятия ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 [3], сложилась практика разработки национальных стандартов, используемых в сфере управления документами в целом и ДОУ в частности путем прямого применения международных стандартов ИСО. На современном этапе международные стандарты ИСО являются широко-применимыми документами, стандартизирующими основные принципы создания и использования информационных технологий в управлении документами, опережающими нормативно-правые акты, регламентирующие эту сферу деятельности. В связи с этим их использование крайне важно для актуализации нормативной базы ДОУ.
На современном этапе Международная организация по стандартизации (далее ИСО) выстроила целую систему взаимосвязанных международных стандартов, регламентирующих управление документами, представленную ниже [8]
Взаимосвязанные стандарты и технические отчеты
Внедрение документных процессов
Часть 2 -Руководства
Концептуальные вопросы и вопросы внедрения
Метод самооценки
ИСО/ТО 13028 руководство по внедрению оцифровки официальных документов
ИСО 13008 Процесс конвертации и миграции цифровых официальных документов
ИСО 16175 Принципы и функциональные требования к официальным документам в электронной офисной среде Часть 1-Основные положения и принципы
Руководства и функциональные требования к системам управления цифровыми документами
требования к официальным документам в деловых
Как видно из представленной схемы, ИСО 15489 уже не играет основополагающую роль в регламентации вопросов управления документами, а
НАУЧНЫЙ ВЕСТНИК КРЫМА, № 5 (16) 2018 лишь сопровождает этот процесс, во главу которого поставлены международные стандарты ИСО серии 30300.
Международные стандарты ИСО серии 30300 под общим названием «Информация и документация. Системы управления документами» закладывают методологическую базу для формирования, внедрения, оценки и сертификации систем управления документами. В рамках стандартов этой серии Международная организация по стандартизации (ИСО) планирует издать 5 взаимосвязанных стандартов. Среди них [5]:
- ИСО 30300-2011«Информация и документация. Системы управления документами. Общие положения и словарь»;
- ИСО 30301-2011 «Информация и документация. Системы управления документами. Требования»;
- ИСО 30302-2015 «Информация и документация. Системы управления документами. Руководство по внедрению»;
- ИСО 30303 - проект «Информация и документация. Системы управления документами. Требования к органам, проводящим аудит и сертификацию»;
- ИСО 30304- проект «Информация и документация. Системы управления документами. Руководство по оценке».
Стандарты на системы управления документами (далее СУД) разработаны для оказания помощи организациям всех видов и размеров, а также группам организаций с совместной деловой деятельностью по:
1. Внедрению, функционированию и улучшению деятельности результативной системы управления документами, чтопроисходит в результате применения:
распределения функций и ответственности;
систематизации процессов управления документами;
измерения и оценки существующей СУД;
анализа полученных результатов оценки и улучшения СУД.
2. Разработке политики управления документами, результатом внедрения которой является:
НАУЧНЫЙ ВЕСТНИК КРЫМА, № 5 (16) 2018
прозрачность и прослеживаемость решений, принятых ответственным руководством, и их подотчетность;
совместимость и применение общих элементов, принципов и методов в рамках управления всеми системами документации организации.
Стандарты ИСО серии 30300 предназначены для:
- высшего руководства, которое принимает решения по установлению и внедрению систем управления (включая СУД) в организации;
- должностных лиц, ответственных за внедрение СУД (специалистов в областях управления риском, аудита, документов, информационных технологий и защиты информации).
Стандарты ИСО серии 30300 применяются как основа для и как руководство по:
а) установлению системного управления документной политикой, процедурами и ответственностью, вне зависимости от целей, содержания документов или носителя их информации;
б) определению ответственности, полномочий и отчетности организаций в отношении документов и документной политики, процедур, процессов и систем управления документами;
в) проектированию и внедрению системы управления документами;
г) достижению качественных результатов от применения СУД благодаря оценке ее деятельности, постоянному совершенствованию и сертификации СУД.
В рамках процессов оценки и сертификации систем управления документами возникает вопрос конкурентной борьбы со специалистами системы менеджмента качества от исхода которой во многом зависит статус и полномочия специалистов сферы документационного обеспечения управления.
Если проанализировать действия специалистов службы ДОУ и специалистов СМК в отношении систем управления документами, то можно увидеть пересечение интересов в следующем:
Оценка существующей СУД (включая аудит);
Выработка предложений по совершенствованию СУД;
НАУЧНЫЙ ВЕСТНИК КРЫМА, № 5 (16) 2018
Повторная проверка в случае выявления нарушений;
Сертификация СУД.
Средняя стоимость аудита и сертификации системы менеджмента качества (СМК) в небольшой компании от 100 000 руб., но при этом далеко не каждая компания нуждается в сертификации СМК. А вот в сертификации СУД на соответствие существующим требованиям будет заинтересовано большинство компаний. Не трудно подсчитать финансовую составляющую проектов по сертификации, предположить их масштаб и восстребованность. Этим, пожалуй, и объясняется огромный интерес специалистов СМК в стандартам ИСО серии 30300, выразившуюся в стремлении разработать и принять их в России «под себя». В результате мы имеем следующий перечень национальных стандартов, разработанных на базе международных стандартов ИСО серии 30300:
- ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «СИБИД. Системы управления документами. Основные положения и словарь» [6];
- ГОСТ Р ИСО 30301-2014 «Информация и документация. Системы менеджмента записей. Требования» [7];
- ГОСТ Р ИСО 30301-2018 «СИБИД. Системы управления документами. Требования». [8]
Здесь обращают на себя внимание 3 аспекта:
1. На базе одного международного стандарта ISO 30301:2011 в России разработаны 2 национальных стандарта ГОСТ Р ИСО 30301-2014 и ГОСТ Р ИСО 30301-2018.
2. Второй стандарт ИСО серии 30300 в России вышел на год раньше первого: ГОСТ Р ИСО 30301-2014, ГОСТ Р ИСО 30300-2015.
3. Основополагающая терминология в национальных стандартах принципиально отличается одна от другой. ГОСТ Р ИСО 30301-2014 оперирует термином «запись», ГОСТ Р ИСО 30300-2015 и ГОСТ Р ИСО 30301-2018 оперируют термином «документ».
Это уникальный случай не только в международной, но и в национальной системе стандартизации, наглядно демонстрирующий важность этих
НАУЧНЫЙ ВЕСТНИК КРЫМА, № 5 (16) 2018 международных стандартов для обеих систем документации. Но в ИСО право первенства и методологического господства отдано управляющим документацией, как ведущим специалистам сферы деятельности на которую ориентированы международные стандарты ИСО серии 30300. В связи с этим, в России крайне важно разработать и внедрить национальные стандарты - аналоги международных стандартов ИСО серии 30300 через терминологическую систему документоведов и в рамках их методологии работы с документами.
Список источников:
1. Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» с изм. от 2016 г.
2. Федеральный закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании» закрепил принцип добровольности применения стандартов в РФ. В настоящее время действует в редакции от 29.07.17 № 216-ФЗ.
3. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования». М.: Стандартинформ, 2007.
4. Схема была впервые представлена в ISO 30300:2011 и была перенесена в ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «СИБИД. Управление документами. Общие положения и словарь». М.: Стандартинформ, 2015.
5. Официальный сайт Международной организации по стандартизации (ИСО). www.http://iso.com.
6. ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «СИБИД. Системы управления документами. Основные положения и словарь». М.: Стандартинформ, 2015.
7. ГОСТ Р ИСО 30301-2014 «Информация и документация. Системы менеджмента записей. Требования». М.: Стандартинформ, 2014.
8. ГОСТ Р ИСО 30301-2018 «СИБИД. Системы управления документами. Требования». М.: Стандартинформ, 2018.
