Научная статья на тему 'Методы и инструменты мониторинга и управления работами проекта'

Методы и инструменты мониторинга и управления работами проекта Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

CC BY
8172
465
i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.
Ключевые слова
ПРОЕКТ / МОНИТОРИНГ / ИНСТРУМЕНТЫ / МОТИВАЦИЯ / ЭФФЕКТИВНОСТЬ / РАБОТА

Аннотация научной статьи по экономике и бизнесу, автор научной работы — Воргунова В.Р., Андреев С.Ю.

В статье затрагиваются актуальные на данный момент вопросы проектного менеджмента. Были рассмотрены наиболее важные и ключевые методы и инструменты мониторинга и управления работами проекта, которые показали, что не может быть единой методологии, которая бы гарантировала успех проекта, так как каждая организация уникальна, как уникальна ее корпоративная культура и сложившиеся методы.

i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.
iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.
i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.

Текст научной работы на тему «Методы и инструменты мониторинга и управления работами проекта»

Методы и инструменты мониторинга и управления работами проекта Methods and tools for monitoring and managing project activities

Воргунова В.Р.

Студентка 3 курса

Финансовый Университет при Правительстве РФ (Краснодарский филиал)

г. Краснодар, Россия e-mail: Vorgunova2013@yandex.ru

Vorgunova V.R.

student, 3 courses

Financial University under the Government of the Russian Federation (Krasnodar branch)

Krasnodar, Russia e-mail: Vorgunova2013@yandex. ru

Научный руководитель Андреев С.Ю.

Финансовый Университет при Правительстве РФ (Краснодарский филиал)

г. Краснодар, Россия e-mail: acu-25@mail.ru

Scientific adviser Andreev S. Yu.

Financial University under the Government of the Russian Federation (Krasnodar branch)

Krasnodar, Russia e-mail: acu-25@mail.ru

Аннотация.

В статье затрагиваются актуальные на данный момент вопросы проектного менеджмента. Были рассмотрены наиболее важные и ключевые методы и инструменты мониторинга и управления работами проекта, которые показали, что не может быть единой методологии, которая бы гарантировала успех проекта, так как каждая организация уникальна, как уникальна ее корпоративная культура и сложившиеся методы.

Annotation.

The article touches upon the current issues of project management. The most important and key methods and tools for monitoring and managing the work of the project were considered, which showed that there can not be a single methodology that would guarantee the success of the project, since each organization is unique, as its corporate culture and established methods are unique.

Ключевые слова: проект; мониторинг; инструменты; мотивация; эффективность; работа.

Key words: project; monitoring; tools; motivation; efficiency; work.

Любой проект по-своему уникален и имеет собственные риски. Во многом деятельность опытного менеджера должна быть направлена на борьбу с этой самой неопределенностью. Одним из методов решения данной проблемы является формализация действий в управлении и применение современного инструментария управления проектами.

Мониторинг и управление работами проекта - это процесс отслеживания, контроля и регулирования выполнения всех действий для достижения целей исполнения, которые определенны в плане управления проектом.

Целью мониторинга и управления работами проекта является выполнение исследовательских процессов в области проекта, которые находятся в тесной связи с инициацией, планированием, выполнением и завершением проекта. Для контроля эффективности данного проекта используются корректирующие и предупреждающие действия. Главным компонентом проекта, который, который выполняется на протяжении всего проекта является мониторинг. Он включает в себя сбор, измерение и распространение данных об эффективности, а также в него

входит оценка измерений с целью внесения каких-либо усовершенствований, корректировок и поправок в процессы. Постоянный мониторинг дает возможность команде управления проектом заглянуть во внутрь проекта и определить места, к которым просто необходимо проявить особый интерес и внимание. Управление содержит в себе определение корректирующих либо предупреждающих действий, или вторичное составление плана и отслеживание планов для определения того, удалось ли решить и урегулировать проблему с помощью предпринятых действий.

Процесс мониторинга и управления работами проекта затрагивает следующие моменты:

1. Сравнение текущего хода выполнения проекта с планом управления проектом;

2. Оценка хода исполнения с целью раскрытия факторов, которые требуют корректирующих или предупреждающих действий;

3. Анализ, отслеживание и мониторинг рисков проекта для своевременного их выявления, отчета о контроле выполнения определенных планов реагирования на риски;

4. Ведение вплоть до окончания проекта надежной и актуальной информационной базы, касающейся продуктов проекта;

5. Предоставление прогнозов с целью обновления текущих сведений о затратах и расписании проекта;

6. Мониторинг обработки одобренных изменений по мере их появления.

Метод управления проектом - совокупность приемов и способов воздействия на управляемый объект для достижения целей. Все методы можно объединить в три группы:

1. Методы принуждения (административные);

2. Методы побуждения (экономические);

3. Методы убеждения (социально-психологические).

Методология управления проектами определяет ход, который способствует команде управления проектом наблюдать и осуществлять контроль за работой, выполняемой в соответствии с планом управления проектом.

Метод освоенного объема предназначен для измерения эффективности проекта от его инициации вплоть до его закрытия. Методология управления освоенным объемом служит также средством прогнозирования эффективности на основе измеренной ранее информации.

В бизнесе, например, при строительстве здания, метод освоенного объема позволяет понять, насколько команда проекта опережает рабочий план проекта или отстает от него на конкретную дату. Отставание и опережение выражаются в деньгах. Если проектная группа не успевает завершить вовремя то, что она разработала, то ей просто нужно ускориться либо выполнить некоторую работу параллельно, другими словами, работать более эффективно и продуктивно.

Также не стоит забывать о таких инструментах и методах мониторинга и управления изменениям проекта, как:

• Экспертная оценка;

• Аналитические методы;

• Информационная система управления проектами;

• Совещания.

Экспертная оценка используется командой управления проектом для мониторинга и управления работами проекта.

Экспертной оценкой необходимо воспользоваться в том случае, если нет точной информации об интересующих команду проекта характеристик и параметров работы, а на получение такой информации нет

времени или другим путем получить ее невозможно. Эксперт, в своей области, может определить примерное количество времени, которое необходимо затратить на работу, когда будет окончена работа при наличии имеющегося объема ресурсов и др.

В бизнесе команда проекта не может узнать, когда закончатся работы по заливке фундамента здания, т.к. не имеет опыта в этих работах. Чтобы узнать эту информацию, команда проекта может спросить у прораба или бригадира примерную длительность этой работы.

Следующим инструментом являются аналитические методы мониторинга и управления изменениям проекта. Их особенностью является применение строгого алгоритма действий. Данная методика активно используется при разработке и исследовании проектов и планов, а также при оценке финансовой и производственной деятельности.

Аналитические методики достаточно редко дают возможность получить однозначные решения и ответы, но если использовать их в совокупности с другими инструментами, то можно получить отличный результат, который сыграет большую роль в управлении и мониторинге проектной деятельности.

Не стоит забывать об информационных технологиях, потому что любая успешная деятельность просто невозможна без их внедрения и применения. Эта информационная система управления проектами представляет собой сбалансированный набор программных, технических и информационных инструментов, которые ориентированы на реализацию, поддержку и повышение эффективности действий управления проектами.

Информационная система управления проектами подразумевает информационное пространство, позволяющее повысить качество и эффективность управления проектами в компаниях на протяжении всего жизненного цикла проекта путем автоматизации деятельности по управлению проектами, консолидации всех планов корпоративных проектов в единой базе данных, формирования общего каталога ресурсов, а также автоматизацию процессов управления документами и архивом.

Самой главной и основной проблемой менеджера является получение актуальной, полной и достоверной информации о ходе исполнения работ проекта. Эффективным инструментом решения этих задач является система отчетности. При ее разработке менеджер должен решить следующие основные вопросы:

1. Форма и содержание отчетов;

2. Периодичности и средства их предоставления;

3. Принципы измерения прогресса;

4. Ответственные за предоставление информации и за подготовку отчетов.

Следующая немаловажная задача этапа управления проектами — управление изменениями, которые будут появляться в ходе реализации, и вскрываться в процессе контроля проекта. Для обеспечения качества этого процесса должна быть формализована процедура внесения изменений, их анализа и принятия решений. Одним из эффективных инструментов будет запрос на изменение, заполняемый инициатором изменений и рассматриваемый согласно утвержденной процедуре.

Таким образом, управление разработкой проекта - это основной процесс реализации проекта, при котором задействована значительная часть ресурсов.

Необходимо отметить, что в данной статье были представлены не все, а только часть основных инструментов и методов, которые менеджер проектов может эффективно использовать в ходе взаимодействия со своей командой в реализации проекта. Современные процессы в области информационных технологий для поддержки мониторинга и управления работой проекта заслуживают отдельного и серьезного обсуждения. Существует широкий спектр прикладных методов - управление различными функциональными областями проекта, такими как PERT - анализ для управления проектными рисками или технологии построения команды в

управлении персоналом проекта. Однако даже это небольшое количество инструментов может значительно улучшить качество и эффективность управления проектами и, как следствие, его успех и благополучие.

Успешность реализации любого проекта во многом зависит от профессионализма и компетентности специалистов, которые его осуществляют.

В современной науке и практике управления всегда есть большой интерес к способности мотивировать людей, и большое внимание уделяется созданию эффективной команды. В управлении проектами это умение становится особенно актуальным и важным из-за того, что все более и более высокие требования к результатам. Работа в проекте также предполагает более сложные условия работы, так как в большинстве случаев участники проекта должны отчитываться перед двумя супервайзерами (начальниками).

Однако к инструментам управления проектами можно отнести способы мотивации людей, методы управления временем, качеством, затратами, способы и методы мониторинга и контроля. В большинстве случаев все вышеупомянутые методы имеют все шансы быть применимыми в линейной организационной структуре и даже повышают эффективность и результативность одного отдельно взятого сотрудника или целого отделения.

Несмотря на многие стандартизированные рекомендации, не может быть единой методологии, которая бы гарантировала успех проекта. Каждая организация уникальна, как уникальна ее корпоративная культура и сложившиеся методы работы.

Список используемой литературы:

1. Управление проектами: учеб. пособие / В. И. Денисенко [и др.] ; под ред. д-ра техн. наук, проф. В. И. Денисенко, д-ра экон. наук, проф. Н. М. Филимоновой ; Владим. гос. ун-т им. А. Г. и Н. Г. Столетовых. -Владимир: Изд-во ВлГУ, 2015. - 108 с.

2. Управление проектами: фундаментальный курс [Текст] : учебник / А. В. Алешин, В. М. Аньшин, К. А. Багратиони и др. ; под ред. В. М. Аньшина, О. Н. Ильиной ; Нац. исслед. ун-т «Высшая школа экономики». — М.: Изд. дом Высшей школы экономики, 2013. — 620, [4] с. — (Учебники Высшей школы экономики). — 2000 экз. — ISBN 978-5-7598-0868-8 (в пер.).

3. Управление проектами: Учебное пособие / Н.В.Абрамов, Н.В.Мотовилов, Н.Д.Наумов. — Нижневартовск, 2008. — 197 с.

i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.