Методология организации корпоративной документационной системы Текст научной статьи по специальности «Науки об образовании»

Комиссарова Т.Б., Суровицкая Г.В. МЕТОДОЛОГИЯ ОРГАНИЗАЦИИ КОРПОРАТИВНОЙ ДОКУМЕНТАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ

Предложены принципы классификации внутренней документации вуза, обоснованы и определены подходы к построению системы документации вуза, учитывающие специфику основной деятельности образовательного учреждения, представлены ее подсистемы и определен состав разновидностей документов каждой подсистемы.

В основе управленческой деятельности учреждения с любой формой собственности организационная функция является первичной по отношению к другим функциям управления, поскольку сначала необходимо организовать систему, а затем планировать ее деятельность, координировать, регулировать, контролировать, анализировать и корректировать. Содержанием организационной функции является разработка документационной системы, главное назначение которой - регламентация деятельности учреждения во всех его аспектах. Поэтому каждая функция управления должна иметь свою подсистему документации, обеспечивающую ее выполнение (рисунок 1).

Кроме того, что документирование управленческой деятельности является одной из существенных форм работы аппарата управления, при проектировании документационной системы вуза следует учитывать и то, что:

система документации вуза это не только совокупность документов, отражающих его деловую деятельность, но и совокупность документов, регламентирующих организацию работы и управление самими документами;

в деятельности вуза образуются документы, в которых отражается его образовательная и научноисследовательская деятельность, носящие учетный характер;

методическое обеспечение реализации образовательного процесса является неотъемлемой частью организации управленческого процесса вуза;

при внедрении системы менеджмента качества (СМК) появился новый массив документов.

Из этого следует, что рассмотренные подсистемы документации, реализующие основные управленческие функции, необходимо дополнить подсистемами документации, которые определяются содержанием основной (образовательной) деятельностью вуза. К таким подсистемам относятся нормативная документация, документация учетного характера (ведомости, списки, книги, табели, экзаменационные билеты, журналы учета и др.) и методическая документация.

Функция управления

Организационная

Функция

планирования

Функция

регулирования

Контролирующая

Документация, обеспечивающая функцию управления

Органытцыонная

Учредительные Организационно -

документы правовые

документы

Плановая документация

Документы

стратегического

планирования

Ср еднеср очные документы планирования

Документы

оперативного

планирования

Распорядительная докуменшацля

Документы. Документы,

издаваемые издаваемые

руководством коллегией

Информационносправочная документа ция

11н ф ормационно-справ очные документы

Регистрационная документа ция

1 | Информационно-справочная документация

Аналитическая 1 Ин ф ормационно-

функция | аналитические

:: документы

~д:

1 I Плановая документация

Корректирующая ( ( Документы

функция | 1 оперативного

:! пл анир ов ания

I__________________I

Рисунок 1 — Подсистема документации, обеспечивающая процесс управления учреждением В этом случае, сохраняя классификацию управленческой документации, структура документационной системы вуза будет иметь следующий вид (таблица 1).

Таблица 1—Структура документационной системы вуза

Наименование подсистемы документации Наименование группы документов

1 Организационная Учредительные документы

Организационно-правовые документы

2 Распорядительная Документы, издаваемые руководством

Документы коллегиальных органов управления

3 Планово-прогностическая Стратегические документы планирования

Среднесрочные документы планирования

Документы оперативного планирования

4 Нормативная

5 Информационно-справочная Информационно-справочные документы

Информационно-аналитические документы

Информационно-классификационные документы

6 Методическая Организационно-методические документы

Нормативно-методические документы

Информационно-методические документы

Прикладные документы

7 Регистрационная

8 Документация СМК

Подсистема организационной документации представлена большим количеством видов и разновидностей документов (таблица 2).

Таблица 2—Подсистема организационной документации

Группа документации Вид документа Разновидности документа

Учредительные документы Устав вуза -

Свидетельство о государственной аккредитации -

Лицензия на образовательную деятельность -

Учредительный договор -

Организационно-правовые документы Структура и штатная численность -

Штатное расписание -

Правила внутреннего трудового распорядка -

Регламент Регламент коллегии

Регламент работы руководства

Должностная инструкция На все должности

Положение Положение об оплате труда

Положение о структурном подразделении

Положение о коллегиаль-ном органе управления

Подсистема распорядительной документации призвана регулировать деятельность вуза. Регулирование деятельности необходимо для выполнения поставленных задач (программ, планов). Деятельность по регулированию необходима для устранения возникающих помех, отклонений от параметров, заданных плановыми документами. Главная задача регулирования - обеспечение согласованности в деятельности подразделений и должностных лиц вуза. Решения, принимаемые в процессе регулирования, фиксируются в документах, составляющих подсистему распорядительной документации, которая также представлена большим количеством разновидностей документов (таблица 3).

Таблица 3—Подсистема распорядительной документации

Группа документации Вид документа Разновидности документа

Документы, издаваемые руководством Приказ Приказ о создании филиала

Приказ о приеме на работу

Приказ о командировании

Приказ об утверждении

Приказ о финансировании

Распоряжение По направлениям деятельности

Указание

Документы коллегиальных органов управления Решение Решение конференции

Решение Ученого совета

Решение Научно-методического совета

Общим назначением планово-прогностической документации является установление целей и задач деятельности вуза, определение необходимых ресурсов и распределение их по целям и задачам. Планироваться может деятельность вуза в целом, по отдельным направлениям деятельности и подразделениям. Подсистема планово-прогностической документации представлена в таблице 4.

Таблица 4—Подсистема планово-прогностической документации

Группа документации Вид документа Разновидности документа

Стратегические документы планирования (на 3 и более года) Концепция Концепция развития образования

Концепция развития материально-технической базы

Концепция развития социального партнерства

Программа развития Программа развития структурного подразделения

Программа развития образовательного пространства

Среднесрочные документы планирования (на 1-3 года) Проект Образовательный

Научно-исследовательский

Финансовый

План развития План развития инфраструктуры

План развития производственной среды

План социально-экономического развития коллектива вуза

Документы оперативного планирования (на 1 год и менее) План работы План работы структурного подразделения

План работы Ученого совета

Индивидуальный план работы преподавателя

Подсистема нормативной документации представляет собой комплект документов, устанавливающих правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов. Нормативные документы разрабатываются в результате регулярной, имеющей устоявшийся характер деятельности вуза в конкретной области, выполняемой большинством его структурных подразделений. Состав подсистемы нормативной документации представлен в таблице 5.

Таблица 5—Подсистема нормативной документации

Группа документации Вид документа Разновидности документа

Текстовые нормативные документы Стандарт университета По всем направлениям деятельности

Технический регламент На конкретный вид деятельности

Правила Правила приема в университет

Правила заполнения ...

Правила проведения ...

Документы табличного типа Классификатор Классификатор документов

Классификатор видов деятельности

Реестр Реестр процессов

Реестр нормативных документов

Общее назначение документов информационно-справочной подсистемы - доставлять руководству вуза информацию о фактическом положении дел в системах, о сбоях в них, о ситуациях, нуждающихся в корректировке посредством принятия решения. Информация может поступать из различных источников: от

подразделений, отдельных работников, подведомственных и сторонних организаций, от специально созданных с различными целями комиссий и других источников. Отсюда большое видовое разнообразие этих документов, представленных в таблице 6.

Таблица 6—Подсистема инфо рмационно-справочной документации

Группа документации Вид документа Разновидности документа

Информационно-справочные документы Протокол Заседания

Совещания

Собрания

Докладная записка -

Объяснительная записка -

Информационная справка По различным направлениям деятельности

Акт Акт приема-передачи

Акт аннулирования

Акт ревизии

Акт проверки

Заявление -

Информационно аналитические документы Отчет Отчет о работе

Отчет о проведении ...

Отчет о выполнении ...

Служебное письмо Письмо-напоминание

Письмо-претензия

Письмо-ответ

Аналитическая записка -

Информационноклассификационные документы Номенклатура дел Сводная номенклатура дел

Номенклатура дел структурного подразделения

Методическая документация представляет собой комплект документов, обеспечивающих реализацию образовательного процесса и составляющих информационно-методический фонд вуза. Это документы, разъясняющие приёмы и методы; фиксирующие решения организационных вопросов, вопросов управления, обеспечения и регулирования методической деятельности, а также документы, в которых излагаются сведения, подлежащие распространению; анализируется передовой педагогический опыт; описываются действия. Подсистема методической документации представлена большим количеством разновидностей документов (таблица 7).

Таблица 7—Подсистема методической документации

Группа документации Вид документа Разновидности документа

Организационно- методические документы Положение Положение о методической работе

Положение о конференции

Положение о конкурсе

Положение о выставке

Программа Программа обучения

Программа изучения

Программа внедрения

Методическое пособие Методическое пособие для студентов

Методическое пособие для преподавателей

Методическое пособие для студентов и преподавателей

Методическая разработка Методическая разработка учебного занятия

Методическая разработка открытого занятия

Методическая разработка внеаудиторного мероприятия

Нормативно- методические документы Инструкция Инструкция по применению

Инструкция по разработке

Методические рекомендации Методические рекомендации по расчету ...

Методические рекомендации по планированию ...

Правила Правила ведения

Правила составления

Правила заполнения

Правила обсуждения

Методические указания Методические указания по оформлению ...

Методические указания по подготовке ...

Методические указания по проведению ...

Памятка -

Информационно- методические документы Справочник Различаются по видам деятельности

Перечень

Структурная схема

Методическое

описание

Рекламные материалы

Методический комментарий

Прикладные документы Сценарий мероприятия Сценарий праздничного мероприятия

Сценарий юбилея

Сценарий открытого учебного занятия

Сценарий внеучебного мероприятия

Тематическая подборка материалов Тематическая подборка материалов темы лекционного занятия

Тематическая подборка материалов информационного стенда

Информационный каталог

Регистрационная документация - совокупность документов журнальной и учетной формы, предназначенных для записи данных о документе, а также фиксирующие и отражающие результаты образовательной деятельности вуза. Подсистема регистрационной документации в вузе представлена также большим разнообразием разновидностей документации (таблица 8).

Таблица 8—Подсистема регистрационной документации

Группа документации Вид документа Разновидности документа

Документы для регистрации данных о процессах Журнал (регистрации, ознакомления) Журнал регистрации входящей документации

Журнал регистрации исходящей документации

Журнал ознакомления персонала с документами

Регистрационная карточка -

Учетные документы, регистрирующие данные учебного процесса Журнал (учета) Журнал учета успеваемости

Журнал контроля учебных занятий

Журнал учета взаимопосещаемости занятий преподавателями

Ведомость Ведомость успеваемости студентов

Экзаменационная ведомость

Зачетная ведомость

Книга Книга учета выдачи студенческих билетов

Книга учета выдачи направлений на пересдачу экзаменов

Карточка Учебная карточка студента

Личная карточка студента

Большую группу документов составляет документация СМК, которая представлены всеми вышеперечисленными подсистемами, кроме организационной, и имеет свою специфику в разработке и оформлении. В таблице 9 представлен состав современной СМК в соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 9001-2001.

Таблица 9—Система документации СМК

Подсистемы документации Виды документов

Планово- прогностическая Политика и цели в области качества, Политика в области управления документацией; План качества, План-график совещаний «День качества»; Программы внутренних аудитов; Планы корректирующих и предупреждающих действий; планы процессов СМК

Нормативная внутренняя Руководство по качеству; Шесть обязательных документированных процедур; СТУ в области качества; классификаторы; спецификации процессов СМК

Процедурная Инструкции; методические рекомендации; методические указания; методики; правила; памятки; реестры рабочих процессов СМК и структурные схемы их взаимодействия

Распорядительная Приказы в области качества; распоряжения, указания; решения коллегиальных органов

Информационно- справочная Протоколы совещаний «День качества»; отчеты о функционировании процессов СМК; справки-отчеты об устранении несоответствий; отчет «Анализ со стороны руководства»; отчет «Анализ данных»; отчет о БИОТ-анализе; отчет о самооценке деятельности; служебные записки; информационные справки; номенклатуры дел СМК

Регистрационная Журналы регистрации и ознакомления с документацией СМК; журналы мониторинга процессов СМК; журналы мониторинга средств мониторинга; журнал регистрации замечаний и предложений потребителей

При создании методологической основы для организации работы с бумажными документами и проведения последующих мероприятий по совершенствованию документационного обеспечения управления вопросы классификации, систематизации и выбора оптимального состава системы документации вуза являются наиболее существенными, особенно актуальны они при внедрении информационных технологий. Неизбежное сосуществование электронного и бумажного документооборота сегодня требует тщательного подхода к методологии организации и оптимизации документооборота, что неизбежно влечет за собой необходимость разработки и внедрения корпоративных стандартов, инструкций и регламентов.

Литература

1. Н.М. Березина, Е.П. Воронцова, Л М. Лысенко. Современное делопроизводство. - Питер, 2007.

2. Мишин В.М. Управление качеством. - М., 2005.

3. Янковая В.Ф. Документы и системы документации / Журнал «Секретарь-референт». - 2006. - №1.

4. Стандарт университета СТУ 151.5.05 - 2009 Система менеджмента качества. Управление документацией. Управление внутренней документацией.