Методика оценки компетентности внутренних аудиторов системы менеджмента качества Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

УДК 658.5 (075)

Л. Н. АХТУЛОВА А. М. СУРТАЕВ ■

Сибирская государственная автомобильно-дорожная академия

МЕТОДИКА ОЦЕНКИ КОМПЕТЕНТНОСТИ ВНУТРЕННИХ АУДИТОРОВ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА_____________________________________

Оценка компетентности внутренних аудиторов системы менеджмента качества является основой обеспечения адекватности результатов внутреннего аудита и, как следствие, результативности и эффективности функционирования системы менеджмента качества организации. Авторы предлагают собственную методику оценки компетентности внутренних аудиторов и стажеров (кандидатов во внутренние аудиторы организации), которая формирует предпосылки к созданию динамичной системы оплаты труда внутренних аудиторов и повышению уровня мотивации их деятельности на основе количественной критериальной оценки.

Ключевые слова: система менеджмента качества, внутренние аудиты, внутренние аудиторы, оценка, компетентность, критерии.

Как известно, осуществление внутренних аудитов в организации, является одним из требований для подтверждения соответствия системы менеджмента качества предъявляемым к ней требованиям, отраженным в ГОСТ Р ИСО 9001 -2001 «Системы менеджмента качества. Требования »[ 1 ].

Для того чтобы процедура внутренних аудитов осуществлялась результативно и эффективно для организации, формировала добавленную ценность, необходимо учитывать несколько факторов:

1. Компетентность внутренних аудиторов;

2. Достаточность внутренних аудиторов для проведения необходимого количества аудитов в запланированные интервалы времени.

Так как эффективность и результативность внутренних аудитов в большей степени зависит от компетентности и квалификации самих аудиторов, а также ввиду того что ни ГОСТ Р ИСО 9001-2001, ни ГОСТ Р ИСО 19011-2003 (2] не регламентируют процедуру оценки компетентности и результативности деятельности внутренних аудиторов, необходима универсальная методика, позволяющая производить регулярный мониторинг компетентности внутренних аудиторов, и создавать основу для формирования кадрового резерва внутренних аудиторов из числа стажеров и основу для формирования системы мотивации внутренних аудиторов, кореллирующую с результатами оценки и мониторинга компетентности аудиторов. С учетом изложенных выше требований формула оценки компетентности внутренних аудитов будет выглядеть следующим образом:

Кауд=( 1 - £ А(хЫ1)хЮ0%,

Ы

где А, - случай ошибочной классификации несоответствия; А2 - случай нарушения процедуры проведения внутреннего аудита; А3 — нарушение при оформлении документации по внутреннему аудиту; А< — случай неопределенности результатов аудита; А5 — случай неполного проведения аудита; Л/, — количество случаев А(; Ы2 — количество случаев А2; Ы3 - количество случаев А3; Ы4 — количество случаев А4; Ы} — количество случаев А5.

Для обеспечения максимально эффективного оценивания компетентности и получения наиболее достоверных результатов, необходимо производить оценку после каждого проведенного аудита, с использованием формы протокола оценки компетентности внутренних аудиторов, представленной в таблице 1.

Для создания системы независимого оценивания, предлагается производить оценку компетентности аудиторов либо Ответственному представителю руководства по системе менеджмента качества, либо руководителем организации, в зависимости от особенностей менеджмента компании.

С этой же целью оценку руководителя группы по аудиту предлагается вычислять исходя из среднего значения оценки компетентности закрепленной за ним группы по аудиту без учета оценок компетентности стажеров.

Средние значения оценок компетентности аудиторов оцениваются при аттестации аудиторов и ежеквартальные данные по компетентности используются при анализе СМК высшим руководством и при формировании вознаграждения внутренних аудиторов за осуществляемую ими деятельность.

Следует отметить, что в данном случае необходимо вести Реестр внутренних аудиторов, который должен постоянно находиться в актуальном состоянии, быть внесен в структуру документации СМК организации в виде записи. Оценку компетентности предлагается исчислять в %-ном выражении, что в дальнейшем позволит создать основу для формирования целей в области качества, которые, как известно, в соответствии с п.5.4.1 ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Системы менеджмента качества. Требования» должны быть измеримыми и согласуемыми с политикой в области качества организации.

Реестр внутренних аудиторов предлагается сформировать в следующем виде, как представлено в таблице 2.

Эксперт исключается из реестра на основании приказа по организации в случае неудовлетворительных результатов аттестации. В случае оценки компетентности ниже 85% в трех последовательных аудитах аудитор проходит переаттестацию с обязательным заполнением протокола оценки компетент-

ОМСКИЙ НАУЧНЫЙ ВЕСТНИК № 2 (60). 2009 МАШИНОСТРОЕНИЕ И МАШИНОВЕДЕНИЕ

МАШИНОСТРОЕНИЕ И МАШИНОВЕДЕНИЕ ОМСКИЙ НАУЧНЫЙ ВЕСТНИК №2 (80).

Форма протокола оценки компетентности внутренних аудиторов

ПРОТОКОЛ ОЦЕНКИ КОМПЕТЕНТНОСТИ ВНУТРЕННИХ АУДИТОРОВ И СТАЖЕРОВ

Дата проведения аудита Аудитируемое подразделение (процесс/деятельность) утверждаю ОПРпоСМК / /

« » 2008г.

Аудитор (стажер) ■ ;' ■ ■ Л' Роль прн проведении внутреннего аудита ■ ' Область компетентности , /•:. Оценка компстсіггностн 1 шшт.

Руководитель группы аудиторов Роль прн проведении внутреннего аудита Область компетентности Оценка компетентности аудитора (среднее) Подпись руководителя

Руководитель

аудиторской группы __________________ _____________ __________ _______

(должность) (фамилия и.о.) (подпись) (дата)

Таблица 2

Форма реестра внутренних аудиторов

№ Ф.И.О. аудитора Количество проведенных аудитов (квартал/год) Область компетентности Коэффициент компетентности аудитора, % Контактный телефон Подпись аудитора

ности внутренних аудиторов и стажеров по форме таблицы 2.

Следует отметить, что записи по оценке компетентности внутренних аудиторов должны храниться в папке «Внутренние аудиты», с обязательным указанием его в номенклатуре дел по СМК организации.

Если стажёр получил положительную оценку (не ниже 80%) по двум стажировкам подряд и в реестре экспертов имеются вакансии, стажёр проходит первичную аттестацию. При положительных результатах аттестации стажёр принимает на себя письменное обязательство по выполнению требований к компетентности, отраженным выше и к личным качествам, отраженным в ГОСТ РИСО 19011-2003, после чего на основании приказа по организации, включается в реестр внутренних аудиторов.

Оплату труда внутренних аудиторов рекомендуется производить ежеквартально, с учетом периодичности формирования оценки компетентности. Формула расчета премии внутренних аудиторов будет выглядеть следующим образом:

Сумма _ премии = Л/х 1,2МГСх Кауд,

где К ауд — коэффициент компетентности аудитора, средний за оцениваемый период (квартал); Л/— количество проведенных аудитов в отчетный период времени; МТС — минимальная тарифная ставка рабочего 1 разряда, либо любая другая ставка, с учетом привязки к темпам роста инфляции.

Премирование руководителя группы по внутреннему аудиту осуществляется по формуле:

Сумма _ премии = N х 1,5МТС х Кр.ауд,

где Кр.ауд — коэффициент компетентности руководителя группы по аудиту, который исчисляется как среднее значение оценок компетентности руководителя группы по аудиту за отчетный период (квартал).

Таким образом, предлагаемая методика позволит обеспечить достоверность результатов внутренних аудитов системы менеджмента качества на соответ-

Требования к внутренним аудиторам

ТРЕБОВАНИЯ: При назначении

При исполнении обязанностей

Элемент требовании Квалификационные требования

Профессиональные знания Высшее техническое или экономическое образование (диплом государственного образца).

Дополнительное образование по специальности "Эксперт по внутренним аудитам систем менеджмента качества".

Повышение квалификации в области менеджмента качества в объеме 70 а/ч один раз в два года и чаще.

Общие знания требований и практики применения международных и государственных стандартов: по аудитам систем менеджмента качества ГОСТ Р ИСО 19011-2003, ГОСТ Р 40.003-2005; по метрологии ГОСТ Р 8.000-2000; по управлению документацией ГОСТ Р ИСО 15489-1:2007; по техническому контролю и испытаниям продукции ГОСТ 15467-79. систем государственных стандартов ЕСКД, ЕСТД, ЕСПД, СПДС, СРПП.

Состав и требования технических отчетов и методических рекомендаций Технического комитета 176 Международной организации по стандартизации.

Требования законодательства РФ: № 184 ФЗ от 27.12.2002. Федеральный закон о техническом регулировании № 15-ФЗ от 10.01.2003 Об обеспечении единства измерений.

Профессиональные навыки Свободное владение персональным компьютером, оргтехникой и программными средствами, используемыми в организации

Опыт проведения анализа проблем организационно-системного характера.

Опыт проведения одного и более внутренних аудитов.

Нормы служебного поведения Соответствие внешнего вида уровню деловых отношений - не менее 4 (по 5-ти бальной системе экспертной оценки).

Отсутствие межличностной зависимости от проверяемых должностных

Деловая репутация - 5 (по 5-ти бальной системе экспертной оценки).

Требовательность к коллегам - 5 (по 5-ти бальной системе экспертной

Коммуникативные способности Культура и разборчивость речи - 5 (по 5-ти бальной системе экспертной оценки).

Способность к формированию заинтересованности проверяемого должностного лица к конструктивному участию во внутреннем аудите.

Владение деловым стилем составления текстовых документов - 5 (по 5-ти бальной системе экспертной оценки).

Способность к ведению деловых переговоров и конструктивному разрешению противоречий -5 (по 5-ти бальной системе экспертной оценки).

Интеллектуальные способности Коэффициент интеллекта - не менее 100 (стандартный тест 10).

Уровень ошибок при переключении внимания - не более 5% (стандартный тест).

Ошибки кратковременной памяти - не более 10% (стандартный тест).

Работоспособность Сохранение работоспособности в условиях напряженности труда 1-й степени (по табл. 18, Р 2.2.2006-05).

Отсутствие медицинских противопоказаний к работе со зрительными и эмоциональными нагрузками.

Компетентность Уровень исполнительской дисциплины - не ниже 90%.

Отсутствие дисциплинарных взысканий (за исключением снятых в установленном порядке).

ствие ГОСТ Р ИСО 9001 [ 1 ], за счет количественной оценки компетентности внутренних аудиторов СМК, а также произвести отбор кандидатов во внутренние аудиторы на основе объективных свидетельств и практического опыта работы как аудиторов так и стажеров. Данная методика позволит повысить уровень компетентности внутренних аудиторов омских предприятий и конкурентоспособность продукции Омского региона, что, в свою очередь, не может не повлиять на общее улучшение качества жизни омичей.

Библиографический список

1. ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Системы менеджмента качества. Требования».

2. ГОСТ Р ИСО 19011-2003 «Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества и систем экологического менеджмента».

АХТУЛОВА Людмила Николаевна, кандидат технических наук, доцент кафедры «Управление качеством и сертификация» Сибирской государственной авто-мобильно-дорожной академии.

СУРТАЕВ Александр Михайлович, аспирант кафедры «Управление качеством и сертификация» Сибирской государственной автомобильно-дорожной академии.

644080, г. Омск, пр. Мира, 5

Дата поступления статьи в редакцию: 28.10.2008 г.

© Ахтулова Л.Н., Суртаев А.М.