Методика освоенного объема как механизм эффективного управления стоимостью проекта Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

Кальниченко Е.В. Методика освоенного объема как механизм эффективного управления стоимостью проекта / Е.В. Кальниченко // Управлшня проектами та розвиток виробництва: Зб.наук.пр. - Луганськ: вид-во СНУ iм. В.Даля, 2003. - № 1(6).-^32-38._

УДК 519.68:681.3:658.512

Е.В. Кальниченко

МЕТОДИКА ОСВОЕННОГО ОБЪЕМА КАК МЕХАНИЗМ ЭФФЕКТИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ СТОИМОСТЬЮ ПРОЕКТА.

Рассматривается механизмы модернизации методики освоенного объема с учетом нелинейностей распределения ресурсов. Исследовано поведение кривой стоимости под влиянием факторов риска на различных стадиях жизненного цикла проекта. Проведен анализ зависимости стоимости от времени и ресурсов в плоскости действия рисков. Рис. 4, табл. 1, ист. 3.

О.В.Кальниченко

МЕТОДИКА ОСВОСНОГО ОБСЯГУ ЯК МЕХАН1ЗМ ЕФЕКТИВНОГО УПРАВЛ1ННЯ ВАРТ1СТЮ ПРОЕКТУ

Рассмотрены результаты проведенных исследований в рамках проекта реструктуризации строительной корпорации энергетического строительства. Предложена проектно-ориентированная структура управления проектами, моделирования проектных процедур на основе процессных моделей, определяются особенности управления персоналом. Рис.5, дж.8.

Y.V. Kalnichenko

STUDIED VOLUME METHOD AS AN EFFECTIVE MANAGEMENT MECHANISM

In the paper the ways to modernize the studied volume method are outlined taking into account the nonlinearity of resource allocation. The cost curve behavior under the influence of risk factors on the different stages of project life cycle is investigated. The cost dependence on time and resources in the sphere of risk influence is analyzed.

Постановка проблемы. Выполнение инвестиционных проектов в Украине осуществляется в условиях неопределенности и риска. Это объясняется, прежде всего, нестабильностью экономической ситуации, а также несовершенным законодательством, что в первую очередь сказывается на стоимости проектов. Помимо перечисленных внешних воздействий, проекты подвергаются и внутренним, к которым можно отнести срывы поставок, нарушения стандартов качества, отсутствием достоверной оперативной информации о состоянии дел в проекте и т. д. В результате чего наблюдаются значительные перерасходы бюджетов и нарушения сроков реализации проектов. Поэтому для менеджера так важно осуществлять постоянный мониторинг проекта, анализ возможных отклонений по стоимости и прогноз дальнейшего выполнения, на основании которого будут приниматься управленческие решения.

Анализ последних исследований. Анализ исследований, посвященных методологии освоенного объема, базируется в основном на работах зарубежных авторов, поскольку на сегодняшний день в Украине практически не проводились

"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2003, № 1(6)

1

исследования подобного рода, а соответственно отсутствует статистика и накопленный опыт применения данной методики. Основным недостатком работ зарубежных авторов является несоответствие основных положений метода освоенного объема реальной ситуации ведения украинских проектов, что затрудняет его применение. Так показатели проекта в работах зарубежных авторов однозначно задаются в денежном выражении, т. е. в виде затрат, в то время, как отечественное представление об этих показателях включает помимо денежного выражения физические объемы. Кроме того, базовой единицей расчета проектов в теоретических исследованиях и практических результатах зарубежных проектов служит время, т. е. все ресурсы (материальные, технические, трудовые) определяются их стоимостью за час использования. Что же касается отечественных проектов, то опять таки, основной единицей измерения выступают физические объемы, благодаря которым определяются первоначальные параметры проекта на основании утвержденных архитектурных проектов (чертежей) для дальнейшего использования в сметных программах, в результате чего формируется сметная стоимость. Существенным недостатком в практике ведения зарубежных проектов также является предположение о линейных зависимостях объемов и затрат, распределениях ресурсов и постоянных интенсивностях. Все это, к сожалению, противоречит реалиям украинских проектов и, соответственно, делает такие проекты значительно сложнее и интереснее, как в отношении теоретических исследований, так и в отношении практического применения и получаемых результатов.

Формулирование целей. В свете перечисленных аспектов применения метода освоенного объема и проблем, связанных с этим, автором формулируются следующие цели, которые позволят адаптировать данный метод для использования в качестве эффективной технологии анализа, прогнозирования и управления отечественными проектами с учетом их специфик:

- исследование возможностей методики освоенного объема с использованием нелинейностей основных показателей проекта, в частности нелинейного распределения ресурсов;

- описание основных положений методики освоенного объема с определением алгоритма ее применения;

- формализация основных причин отклонений, прогноз дальнейшего выполнения проекта

- использование механизмов принятия решений, связанных с отклонениями стоимости в проекте, для выработки управленческих решений в режиме реального времени, с учетом нелинейностей его основных показателей.

Изложение основного материала. Поскольку стоимость проекта является определяющим параметром эффективного выполнения любого инвестиционного проекта, данному параметру уделяется особое внимание. Залогом успешного выполнения любого проекта, прежде всего, следует считать грамотное обоснование его стоимости на прединвестиционной фазе и детальное планирование стоимости на фазе разработки проекта, именно на этих фазах риск выбрать неправильную стратегию наиболее велик, поскольку такая ошибка повлияет на результат выполнения всего проекта.

2

"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2003, № 1(6)

Таким образом, использование нелинейных функций распределения ресурсов на фазе планирования проекта обеспечит в дальнейшем его объективный анализ и прогнозирование. Пример таких функций представлен на рис. 1.

а) треугольное возростающее

а

б) треугольное убывающее

ЯгН -

%

100%

VII II II-II—

% 100%

г

а =

¡г

г

¡г+1

- коэффициент изменения количества ресурса в единицу времени, который определен на интервале (0;

в) трехуровневое

' |—1|—11 II I'—11—|_

1,2

, при 0 < т < 40

и т

/(г,) = < ¥2 , при 40 < т < 70

и т

¥з , при 70 < т < 100

{uJт

Функци потреблен

В свою

в еди

Помим може£г сим рабо^. Кри

системами

работы., Однако

процессы»

механизм э

выполнени

является.

урсов

(инамика объема его

5тся его количеством ьзования:

- Технология

- Экономика и управление

- Изделие

■ Пр ограммный продукт

в

юл ся оло

ля1

е

, чт

з таких механизмов [1], которая широко

применяется в практике ведения проектов зарубежными компаниями. Использование метода освоенное объемг0,й6зволяет рЬшать ряд задач по управлению проектами, в первую очередь это касается процессов управления стоимостью. безразмерное время

Центральной характеристикой данного метода является анализ работ по принципу «что планировалось потратить - что потрачено - что сделано».

1,20

правлшня проектами та розвиток виробництва", 2003, № 1(6)

3

стоимость

1,00 -0,80 -0,60 -0,40 -0,20 -0,00

Безразмерное время

Ьч

£

Л

\

Другими словами - анализ показателей динамики затрат как разность плановых и фактических затрат. Однако для обоснования выводов о состоянии дел проекта недостаточно знания величин плановой и фактической стоимости выполненных на момент принятия решения работ, в следствие чего, было введено понятие освоенного объема, которое является объективным определением значения выполненных на данный момент времени работ.

Недостатком данного метода являются трудности связанные с точным определением величины освоенного объема. Основными методами измерения освоенного объема считаются:

- Метод процента выполнения (Percent Completed). Данный метод использует процент выполнения для каждой работы.

- Метод взвешенных характерных точек (weighted milestones). Основан на определении контрольных точек в проекте по нормативным значениям параметров проекта (завершение или начало фаз, этапов и т. д.), освоенный объем при этом измеряется как взвешенное значение параметров в этих точках.

- Метод фиксированной формулы заключается в определении для каждой работы отношения начала к освоению а%/Ь%, например, 50/50, 0/100, 30/70.

- Метод стандартов (Earned Standards) устанавливает для каждой работы детальные стандарты результатов деятельности, подробнее, чем в методе характерных точек, достижение которых означает определенное значение освоенного объема.

- Метод эквивалентных единиц (Equivalent Completed Units) заключается в введении единой системы единиц измерения работ.

- Комбинированный метод с использованием характерных точек и процента выполнения.

К достоинствам данного метода следует отнести возможность обнаружения на ранних стадиях реализации проекта отклонения его фактических показателей от плановых, осуществления прогноза дальнейшего выполнения и выработки решений по корректировке сложившейся ситуации.

Алгоритм применения методики освоенного объема при анализе процессов управления стоимостью заключается в выполнении следующих последовательных процедур:

- выбор метода определения освоенного объема;

- оценка фактического выполнения проекта на основе определения параметров освоенного объема и фактического значения параметров затрат;

- сравнение полученных параметров с плановыми и определение тенденций;

- оценка эффективности затрат;

- анализ причин возможных отклонений и формирование отчетов;

- прогноз дальнейшего хода выполнения проекта (длительности, динамики затрат и т.д.) с учетом нелинейных зависимостей основных параметров стоимости проекта;

- выработка на основании полученных показателей метода освоенного объема управленческих решений, направленных на координацию процессов управления стоимостью.

4

"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2003, № 1(6)

Причины отклонения фактических показателей стоимости от плановых не всегда можно определить однозначно. Например, необходимо осуществить контроль выполнения, не по окончанию определенной фазы или этапа, а в назначенный момент времени. Зная функции распределения ресурсов, можно объективно определить отклонения, с учетом технологии выполнения работы, т. е. с учетом распределения ресурса. Однако, работам, как правило, присваивается несколько ресурсов, что усложняет процедуры определения освоенного объема (рис. 2). Наблюдается так называемое наложение графиков распределения ресурсов одной работы, а затем ряда работ, которые еще не являются выполненными, но попадают под определение освоенного объема, т. е. работы, которые выполняются в момент проведения анализа проекта (освоенный объем части выполненной работы). Именно поэтому очень важно учитывать кривые распределения ресурсов. Кроме того, превышение фактических затрат может быть связано с опережением графика выполнения работ.

Рис. 2. Пример распределения ресурсов, в соответствии с технологией выполнения работы

Если предположить, что все ресурсы проекта измеряются в денежном эквиваленте, то основные формулы методики освоенного объема выглядят следующим образом:

CV(t)=BCWP(t)-ACWP(t); SV(t)=BCWP(t)-BCWS(t) CPI(t)=BCWP(t)/ACWP(t); SPI(t)=BCWP(t)/BCWS(t)

где - динамика отклонений по стоимости; SV(t) - динамика отклонений от плана;

BCWS(t) - планируемая динамика затрат (сметная стоимость запланированных работ во времени);

BCWP(t) - динамика освоенных затрат (плановая стоимость выполненных (фактически) работ - освоенный объем);

ACWP(t) - динамика фактических затрат (фактическая стоимость

выполненных работ);

СР- показатель динамики затрат;

SPI(t) - показатель объема освоенных затрат;

В момент времени t, зная графики распределения ресурсов, можно достаточно легко определить текущую величину освоенного объема (BCWP). На основании полученного значения, а также значений фактической и плановой стоимости на этот момент времени, делается вывод об эффективности выполнения проекта, прогноз на будущее, а также осуществляется принятие

"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2003, № 1(6)

5

решений по корректировке стоимостных показателей проекта, если в этом есть необходимость.

Существует несколько подходов к определению прогнозных оценок стоимости проекта [3]:

EAC=(BAC-BCWP)/CPI + ACWP

EAC=ACWP+ETC

EAC=(BAC-BCWP)+ACWP.

где EAC - оценка по завершению; BAC - бюджет проекта ETC - оценка до завершения [2].

При определении объема выполненных работ в проекте, помимо перечисленных методов можно использовать оценки выполненных работ «снизу вверх» и «сверху вниз». Первый метод вычисления освоенного объема предполагает суммирование бюджетных стоимостей выполненных на данный момент времени работ. Метод «сверху вниз» наиболее подходит для ситуации, когда определение освоенного объема осуществляется при наличие незавершенных работ.

BCWP=(ACWP/EAC)*BCWS

Необходимо учитывать, что полученные значения освоенного объема состоят из значений параметров отдельных работ, по одним из них может наблюдаться перерасход, а по другим отставание. Поэтому необходимо рассматривать следующие показатели работ: количество потраченных средств по работе, которое определяется как среднее значение израсходованных ресурсов, продолжительность выполненной части работы, длительности использования ресурсов, задержку использования ресурсов. Следует отметить, что использование ресурсов работы задается зависимостью, которая определяется технологией выполнения конкретной работы.

Примером возможных отклонений параметров освоенного объема и характеристикой причин таких отклонений служит таблица 1.

Анализируя соотношения показателей освоенного объема можно делать выводы о наблюдаемых тенденциях, а также осуществлять прогноз дальнейшего выполнения проекта.

Таблица 1

Соотношения показателей Характеристика по стоимости Характеристика по времени

ACWP<BCWP>BCWS Работа выполнена с меньшей стоимостью Опережение плана

ACWP>BCWP>BCWS Наблюдается перерасход средств Опережение плана

ACWP<BCWP<BCWS Работа выполнена с меньшей стоимостью Отставание от плана

ACWP>BCWP<BCWS Наблюдается перерасход средств Отставание от плана

6

"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2003, № 1(6)

Проблемы планирования, мониторинга, анализа, прогнозирования и управления решаются с использованием Подсистемы управления стоимостью (ПУС), функциональная схема которой представлена на рис. 3. Помимо перечисленных функций ПУС, важным моментом в управлении стоимостью проекта, являются процессы принятия решений в оперативном режиме, на основе имеющейся информации. Механизмом принятия решений в Подсистеме управления стоимостью является блок управляющих действий, который представлен командой экспертов и экспертной системой, в свою очередь экспертная система состоит из базы данных и базы знаний.

Рис. 3. Функциональная схема подсистемы управления стоимостью

"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2003, № 1(6)

7

Примером использования подсистемы управления стоимостью на фазе реализации проекта может служить график представленный на рис. 4. В момент времени 6-7 проводится анализ выполнения определенного этапа, в результате чего наблюдается отклонение основных показателей освоенного объема от запланированных, а именно: отставание от графика с перерасходом средств. Затем проводятся анализ причин отклонения, прогнозирование и выработка решений по локализации проблемной ситуации (с помощью блока управляющих действий), на основании которых принимается оптимальное управленческое

50 -40 -30 -20 -10 -0

BCWP BCWS ACWP

7Г —■— —

*

1 2 3 4 5 6 7 8 9

21 33 31 31 30 28 30 31 31

25 44 45 44 39 36 34

24 41 41 38 35 33 35 32 28

BCWP

BCWS

ACWP

решение. В рассматриваемом примере отклонение стоимости было вызвано удорожанием ресурсов. С помощью команды экспертов и экспертной системы было выработано решение о закупке большой партии ресурсов и хранении их на складе. Это решение явилось наиболее оптимальным на основании экспертных оценок, в следствие чего, удалось сократить перерасход средств в проекте.

Рис. 4. Пример использования ПУС на фазе реализации проекта

Выводы. Проведенный анализ методики освоенного объема применяемой в практике зарубежных компаний для ведения проектов, показывает неэффективность его использования для анализа и управления отечественными проектами. Такая ситуация объясняется нестабильностью экономического положения в Украине, т. е. отсутствием стационарности процессов, а соответственно невозможностью учета линейных зависимостей параметров стоимости.

Рассмотрены основные отклонения фактических показателей освоенного объема от плановых, на основании чего осуществляется генерация альтернативных решений и выбор оптимального.

Автором предложена модифицированная методика освоенного объема, которая предполагает использование нелинейностей. Обязательным условием применения такой методики является учет нелинейностей на этапе планирования. А также в качестве координации процессов управления стоимостью предлагается использование Подсистемы управления стоимостью, в состав которой входит механизм оперативного управления в виде системы принятия решений.

8

"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2003, № 1(6)

ЛИТЕРАТУРА

1. Quentin W. Fleming and Joel M. Koppelman. Earned Value Project Management. Second edition. Project management Institute, 2000. - 224 pp.

2. Словник-довщник з питань управлЫня проектами / Бушуев С. Д. Украшська асоцiацiя управлЫня проектами. - К.: Видавничий дiм "Деловая Украина", 2QQ1. - 640 с.

3. Керiвництво з основ проектного менеджменту. К.:Втол, 1999. - 197 с.

Стаття надмшла до редакцiï 08.04.2003 р.

"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2QQ3, № 1(6)

9