МЕТОДИКА ФОРМИРОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДЕЛ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА Текст научной статьи по специальности «Компьютерные и информационные науки»

doi: 10.36724/2409-5419-2020-12-4-65-75

МЕТОДИКА ФОРМИРОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДЕЛ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

КОРОЛЕВ Игорь Дмитриевич1

НАЗИНЦЕВ Вадим Сергеевич2

МЕЗЕНЦЕВ

Александр Сергеевич3 МАХНЕВ

Александр Павлович4

Сведения об авторах:

1д.т.н., профессор, профессор Краснодарского высшего военного училища, г. Краснодар, Россия, pi_korolev@mail.ru

2адъюнкт Краснодарского высшего военного училища им. генерала армии С.М. Штеменко, г. Краснодар, Россия, lazo12@list.ru

3адъюнкт Краснодарского высшего военного училища имени генерала армии С.М. Штеменко, г. Краснодар, Россия, ravings13@inbox.ru

4курсант Краснодарского высшего военного училища имени генерала армии С.М.Штеменко, г. Краснодар, Россия, a23632@yandex.ru

АННОТАЦИЯ

Предметом исследования является процесс формирования электронных дел в системах электронного документооборота. Целью исследования является разработка методики формирования электронных дел в системах электронного документооборота, удовлетворяющая требованиям нормативных правовых актов, предъявляемых к ведению делопроизводства и архивного дела, информационным технологиям в федеральных органах исполнительной власти Российской Федерации. В ходе проведенного исследования разработан алгоритм формирования электронных дел в системах электронного документооборота. Процесс формирования электронных дел декомпозирован на восемь этапов. Для решения поставленной задачи создана база данных реквизитов документов и ключевых слов в них, содержащая перечень реквизитов, видов формализованных документов, ключевых слов. Для формализации интеллектуальной деятельности должностных лиц построены модели реквизитов документов, видов документов, статей ведомственного перечня документов со сроками их хранения, контуров системы электронного документооборота, в которых был создан и хранится электронный документ, сроков хранения электронных документов. В разработанной методике интеллектуальная деятельность должностных лиц федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации по выявлению нанесенных на электронный документ реквизитов, определению вида формализованного электронного документа, определению должностного лица (структурного подразделения), к чьей области информационной ответственности относится электронный документ, статьи ведомственного перечня документов со сроками их хранения, к которому относится документ, определения срока его хранения и электронного дела, в которое документ должен быть распределен, формализуется с использованием логики предикатов. Методика позволяет формировать электронные дела автоматически, может быть использована при проектировании перспективных систем электронного документооборота и создании отдельных программных модулей, реализующих функцию автоматического формирования электронных дел в системах электронного документооборота.

КЛЮЧЕВЫЕ СЛОВА: методика; система электронного документооборота; электронное дело; электронный документ; автоматическое формирование электронного дела.

Для цитирования: Королев И. Д., Назинцев В.С., Мезенцев А. С., Махнев А. П. Методика формирования электронных дел системы электронного документооборота // Наукоемкие технологии в космических исследованиях Земли. 2020. Т. 12. № 4. С. 65-75. doi: 10.36724/2409-5419-2020-12-4-65-75

Введение

В настоящее время быстрыми темпами осуществляется повсеместное внедрение информационных и коммуникационных технологий, направленных на развитие информационного общества, формирование национальной цифровой экономики, обеспечение национальных интересов и реализация стратегических национальных приоритетов [1-3]. Для достижения этих целей в Федеральных органах исполнительной власти (ФОИВ) и организациях внедряются и применяются системы электронного документооборота (СЭД) [4]. В приказе руководителя Федерального архивного агентства Российской Федерации от 22 мая 2019 года № 71 основными процессами обработки электронных документов в СЭД определены: первичная обработка документов, их регистрация, предварительное рассмотрение, передача руководству на рассмотрение, передача исполнителям на исполнение, определение места хранения документов и включение документов в дела. Анализ функциональных возможностей существующих СЭД показал, что отдельные процессы, например формирование электронных дел, выполняются оператором (должностным лицом подразделения делопроизводства) [5]. Учитывая требования нормативных правовых актов и недостатки применяемых СЭД в ФОИВ, актуальной научной задачей представляется разработка методики формирования электронных дел СЭД, которая позволит выполнять этот процесс автоматически.

Основная часть

При построении методики формирования электронных дел СЭД осуществляется формализация процессов интеллектуальной деятельности исполнителя и делопроизводителя, выполняемая ими при распределении исполненных электронных документов (ЭД) в электронные дела (формировании электронных дел), для чего наиболее подходящим математическим аппаратом является логика предикатов [6, 7].

В соответствии с требованиями приказа руководителя Федерального архивного агентства Российской Федерации от 22 мая 2019 года № 71 в ФОИВ все документы после их исполнения хранятся в электронном виде в соответствующих разделах и подразделах СЭД, которые соответствуют наименованиям дел в номенклатуре дел. Необходимо отметить, что перечень видов формализованных документов, передаваемых в электронном виде при информационном взаимодействии, определен правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25 декабря 2014 года № 1494. Документы, создаваемые и (или) поступившие в ФОИВ на бумажном носителе, включаются в СЭД, для чего сведения о документе вносятся в электронную регистрационную карточку СЭД, путем сканирования и присоединения электронных копий документов к электронной регистрационной карточке СЭД.

Структуру методики раскрывает алгоритм действий при выполнении процесса автоматического формирования дел СЭД (рис. 1).

Структурная схема алгоритма, реализующего последовательность действий при распределении исполненных ЭД в электронные дела СЭД

В соответствии с требованиями приказа Минкомсвязи Российской Федерации от 02 сентября 2011 года № 221 и приказа руководителя Федерального архивного агентства Российской Федерации от 22 мая 2019 года №2 71, каждое электронное дело, включенное в электронную номенклатуру дел организации в СЭД, описывается следующим набором данных, представленных в кортеже (1):

Е = (г, ЫА, тА, Л, Л, QA, ^, я, Н, д), (1)

где Е — электронная номенклатура электронных дел;

I — индекс электронного дела, I е {1,1}, где I — количество дел номенклатуры воинской части;

N — наименование электронного дела, NА е [ЫА}, где NА - множество возможных наименований дел номенклатуры;

тА — мандатная метка электронного дела, т е {т }, где т А — множество возможных мандатных меток определенных текущей политикой безопасност и СЭД;

Л — дата начала электронного дела, tА е {}, где t— множество возможных дат;

— дата окончания электронного дела, tА е {}, где t — множество возможных дат;

0)А — объем информации, содержащейся в электронном деле в мегабайтах, QЛ е{0}, где Q — множество целых чисел;

л

t — период хранения электронного дела в соответствии с требованиями ведомственного перечня документов со сроками их хранения, например перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указаний сроков хранения, утвержденных приказом руководителя Федерального архивного агентства Российской Федерации от 20 декабря 2019 года № 236, в годах, t Ле^}, где Q — множество целых чисел;

5 — номер статьи ведомственного перечня документов со сроками их хранения, к которому отнесен документ; 56 {5"}, где —множество статей ведомственного перечня документов со сроками их хранения;

Н — отметка об уничтожении электронного дела;

д — наименование структурного подразделения (должностного лица) к чьей информационной области деятельности относится электронное дело, д е [д }, где с; — множество наименований структурных подразделений (должностных лиц) в штатном расписании воинской части (организации).

Основываясь на формуле (1), задача формирования электронных дел СЭД сводится к определению значений элементов кортежа, описывающих электронное дело. Для решения поставленной задачи используется математиче-

ский аппарат логики предикатов, которая позволяет создавать общие модели [8, 9].

Исходными данными для методики формирования электронных дел являются: исполненные ЭД; перечень возможных реквизитов, которые могут быть нанесены на ЭД; перечень возможных видов формализованных ЭД; перечень областей информационной ответственности; эталонный вектор признаков формализованного ЭД для каждой области информационной ответственности; перечень должностных лиц (структурных подразделений) организации; список значимых слов; список статей ведомственного Перечня документов со сроками их хранения; модели видов ЭД; модели реквизитов модели статей ведомственного Перечня документов со сроками их хранения; модели контуров СЭД; модели сроков хранения ЭД; модели электронных дел, построенные с использованием данных, содержащихся в базе данных реквизитов документов и ключевых слов в них (свидетельство о государственной регистрации базы данных от 28.11.2019 г № 2019622203).

Допущениями в методике формирования электронных дел являются:

1. В СЭД поступают юридически значимые, оформленные в соответствии с требованиями нормативных правовых актов по делопроизводству, формализованные ЭД;

2. Создана база данных, которая содержит значимые слова, которые могут содержаться в реквизитах ЭД, перечень реквизитов, видов ЭД;

3. Модели электронных дел, состоящие из наименования электронных дел, включаемых в номенклатуру электронных дел организации, соотнесенные с наименованиями структурных подразделений и статьями ведомственного перечня документов, со сроками их хранения, будут созданы на этапе создания электронной номенклатуры дел организации и занесены в базу данных;

4. Создана база данных, которая содержит статьи ведомственного перечня документов со сроками их хранения;

5. Создана база данных, которая содержит модели реквизитов, видов документов, эталонные вектора признаков формализованного ЭД для каждой области информационной ответственности, модели статей Перечня документов со сроками их хранения, модели контуров СЭД, модели сроков хранения ЭД, модели электронных дел;

6. Ранжирование значимых слов относительно контекста документа осуществляется способом, описанным

в [10].

Решение поставленной задачи декомпозируются на восемь этапов.

На первом этапе выявляют реквизиты, нанесенные на ЭД.

Каждый реквизит формализованного документа описывается характеристиками текста (0: местоположе-

ИНФОРМАТИКА, ВЫЧИСЛИТЕЛЬНАЯ ТЕХНИКА И УПРАВЛЕНИЕ

нием реквизита на стандартном листе, местоположением в строке, начертанием текста, размером кегля текста и уникальным значимым словом в реквизите, отличающим его от реквизита, имеющего такие же характеристики текста. Характеристика текста местоположение реквизита на стандартном листе может принимать значения: текст расположен вверху, посередине, в нижней части. Характеристика текста местоположение в строке может принимать значения: текст выровнен по левому краю, по правому краю, по середине или по ширине. Характеристика текста начертание текста может принимать значения: текст начертан обычным, жирным, курсивом, подчеркнутым шрифтом. Примеры соотношений характеристик текста и значимых слов, позволяющих определить реквизит, представлены в табл. 1 [11], и позволяют построить модели реквизитов. Используя логику предикатов, модели реквизитов можно записать в виде формул, например, модель реквизита «Согласование» будет иметь следующий вид (2):

¿(20) о (г(1,1) V t(1,3)) л (г(2,1) V t(2,2) V vt (2,3)) л t (3,1) л ^4,2) л ¿(2),

(2)

где /(20) — реквизит «Согласование»;

/(1,1) — реквизит расположен в верхней части стандартного листа;

/(1,3) — реквизит расположен в нижней части стандартного листа;

/(2,1) — реквизит выровнен по левому краю;

/(2,2) — реквизит выровнен по правому краю;

/(2,3) — реквизит выровнен по ширине;

/(3,1) — реквизит начертан обычным шрифтом;

/(4,2) — реквизит начертан кеглем от 11 до 14;

Ь(2) — значимое слово «Согласовано».

Математическую модель, формализующую интеллектуальную деятельность по выявлению реквизитов, нанесенных на ЭД, можно представить в виде предиката узнавания реквизитов, нанесенных на ЭД, который примет значение «истина» (выявит реквизит) при условии, что на документе существуют реквизиты, которые описываются характеристиками текста (под характеристиками текста понимается положение на стандартном листе (вверху, посередине, внизу), положение в строке (центрирование текста по ширине, по правому или левому краю), вид шрифта (обычный, курсив, зачеркнутый, подчеркнутый), размер шрифта)), и значимыми словами в реквизитах, соответствуют модели проверяемого реквизита, и будет иметь вид (3):

ViЭbЭаЭhЭI ((р{Ь, а) л Рь (Ь)) о I),

где / — реквизит, нанесенный на документ; 68

(3)

Ь = {1, ..., Ь'} — множество значимых слов в конкретном реквизите, Ь — конечное значение во множестве значимых слов для конкретного реквизита;

h = {1,., т} — множество характеристик текста, т — конечное значение во множестве возможных характеристик текста;

а = {1,., п} — множество переменных характеристик текста, п — конечное значение в множестве переменных характеристик текста;

I — модель реквизита, для которого проверяется выполнение условий, например реквизит «Согласование», имеет вид формулы (2);

РЬ(Ь) — предикат узнавания значимых слов в реквизите;

Р(к, а) — предикат узнавания а-ой переменной ^ой характеристики текста.

На втором этапе определяется вид формализованного ЭД. Каждый вид формализованного ЭД характеризуется множеством реквизитов, нанесенных на ЭД и уникальными значимыми словами в реквизитах, присущих каждому виду формализованного ЭД. В табл. 3 [11] приведены примеры соотношения между реквизитами и уникальными значимыми словами, которые позволяют построить модели видов формализованного ЭД, и записать их, используя логику предикатов. Например, модель вида формализованного документа «протокол» будет иметь вид формулы (4):

7(20) о ¿(28) л ¿(16) л ¿(2) л ¿(3) л ¿(4) л ¿(6) л

л^13) л ¿(20) л ¿(14) л ¿(16),

(4)

где ] (20) — модель вида формализованного документа «протокол»

/(28) — реквизит «подпись»;

/(16) — реквизит «заголовок к тексту»;

/(2) — отсутствует реквизит «эмблема Российской Федерации»;

/(3) — отсутствует реквизит «наименование федерального органа власти»;

/(4) — отсутствует реквизит «наименование воинской части»;

/(6) — отсутствует реквизит «справочные данные»;

/(13) — отсутствует реквизит «адресат»;

/(20) — отсутствует реквизит «гриф согласования документа»;

/(14) — отсутствует реквизит «гриф утверждения документа»;

Ь(16) — значимое слово «Протокол».

Математическую модель, которая формализует интеллектуальную деятельность по определению вида формализованного ЭД, можно представить в виде предиката узнавания вида формализованного ЭД, который примет

значение «истина» (будет принято решение об определении вида формализованного ЭД) при условии, что на документ нанесены реквизиты, соответствующие виду формализованного документа, и в них содержатся уникальные значимые слова, которые характерны для проверяемого вида формализованного документа, и будет иметь вид формулы (5):

Vj 3i3b3J((Pi(t,b) л Pb(b)) о J),

(5)

где ] — вид формализованного ЭД;

/ = {1, ..., к} — множество возможных реквизитов, присущих конкретному виду формализованного документа, к — конечное значение множества возможных реквизитов, присущих конкретному виду формализованного документа;

Ь = {1, ..., Ь} — множество значимых слов в конкретном реквизите для конкретного вида формализованного документа, Ь — конечное значение множества значимых слов для конкретного реквизита;

РД Ь) — предикат узнавания реквизитов, определяемых по формуле (3);

РЬ(Ь) — предикат узнавания уникального значения Ь значимого слова в реквизите конкретного вида формализованного документа;

J — модель вида документа, например, для вида документа «Протокол», имеет вид формулы (4).

На третьем этапе определяется область деятельности организации (информационной ответственности), к которой относится исполненный ЭД. Для этого производится предварительная обработка текста, вычисляются веса значимых слов, определяются вектора признаков области информационной ответственности способом, предложенным в [10]. При этом каждая область информационной ответственности должностного лица (структурного подразделения) характеризуется вектором признаков, который заранее определен.

Математическая модель, формализующая интеллектуальную деятельность по определению области информационной ответственности, к которой относится формализованный ЭД, может быть представлена в виде предиката узнавания области информационной ответственности, который примет значение «истина» (будет принято решение об отнесении формализованного ЭД к области информационной ответственности (в)) в случае соответствия полученного вектора признаков для конкретного документа и вектора признаков документов, относящихся к области информационной ответственности, и записана в виде формулы (6).

где в — области информационной ответственности, в е {1, в }, где в — конечное значение в множестве возможных областей информационной ответственности;

Г

и — вектор признаков формализованного ЭД; // — эталонный вектор признаков формализованного ЭД для Р;-ой области информационной ответственности;

—1-я область информационной ответственности, где I е {1,...,I} — множество значений области информационной ответственности, I — конечное значение в множестве области информационной ответственности.

На четвертом этапе, используются полученные значения области информационной ответственности; заранее определенное множество информационных областей ответственности для каждого должностного лица (структурного подразделения), предназначенное для определения должностного лица (структурного подразделения организации (учреждения)) (<;), к компетенции которого относится исполненный формализованный ЭД. Математическую модель формализующую интеллектуальную деятельность по узнаванию должностного лица (структурного подразделения можно представить в виде предиката узнавания должностного лица (структурного подразделения), к области информационной ответственности которого относится исполненный ЭД. Предикат примет значение «истина» (определит должностное лицо (структурное подразделение))) при условии, что определенная в формуле (6), область информационной ответственности (в), входит в множество областей информационной ответственности конкретного должностного лица (структурного подразделения). Предикат узнавания должностного лица (структурного подразделения) представлен формулой (7):

vz3p3pZ ((рлр^) ^Zu),

(7)

VP /((fdmp О /¡¡t) ^ e)

(6)

где £ — должностное лицо (структурное подразделение);

в — значение области информационной ответственности, к которой относится документ, в е {1, в }, где в' — конечное значение множества возможных областей информационной ответственности;

в?—множество областей информационной ответственности относящихся к деятельности должностного лица (структурного подразделения), р^ е {1, р'^}, где Р — конечное значение в множестве возможных областей информационной ответственности должностного лица (структурного подразделения);

^ — должностное лицо (структурное подразделение) к чьей области информационной ответственности относится ЭД, С,и е {1,и }, где и — конечное значение в множестве возможных должностных лиц (структурных подразделений).

На пятом этапе определяется статья ведомственного перечня со сроками их хранения, (5) (далее — Перечень...) к которой может быть отнесен исполненный формализованный ЭД. При анализе Перечня. были определены соотношение области информационной ответственности и вида формализованного документа, позволяющее определить статью Перечня., к которой может быть отнесен исполненный формализованный ЭД. Примеры вышеуказанных соотношений представлены в табл. 1).

Данные из таб. 1 позволяют построить математические модели статей Перечня., например статьи 18 Перечня., и записать ее, используя логику предикатов в виде следующей формулы (8):

в(1) л у(2) О *(18) (8)

где Р(1) — значение области информационной ответственности — «оперативные вопросы»;

1(2) — значение вида формализованного документа — «постановление»;

5(18) — статьи 18 Перечня.

Математическую модель, формализующую интеллектуальную деятельности по определению статьи Перечня., можно представить в виде предиката узнавания статьи Перечня., который примет значение «истина» (определит статью Перечня.) в случае совпадения моде-

ли статьи Перечня. с полученным для ЭД значениям вида формализованного ЭД, по формуле (5) и области информационной ответственности, полученной по формуле (6), и выразится формулой (9):

V* зрзу ЗЛ ((в л /) О Л), (9)

где 5 — статья Перечня.;

в — область информационной ответственности; j — вид формализованного ЭД;

Л — модель статьи Перечня., например статьи 18, представленной в формуле (8).

На шестом этапе определяется контур СЭД, в котором был разработан и хранится ЭД (у).

Под внешним контуром СЭД понимается, совокупность автоматизированных рабочих мест СЭД, на которых был разработан ЭД организации, находящейся на отличном иерархическом уровне ФОИВ. Для определения контура СЭД, в котором был разработан и хранится ЭД, производят интеллектуальный анализ наличия и содержания реквизитов (наличие этих реквизитов на ЭД определенно на этапе 1): место составления, адресат, отметка о поступлении и значимых слов в них, которые характеризуют контур СЭД, и устанавливают соответствие ЭД контуру СЭД.

В табл. 2 представлены примеры соответствия конечного множества реквизитов и значимых слов в них контуру СЭД.

Таблица 1

Примеры соотнесения вида формализованного документа и области информационной ответственности

для выявления статьи Перечня.

Область информационной ответственности (в) Вид формализованного документа (/)

Поручение (/,) Постановление 02) Приказ (/з) Указание (/4) Распоряжение (/■5)

Оперативные вопросы (в!) статья 5 статья 18

По основной деятельности (в2) статья 19(а) статья 19(а)

По личному составу (вз) статья 739 статья 19(б) статья 19(б)

Сертификация и о свидетельствована (в4) статья 186

Недвижимость (в5) статья 46

Взаимодействие с международными организациями (в6) статья 484

Культурно-массовые мероприятия (в7) ' статья 962

Таблица 2

Примеры соответствия реквизитов и значимых слов в них контуру СЭД

Значимые слова Внешний контур СЭД Внутренний контур СЭД

место составления (издания) документа (¿(13)) гриф утверждения документа (¿(16)) подпись (¿(22)) место составления (издания) документа (¿(13)) гриф утверждения документа (¿(16)) подпись (¿(22))

Командир войсковой части № 0000 (Ь1) 0 0 0 0 1 1

Начальник штаба воинской части № 0000 (Ь2) 0 0 0 0 1 1

Руководитель Федерального архивного агентства (Ь3) 0 1 1 0 0 0

г. Краснодар (Ь4) 0 0 0 1 0 0

г Москва (Ь5) 1 0 0 0 0 0

Приведенные в табл. 2 соотношения позволяют построить примеры математических моделей контуров СЭД для приведенных данных, и представить их в виде формул (10):

((16) л Ь3 л Ь1 л Ь2 )л(/(13) л Ь5 л Ь4 )л л (/(22)л Ь5 л Ь1 л Ь2 )уга, (10)

(i(16) л ((b1 v b2) л b3)) л (i(22) л ((b1 v b2) л b3)) л A(i(13) л b4 л b5) ^Yvnk ,

где Ь = {1,...,Ь } — множество значимых слов в конкретном реквизите, Ь — конечное значение во множестве значимых слов для конкретного реквизита;

/(13) — реквизит ЭД «место составления (издания) документа»;

/(16) — реквизит ЭД «гриф утверждения документа»; /(27) — реквизит ЭД «подпись»; уш — модель внешнего контура СЭД; ушк — модель внешнего контура СЭД.

Математическую модель, формализующую интеллектуальную деятельности по определению контура СЭД можно представить в виде предиката узнавания контура

СЭД, в котором был разработан ЭД, который примет значение «истина» (будет определен контур СЭД) при условии совпадения модели контура СЭД, представленной формулой (10), и наличии уникальных значимых слов в реквизитах, выявленных по формуле (3), место составления, адресат, отметка о поступлении и примет вид формулы (11):

V/ 3 ¿3/(13), 3 /(16), 3/(27) ((/(13) л b) л (/(16) л b) л л(/(27)лb)) о/),

(11)

где у — контур СЭД, в котором был разработан ЭД;

Ь = {1,...,Ь } — множество значимых слов в конкретном реквизите, Ь — конечное значение во множестве значимых слов для конкретного реквизита;

/(13) — реквизит «место составления (издания) документа»;

/(16) — реквизит «гриф утверждения документа»;

/(27) — реквизит «подпись»;

у — модель контура СЭД.

На седьмом этапе определяют срок хранения исполненного ЭД ^ "').

В соответствии с требованиями Перечня., срок хранения документа зависит не только от статьи Перечня., но и от места (контура СЭД, внутреннего или внешне-

го для организации), где он был разработан и хранится. Примеры, показывающие соотношения между контуром, в котором был разработан ЭД и статьей Перечня., к которой был отнесен ЭД по формуле (9), представлены в та-

блицах (табл. 3 и 4). Значение срока хранения ЭД можно получить, используя данные из Перечня. для построения соотношений, между статьей Перечня. и контуром СЭД, в котором он был разработан (табл. 5).

Таблица 3

Пример определения сроков хранения документов, хранящихся в организации, их разработавшей (внутренний контур)

Область информационной ответственно сти Вид формализованного документа

Утвержденные лимиты Постановление Аналитические записки Регламент

Муниципальные услуги статья 54 срок хр. пост.

Муниципальные нормативные правовые акты статья 1 срок хр. пост.

Государственные и муниципальные служащие статья 80 срок хр. пост.

Выполнение планов организации статья 294 срок хр. пост.

Заработная плата статья 363 срок хр. пост.

Таблица 4

Пример определения сроков хранения документов, хранящихся в организации их не разрабатывавшей (внешний контур)

Область информационной ответственно сти Вид формализованного документа

Утвержденные лимиты Постановление Аналитические записки Регламент

Муниципальные услуги статья 54 срок хр. 3 года

Муниципальные нормативные правовые акты статья 1 срок хр. до минования надобности

Государственные и муниципальные служащие статья 80 срок хр. 3 года

Выполнение планов организации статья 294 срок хр. 5 лет

Заработной платы статья 363 срок хр. до минования надобности

Таблица 5

Сроки хранения документов в зависимости от статьи Перечня и контура СЭД, в которых он был разработан

Статья Перечня документов со сроками хранения Срок хранения документов

Для внутреннего контура СЭД Для внешнего контура СЭД

1617 10 лет 5 лет

772 10 лет 5 лет

Представленные в табл. 5 для примера данные позволяют построить математические модели срока хранения документа, например, срока хранения 10 лет, и выразить формулой (12):

.(1617) л уш V .(772) л ут о X* (10), (12)

где 5(772), s(1617) — статьи Перечня № 772 и № 1617; уш — внутренний контур; /е1 (10) — срок хранения документов 10 лет.

Математическую модель, формализующую интеллектуальную деятельности по определению сроков хранения ЭД, можно представить в виде предиката узнавания срока хранения ЭД, который примет значение «истина» (определит срок хранения ЭД) при условии соответствия модели срока хранения ЭД, определяемого по формуле (12) и статьи Перечня., к которой был отнесен исполнений ЭД, определенной по формуле (9) и контура СЭД в котором был разработан документ, определенного в (11) и выразить формулой (13):

3. ЗуЗт((. лу)<^т), (13)

где /а — срок хранения ЭД; 5 — статья Перечня.;

у — контур СЭД, в котором разработан и хранится исполненный ЭД;

т — модель срока хранения ЭД, например срока хранения ЭД 10 лет представлен в формуле (12).

На восьмом этапе определяют электронное дело, в которое будет распределен исполненный ЭД.

Математическую модель, формализующую интеллектуальную деятельности по определению электронного дела (0), в которое будет распределен исполненный ЭД, можно представить в виде предиката узнавания электронного дела, в которое будет распределен исполненный электронный документ, который примет значения «истина» (определит электронное дело) в случае соответствия модели электронного дела (формируется на этапе составления номенклатуры электронных дел (1)) статье Перечня., полученной по формуле (13), сроку хранения документа, полученному по формуле (11) и, отнесения к области деятельности конкретного должностного лица (структурного подразделения) полученного по формуле (7) и выразится следующей формулой (14):

УАЗ. Зг4 3^3©((. л г4 л£) ^©), (14)

где А — электронное дело, в котором будет храниться исполненный ЭД;

5 — статья Перечня, к которой отнесен ЭД;

td — срок хранения ЭД;

q — должностное лицо (структурное подразделение) к области информационной ответственности которого отнесен ЭД;

© — модель электронного дела, будет построена при составлении электронной номенклатуры дел организации.

Вопрос учета меток конфиденциальности исполненного ЭД и электронного дела (соответствия степени конфиденциальности ЭД и степени конфиденциальности электронного дела, в которое он распределяется) при формировании электронных дел, оставлен за рамками настоящей статьи.

Заключение

Представленная в работе методика формирования электронных дел в СЭД, позволяет снизить трудозатраты должностных лиц на формирование электронных дел в СЭД, и, тем самым повысить оперативность обработки информации. Методика формирования электронных дел СЭД отличается от существующих тем, что позволяет выполнять процесс формирования электронных дел автоматически. Методика основана на формализации интеллектуальной деятельности должностных лиц и использовании разработанных моделей реквизитов формализованных документов, видов формализованных документов, областей информационной ответственности, к которой относится документ, статей Перечня., контуров СЭД, в котором ЭД был разработан и хранится, сроков хранения документов, электронных дел. Методика может быть использована как при модернизации существующих СЭД путем разработки отдельных программных модулей, так и при проектировании перспективных СЭД.

Литература

1. Галактионова Ю. С., Курбацкая В. Н., Рогова И. О. Развитие систем электронного документооборота в России // Современные тенденции в экономике и управлении: новый взгляд. 2015. № 37-2. С. 165-169.

2. Обзор российского рынка СЭД // Tadviser. Государство. Бизнес. IT. URL: http://www.tadviser.ru/index.php/СЭД (дата обращения: 23.10.2019).

3. Alfonso C. M, Schwarz A., Roldán J.L., Sánchez-Franco M.J. EDMS Use in Local E-Government: An Analysis of the Path from Extent of Use to Overall Performance// International Journal of Electronic Government Research. 2015. No. 11(2). Pp. 18-34. URL: https://www.researchgate.net/publication/279156704_EDMS_Use_ in_Local_E-Government_An_Analysis_of_the_Path_from_Extent_ of_Use_to_Overall_Performance (дата обращения: 23.10.2019).

4. Сведения о результатах исследования внедренных систем электронного документооборота в федеральных органах исполнительной власти. 2013. URL: https://digital.gov.ru/ru/ documents/3837/ (дата обращения 20.10.2019).

5. Королев И.Д., Мезенцев А.С., Махнев А.П., Онуфриев К.Н. Анализ систем электронного документооборота по распределению электронных документов в дела // Сборник статей по материалам III-IV международной научно-практической конференции «Вопросы технических и физико-математических наук в свете современных исследований». Новосибирск: Сибирская академическая книга, 2018. С. 6-11.

6. БондаренкоМ.Ф., Шабанов-КушнаренкоЮ.П. Нормальные формы формул алгебры конечных предикатов // Бионика интеллекта. 2011. № 3(77). C. 14-29.

7. Ожерельева Т.А. Логические приемы и методы, применяемые при извлечении знаний // ИТНОУ. 2018. № 6. C. 69-77. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/logicheskie-priemy-i-metody-primenyaemye-pri-izvlechenii-znaniy/viewer (дата обращения 01.04.2019).

8. Вагин В.Н., Зарецкий Д.С. Использование логики предикатов первого порядка в системах поддержки истинности на основе предположений // Программные продукты и системы. 2013. № 4. C. 127-133.

9. Вагин В.Н., Зарецкий Д.С. Решение задач диагностики с использованием систем поддержки истинности // Известия ЮФУ Технические науки. 2010. № 12 (113). С. 63-71.

10. Патент 2254610 РФ. Способ автоматической классификации документов / Аграновский А.В., Арутюнян Р.Э., Хади Р.А., Телеснин Б.А.; Заявл. 04.09.03; Опубл. 20.06.05. Бюл. № 7. 9 с.

11. Королев И.Д., Носенко С.В. Подходы к оперативной идентификации формализованных электронных документов в автоматизированных делопроизводствах // Научный журнал КубГАУ 2013. № 92(08). URL: http://ej.kubagro.ru/2013/08/pdf/74.pdf (дата обращения 10.04.2019).

MODEL OF THE DIGITAL CASE FORMATION OF ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM

IGOR D. KOROLEV, KEYWORDS: formation model; electronic document management

Krasnodar, Russia, pi_korolev@mail.ru system; digital case; electronic document; automatic formation of

digital case.

VADIM S. NAZINTSEV,

Krasnodar, Russia, lazo12@list.ru

ALEXANDER S. MEZENTSEV,

Krasnodar, Russia, Russia, ravings13@inbox.ru

ALEXANDER P. MAKHNEV?

Krasnodar, Russia, a23632@yandex.ru

ABSTRACT

The subject of the research is the process of forming electronic files of the electronic document management system. The purpose of the study was to identify the requirements of regulatory legal acts in the field of information technology development in the Russian Federation, office management and archival Affairs in Federal Executive authorities, in terms of the formation of electronic files, the current state of Affairs, in terms of the implementation of the process of forming electronic files in the software systems used by Federal Executive authorities and organizations that implement the functions of electronic document management, creation of a method for automatic formation of electronic files of the electronic document management system. In the course of the research, we analyzed normative legal acts in the field of information technology development in the Russian

Federation, office management and archival Affairs in Federal Executive bodies, the functionality of software complexes used in them that implement the functions of electronic document management, scientific articles that address the issues of automation of processes performed in the implementation of electronic document management functions. The mathematical apparatus of predicate logic was used in the construction of the method of automatic formation of electronic files of the electronic document management system. In the course of the research, the requirements of regulatory legal acts for the formation of electronic files when conducting office work in Federal Executive authorities, the shortcomings of the software systems used that implement the functions of electronic document management, the algorithm of actions performed in the formation

of electronic files, the method of automatic formation of electronic files in the electronic document management system. The developed method formalizes the intellectual activity of officials of the office division when performing the process of forming electronic files. The method can be used in the design of advanced electronic document management systems and the creation of separate software modules that implement the function of automatic formation of electronic files of electronic document management systems.

REFERENCES

1. Galaktionova Yu. S., Kurbatskaya V. N., Rogova I. O. Razvitie sistem elektronnogo dokumentooborota v Rossii [Development of electronic document management systems in Russia]. Sovremennye tendentsii v ekonomike i upravlenii: novyy vzglyad [Modern trends in Economics and management: a new view]. 2015. № . 37-2. Pp. 165-169. (In Rus)

2. Review of the Russian SED market. Tadviser. Government. Business. IT. URL: http://www.tadviser.ru/index.php/СЭfl (date of access: 23.11.2019). (In Rus)

3. Alfonso C. M., Schwarz A., Roldán J. L., Sánchez-Franco M.J. EDMS Use in Local E-Government: An Analysis of the Path from Extent of Use to Overall Performance. International Journal of Electronic Government Research. 2015. No. 11(2). Pp. 18-34. URL: https:// www.researchgate.net/publication/279156704_EDMS_Use_in_Lo-cal_E-Government_An_Analysis_of_the_Path_from_Extent_of_Use_ to_Overall_Performance (date of access: 20.10.2019).

4. Information about the results of the study of implemented electronic document management systems in Federal Executive authorities. 2013. URL: https://digital.gov.ru/ru/documents/3837/ (date of access: 20.10.2019). (In Rus)

5. Korolev I. D., Mezentsev A. S., Makhnev A. P., Onufriev K. N. Ana-liz sistem elektronnogo dokumentooborota po raspredeleniyu el-ektronnykh dokumentov v dela [Analysis of electronic document management systems for the distribution of electronic documents in cases]. Sbornik statey po materialam III-IV mezhdunarodnoy nauchno-prakticheskoy konferentsii "Voprosy tekhnicheskikh i fiziko-matematicheskikh nauk v svete sovremennykh issledovaniy" [Proc. of articles on the materials of the III-IV international scientific and practical conference "Questions of technical and physical and mathemati-

cal Sciences in the light of modern research"]. Novosibirsk: Sibirskaya akademicheskaya kniga, 2018. Pp. 6-11. (In Rus)

6. Bondarenko M. F., Shabanov-Kushnarenko Yu.P. PDNF in final predicates algebra. Bionics of Intelligense: Sci. Mag. 2011. № 3(77). Pp. 14-29. (In Rus)

7. Ozhereleva T. A. Logical techniques and methods used in the extraction of knowledge. ITNOU. 2018. № 6. C. 69-77. URL knowledge: https:// cyberleninka.ru/article/n/logicheskie-priemy-i-metody-primenyaemye-pri-izvlechenii-znaniy/viewer (date of access: 01.04.2019). (In Rus)

8. Vagin V. N., Zaretsky D. S. Application of first-order logic in assumption-based truth maintenance systems. Software & Systems. 2013. № 4. C. 127-133. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/ ispolzovanie-logiki-predikatov-pervogo-poryadka-v-sistemah-podderzhki-istinnosti-na-osnove-predpolozheniy/viewer (date of access: 01.04.2019). (In Rus)

9. Vagin V. N., Zaretsky D. S. Truth maintenance systems in diagnostics problems. Izvestiya SFedU. Engineering sciences. 2010. No. 12 (113). Pp. 63-71. (In Rus)

10. Patent 2254610 RF. Method for automated classification of documents / Agranovsky A.V., Harutyunyan R. E., Hadi R.A., Telesnin B.A.; Declared 04.09.03; Published 20.06.05. Bul. No. 7. 9 p. (In Rus)

11. Korolyov I. D., Nosenko S. V. Approaches to the rapid identification of formalized electronic documents in automated records management. Scientific Journal of KubSAU. 2013. No. 92(08). URL: http://ej.kubagro. ru/2013/08/pdf/74.pdf (date of access: 10.04.2019). (In Rus)

INFORMATION ABOUT AUTHORS:

Korolev I. D., PhD, Full Professor, Professor of the Department of Information Security with Special Methods and Means, Krasnodar Higher Military School;

Nazintsev V. S., Postgraduate at the Department of Information Security with Special Methods and Means of the Krasnodar Higher Military School named after Army General S.M. Shtemenko; Mezentsev A. S., Postgraduate at the Department of Information Security with Special Methods and Means of the Krasnodar Higher Military School named after Army General S.M. Shtemenko Makhnev A. P., cadet of the Krasnodar Higher Military School named after Army General S.M. Shtemenko.

For citation: Korolev I. D., Nazintsev V. S., Mezentsev A. S., Makhnev A. P. Model of the digital case formation of electronic document management system. H&ES Research. 2020. Vol. 12. No. 4. Pp. 65-75. doi: 10.36724/2409-5419-2020-12-4-65-75 (In Rus)