Методический подход к оценке использования рабочего времени руководителей администрации муниципального образования Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

Вестник Челябинского государственного университета. 2013. № 3 (294).

Управление. Вып. 8. С. 87-91.

Т. А. Коркина, С. И. Захаров, Э. А. Барыева

МЕТОДИЧЕСКИЙ ПОДХОД К ОЦЕНКЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ РУКОВОДИТЕЛЕЙ АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

Раскрыт методический подход к оценке использования рабочего времени руководителей. Приведены результаты реализации этого подхода на примере администрации муниципального образования в Челябинской области.

Ключевые слова: управленческий труд, рабочее время, эффективность деятельности руководителя, администрация муниципального образования.

Одним из основных путей повышения производительности управленческого труда является увеличение эффективности использования рабочего времени.

Оценку использования рабочего времени руководителя целесообразно осуществлять по трем критериям: 1) содержание управленческого труда; 2) ценность выполняемой операции; 3) целевая направленность. Основные методы оценки использования рабочего времени — самофото-графия рабочего дня, анкетирование, статистический анализ [2].

По содержанию управленческого труда выделяются следующие группы операций [5; 7-8].

Руководящие — связанные с определением общих целей, задач, механизмов их реализации и осуществлением контроля за деятельностью управляемой организации/управления/отдела. К руководящим относятся такие операции, как контакты с вышестоящим руководством; контроль выполнения заданий; подготовка отчетов о выполнении планов, программ; подготовка текущих, перспективных планов работ, программ и т. п.; прием посетителей; подготовка, проведение совещаний и участие в них и т. п.; работа с подчиненными и специалистами управления/ отдела; анализ результатов деятельности подразделения; изучение научно-методической литературы, нормативно-правовых актов; подготовка докладов, обзоров, справок.

Специализированные — связанные с решением специализированных задач в пределах своих полномочий. К специализированным относятся такие операции, как работа с документами; отправка и прочтение сообщений электронной почты; подготовка служебных записок, приказов и т. д.; обмен информацией лично; обмен информацией по телефону и т. д.

Операторские — связанные с выполнением чьей-либо воли, желания, распоряжения, прика-

за. К операторским относятся такие операции, как копирование документов, чертежей, схем, переодевание, уборка рабочего места, передвижения.

Прочие — отдельные операции, не имеющие прямого отношения к содержанию и выполнению основной функции. К прочим относятся такие операции, как обед и личные надобности, общественные поручения, решение вопросов личного характера.

По целевой направленности выделяют следующие задачи, решаемые руководителем [3]:

1. Задачи развития — направлены на непрерывное улучшение функционирования подразделения/организации на базе новых знаний и передового опыта с целью повышения эффективности и безопасности труда. К задачам развития могут быть отнесены: подготовка перспективных планов работ, программ и т. п.; анализ результатов своей деятельности, деятельности подразделения; изучение научно-методической литературы, нормативно-правовых актов; подготовка докладов, обзоров, справок; рассмотрение проектов предложений, повышение квалификации персонала.

2. Задачи воспроизводства — решение текущих задач подразделения, организации. Результатом является воспроизводство достигнутого уровня технико-экономических и социальных показателей, поддержание имеющегося уровня качества, эффективности и безопасности труда.

По результатам экспертных оценок и фактических наблюдений можно рассчитать коэффициент ценности (К ности), отражающий оценку ценности управленческого труда (1):

т

^ценности _ У У ’ (1)

где й. — доля времени 7-й операции; / . — весовой коэффициент ценности выполняемой 7-й операции; т — количество выполняемых операций.

Коэффициент ценности целесообразно рассчитывать и для целевой структуры рабочего времени, и для фактической.

Повышение эффективности использования рабочего времени возможно на основе приведения фактической структуры времени руководителей к целевой.

Эффективность использования времени руководителей оценивается коэффициентом эффективности использования рабочего времени (КЭИРВ), который можно рассчитать по формуле

К

К,

факт. ценности

ЭИРВ

К

(2)

цел. ценности

где Кфакт. ценности рассчитывается как произведение суммы фактической доли времени -й операции на весовой коэффициент ценности выполняемой 7-й операции (1); Кцел. ценности рассчитывается как произведение суммы целевой доли

времени -й операции на весовой коэффициент ценности выполняемой 7-й операции (1).

Количественная оценка отклонений фактической структуры от целевой осуществляется посредством расчета коэффициента оценки структурных сдвигов К. Гатева (3) [1]:

К =

І

(3)

где й — фактическая доля времени; й0—целевая доля времени.

Интервал изменений 0 < Кс < 1. Если Кс = 0, то сравниваемые структуры не изменились. Если Кс = 1, то структура изменилась полностью.

На основе предложенного подхода было проведено исследование рабочего времени руководителей отделов и управлений администрации муниципального образования. В исследовании, которое проходило в мае 2012 г., приняли участие пять руководителей отделов и управлений

администрации муниципального образования, расположенного в Челябинской области. Этапы исследования использования рабочего времени руководителей представлены в табл. 1.

Целевая и фактическая структура затрат рабочего времени руководителей отделов администрации муниципального образования по содержанию управленческого труда представлена на рис. 1.

Средняя продолжительность рабочего дня у исследуемых руководителей при нормативе 8 ч составила 8 ч 57 мин (превышение на 12 %): максимальная — 10 ч 10 мин, минимальная — 5 ч 36 мин.

В деятельности обследуемых руководителей больше всего времени занимают следующие операции (по средней оценке): подготовка, проведение совещаний и участие в них (24,6 %); работа с документами, контроль исполнения документов (12,4 %); прием посетителей (9,9 %).

Рассмотрим структуру рабочего времени руководителей отделов и управлений администрации. В этой структуре наблюдается преобладание руководящих операций (66,05 %) над специализированными (22,6 %), операторскими (4,25 %) и прочими (7,01 %) (см. рисунок). Ценность руководящих операций, по самооценке руководителей, составила 0,80, специализированных операций — 0,76, операторских операций — 0,11. Таким образом, ценность руководящих операций в 1,05 раза выше специализированных и в 7,4 раза выше операторских.

Коэффициент структурных сдвигов фактической и целевой структуры у исследуемых руководителей варьируется в пределах 0,42-0,70. При сравнении целевой и фактической структур затрат рабочего времени руководителей управлений и отделов администрации было выявле-

Таблица 1

Этапы исследования использования рабочего времени руководителями администрации муниципального образования

№ п/п Содержание этапа Участники от администрации

1 Разработка и согласование методики оценки использования рабочего времени руководителей администрации муниципального образования Глава администрации

2 Выбор и согласование объектов и времени исследования

3 Сбор фактических данных по разработанной методике с использованием таких методов исследования, как самофотография рабочего дня руководителя, анкетирование, метод экспертных оценок Начальники отделов и управлений администрации

4 Обработка, анализ и систематизация полученных данных. Подготовка рекомендаций и обсуждение результатов Начальники отделов и управлений администрации

а) целевая по самооценке руководителей (5 чел.)

Руководящие операции (х)

Л

к

к ^

св

в ( рои

и

со й

ира

а

е

п

о

Прочие операции (1)

б) фактичаская по самооценке руководителей (5 чел.)

Руководящие операции (х)

6 5,93%

'

/ ЛК \

и

ии

ци

а

ра

ер

пе

о

У У 1 / / /

' / / 1 / I

у У

и

ки

о

а

ор

й

ра

е

пе

о

5 °'48/ \ 1 'V V

5Д8°/

, 0 ^ 0/

0,78/6 \ Ч 61,63% ✓ / ■ /

/ /

\ 4 \ ' г /

\ Ч \ / /

Ч \ \ у / / /

\ \ \ / /

Прочие операции (1)

Время выполнения операций по видам управленческого труда:

□ целевая структура времени (67,47 %; 23,в2 %; 5,02 %; 4,20 %);

_] фактическая структура времени (65,93 %; 22,26 %; 6,63 %; 5,18 %);

] структура времени с учетом ценности операций (54,69 %; 15,40 %; 0,78 %; 0,48 %).

Структура затрат рабочего времени руководителя по содержанию управленческого труда

(средняя оценка, 5 чел.)

но, что максимальное отклонение фактической продолжительности операций от целевой у исследуемых руководителей приходится на подготовку, проведение совещаний и участие в них (+32,92 % — руководитель-1; +14,09 % — руководитель-2; +17 % — руководитель-3; +14,42 % — руководитель-4). Исключение составил руководитель-5, у которого максимальное отклонение фактической продолжительности операций наблюдается при работе с документами (17,22 %).

Таким образом, для приведения фактической структуры времени к целевой следует действовать в двух направлениях: рационализации процедур работы с персоналом и с документами. В первую очередь — регламентация процедуры проведения совещаний, поскольку она занимает наибольшую долю рабочего времени (24,6 %).

Аналогичное исследование было проведено на коммерческом горнодобывающем предприятии в Свердловской области. Применение единого подхода к оценке использования рабочего времени руководителя позволило сопоставить структуру времени работы руководителей в органах местного самоуправления с коммерческим предприятием, а также распределить структуру затрат по критерию целевой направленности (табл. 2).

Из табл. 2 видно, что руководители управлений и отделов администрации и руководители подразделений коммерческого предприятия заняты решением задач текущей деятельности (87,2 и 91,0 % соответственно), задач развития — 12,8 и 9,0 %.

Сравнение структуры времени работы руководителей по целевой направленности показало. что у работников управления администрации

муниципального образования:

- доля руководящих операций сопоставима с аналогичным показателем у руководителей подразделений коммерческого предприятия;

- специализированные операции занимают 29,66 %, что в 1,6 раза больше по сравнению с руководителями подразделений коммерческого предприятия. Это объясняется тем, что в администрации муниципального образования значительную часть рабочего времени составляют различные специализированные совещания;

- доля затрачиваемого на операторскую работу времени в 10,3 раза меньше, чем у руководителей подразделений коммерческого предприятия. Это связано со спецификой деятельности руководителей коммерческого предприятия, поскольку контролируемые ими объекты управления находятся на большом расстоянии друг от друга;

- прочие затраты в 1,7 раза меньше, чем у руководителей подразделений коммерческого предприятия. Такая разница может быть объяснена выбором метода исследования: у руководителей подразделений коммерческого предприятия — фотография рабочего дня, а у руководителей управлений и отделов администрации — самофотография рабочего дня.

Таким образом, можно сделать вывод, что применение данного подхода на основе трех критериев — по содержанию управленческого труда, ценности выполняемой операции и целевой направленности — позволило:

- выявить структуру времени работы руководителей, где преобладают руководящие операции, которые у руководителей администрации

Таблица2

Сравнение структуры времени работы руководителей по целевой направленности

(средняя оценка, март-май 2012) [7-8]

Операции Руководители отделов и управлений администрации муниципального образования Руководители коммерческого предприятия

доля времени, % задачи, % доля времени, % эадачи, %

воспроиз- водство развитие воспроиз- водство развитие

Руководящие 62,76 49,96 12,8 60,32 51,32 9,0

Специализированные 29,66 29,66 0 18,86 18,86 0

Операторские 0,95 0,95 0 9,83 9,83 0

Прочие 6,63 6,63 0 10,99 10,99 0

Итого 100 87,2 12,8 100 91,0 9,0

составляют 62,76 %, коммерческого предприятия — 60,32 %;

- рассчитать коэффициент структурных сдвигов фактической и целевой структуры времени, который у исследуемых руководителей варьируется в пределах 0,42-0,70;

- доказать возможность применения разработанного методического подхода для разных сфер деятельности — администрации муниципального образования и коммерческого предприятия.

Список литературы

1. Борисов В. Б. Социальная статистика : учеб.-метод. пособие для вузов. Воронеж : Изд-во Воронеж. гос. ун-та, 2008. 32 с.

2. Исследование эффективности использования рабочего времени в основных технико-экономических службах аппарата управления ГОКа / под ред. М. В. Васильева, В. А. Щелканова. Свердловск, 1973. 110 с.

3. Килин А. Б. Методика формирования инновационной организационной структуры угледобывающего производственного объединения : дис. ... канд. техн. наук. М., 2010. 125 с.

4. Коркина Т. А., Захаров С. И. Диагностика резервов повышения эффективного управления инвестициями в человеческий капитал угледобы-

вающего предприятия // Вестн. Челяб. гос. ун-та. 2012. № 3 (257). Управление. Вып. 7. С. 74-78.

5. Коркина Т. А., Барыева Э. А. Методика оценки эффективности использования рабочего времени руководителя и специалиста на горнодобывающем предприятии // Проблемы в управлении социально-экономическими системами в условиях инновационного развития : сб. науч. тр. Челябинск : Энциклопедия, 2012. С. 163-169.

6. Коркина Т. А., Захаров С. И., Барыева Э. А. Подход к оценке эффективности использования рабочего времени руководителя. Тенденции и перспективы социально-экономического развития России: взаимодействие общества, власти и бизнеса : материалы XXIX Междунар. науч.-практ. конф. : в 2 ч. Челябинск : Урал. соц.-экон. ин-т (филиал) АТиСО, 2012. Ч. I. С. 159-161.

7. Методика оценки эффективности использования рабочего времени руководителя на горнодобывающем предприятии. Челябинск : НТЦ-НИИОГР, 2012. 29 с.

8. Результаты экспресс-оценки эффективности использования рабочего времени начальников цехов ОАО «ЕВРАЗ КГОК» // Науч.-техн. отчет ОАО «НТЦ-НИИОГР». Челябинск, 2012. 17 с.