CC BY
182
мероприятия по повышению эффективности и качества торговых выставок и оптовых ярмарок
Симонов Кирилл Вячеславович
канд. экон. наук, МВА, главный менеджер ООО «РЛП-Ярмарка», г. Москва [email protected]
_Аннотация
Рассмотрены мероприятия, направленные на обеспечение эффективности и качества выставок: вовлечение в работу выставок целевых групп профессиональных покупателей, оказание на выставках коммуникационной и информационно-справочной поддержки экспонентам и посетителям, модернизация и развитие материально-технической базы и инфраструктуры выставочно-ярма-рочной деятельности, использование 1Т в работе с экспонентами и посетителями, клиентоори-ентированный подход экспобизнеса, работа с отзывами и претензиями участников выставок, сервисное обеспечение выставок, предложение экспонентам рекламно-информационных услуг, защита прав интеллектуальной и промышленной собственности на выставках, упрощение таможенной процедуры ввоза-вывоза экспонатов и выставочных образцов, организация охраны и гарантия безопасности на выставках и др.
Ключевые слова: повышение качества, выставочные услуги, выставка, выста-вочно-ярмарочное мероприятие, выставочное дело, выставочное предпринимательство, экспобизнес
Трактовка категории «качество» применительно к выставочно-ярмарочным мероприятиям [1] была дана в [2]. Там же обсуждались особенности ее оценки, предлагались показатели и критерии для сравнения эффективности выставок формата В2В. Также была показана необходимость независимых статистических исследований
оссийское предпринимательство, № 15(261)/август 2014
и анализа для определения уровня и составления рейтинга экспомероприятий. При этом вопросы обеспечения качества затронуты не были. О возможностях и технологиях подъема эффективности и качества торговых выставок и оптовых ярмарок речь пойдет ниже.
Вовлечение в работу выставок целевых групп профессиональных покупателей
Вовлечение в работу выставок целевых групп профессиональных покупателей (специалистов-байеров, коммерческих посетителей, крупных дистрибуторов, оптовиков, владельцев розничных сетей, магазинов и др.) посредством следующих мероприятий и действий:
- реклама выставок в отраслевых и профессиональных изданиях, в интернете и СМИ;
- сотрудничество устроителей выставок с промышленными ассоциациями, отраслевыми союзами, профессиональными объединениями, государственными структурами и общественными организациями;
- персонифицированное обращение к целевым посетителям и адресная доставка пригласительных билетов на выставку;
- организация рассылки приглашений на стенды желанным гостям и потенциальным клиентам от лица компаний-экспонентов;
- предложение возможности on-line регистрации на сайте выставки с последующей автоматической отправкой электронного билета;
- создание виртуальной платформы, используя которую экспоненты и посетители предстоящих экспомероприятий заблаговременно находят друг друга и договариваются о встрече на выставке (так называемый «matchmaking» - система предварительного планирования переговоров и согласования графика рабочего взаимодействия на выставке посредством интернета) [3];
- проведение серии предшествующих выставке мероприятий (презентации, семинары, конференции и пр.) с участием ключевых экспонентов и целевых посетителей-специалистов;
- доставка бизнес-посетителей на выставку за счет организатора (байерские программы «hosted bayers») [4];
...необходимо_
обеспечивать_
профессиональную
компетентность,
отмобилизованность
и постоянное_
совершенствование
сотрудников_
в вопросах работы с клиентами_
услуги
организаторам
_следует обеспечить
_присутствие
_на выставочной
площадке и при
необходимости
_оперативное
_подключение
_к конфликтной
_ситуации
_патентоведов
_и арбитров
с ика
- организация на выставках конгрессных мероприятий, что дополнительно способствует привлечению специалистов и потенциальных коммерческих партнеров [5];
- проведение в рамках выставок специальных программ, направленных на создание благоприятной среды для делового общения участников (примеры: Партнериат и биржа деловых контактов, Ярмарка вакансий и трудовых ресурсов для промышленных предприятий, День молодого специалиста) [6].
Оказание на выставках коммуникационной и информационно-справочной поддержки экспонентам и посетителям
Осуществляется с целью сделать их работу максимально продуктивной и удобной и подразумевает применение следующих технологий и инструментов: виртуальная информационно-коммуникативная платформа (на базе интернета, Google, /Facebook, Linkln, Skype) [7], системы навигации по выставке на основе дополнительных функций устройств мобильной связи (пример: система «qbExpo+» [8], работающая на платформах iOS (iPhone / iPad / iPod и Android), интерактивный лог и путеводитель по выставке [9], навигаци-нные ориентиры и указатели, информационно-очные интерактивные терминалы и др.
Модернизация и развитие материально-технической базы и инфраструктуры выставочно-ярмарочной деятельности
Реконструкция, модернизация и техническое переоснащение уже имеющихся объектов выставочной недвижимости, а также строительство новых выставочных центров и экспозиционных комплексов во многом определяет возможные перспективы повышения эффективности и качества выставок [10, 11, 12, 13].
Использование П" в работе с экспонентами и посетителями
Использование 1Т включает:
- освоение экспобизнесом интернет-технологий (сайты, социальные сети, интернет-комьюнити, блогосфера и др.);
российское предпринимательство, № 15(261)/август 2014
- внедрение специализированного программного обеспечения, что существенно повышает уровень обслуживания участников выставок (так, система «ExpoGlobus» [14] помимо информационно-справочного сопровождения работы на экспозиции обеспечивает опцию предварительного назначения деловых встреч и возможность создания личных кабинетов экспонентов и посетителей, где, в частности, отображается график переговоров в ходе выставки и расписание деловых мероприятий) [15];
- применение систем управления взаимоотношениями с клиентами, в числе которых системы «Microsoft CRM», «SalesLogix» и «Terrasoft CRM» [16].
Клиентоориентированный подход выставочных работников к экспонентам и посетителям
В значительной степени определяет воспринимаемое качество выставок. В этой связи необходимо обеспечивать профессиональную компетентность, отмобилизованность и постоянное совершенствование сотрудников в вопросах работы с клиентами. Успешные действия персонала, способствующие высокой оценке выставки участниками, предполагают: убедительность, компетентность, ответственность и корректность; индивидуальный подход к экспонентам; отзывчивость, стремление оказать всяческое содействие; способность предоставить услуги основательно и в полном объеме.
Работа с отзывами и претензиями участников выставок
Состоит в сборе и обработке предложений, пожеланий и жалоб экспонентов и посетителей, а также в оперативном принятии мер по их замечаниям.
Сервисное обеспечение выставок
Предполагает создание системы обслуживания участников. Минимальный сервисный пакет выглядит следующим образом: проектирование, дизайн, оформление, монтаж (демонтаж) стендов; прокат выставочного и технологического оборудования; рекламно-информационная поддержка; услуги связи (Интернет, экспресс-почта и пр.); инженерные услуги (электро- и водоснабжение); синхрон-
поскольку_
выставочные грузы_
завозятся_
на короткий срок_
и не предназначены_
для коммерческого
использования_
или продажи, порядок их передвижения через границы государств должен отличаться
(в сторону_
упрощения)____
_выставочный бизнес
_не несет прямой
_ответственности
_за непосредственное
_продвижение
_продукции
_экспонентов,
_его задача -
обеспечить
_удовлетворяющую
_участников
_интенсивность
_и уровень делового
_общения в ходе
выставки...
I ика
зых я ен
дем Ор
ный перевод и временный персонал; оперативная полиграфия и фото-сервис; транспортно-экспе-диторское и таможенное обслуживание, страхование; охрана и уборка стенда; финансовое обслуживание и медицинская помощь. Дополнительные и нетрадиционные элементы выставочного сервиса: организация посещения рекреационных мероприятий, услуги временного детского сада, условия для отправления религиозного культа, обеспечение специальной едой и др. [17].
Предложение экспонентам рекламно-информационных услуг
Реклама в официальном каталоге и путеводителе выставки, реклама на плазменных панелях и интерактивных терминалах, реклама на мобильных и стационарных конструкциях, помощь в проведении показов образцов и коллекций, содействие устроению имиджевых мероприятий, выполнение заказов по организации выступлений в СМИ, интернет-трансляции со стендов и др. [18].
Защита прав интеллектуальной и промышленной собственности на выставках
Экспонирование новых моделей, изобретений и инноваций приводит к раскрытию их сущности и содержания, что нередко сопровождается нарушением прав их владельцев. В этой связи экспоненты должны ощущать постоянную заинтересованность и поддержку со стороны организаторов выставок в деле охраны прав и защиты приоритета теллектуальной и промышленной собственнос-предотвращения заимствования представляемых инновационных разработок и пресечения демонстрации контрафактной продукции [19]. Организаторам следует обеспечить присутствие на выставочной площадке и при необходимости оперативное подключение к конфликтной ситуации патентоведов и арбитров. Кроме того, должна вестись разъяснительная работа среди экспонентов-правообладателей интеллектуальной и промышленной собственности, чтобы, прибывая на выставку, последние имели при себе патенты, свидетельства об изобретениях и прочие удостоверяющие авторские права документы [20].
"Ж- |
российское предпринимательство, № 15(261)/август 2014
Упрощение таможенной процедуры ввоза-вывоза экспонатов и выставочных образцов
Поскольку выставочные грузы завозятся на короткий срок и не предназначены для коммерческого использования или продажи, порядок их передвижения через границы государств должен отличаться (в сторону упрощения) от правил экспорта-импорта товаров. Международным сообществом уже давно выработан и применяется специальный механизм, существенно ускоряющий и удешевляющий ввоз и вывоз выставочных грузов, когда вся операция таможенного оформления занимает 2-3 дня. Это система карнетов АТА, благодаря которой экспонаты и выставочные образцы могут прибывать за 3-4 дня до открытия экспозиции. По ее завершении они без задержки отправляются обратно или в следующий пункт назначения [21, 22].
Организация охраны и гарантия безопасности на выставках
Выставки - это массовые мероприятия, собирающие тысячи экспонентов и десятки тысяч посетителей. В работе выставок принимают участие видные политики, крупные бизнесмены, высокопоставленные чиновники, а порой даже руководители государств. Поэтому охрана порядка и обеспечение безопасности на выставках необходимы [23]. На первом плане - предотвращение угроз террористического характера, а также защита экспонентов и посетителей от последствий техногенных катастроф, чрезвычайных ситуаций, несчастных случаев и других происшествий (пожаров, обрушения конструкций, повреждения коммуникаций и т.п.). Кроме того, весьма актуальны охранные меры по пресечению расхищения экспонатов и выставочных образцов, а также работа службы контроля техники безопасности.
Выполнение сопутствующих условий _
повышения качества выставок _
Вот еще несколько условий, необходимых, но _
недостаточных для обеспечения надлежащего _
уровня выставок: хорошее знание потребностей _
экспонентов и первоочередная ориентация на них _
на всех стадиях подготовки и проведения выста- _
_достижение
высокого уровня качества выставок требует интеграции
_ресурсов, активов,
_производственных
_возможностей
_и мощностей
_предприятий
_различного профиля
I ика
вок; использование современных выставочных технологий; ясное представление о перспективах развития экспобизнеса.
Прочие составляющие качества выставок
В конечном счете, на обеспечение эффективности и качества выставочно-ярмарочных мероприятий нацелены и менеджмент выставочно-ярма-рочной деятельности, и управление экспобизнеса. Методические подходы, присущие этим направлениям работы выставочного предпринимательства, подробно рассмотрены в монографии [24].
Выводы
1. Запросы участников перманентно меняются в сторону требований по обеспечению стабильно высокого уровня эффективности и качества выставок.
2. Выставочный бизнес не несет прямой ответственности за непосредственное продвижение продукции экспонентов, его задача - обеспечить удовлетворяющую участников интенсивность и уровень делового общения в ходе выставки, хорошо предсказуемую возможность делового взаимодействия и реальные шансы установления целевых бизнес-контактов с
нозируемым положительным результатом. Помимо кропотливой и методичной работы, системный подход к обеспечению стабильно высо-> качества выставок предполагает реализацию устроителями целого комплекса обязательных мер и системных действий.
4. Определенной гарантией качества выставок могли бы стать лицензирование выставочно-ярмарочной деятельности и сертификация организаторов.
5. Достижение высокого уровня качества выставок требует интеграции ресурсов, активов, производственных возможностей и мощностей предприятий различного профиля. Оно основывается на объединении усилий, творческого потенциала и практического опыта специалистов разных областей и профессий.
Литература
1. ГОСТ Р 53103-2008. Деятельность выставоч-но-ярмарочная. Термины и определения. - М.: Стандартинформ, 2009. - 31 с.
л_
российское предпринимательство, № 15(261)/август 2014
2. Официальный сайт UFI [Электронный ресурс]. -Режим доступа: www.ufinet.org.
3. Байерские программы «Экспоцентра»: уникальный сервис для закупщиков // Удача Экспо. - 2012. - № 9. - с. 2.
4. ГОСТ Р 53524-2009. Конгрессная деятельность. Термины и определения. - М.: Стандартинформ, 2010. - 21 с.
5. Бычков И. Приоритет - инновационным технологиям // Экспо Ведомости. - 2010. - № 1. - с. 14.
6. Карасев Н. Совсем разные, но союзники // Мир Выставок. - 2012. - № 51.
7. «qbExpo» - взгляд на выставку в век информационных технологий // Удача Экспо. - 2011. - № 6-7. -с. 1.
8. Виртуальный каталог - новое качество оп-line сервиса // Удача Экспо. - 2012. - № 8. - с. 3.
9. Беляновский А.С. На перекрестье всех путей // Бизнес и выставки. - 2012. - 4 (58). - с. 52-55.
10. Материалы Круглого стола «Об опыте работы выставочных комплексов в современных условиях и задачи по развитию материально-технической базы в регионах. 27 ноября 2009 г. // Официальный сайт ТПП РФ [Электронный ресурс]. - Режим доступа: www.tpprf.ru.
11. Методические рекомендации по проектированию, строительству и эксплуатации типовых региональных выставочно-конгрессных комплексов (из опыта работы ЦВК «Экспоцентр» и рекомендаций UFI и РСВЯ). ТПП РФ. - М. - 2009.
12. Борцов В.Г. Какой центр лучше // Бизнес и выставки. - 2008. - № 2 (31). - с. 51-53.
13. Программное обеспечение для выставок // Бизнес и выставки. - 2012. - № 1 (55). - с. 58-59.
14. ExpoGlobus IS: информационные системы для выставок и мероприятий // Мир Выставок. - 2012. -№ 2 (48).
15. Информационно-коммуникационные технологии в выставочном деле // Мир выставок. - 2008. - № 2.
16. Беляновский А.С. Мелочи, создающие успех // Бизнес и выставки. - 2012. - № 5 (59). - с. 44-47.
17. Симонов К.В. Рекламно-информационное обеспечение выставочно-ярмарочной деятельности // Маркетинг в России и за рубежом». - 2014. - № 3.
18. Беднова Е. Выставки без контрафакта // Экспо Ведомости. - 2013. - № 1. - с. 23.
19. Рекомендации ОТ1 по противодействию пиратству брендов и товаров на выставках // Официальный сайт РСВЯ [Электронный ресурс]. -Режим доступа: www.uefexpo.ru.
20. Скрибицкая И. За державу не обидно? // Бизнес и выставки. - 2010. - № 3 (46). - с. 56-57.
21. Скрибицкая И. Карнет АТА: 10 лет без права передвижки // Бизнес и выставки. - 2010. - № 5 (48). - с. 58-59.
22. Калмычкова Н. Безопасность как искусство // Бизнес и выставки. - 2012. - № 5 (59). - с. 48-50.
23. Симонов К.В. Современный экспобизнес: условия предпринимательства и управленческие технологии. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2014. - 656 с.
Kirill V. Simonov
Candidate of Science, Economics, MBA, General Manager, RLP-Yarmarka, LLC, Moscow
Measures to improve the efficiency and quality of trade exhibitions and wholesale fairs
_Abstract
The article examines the measures aimed at ensuring the efficiency and quality of exhibitions: involvement of target groups of professional buyers, provision of communication and help desk support to exhibitors and visitors, modernization and development of the material and technical base and infrastructure of the exhibition and trade fair activities, the use of IT in working with exhibitors and visitors, customer-oriented approach of the exhibition and trade fair business, handling claims and reviews of the exhibitors, service support of exhibitions, provision of advertising information servicesfor exhibitors, protection of intellectual and industrial property at exhibitions, simplification of customs procedures for import and export of exhibits and exhibition samples, safety and security arrangement at exhibitions, etc.
Keywords: quality improvement, exhibition services, exhibition, exhibition and trade fair event, exhibition business, exhibition business activities, exhibition and trade fair business
_
российское предпринимательство, № 15(261)/август 2014
Отпечатано в типографии ООО «Астра-Полиграфия». Тираж 4000 экз.
