CC BY
42Механизм управления закупочной деятельностью школы, как модель механизма управления закупочной деятельностью департамента образования города Москвы
Лыков Александр Павлович,
аспирант кафедры управления государственными и муниципальными закупками, МГУУ Правительства Москвы, [email protected]
Обеспечение нужд столичного Департамента образования и подведомственных ему организаций требует постоянного анализа и совершенствования закупочной системы, активного внедрения современных управленческих механизмов. В статье представлена модель механизма управления закупочной деятельностью школы, а также варианты переноса представленной модели на механизм управления закупочной деятельностью Департамента образования города Москвы.
Ключевые слова: управление, закупки, образование, образовательные учреждения, механизм управления, контрактная служба, Департамент образования, Ассоциация специалистов по закупкам.
Термин «модель» широко используется в различных сферах человеческой деятельности и имеет множество смысловых значений. Под моделированием понимается процесс построения, изучения и применения моделей. Главной особенностью моделирования является перенос основных свойств и качеств с исследуемого объекта на модель-заменитель.
Для исследования механизма управления закупочной деятельностью Департамента образования города Москвы (далее - ДОгМ) может быть применён принцип масштабирования. Так как школа города Москвы является образовательным учреждением, подведомственным ДОгМ, она обладает основными характеристиками организации-учредителя: организационной структурой, принципом управления и внутренними процессами. Следовательно, механизм управления закупочной деятельностью школы, может выступать в качестве модели механизма управления закупочной деятельностью ДОгМ.
Управленческая модель современной школы в упрощённом виде представляет собой схему (иерархическую структуру), представленную на Рисунке 1:
В каждом образовательном учреждении в соответствии с Федеральным законом от 05.04.2013 г. № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ и услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее - Закон о контрактной системе) в зависимости от совокупного годового объёма закупок назначается контрактный управляющий (далее - КУ) или создаётся контрактная служба (далее - КС).[1] Специалисты КС или КУ осуществляют планирование закупок, выбор способа определения поставщика (подрядчика, исполнителя); осуществляют подготовку и проведение процедуры определения поставщика (подрядчика, исполнителя); осуществляют заключение и контроль исполнения обязательств по контрактам в период их действия, а также в течение всего гарантийного срока. КС школы, в соответствии со схемой на Рисунке 1, находится в прямом подчинении заведующего хозяйственной частью, при этом взаимодействуя на «горизонтальном» уровне с хозяйственной и инженерной службами. Существует также вариант модели, где эти службы объединены в одну инженерно-хозяйственную службу (далее - ИХС).
Качество поставляемых товаров (работ, услуг) зависит от качества технической и аукционной (конкурсной) документации и, самое главное, планирования. Для осуществления качественного планирования КС или КУ необходимо обладать полными, точными и достоверными данными о потребностях школы в товарах (работах, услугах). Сбором такой информации занимается заведующий хозяйственной частью. Унифицированной формой сбора могут служить заявки в виде таблиц, разработанные при помощи программных средств Microsoft Office (Excel), которые позволяют не только вносить описание товара (работы, услуги), но и производить автоматизированный подсчёт количества, стоимости потребностей, а также осуществлять фильтрацию по выбранному признаку. Такой функционал способствует быстрому сбору и анализу потребностей различных служб и структурных подразделений. В случае выявления заведующим хозяйственной частью завышенных или необоснованных потребностей, заявка отдаётся на доработку лицу, подавшему её. В результате все потребности сводятся заведующим хозяйственной частью в единый документ, который заверяется его подписью и передаётся на утверждение заместителю директора по управлению ресурсами. Тот, в свою очередь, проверяет потребности, согласовывает с бухгалтерией средства, выделяемые на обеспечение закупочной деятельности и, при необходимости, отдаёт документ заведующему хозяйственной частью на доработку. Процесс доработки является итерационным. Итогом деятельности по сбору потребностей яв-
0 À
BS
S
if 2
сч со £
Б
а
ляется документ, согласованный заведующим хозяйственной частью и утверждённый заместителем директора по управлению ресурсами. В случае, если заместитель директора по управлению ресурсами не обладает правом принимать решения в части закупочной деятельности, такой документ утверждает директор. На основании единых потребностей формируется, согласуется и утверждается в последовательности, описанной выше, план закупок, а также план-график закупок, в соответствии с которыми и осуществляется закупочная деятельность школы.
Перенося данную модель на объект исследования, то есть на механизм управления закупочной деятельностью ДОгМ, можно выделить звенья данного механизма. ИХС в системе ДОгМ и подведомственных учреждений представляет собой все образовательные учреждения. Заведующий хозяйственной частью - это аналог ГКУ Дирекция ДОгМ. А заместителем директора по управлению ресурсами в случае объекта исследования выступает Служба обеспечения деятельности контрактного управляющего ДОгМ. Функции же контрактной службы распределяются между специальным отделом ГКУ Дирекция ДОгМ и КС (КУ) подведомственных учреждений. Такое распределение функций размывает ответственность за решения, принимаемые в процессе осуществления закупочной деятельности. В настоящий момент существует организация, не находящаяся в структуре ДОгМ, которая может взять на себя функции заведующего хозяйственной частью. Это Ассоциация специалистов по закупкам в сфере образования (далее - Ассоциация) во взаимодействии с Межшкольными торговыми площадками (далее - МШТП), находящимися в каждом Межрайонном совете директоров государственных образовательных организаций. Другим же вариантом «заведующего хозяйственной частью» в рамках механизма управления закупочной деятельностью может стать создание Рабочих групп в каждой МШТП (далее - РГ МШТП), а также Объединённых рабочих групп (далее - ОРГ), фор-
Заместитель директора по управлению ресурсами
Бухгалтерия
Заведующий хозяйственной
Заместитель директора по УВР
Заместитель директора по ...
Отдел кадров
Инженерная служба
Рис. 1. Управленческая модель школы
мируемых по территориальному признаку. Такой вариант предполагает создание официальной структуры механизма управления закупочной деятельностью ДОгМ и подведомственных учреждений, оставляя Ассоциацию в качестве стороннего консультативного органа. Любой из представленных вариантов позволит перераспределить ресурсы и ответственность за принимаемые решения между подведомственными ДОгМ организациями и сформировать управленческую структуру, отвечающую реалиям современной экономики и требованиям Закона о контрактной системе.
Литература
1. Федеральный закон от 05.04.2013 г. N 44-ФЗ (ред. от 03.07.2016) «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».
2. Постановление Правительства Москвы от 24 февраля 2012 г. N 67-ПП (ред. от 11.10.2016) «О системе закупок города Москвы».
3. Курдаков А.В. Контрактная служба и контрактный управляющий: принципы создания и работы / - Чехов: Центр образовательного и научного консалтинга, 2016.
Контрактная служба
Management mechanism in
procurement activity of school as the model of management mechanism in procurement activity of the department of education of Moscow
Lykov A. P.
MoscowMetropolitan Governance University, Moscow
Ensuring the needs of the capital of the Department of Education and its subordinate organizations requires constant analysis and improvement of the procurement system, the active introduction of modern management mechanisms. The article presents a model of the management mechanism in procurement activity of school. And also options of transfer of the provided model on the management mechanism in procurement activity of Moscow Department of Education.
Keywords: management, procurement, education, educational institutions, management mechanism, contract service, the Department of Education, the Association of procurement specialists.
References
1. The federal law from 4/5/2013 N 44-
FZ (an edition from 7/3/2016) «About contract system in the sphere of purchases of goods, works, services for ensuring the state and municipal needs».
2. The resolution of the government of
Moscow of February 24, 2012 N 67-PP (an edition from 10/11/2016) «About system of purchases of the city of Moscow».
3. Kurdakov A V. Contract service and
contract managing director: the principles of creation and work / -Chekhov: Center of educational and scientific consulting, 2016.
2 о
