Корпоративный портал как инструмент в сфере управления персоналом Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

ЦИФРОВЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В СОВРЕМЕННОМ КОММУНИКАТИВНОМ ПРОСТРАНСТВЕ

ББК 65.291.6 УДК 005.35

К.О. Ансарова

Корпоративный портал как инструмент в сфере управления персоналом

Статья посвящена анализу внутренних корпоративных порталов в организации, возможностям их применения в различных разделах сферы управления персоналом, а также статистике использования корпоративных порталов в компаниях. Автор характеризует основные возможности, которые можно реализовать, используя корпоративные порталы.

Ключевые слова: корпоративный портал, поиск, адаптация, обучение, оценка, стимулирование персонала, внутренняя коммуникация.

Внастоящее время эффективная и результативная работа организации невозможна без постоянного полноценного обмена данными и информацией. В последние годы в сфере управления персоналом активно используются новые информационно-коммуникационные технологии. Одним из инструментов управления персоналом является корпоративный портал.

Корпоративный портал отдела управления персоналом организаций - это внутренняя домашняя страница подразделения, где сотрудники компании могут в открытом для нее доступе получить информацию, связанную с ее работниками, а также обо всей внутренней работе компании. Также в нем может находиться вся внутренняя информация о компании: о руководстве, внутренней системе безопасности, политике компании, системах управления, о событиях, таких, как дни рождения, тренинги для сотрудников, корпоративных планах, и так далее. Я считаю, что данные порталы очень эффективны для внутренней работы организаций, это наиболее быстрый, надежный, понятный и точный способ отслеживания и ведения некоторых процессов компании.

© Ансарова К.О., 2018

Ниже приведены характеристики внутрикорпоративных порталов.

1. Порталы доступны для обмена и получения информации 24 часа в день с минимальным контактом с подразделением управления персоналом компании.

2. Информация, находящаяся в нем, управляется и контролируется ИИ подразделением компании.

3. Эти порталы модульные и гибкие.

4. Такие порталы разрабатываются также подразделением управления персоналом компании.

Можно выделить следующие преимущества использования и введения внутрикорпоративных порталов в организациях:

1) повышение эффективности и производительности сотрудников:

- сотрудники компании всегда в курсе всех изменений, внедрений;

- существует возможность ведения и отслеживания каждой выполненной задачи каждого сотрудника и соответственно измерения эффективности его работы;

- при наличии проектов, в которых задействовано несколько сотрудников, появляется возможность ведения данного проекта в онлайн-режиме, вне зависимости от местонахождения того или иного сотрудника, вне зависимости от отдела, в котором он работает, входящего в заданную группу сотрудников;

- появляется возможность постоянно обучаться и проходить профессиональную подготовку;

2) они практичны, с первого дня введения готовы для использования отделом управления персоналом организации;

3) снижение документальной работы и, вследствие этого, увеличение организационной эффективности службы управления персоналом компании1:

- используя общую систему документооборота всей компании, каждый сотрудник может совместно с коллегами работать над одним из документов;

- повышение эффективности всех горизонтальных связей компании;

- отсутствие необходимости частых командировок для сотрудников, работающих в подразделениях, расположенных на различных территориях;

4) данные порталы дают возможность всему отделу управления персоналом управлять, контролировать и корректировать информацию, доносимую до сотрудников компании:

- снижается время на поиск той или иной информации;

- повышается уровень и скорость коммуникаций;

- ограничение использования Интернета.

Корпоративные порталы могут быть использованы для конкретных процессов сферы управления персонала: поиска персонала для компании, адаптации, внутренней коммуникации, обучения, оценки, стимулирования. Далее я опишу подробнее некоторые из них.

Корпоративный портал в помощь HR [Электронный ресурс] // Anrom Social Business. Корпоративные порталы и социальные сети. URL: https://annakravets.wordpress. com/2010/03/15/enterprise-portals-for-hr/ (дата обращения: 28.04.20i8).

Поиск персонала и карьера. Сейчас существует огромное количество способов поиска персонала: специализированные работные сайты, социальные сети, в которых как компании выкладывают свои активные вакансии, так и соискатели размещают свои резюме. Достаточно эффективным способом для поиска персонала может стать и корпоративный портал самой организации, например, сайт компании. Работодатель-компания может разместить открытые вакансии в общем доступе, а соискатель, в свою очередь, может порекомендовать как свою кандидатуру на данную позицию, так и порекомендовать специалиста. Также специалисты отдела кадров могут с легкостью и без отрыва от рабочего места, потратив всего несколько минут рабочего времени, управлять вакансиями компании, открывать новые вакансии, систематизировать их в определенном порядке, ликвидировать в случае закрытия вакансии. Соискатель может подписаться на обновления вакансий определенной компании и после этого получать уведомления на свой смартфон или электронную почту об интересующих его изменениях.

Если же сотрудник, уже работающий в данной организации, желает продвинуться по карьерной лестнице или же попробовать силы в новой для себя сфере внутри нее, у него будет возможность узнать, что ему для этого необходимо сделать. Например, какие тестирования ему необходимо пройти, какие тренинги посетить, какие собеседования пройти с руководителем того или иного подразделения или отдела компании.

Адаптация сотрудников организации. Как только наступает первый рабочий день для нового сотрудника, ему необходимо более подробно ознакомиться с историей компании, ее правилами, внутренними корпоративными кодексами, ее целями, коллегами, организационной структурой, своими обязанностями и правами.

Таким образом, существует достаточно оснований полагать, что использование корпоративного портала в организации -лучший способ провести полную адаптацию нового сотрудника. Портал представляет возможность размещения полной внутренней информации о работе компании, в том числе закрытой, которую невозможно найти на внешних открытых ресурсах. Конечно, пройдя все этапы собеседования, потенциальный новый сотрудник уже имеет минимальные представления о том, где и как он будет трудиться, но, ознакомившись с данной информацией, он будет гораздо более точно знать, что в компании поощряется, а за что его могут оштрафовать, какие существуют ступени карьерного роста, чего ему необходимо добиться, чтобы вырасти профессионально, и т. д. Также, поскольку корпоративный портал содержит всю необходимую информацию и о сотрудниках, об их хобби, достижениях, развитии, новому сотруднику будет намного проще влиться в незнакомый ему на первом этапе коллектив.

Внутренняя коммуникация. «Виртуальная» коммуникация нужна не только в крупной компании, занимающей определенные ниши рынка. Построение эффективной, быстрой коммуникации нужно даже для начинающих стартапов.

Наличие прямых каналов связи, вне зависимости от местонахождения компании, того или иного сотрудника - неотъемлемая часть современной организации, для которой важны скорость и эффективность принятия решений. Именно поэтому внутрикорпоративные страницы, социальные сети, площадки для коммуникации - лучший способ для оперативного решения актуальных задач. Они нужны тогда, когда необходимо получить ответ мгновенно, и нет времени на ожидание ответа на электронную почту. Также это касается удаленных сотрудников. Географическое расстояние между коллегами стирается, и вести переговоры можно «здесь и сейчас». Эту проблему решают внутренние чаты.

Обеспечиваемая порталом внутренняя коммуникация - это не только платформа для общения сотрудников, но и мотиватор для их участия в жизни компании. С помощью внутренних порталов, а именно предусмотренных в них систем коммуникации, повышается вовлеченность всего персонала компании в различные мероприятия: онлайн-тренинги, просмотр отчетов из головного, к примеру, зарубежного офиса, «мозговой штурм» онлайн, обеспечение на всех уровнях как вертикальной, так и горизонтальной коммуникации.

Обучение. Проведение обучения на корпоративных порталах дает большие преимущества. Как и с помощью чего можно предоставлять дополнительное бизнес- (и не только) образование? Во-первых, это размещение в отдельном разделе онлайн-курсов, тестов, видео-уроков, статей, презентаций, лекций. Сотрудники организации могут самостоятельно изучать новые материалы.

Во-вторых, это напоминания, анонсы как очных, так и онлайн-тренингов и семинаров, проводимых в организации.

В-третьих, это расписание тренингов и тестирования для новых сотрудников. Проходя тот или иной этап стажировки, испытательного срока, введения в свою должность, «ученик» самостоятельно отслеживает свои результаты, оценивает себя как сотрудника организации.

Оценка и стимулирование. Говоря о корпоративном портале, содержащем также платформу для развития персонала, вне зависимости от должности, надо отметить отдельные специализированные способы получения какого-либо вознаграждения каждого сотрудника за вклад в развитие компании. Некоторые компании создают программы для оценки результативности сотрудников, и сотрудник имеет возможность вырасти благодаря результатам еженедельной/ежемесячной/ежегодной оценки персонала. Начинающие стажеры благодаря еженедельным отчетам и регулярной демонстрации результатов своей работы имеют возможность показать себя как заинтересованного специалиста в самом начале карьеры в подобной компании, получить возможность трудоустройства. Сотрудник будет иметь возможность продвинуться по карьерной лестнице, получить дополнительное денежное вознаграждение в соответствии с результатами своей работы. Благодаря таким правилам стимулирования труда каждый член команды точно будет знать, что ему необходимо делать и кто уже добился определенных успехов2.

Ривелти. Интранет [Электронный ресурс] // Rivelty.ru. URL: http://rivelty. ru/services/intranet/ (дата обращения: 28.04.2018).

2

Аналитическое агентство «Ривелти. Интранет» представило данные единственного в России исследования опыта использования интранета. В 2017 г. в исследовании приняли участие представители 61 компании, в которых есть интранет. По мнению Елены Богдановой, руководителя направления интранет-проектирова-ния, «в компаниях, где считают финансовую экономию от внедрения, статистически более высокая посещаемость интранета. Можно предположить: там, где интранет создается для решения задач бизнеса, проводят экономическое обоснование и расчет его ожидаемой эффективности. Если интранет решает бизнес-задачи компании и работа сотрудников завязана на инструменты в интра-нете, то посещаемость определено будет выше»3. Согласно собранной аналитической информации, наиболее популярные задачи, которые решает интранет в компаниях, это:

- информирование о жизни компании (89%);

- поиск документов (75%);

- поиск сотрудников (73%);

- опросы, анкетирование сотрудников (68%);

- информирование о социальном пакете (63%);

- поиск информации для решения бизнес-задач (справочники, базы знаний) (61%);

- автоматизация бизнес-процессов (48%);

- коммуникации с руководством компании, трансляция корпоративного видео (45%);

- нематериальная мотивация сотрудников (конкурсы, гейми-фикация) (43%).

На данный момент существуют как собственные порталы каждой конкретной организации, так и порталы для скачивания всеми желающими в открытом Интернете. На российском рынке наиболее популярны следующие скачиваемые платформы: Битрикс 24, корпоративный портал Microsoft SharePoint, LOQUI Business, Пряники, Facebook Workplace, созданный на базе всемирной социальной сети Facebook, и так далее.

По мнению редакции газеты «Аргументы и факты», корпоративный портал - это ориентированный на создание благоприятного социального и психологического микроклимата в организации, помогающий в повышении лояльности персонала к компании, адаптации новых сотрудников, а также решающий массу других важных задач инструмент4. Подводя итоги вышесказанного, можно утверждать, что в контексте рассмотрения всемирного повсеместного использования Интернета этот ресурс - следующий шаг в эволюции рациональных, быстрых, эффективных интернет-технологий5.

Там же.

Корпоративный портал: какой интранет выбрать и почему [Электронный ресурс] // Аргументы и факты. URL: http://www.aif. ru/bo ostbo ok/korp orativnyi-portal.html (дата обращения: 28.04.2018). Solinthone Ph., Shipilov V.A., Syryamkin V.I. The web portal development // Инноватика-2017: сб. материалов XIII Междунар. шк.-конф. студентов, аспирантов и мол. ученых, 20-22 апр. 2017 г., г. Томск. Томск: STT, 2017. P. 347.

3

4

5