Корпоративный информационный портал как средство управления образовательным процессом вуза Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

Управление в современных системах №2 2014

ISSN 2311-1313 55

УПРАВЛЕНИЕ В ИНФОРМАЦИОННЫХ И КИБЕРНЕТИЧЕСКИХ СИСТЕМАХ

УДК 004.9: 378 ББК 30

КОРПОРАТИВНЫЙ ИНФОРМАЦИОННЫЙ ПОРТАЛ КАК СРЕДСТВО УПРАВЛЕНИЯ ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫМ ПРОЦЕССОМ ВУЗА

Ю.Р. Мухина, к.п.н., доцент кафедры «Информационные технологии и системы»

ЧОУ ВПО «Южно-Уральский институт управления и экономики» e-mail: mukhina_ur@mail.ru

С.С. Чеботарев, к.т.н., доцент кафедры «Информационные технологии и системы» ЧОУ ВПО «Южно-Уральский институт управления и экономики»

Аннотация

В статье рассмотрены особенности корпоративных порталов для высших учебных заведений, определены основные функции таких порталов для разных категорий пользователей (студентов, преподавателей и сотрудников, сторонних посетителей), представлен анализ инструментальных средств разработки корпоративных порталов.

Ключевые слова: образовательные процессы вуза, корпоративный информационный портал, инструментальные средства разработки порталов.

Первое определение корпоративного информационного портала (Enterprise Information Portal - EIP) было дано Кристофером Шайлаксом и Джулией Тилман: «Корпоративные информационные порталы - это приложения, которые позволяют компаниям раскрывать информацию, хранящуюся внутри и вне организации, и предоставить каждому пользователю единую точку доступа к предназначенной для него информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений» [1].

На современном этапе развития информационных технологий корпоративный портал компаний выполняет не только функции доступа к информации (контенту), но и к приложениям (программному обеспечению), а также позволяет автоматизировать бизнеспроцессы компании.

Основными бизнес-процессами высших учебных заведений является образовательные процессы, для выполнения которых необходимы обеспечивающие бизнес-процессы (бухгалтерский учет, экономическое планирование, бизнес-процессы кадровой службы и т. д.).

Задачи автоматизации обеспечивающих бизнес-процессов вуза схожи с

автоматизацией бизнес-процессов производственных предприятий. В этой области уже разработаны типовые решения задач автоматизации, а рынок программных средств реализации их автоматизации довольно широк. Так существуют такие зарекомендовавшие себя стратегии организации работы предприятий, как MRPII (Manufacturing Resource Planning - планирование производственных ресурсов) и ERP (Enterprise Resource Planning -планирование ресурсов предприятия). На основе стратегии ERP разработаны программные продукты таких известных российских компаний, как «1С» и «Г алактика».

Для автоматизации бизнес-процессов необходимо их стандартизировать, в этом то и заключается проблема образовательных процессов. Их трудно стандартизировать, так как на данные процессы большое влияние оказывает человеческий фактор.

56 Управление в современных системах №2 2014

ISSN 2311-1313

Например, трудно разработать стандартный бизнес-процесс обучения, научного творчества и изобретательства, внедрения инноваций и подобные, которые являются важными составляющими образовательного процесса. Также проблематично разработать адекватную систему оценки качества данных процессов.

Несмотря на представленные проблемы сегодня активно разрабатываются и внедряются информационные системы поддержки образовательных процессов. Большинство решений представляются в формате веб-приложений - корпоративных порталов, разрабатываемых как для сети «Интернет», так и для внутренней частной сети организации «Интранет».

Сообразно задачам, выполняемым корпоративными порталами, выделяются следующие их типы:

1. Enterprise Information Portal (EIP) - корпоративный информационный портал;

2. Enterprise Expertise Portals (EEP) - корпоративный экспертный портал;

3. Enterprise Application Portal (EAP) - корпоративный портал приложений;

4. Enterprise Collaboration Portal (ECP) - корпоративный портал совместной работы;

5. Enterprise Knowledge Portal (EKP) - корпоративный портал знаний, который включает в себя функционал всех перечисленных выше типов портала и аккумулирует в себе все знания, касающиеся предметной области организации.

Мы будем рассматривать информационный портал как средство сопровождения и управления учебными процессами кафедр, деканатов, научных, учебных и учебнометодических отделов. Портал в переводе с английского «главный вход», т. е. он предоставляет единую точку доступа для всех категорий пользователей данного портала. При этом для каждой категории пользователей определяются свои права доступа к информации, приложениям и права на осуществление определенных операций.

На основе анализа возможностей каждого типа порталов и специфики организации учебного процесса нами были выделены основные функции корпоративного портала вуза (см. таблицу 1). При этом мы выделяем несколько категорий пользователей портала: сторонние пользователи (любые пользователи сети «Интернет»), обучающиеся

(зарегистрированные студенты и другие обучающиеся, например, проходящие курсы дополнительного образования, школьники при заочных школах и т. п.), сотрудники (преподаватели, специалисты учебного отдела, сотрудники отдела кадров и т. п.).

Таблица 1 - Функции корпоративного портала вуза

Функция информацио нного портала Для сотрудников Для студентов Для сторонних посетителей

Функции доступа к информации Персонифицированный доступ к внутренним информационным ресурсам (учебные планы, образовательные программы, тарификации, учебнометодические комплексы учебных дисциплин и практик, положения, приказы и т. д.) Доступ к внешним информационным ресурсам (электронные библиотеки, справочные порталы и др.) Персонифицированный доступ к внутренним информационным ресурсам (график учебного процесса, данные о посещаемости и успеваемости, расписание, учебный материал и т. д.). Доступ к внешним информационным ресурсам (электронные библиотеки, справочные порталы и др.). Учебно-методическое обеспечение дистанцион- Доступ к внутренним информационным ресурсам (классификаторы специальностей, кафедр, информация об услугах, предоставляемых вузам и его структурными подразделениями и т. д.)

Управление в современных системах №2 2014

ISSN 2311-1313 57

ной формы обучения.

Функции получения оперативной информации Информирование о внутренних и внешних событиях, конкурсах, мероприятиях и т. п. Информирование о результатах монито-рингов, о повестках и решениях ученого, учебнометодических, научнометодических и прочих советов вуза. Информирование о внутренних и внешних событиях, конкурсах, мероприятиях, результатах мониторинга учебной и научной деятельности студентов и т. п. Информирование о мероприятиях для абитуриентов и партнеров (дни открытых дверей, конференции, семинары, деятельности научных журналах вуза и т. д.)

Функции получения экспертизы Связь сотрудников между собой для получе-ния информации и/или экспертной оценки по вопросам организации учебной, методической, научной работы. Связь преподавателей со студентами в рамках дистанционного обучения, реализа-ции проектов и т. д. Связь обучающихся с преподавателями, экспертами и другими специалистами (например, специалистам учебного отдела) для получения информации и/или экспертной оценки по различным вопросам образовательного процесса Связь с отдельными специалистами для получения справочной информации

Функции совместной работы Среда для организации совместной работы нескольких сотрудников института. Организация вебинаров, телеконференций. Совместная работа с данным в целях исключение их дублирования и параллельного ведения данных. Среда для организации совместной работы нескольких обучающихся (возможно и преподавателей) над какой-либо задачей или проектом. Участие в вебинарах, теле-конференциях Участие в вебинарах, телеконференциях

Функции извлечения и накопления данных Формирование единого документального обеспечения образовательного процесса. Проведение онлайн-опросов. Проведение онлайн-опросов, конкурсов, викторин Удаленная регистрация абитуриентов, участников мероприятий. Загрузка статей для журналов, конференций и т. д.

Функция управления Ведение и контроль электронных журналов успеваемости и посещаемости, рейтинга студентов. Ведение и контроль системы электронных заявок. Ведение и контроль рейтинговой системы научной, методической, организационной Создание и ведение групп (сообществ пользователей).

58 Управление в современных системах №2 2014

ISSN 2311-1313

деятельности преподавателей и сотрудников.

Внедрение корпоративного портала в высшее учебное заведение имеет ряд следующих преимуществ:

1. Портал как корпоративное средство массовой информации организует оперативное распространение информации, касающейся деятельности вуза.

2. Корпоративный портал осуществляет эффективный поиск информации по всем электронным ресурсам вуза и внешним источникам.

3. Корпоративный портал осуществляет организацию взаимодействия

территориально-удаленных административных единиц (корпусов, филиалов,

представительств).

4. При помощи корпоративного портала ведется формирование единой непротиворечивой информационной базы документов, обеспечивающей образовательные процессы.

5. Корпоративный портал организует оперативный обмен информацией между сотрудниками, обучающими вуза, а также дистанционное обучение.

Использование корпоративного портала является одной из современных тенденций в управлении деятельностью компании, поэтому существует множество решений для разработки порталов. Все инструментальные средства для их разработки можно разделить на три класса:

1. платформы для создания корпоративных порталов;

2. готовые решения на базе платформ;

3. облачные решения для порталов.

Платформы для создания корпоративных решений используются для разработки портала «с нуля» в соответствии с техническим заданием заказчика. Данный подход используется при создании корпоративных порталов для крупных предприятий с нестандартными бизнес-процессами. Основной проблемой при разработке корпоративных порталов без использования готовых решений является разработка проекта информационный системы портала, который будет удовлетворять все потребности компании. Примерами таких платформ выступают Oracle WebCenter, IBM WebSphere, Microsoft SharePoint, 1С-Битрикс.

Существует огромное количество готовых решений для разработки порталов, при этом выделяются решения для крупных компаний (IBM WebSphere Portal, Oracle Portal 11g, SAP NetWeaver Portal) и решения для средних и небольших компаний (1С-Битрикс, WSS Portal, Ittilan Portal, NetCat Corporate). Для средних и небольших компаний существуют также открытые решения (с бесплатной лицензией), например, Liferay Portal, Alfresco, JomPortal, Jive, Jahia.

В готовых решениях уже разработаны общий функционал и структура портала. Как правила код решений является открытым для доработки, настройки портала под особенности компании. Облачные решения (Teamtools, Битрикс24, Простой бизнес) имеют схожий функционал с готовыми решениями, не требуют затрат на установку дорогостоящего аппаратного и программного обеспечения, но как правило не позволяют интегрировать портал с другими корпоративными системами предприятия.

Большинство представленных решений не ориентировано на разработку корпоративного портала для вуза, но при этом имеют инструменты настройки системы под особенности деятельности учебных заведений. Примером готового решения для создания портала высшего учебного заведения является программный продукт «Внутренний портал учебного заведения» от компании «1C Битрикс». Данный портал позволяет одновременно создать интранет-портал, предназначенный для сотрудников организации и портал для

Управление в современных системах №2 2014

ISSN 2311-1313 59

учащихся (экстранет-зону) для онлайн-поддержки образовательного процесса, организации совместной работы, коммуникации с преподавателями и учащихся между собой [2].

Основной функционал решения включают в себя:

1) предоставление информации о вузе (описание, ключевые персоны, последние новости и события, фото и видеоматериалы);

2) предоставление информации о преподавателях и сотрудниках;

3) формирование хранилищ документов;

4) поиск учащихся, создание и ведение групп;

5) разработку онлайн-курсов;

6) инструменты коммуникации;

7) поддержку и отправку сообщений.

Стоимость решения варьируется от 99500 до 339150 руб. в зависимости от количества внутренних пользователей (преподавателей и сотрудников).

Таким образом, существует множество инструментов (в том числе и бесплатных), с помощью которых можно создать портал, соответствующий специфике конкретного высшего учебного заведения. Основными критериями выбора конкретного решения являются перечень возлагаемых на портал задач (функционал будущего портала), ограничение на количество одновременно работающих пользователей, бюджет, который вуз готов выделить на разработку и внедрение портала, требования к масштабируемости проекта, наличие профессиональной поддержки.

Список литературы

1. Christopher C. Shilakes and Julie Tylman, "Enterprise Information Portals," Merrill Lynch, Inc., New York, NY, November 16, 1998.

2. 1С-Битрикс [Официальный сайт]. URL: http://www.1c-bitrix.ru/solutions/edu/ (Дата обращения: 22.04.2014)

CORPORATE INFORMATION PORTAL AS A MEANS OF EDUCATIONAL PROCESS

MANAGEMENT IN THE UNIVERSITY

Y.R. Mukhina, Cand. Sc. (Ped.), associate prof.,

South Ural Institute of Magement and Economiccs E-mail: mukhina_ur@mail.ru

Abstract

In the article are described especially corporate portals for institutions of higher education, identified the key portals features for different categories of users (students, faculty and staff, third-party users), and presented an analysis of the development tools of corporate portals

Keywords: educational processes of the university, corporate information portal, development tools portals

References

1. Christopher C. Shilakes and Julie Tylman, "Enterprise Information Portals," Merrill Lynch, Inc., New York, NY, November 16, 1998.

2. 1C-Bitrix [electronic source]. - URL: http://www.1c-bitrix.ru/solutions/edu/ (date of access: 22.04.2014).