CC BY
89
концептуальные подходы
к бюджетированию в государственном вузе
м. г. абилова,
проректор по экономическим и финансовым вопросам E-mail: efpro@magtu. ru Магнитогорский государственный технический университет им. Г. И. носова
В статье отмечается, что развитие рыночных отношений в России коренным образом изменило экономические условия функционирования государственных вузов. В связи с усилением конкуренции на рынке образовательных услуг и существенным сокращением бюджетного финансирования высшей школы перед вузами остро встали проблемы обеспечения жизнеспособности, поддержания финансового состояния на достаточном уровне и поиска новых методологических подходов к организации образовательной деятельности и управлению финансовыми ресурсами в целом.
Ключевые слова: вуз, бюджетирование, смета, оптимизация, расходы.
сложившаяся в последние годы социально-экономическая ситуация, а также создание соответствующей законодательной базы предопределили появление в россии рынка образовательных услуг как системы экономических и организационных отношений купли и продажи специфического товара (платной образовательной услуги) в процессе удовлетворения потребностей личности и общества в образовании.
Однако существующие системы управления в большинстве вузов не дают информации о качестве предоставляемых услуг, составе затрат и других показателях деятельности. системы управления вузов недостаточно увязывают все факторы, влияющие на его деятельность. соответственно, они не способны выявить и оперативно указать на причины отклонений от плана, а значит, не способствуют повышению эффективности оперативного и текущего управления вузом как единым целым [1].
таким образом, появляется необходимость формирования системы управленческого учета и бюджетирования в государственных вузах, наполнения ее новым содержанием, соответствующим экономическим реальностям и требованиям образовательной системы.
В настоящий момент отсутствует единое общепризнанное определение системы бюджетирования. В одних источниках бюджетирование рассматривают как метод управления, представляющий собой комплексную, четко работающую систему беспрерывного планирования (как текущего, так и стратегического), исключающую аспекты от обоснования целей и задач до контроля за его надлежащим исполнением на всех стадиях [1]. В других — как управление бюджетом: его планирование, контроль и анализ исполнения, регулирование [2]. с учетом вышеизложенного необходимо уточнить содержание данного термина. Бюджетирование — это инструмент финансового планирования, использование которого возможно путем формирования, исполнения, анализа и контроля за исполнением совокупности взаимосвязанных бюджетов как отдельных подразделений, так и предприятия в целом, обеспечивающий управление финансовыми потоками по целям, задачам и функциям хозяйствующего субъекта с учетом приоритетов внутренней финансовой политики и значимости прогнозируемых результатов.
необходимость в разработке системы бюджетирования, которая позволит представлять полную, оперативную информацию об имеющихся в вузах финансовых средствах, источниках их формиро-
вания, а также более точно планировать доходы и расходы возникла в условиях ограниченных ресурсов, не является исключением и для Магнитогорского государственного технического университета им. Г. и. носова (МГтУ). для данного вуза разрабатывается своя система бюджетирования.
Целями создания и функционирования системы бюджетирования являются формирование достоверной информации о движении денежных средств, о величине расходов по статьям в разрезе подразделений, осуществление контроля за использованием средств, планирование доходов и расходов на долгосрочный период при совершении любой финансовой операции в режиме реального времени.
Главной задачей бюджетирования является предоставление руководству университета и его подразделений необходимой информации для принятия управленческих решений по следующим вопросам:
— определение необходимого объема материальных и финансовых ресурсов вуза, источников их формирования и направлений наиболее эффективного использования;
— разработка финансово-экономической стратегии вуза, обеспечивающей его стабильное развитие;
— разработка механизмов управленческой деятельности, в том числе обеспечивающих своевременное предупреждение негативных и кризисных тенденций в деятельности учреждения;
— контроль и анализ финансово-хозяйственной деятельности образовательного учреждения и его подразделений.
необходимыми условиями успешного использования бюджетирования как инструмента управления являются:
1) система бухгалтерского учета, соответствующая требованиям бюджетирования;
2) эффективная система планирования и учета затрат;
3) организационная структура образовательного учреждения с четким разделением ответственности и прав по уровням управления, подразделениям и центрам ответственности [3].
В отличие от существующих систем бюджетов ГОУ ВПО «Владивостокский государственный университет экономики и сервиса» и ГОУ ВПО «новосибирский государственный технический университет», где приняты такие виды бюджетов, как оперативные (операционные) и финансовые, для МГГУ предлагается следующая система бюджетов, представляющая собой совокупность взаимосвязанных бюджетов определенного формата, для которых разработана технология их формирования, консолидации и исполнения (рис. 1), включающая консолидированный бюджет, операционные бюджеты, функциональные бюджеты.
система бюджетов университета включает в себя в зависимости от периода планирования следующие виды бюджетов:
— долгосрочный;
— среднесрочный;
— краткосрочный.
долгосрочный бюджет формируется на 3—5 лет, среднесрочный — на один финансовый год с разбивкой по кварталам, краткосрочный — на один месяц.
система бюджетов университета в зависимости от объекта планирования включает функциональные и операционные бюджеты.
Рис. 1. схема системы бюджетов вуза
Функциональные бюджеты формируются по вузу в целом в разрезе осуществляемых им видов деятельности.
Операционные бюджеты формируются для функциональных и структурных подразделений и определяют суммы их доходов и расходов. для центров финансовой ответственности (ЦФО) операционный бюджет содержит как доходы, так и расходы. для центров затрат (ЦЗ) операционный бюджет формируется только по видам и направлениям расходов.
Консолидированный бюджет университета представляет собой скоординированный (по всем подразделениям и функциям) план работы университета в целом и формируется на основе функциональных и операционных бюджетов в трех формах:
1) в разрезе видов доходов и расходов;
2) в разрезе осуществляемых в университете видов деятельности;
3) в разрезе ЦФО и ЦЗ.
Предлагается формировать бюджет вуза, исходя из стратегических планов развития университета на три года, на учебный и календарный годы. например, планировать на три года основной источник дохода внебюджетных средств — бюджет доходов от студентов, обучающихся с полным возмещением затрат, помогает программный продукт «Учет расчетов с коммерческими студентами», который позволяет рассчитать внебюджетные поступления от платной образовательной деятельности по уже заключенным договорам. количество студентов 1-го курса определяется на основе данных Управ-
ления образования города Магнитогорска по планируемому количеству выпускников школ города и маркетинговых исследований, проводимых сотрудниками учебно-методического управления (УМУ) по демографической ситуации, доли услуг вуза на рынке образовательных услуг, платежеспособности населения и других факторов.
Предлагаемая схема формирования функциональных бюджетов МГтУ представлена на рис. 2.
составление функциональных бюджетов осуществляется в шесть этапов:
1-й этап: составление бюджета доходов. для получения госбюджетного финансирования по установленным нормативам составляется смета расходов и после утверждения агентством по образованию включается в общий финансовый бюджет.
При составлении плановой сметы доходов от платной образовательной деятельности на учебный год отдел платных услуг составляет план ожидаемых доходов от абитуриентов. Эта система позволяет отслеживать динамику и структуру контингента студентов по специальностям, суммам заключенных договоров и форме оплаты за обучение. При планировании доходов от студентов, обучающихся с полным возмещением затрат, используется программный продукт «Учет расчетов с коммерческими студентами», который позволяет получать данные о количестве и суммах заключенных договоров на обучение с учетом оплаченных авансов и долгов по годам.
Указанное структурное подразделение, основываясь на заключенных договорах по сдаваемому в аренду имуществу вуза и планируемому в сдачу в
Бюджеты по направлениям расходов
* * * * * *
Бюджет оплаты труда Бюджет закупок Бюджет служебных командировок Бюджет капитальных вложений Бюджет платежей по налогам Бюджет коммунальных услуг
Бюджет стипендиального и социального обеспечения студентов, аспирантов и докторантов Бюджет прочих расходов и услуг по поддержанию и развитию материально-технической базы
Рис. 2. схема формирования функционального бюджета МГГУ
аренду на будущий год, готовит план ожидаемых доходов от сдачи в аренду имущества университета.
Научно-исследовательский сектор, основываясь на заключенных договорах на научно-исследовательские работы (НИР), представляет прогноз на их выполнение. Аналогичный прогноз предоставляет и инновационно-технический центр (ИТЦ).
Финансово-экономический отдел в соответствии с разработанными нормативами совместно с руководителями структурных подразделений и ЦФО составляет сметы доходов и расходов подразделений. Затем все сметы объединяются в общую смету по доходам внебюджетных средств университета (рис. 3).
2-й этап: определение доходной части бюджета, подлежащей распределению на уровне ректората. В университете разработана система формирования доходной части по нормативам, которые определены для каждого источника дохода и могут составлять от 0 до 100 %. Например, финансирование, полученное из госбюджета, а также внебюджетные средства от студентов очной (дневной) формы
1. Сбор информации
ФЭО
структурных
подразделений
УМУ
Отдел снабжения
Бухгалтерия
Отдел капитального строительства
Отдел платных услуг
Библиотека
2. Анализ
полученной
информации
3. Составление и утверждение смет доходов и расходов
нис
3.1. Центры финансовой ответственности (ЦФО)
3.2. Локальная смета
студсервиса МГТУ
3.3. Локальная
смета
санатория-
профилактория
МГТУ
ФЭО
ИТЦ
ФЭО
Хх7
Утверждение ректоратом
Смета по
внебюджетной
деятельности
Утверждение Федеральным агентством по образованию
Рис. 3. Порядок планирования доходов и расходов МГТУ
обучения формируют «доходы к распределению» в размере 100 %. Средства, полученные от студентов других форм обучения, — в размере до 40 %, от дополнительных образовательных услуг — в основном до 50 %.
3-й этап: составление общеуниверситетских бюджетов. Первоначально ректор определяет сумму средств, формирующих бюджет библиотечных фондов вуза, в размере до 20 % и бюджет «гранта ректора» на приобретение учебного, научного и общеуниверситетского оборудования подразделениями вуза на основе конкурса — в размере до 55 %.
4-й этап: составление бюджетов проректоров (сметы расходов в соответствии с целями и планами развития по направлениям деятельности). Каждый проректор, отвечая за развитие своего направления, наделяется финансовыми средствами, часть из которых идет на развитие данного направления (инвестиционный бюджет), на функционирование (на основании планов управлений и отделов, отдельных бюджетов мероприятий — бюджет капитальных вложений, операционный бюджет) и содержание
служб курирующего проректора (административный бюджет), часть направляется в бюджеты «зарабатывающих» доходы подразделений.
5-й этап: формирование общих бюджетов университета (капитальных вложений, инвестиционного, административного, по налогам и др.), которые состоят из бюджетов проректоров.
6-й этап: формирование бюджетов факультетов (при дальнейшем формировании деканами бюджетов кафедр). Дополнительно к сформированному деканом бюджету бюджет кафедры также имеет в доходной части согласованные проценты (от 30 до 100 %) от прочих услуг (образовательных, научных и инновационных).
для четкого функционирования каждого этапа формирования бюджетов необходимо в дальнейшем разработать стандарты и положения.
Разработанная система бюджетирования МГТУ реализована
Смета по бюджетному источнику
403530252015105 0
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Месяцы
Рис. 4. динамика поступления и выбытия денежных средств вуза, млн руб.
как двусторонний финансовый договор между администрацией и подразделениями, администрацией и коллективом. к явным преимуществам такого договора можно отнести следующие:
— положительное воздействие на мотивацию и настрой коллектива;
— координацию работы вуза в целом;
— совершенствование процессов распределения ресурсов;
— осознание руководителями подразделений той ответственности, которую на них возлагают (закрепление ответственности и полномочий за подразделением);
— возможность сравнения достигнутых и желаемых результатов.
для целей бюджетирования предполагается разработка индивидуального программного продукта «Планирование и учет доходов и расходов». Он должен быть направлен на решение следующих задач:
— составление финансового бюджета университета на учебный и финансовый год, а также на три года, с разбивкой по направлениям расходов и подразделениям;
— анализ исполнения бюджета;
— оперативный анализ движения денежных средств;
— оперативное принятие решений по управлению движением денежных средств и материально-производственных запасов.
В настоящее время многие из перечисленных задач невыполнимы, поскольку данные анализируются с помощью построения различных таблиц в Microsoft Excel.
использование программного продукта даст возможность анализировать расходование по целевому назначению
35 -,
30 -
25 -
20 -
15
10
5
бюджетных средств и средств, полученных за счет внебюджетных источников, в соответствии со статьями бюджетной классификации, согласно плану выполнения мероприятий, предусмотренных сметами доходов и расходов. Благодаря такому подходу можно рассматривать многоуровневую систему управления вузом: от лаборатории, отдела, управления, кафедры, факультета до университета в целом.
Анализ исполнения сметы по источникам доходов и расходов с глубоким уровнем детализации позволит финансовой службе обеспечить выполнение расчетных и платежных обязательств, фиксировать происходящие изменения в платежеспособности вуза, даст возможность оперативно отслеживать состояние бюджетных и внебюджетных средств.
для более эффективного использования денежных средств предлагается составлять бюджет их движения, который представляет собой план поступления денежных средств и платежей на будущий период. В целом этот бюджет покажет ожидаемое сальдо на счетах денежных средств и финансовое положение в периоде, для которого ее разрабатывают. таким образом, выявляются периоды наибольшего и наименьшего наличия денежных средств, периоды излишка финансовых ресурсов или их недостатка. Очень большое сальдо на счете денежных средств означает, что средства не были использованы с возможной эффективностью. Бюджетному учреждению, каковым является университет, не всегда удается эффективно использовать бюджетные средства из-за их целевого назначения и неравномерного поступления, а внебюджетные средства — из-за неумения их распределять [3].
При составлении бюджета движения денежных средств предлагается осуществлять анализ поступающих доходов по внебюджетной деятель-
2
3
4
5
8
9
10
11
6 7 Месяцы
Рис. 5. динамика остатков денежных средств у вуза, млн руб.
12
ности на основе графиков. Примеры графиков, составленных по условным данным, приведены на рис. 4 и 5.
В течение последних двух лет МГТУ выполняет комплекс работ, направленных на оптимизацию расходов и создание системы жесткого контроля за расходованием средств. Например, за данный период расходы по услугам на содержание имущества снижены (по внебюджетной составляющей) на 40 %, при этом высвобожденные средства направлены на укрепление материально-технической базы вуза.
Однако то, чего можно достичь строгим контролем за расходами, имеет отчетливо видимые пределы. Для увеличения доходной части бюджета необходимо формирование концепции финансово устойчивого развития вуза. В рамках этой концепции целесообразно выделить следующие направления:
1) выявление потребности в финансовых ресурсах;
2) координация деятельности всех структурных подразделений;
3) оптимизация распределения ресурсов;
4) осуществление постоянного контроля и анализа работы подразделений;
5) усиление мотивации руководителей подразделений к достижению целей развития вуза.
Предлагаемая система бюджетирования отвечает основным целям по созданию в МГТУ внутренней системы планирования, контроля и анализа хозяйственной деятельности как вуза в целом, так и его структурных подразделений с
позиций повышения результативности образовательной деятельности. Она позволит установить горизонты планирования, систематически анализировать рынок труда для разработки эффективных образовательных программ, четко определить долю каждого структурного подразделения вуза в его финансовых потоках, рационально распределить денежные средства по структурным подразделениям, обеспечить экономию денежных ресурсов и усилить прозрачность денежных потоков, разработать эффективные мероприятия, направленные на улучшение финансового состояния вуза, документально подтвердить и экономически обосновать эффективность управленческих решений.
Список литературы
1. Вандина О. Г. Особенности внедрения систем бюджетирования в образовательных учреждениях // Современные проблемы развития агропромышленного комплекса региона. Материалы научно-методической конференции. Краснодар. 2006.
2. Гринь А. М. Управление бюджетом вуза // Университетское управление: практика и анализ. 2003. № 4 (27). С. 16—24.
3. Мальцева Г. И., Митина О. В. Инструменты стратегического управленческого учета в вузе// Университетское управление: практика и анализ. 2005. № 2 (35) . С. 62-75.
4. Сингатуллина Г. Р. Система финансового управления университетом: бюджетирование и управление финансовыми ресурсами. Казань: Физтехпресс. 2003.С.172-178.
Форум iFin-2010 пройдет на одну неделю раньше
X юбилейный Международный Форум iFin-2010 "Электронные финансовые услуги в России" состоится 9-10 февраля 2010 года
Место проведения прежнее: гостиница "Рэдиссон САС Славянская" (г. Москва, Площадь Европы, 2).
1пир://Огит. ¡Яп. ги
